企業(yè)會議紀(jì)要制作及保存指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本指南適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議的紀(jì)要制作與管理工作，涵蓋但不限于以下場景：常規(guī)管理會議：如周例會、月度/季度工作總結(jié)會、年度規(guī)劃會等，用于同步工作進(jìn)展、明確下一階段任務(wù)。專項項目會議：如項目啟動會、階段評審會、問題研討會等，用于記錄項目決策、解決關(guān)鍵問題、分配項目職責(zé)。決策性會議：如高層戰(zhàn)略研討會、預(yù)算審批會、重大事項表決會等，用于固化會議結(jié)論、作為后續(xù)執(zhí)行依據(jù)?？绮块T協(xié)調(diào)會議：如資源對接會、流程優(yōu)化會等，用于明確部門協(xié)作分工、解決跨部門協(xié)作障礙。無論會議規(guī)模大?。ú块T級或公司級）、形式（線下/線上/混合），規(guī)范的會議紀(jì)要均能保證會議成果有效傳達(dá)、責(zé)任清晰落地、過程可追溯。二、會議紀(jì)要制作的詳細(xì)步驟（一）會前籌備：為高效記錄打好基礎(chǔ)明確會議核心目的提前與會議主持人（如部門經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人*）溝通，確認(rèn)會議主題、需達(dá)成的目標(biāo)（如“確定Q3營銷方案”“解決項目技術(shù)瓶頸”），避免記錄偏離核心議題。收集會議背景資料整理會議議程、上期會議紀(jì)要（如有）、相關(guān)數(shù)據(jù)報表、待討論材料等，提前熟悉內(nèi)容，便于快速理解會議討論邏輯。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式：電子文檔（Word/Excel）、專業(yè)會議紀(jì)要工具（如飛書文檔、騰訊文檔協(xié)作版）或紙質(zhì)筆記本。建議提前套用“標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板”（詳見第三部分），預(yù)留“會議內(nèi)容”“決議事項”“行動項”等關(guān)鍵模塊填寫區(qū)。確認(rèn)參會人員與分工列出參會人員名單（含部門、職務(wù)），明確記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任，如項目助理），必要時可安排輔助記錄人（如實習(xí)生），分工負(fù)責(zé)不同議題的要點捕捉。（二）會中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息記錄會議基礎(chǔ)信息按模板要求準(zhǔn)確填寫會議名稱、日期、時間、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人等基礎(chǔ)信息，避免遺漏。按議程順序梳理討論要點發(fā)言要點：記錄核心觀點，而非逐字稿（如“市場部*建議：將線上推廣預(yù)算增加20%，重點投放短視頻平臺”），對復(fù)雜觀點可標(biāo)注“詳見附件PPT第X頁”。分歧與共識：對爭議性問題需記錄不同意見（如“技術(shù)部認(rèn)為需延長開發(fā)周期，產(chǎn)品部堅持按原計劃上線”），并明確最終共識（如“最終決定：延期1周，優(yōu)先保障核心功能穩(wěn)定性”）。數(shù)據(jù)與事實：關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如“Q2銷售額同比增長15%”）、決策依據(jù)（如“根據(jù)用戶調(diào)研報告顯示，70%用戶關(guān)注功能A”）需準(zhǔn)確記錄，避免模糊表述（如“大概”“可能”）。突出“決議事項”與“行動項”決議事項：用“會議決定”“一致同意”等明確表述（如“會議決定：采納方案B，由財務(wù)部*在3個工作日內(nèi)完成預(yù)算調(diào)整”）。行動項：必須包含“任務(wù)描述+負(fù)責(zé)人+協(xié)助人（如有）+計劃完成時間”，例如：“【行動項1】完成客戶反饋數(shù)據(jù)整理，負(fù)責(zé)人：客服主管，協(xié)助人：數(shù)據(jù)專員，完成時間：2023年X月X日”。（三）會后整理：形成規(guī)范紀(jì)要初稿核對信息，補充細(xì)節(jié)會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理初稿，對照會議錄音（如有）或筆記，補充遺漏信息，重點核對決議事項、行動項的負(fù)責(zé)人及時間是否準(zhǔn)確，保證與會議結(jié)論一致。語言精煉，結(jié)構(gòu)清晰刪除口語化表達(dá)（如“那個”“然后”）、重復(fù)內(nèi)容，用簡潔書面語描述；按議程模塊劃分內(nèi)容（如“一、議程1：Q3工作總結(jié)”“二、議程2：Q4計劃討論”），每部分用“討論內(nèi)容”“決議事項”“行動項”三級標(biāo)題區(qū)分，邏輯清晰。標(biāo)注附件與分發(fā)范圍如會議涉及演示文稿、調(diào)研報告等附件，在紀(jì)要末尾列出“附件清單”（如“附件1：Q3銷售數(shù)據(jù)報表”“附件2：項目技術(shù)方案”）；明確紀(jì)要分發(fā)范圍（如“參會全體人員、公司管理層、存檔部門”）。（四）審核與分發(fā)：保證紀(jì)要權(quán)威性提交主持人審核將初稿提交會議主持人（如部門經(jīng)理*）審核，重點確認(rèn)：決議事項是否準(zhǔn)確傳達(dá)、行動項責(zé)任是否明確、敏感信息（如未公開數(shù)據(jù)、人事調(diào)整）是否脫敏處理。