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企業(yè)采購招投標(biāo)管理全流程操作指南及工具模板引言企業(yè)采購招投標(biāo)管理是規(guī)范采購行為、降低采購成本、保證采購過程公平公正的核心環(huán)節(jié)。本指南基于《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部管理制度,構(gòu)建覆蓋需求提出到履約驗收的全流程操作框架,配套標(biāo)準(zhǔn)化工具模板,適用于各類企業(yè)(含生產(chǎn)制造、服務(wù)、工程建設(shè)等)的貨物、服務(wù)、工程類采購項目。通過明確職責(zé)分工、規(guī)范操作步驟、強化風(fēng)險控制,幫助企業(yè)提升采購效率,規(guī)避合規(guī)風(fēng)險,實現(xiàn)采購價值最大化。第一章:采購需求確認(rèn)與項目立項1.1需求提出與初步審核操作場景:各部門因業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運營或項目實施需要,提出采購需求時,需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證需求合理性、必要性與預(yù)算可控性。操作步驟:需求部門發(fā)起:需求部門負(fù)責(zé)人填寫《采購需求申請表》,詳細(xì)說明采購項目名稱、用途、技術(shù)參數(shù)(如規(guī)格型號、功能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等)、預(yù)估數(shù)量、期望交貨期、預(yù)算金額及依據(jù)(如歷史數(shù)據(jù)、市場價格調(diào)研等)。涉及固定資產(chǎn)采購的,需附《固定資產(chǎn)購置可行性分析報告》。采購部門初審:采購部門在收到申請后2個工作日內(nèi)完成初審,重點核查需求是否符合企業(yè)年度采購計劃、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)、技術(shù)參數(shù)是否指向特定品牌或存在排他性條款。初審?fù)ㄟ^后,轉(zhuǎn)交技術(shù)部門(或需求部門上級)進行專業(yè)評審。關(guān)鍵輸出:《采購需求申請表》(含技術(shù)參數(shù)附件)、《采購需求初審意見表》。1.2需求評審與立項審批操作場景:對金額較大(如超過10萬元)或技術(shù)復(fù)雜的采購項目,需組織跨部門評審,保證需求科學(xué)可行,避免盲目采購。操作步驟:組建評審小組:由采購部門牽頭,成員包括需求部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、財務(wù)專員、法務(wù)專員(必要時)。召開評審會議:評審小組從“技術(shù)必要性、經(jīng)濟合理性、合規(guī)性”三維度進行論證:技術(shù)必要性:確認(rèn)采購內(nèi)容是否為業(yè)務(wù)必需,技術(shù)參數(shù)是否先進且符合實際需求;經(jīng)濟合理性:對比市場價格(參考?xì)v史采購記錄、第三方報價),評估預(yù)算是否合理;合規(guī)性:核查是否需公開招標(biāo)、是否存在規(guī)避招標(biāo)的情形。形成評審結(jié)論:評審小組填寫《采購需求評審報告》,明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論。通過的項目,由采購部門編制《采購立項審批表》,附評審報告及需求申請表,按權(quán)限報批(如:10-50萬元由采購總監(jiān)審批,50萬元以上由總經(jīng)理辦公會審批)。關(guān)鍵輸出:《采購需求評審報告》、《采購立項審批表》。1.3模板表格:采購需求類表單表1-1:采購需求申請表申請部門申請日期年月日采購項目名稱項目編號(采購部門填寫)采購用途□生產(chǎn)運營□項目建設(shè)□辦公設(shè)備□其他________預(yù)算金額萬元技術(shù)參數(shù)要求(可附頁,需明確規(guī)格型號、功能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法等)期望交貨期年月日前供應(yīng)商資格要求□具備相關(guān)資質(zhì)□類似業(yè)績_項以上□其他_____需求部門意見負(fù)責(zé)人簽字:_________日期:_________采購部門初審意見經(jīng)辦人:_________日期:_________審批人:_________日期:_________表1-2