根據(jù)反饋修改完善針對審核意見調(diào)整內(nèi)容（如補充遺漏的決議、修正負(fù)責(zé)人姓名），經(jīng)主持人確認(rèn)“審核通過”后，形成正式紀(jì)要（可在文末添加“審核人：X*”“審核日期：年X月X日”）。按時分發(fā)與同步正式紀(jì)需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如企業(yè)釘釘）或郵件發(fā)送給相關(guān)人員，抄送存檔部門（如行政部、綜合管理部*），保證相關(guān)方及時知曉任務(wù)要求。（五）歸檔保存：實現(xiàn)長期可追溯確定歸檔位置與命名規(guī)則電子版：按“年份+月份+會議類型+會議名稱”命名（如“202308-部門例會-市場部Q3工作部署會紀(jì)要”），存儲至企業(yè)共享服務(wù)器（如“公司-行政部-會議紀(jì)要”文件夾）；紙質(zhì)版：打印后交由行政部*統(tǒng)一裝訂、存入會議檔案盒，標(biāo)注“2023年8月-市場部”。明保證存期限與權(quán)限常規(guī)會議紀(jì)要保存期限為3年，項目類會議紀(jì)要保存至項目結(jié)束后2年，決策性會議紀(jì)要（如戰(zhàn)略調(diào)整、重大投資）需永久保存；設(shè)置查閱權(quán)限（如僅參會人員、部門負(fù)責(zé)人可查閱涉密紀(jì)要），避免信息泄露。三、標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板參考會議紀(jì)要會議名稱公司2023年8月市場部月度工作例會會議編號MKT-202308-001日期2023年8月15日時間14:00-16:30地點公司3樓會議室A（線上會議：騰訊會議，會議號X）主持人市場部經(jīng)理*記錄人市場部助理*參會人員市場部全體成員（共8人）、銷售部代表*缺席人員及原因無一、會議議程及討論內(nèi)容議程討論內(nèi)容發(fā)言人1.Q3工作總結(jié)-上月銷售額完成120%（目標(biāo)100%），主要來源：新品推廣（貢獻(xiàn)60%）、老客戶復(fù)購（40%）-存在問題：線上轉(zhuǎn)化率低于預(yù)期（3%，目標(biāo)5%），原因為廣告投放渠道精準(zhǔn)度不足市場部主管*2.Q4工作計劃討論-產(chǎn)品部建議：9月底上線功能迭代版，需提前準(zhǔn)備宣傳物料-銷售部建議：重點開拓華東區(qū)域，需增加線下地推活動預(yù)算產(chǎn)品部經(jīng)理、銷售部代表3.其他事項-團(tuán)建活動提議：9月組織戶外拓展（預(yù)算3000元，由行政部*協(xié)調(diào)）全體參會人員二、會議決議事項決議1：同意Q4線上推廣預(yù)算增加20%（總計5萬元），重點投放抖音、小紅書平臺，由市場部主管*負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對接，9月10日前完成方案。決議2：功能迭代版宣傳物料設(shè)計工作交由設(shè)計部*負(fù)責(zé)，8月25日前初稿確認(rèn)，9月5日前定稿。決議3：9月16日組織戶外團(tuán)建活動，由行政部統(tǒng)一聯(lián)系場地，市場部助理協(xié)助統(tǒng)計參與人數(shù)，8月20日前完成報名。三、行動項清單行動項編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)助人計劃完成時間實際完成時間備注1線上推廣預(yù)算方案制定與供應(yīng)商對接市場部主管*無2023-09-10需包含ROI預(yù)估2宣傳物料初稿設(shè)計設(shè)計部*市場部助理*2023-08-25需適配新版產(chǎn)品亮點3團(tuán)建活動場地預(yù)訂與人員統(tǒng)計行政部*市場部助理*2023-08-20預(yù)算控制在3000元內(nèi)四、附件清單附件1：2023年8月市場部銷售數(shù)據(jù)報表附件2：Q4線上推廣渠道初步方案五、分發(fā)范圍參會全體人員、產(chǎn)品部、銷售部、行政部、總經(jīng)理辦公室記錄人簽字：__________審核人簽字：__________日期：2023年8月15日四、制作與保存過程中的關(guān)鍵注意事項記錄準(zhǔn)確性優(yōu)先避免主觀臆斷，對不確定的信息（如數(shù)據(jù)、決策結(jié)論）需當(dāng)場向主持人或發(fā)言人確認(rèn)，保證“原話原意”記錄，尤其涉及責(zé)任分工、時間節(jié)點等關(guān)鍵內(nèi)容時，需反復(fù)核對。區(qū)分“討論”與“決議”會議中可能存在多輪討論，需明確標(biāo)注“討論中觀點”（如“技術(shù)部*建議……”）與“最終決議”（如“會議決定……”），避免混淆導(dǎo)致執(zhí)行方向錯誤。行動項必須“閉環(huán)”行動項需包含“可執(zhí)行的任務(wù)+明確的責(zé)任人+可驗證的時間節(jié)點”，避免使用“盡快”“適時”等模糊表述，保證后續(xù)可追蹤完成情況（如在模板中設(shè)置“實際完成時間”欄）。及時性是核心要求會后整理、審核、分發(fā)需嚴(yán)格控制在24小時內(nèi)，若遇緊急會議，可適當(dāng)縮短時限（如4小時內(nèi)完成初稿），保證信息時效性。保密與脫敏處理對涉及公司機密（如未公開戰(zhàn)略、財務(wù)數(shù)據(jù)）、個人隱私（如薪資調(diào)整、人員變動）的信息，需在紀(jì)要中脫敏處理（如用“項目”“某員工”代替），并標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”。命名與檢索規(guī)范電子版紀(jì)要命名需包含“時間+部門+主題”，便于后