:采購需求評審報告項目名稱評審日期年月日評審小組(姓名+部門,如:(技術(shù)部)、(財務(wù)部))評審地點評審內(nèi)容□技術(shù)必要性□經(jīng)濟合理性□合規(guī)性□其他________評審意見(詳細(xì)記錄各維度評審結(jié)論,如:“技術(shù)參數(shù)符合生產(chǎn)要求,預(yù)算較市場均價低5%,建議公開招標(biāo)”)結(jié)論□通過□修改后通過(修改要求:_________)□不通過(原因:_________)評審小組簽字(所有成員簽字)采購部門確認(rèn)經(jīng)辦人:_________日期:_________第二章:招標(biāo)文件編制與合規(guī)審查2.1招標(biāo)文件框架設(shè)計操作場景:立項審批通過后,采購部門需根據(jù)采購需求編制標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)文件,保證內(nèi)容完整、條款清晰,為供應(yīng)商提供公平競爭的依據(jù)。操作步驟:明確招標(biāo)方式:根據(jù)項目金額及性質(zhì)確定招標(biāo)方式(如:公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等),其中:公開招標(biāo):通過公共交易平臺或企業(yè)官網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告,邀請不特定的供應(yīng)商投標(biāo);邀請招標(biāo):從合格供應(yīng)商庫中隨機抽取3家及以上供應(yīng)商,發(fā)出投標(biāo)邀請書(適用于涉及專利、技術(shù)秘密或供應(yīng)商庫內(nèi)競爭充分的項目)。構(gòu)建招標(biāo)文件結(jié)構(gòu):至少包含以下章節(jié):投標(biāo)邀請書(或招標(biāo)公告);投標(biāo)人須知(含投標(biāo)流程、保證金要求、文件密封要求等);招標(biāo)項目需求及技術(shù)規(guī)范;合同主要條款(如付款方式、違約責(zé)任、驗收標(biāo)準(zhǔn)等);投標(biāo)文件格式(含投標(biāo)函、技術(shù)方案、商務(wù)報價等模板)。關(guān)鍵輸出:招標(biāo)文件初稿(含上述章節(jié))。2.2合規(guī)審查與定稿發(fā)布操作場景:招標(biāo)文件需經(jīng)法務(wù)、技術(shù)、財務(wù)等部門聯(lián)合審查,避免出現(xiàn)違反法律法規(guī)或企業(yè)制度的條款,保證采購過程“零風(fēng)險”。操作步驟:法務(wù)部門審查:重點核查“投標(biāo)人資格條件”“評標(biāo)辦法”“合同條款”是否合法,是否存在歧視性、排他性條款(如“僅接受進口品牌”“特定業(yè)績要求”等),是否符合《招標(biāo)投標(biāo)法》及《必須招標(biāo)的工程項目規(guī)定》。技術(shù)與財務(wù)部門審查:技術(shù)部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確、驗收方法是否可行;財務(wù)部門審核投標(biāo)報價要求(如是否接受備選報價、付款條件是否符合財務(wù)制度)。會簽與發(fā)布:審查通過后,各部門在《招標(biāo)文件審批表》上會簽,由采購負(fù)責(zé)人最終審批。審批通過后,按規(guī)定渠道發(fā)布(如:公共資源交易平臺、企業(yè)官網(wǎng)、供應(yīng)商庫內(nèi)通知),并同步將招標(biāo)文件紙質(zhì)版歸檔。關(guān)鍵輸出:《招標(biāo)文件審批表》(含各部門審查意見)、招標(biāo)文件正式版。2.3模板表格:招標(biāo)文件管理類表單表2-1:招標(biāo)文件審批表項目名稱招標(biāo)編號編制部門采購部編制人文件名稱《_________采購項目招標(biāo)文件》審批日期年月日審查環(huán)節(jié)審查部門審查意見審查人法務(wù)審查□通過□修改(修改內(nèi)容:_________)技術(shù)審查□通過□修改(修改內(nèi)容:_________)財務(wù)審查□通過□修改(修改內(nèi)容:_________)采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字:_________日期:_________總經(jīng)理審批□同意□退回重新編制簽字:_________日期:_________表2-2:投標(biāo)邀請書(模板)致:_________供應(yīng)商本公司因_________項目需要,現(xiàn)邀請貴單位參與投標(biāo)。項目編號:_________,采購內(nèi)容:_________,預(yù)算金額:_________萬元。招標(biāo)文件獲取時間:____年_月日至_月日(每日9:00-17:00,節(jié)假日除外),地點:___(或線上獲取方式)。投標(biāo)截止時間:____年__月__日__時__分,逾期收到或不符合要求的投標(biāo)文件恕不接受。開標(biāo)時間:同投標(biāo)截止時間,地點:_________。聯(lián)系人:_________,電話:_________(企業(yè)內(nèi)部電話,非公開)。_________公司采購部(蓋章)____年__月__日第三章:投標(biāo)文件接收與開標(biāo)組織3.1投標(biāo)文件接收與登記操作場景:在投標(biāo)截止時間前,采購部門需規(guī)范接收供應(yīng)商投標(biāo)文件,核對密封情況,避免文件丟失或泄密。操作步驟:接收準(zhǔn)備:提前布置投標(biāo)接收點,配備密封袋、簽到表、監(jiān)控設(shè)備等,保證全程錄像。文件接收與核驗:供應(yīng)商需派授權(quán)代表攜帶身份證件遞交投標(biāo)文件,采購人員當(dāng)場檢查:投標(biāo)文件密封情況(是否按要求密封并加蓋公章,封套注明“項目編號、項目名稱、投標(biāo)單位”等);是否按時遞交(以簽收時間為準(zhǔn));是否繳納投標(biāo)保證金(以到賬時間為準(zhǔn),保證金金額一般為預(yù)算金額的2%-10%,最高不超過80萬元)。登記存檔:填寫《投標(biāo)文件接收登記表》,記錄供應(yīng)商名稱、文件密封情況、遞交時間、保證金繳納狀態(tài)等信息,并由供應(yīng)商授權(quán)代表簽字確認(rèn)。未按要求密封或逾期的投標(biāo)文件,予以拒收并說明理由。關(guān)鍵輸出:《投標(biāo)文件接收登記表》(附監(jiān)控錄像截圖)。3.2開標(biāo)流程組織操作場景:投標(biāo)截止時間后,需按公開、透明原則組織開標(biāo),邀請所有投標(biāo)人參與,保證開標(biāo)過程真實、有效。操作步驟:開標(biāo)前準(zhǔn)備:提前1小時檢查開標(biāo)場地(保證錄音錄像設(shè)備正常)、唱標(biāo)工具(如電腦、投影儀),通知評標(biāo)委員會成員、監(jiān)督人員(如審計部或紀(jì)檢監(jiān)察部)到場。開標(biāo)儀式:主持人宣布開標(biāo)紀(jì)律,介紹參與方(投標(biāo)人、監(jiān)督人、唱標(biāo)人、記錄人);檢查投標(biāo)文件密封情況(由投標(biāo)人代表或監(jiān)督人共同拆封,若密封完好則開啟,否則當(dāng)場宣布拒收);唱標(biāo)人逐一宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、工期(或服務(wù)期限)、質(zhì)量承諾等關(guān)鍵信息,記錄人同步填寫《開標(biāo)記錄表》;宣布投標(biāo)保證金到賬情況(如未到賬,需說明是否按廢標(biāo)處理)。簽字確認(rèn):開標(biāo)結(jié)束后,所有投標(biāo)人代表、監(jiān)督人、唱標(biāo)人、記錄人在《開標(biāo)記錄表》上簽字確認(rèn),拒不簽字的,需在表中注明情況并由監(jiān)督人簽字證明。關(guān)鍵輸出:《開標(biāo)記錄表》(附開標(biāo)全程錄像)、投標(biāo)人簽到表。3.3模板表格:投標(biāo)與開標(biāo)類表單表3-1:投標(biāo)文件接收登記表項目名稱招標(biāo)編號接收時間年月日時分接收地點序號投標(biāo)單位文件密封情況遞交時間1□完好□破損2□完好□破損…供應(yīng)商授權(quán)代表簽字:_________監(jiān)督人簽字:_________采購負(fù)責(zé)人簽字:_________表3-2:開標(biāo)記錄表項目名稱開標(biāo)時間年月日時分開標(biāo)地點主持人序號投標(biāo)單位投標(biāo)報價(萬元)工期/服務(wù)期12…投標(biāo)人代表簽字:_________監(jiān)督人簽字:_________記錄人簽字:_________第四章:評標(biāo)流程與定標(biāo)決策4.1評標(biāo)委員會組建與專家抽取操作場景:評標(biāo)是招投標(biāo)的核心環(huán)節(jié),需組建獨立、專業(yè)的評標(biāo)委員會,保證評審結(jié)果客觀公正。操作步驟:確定評標(biāo)委員會組成:評標(biāo)委員會由采購人代表和專家組成,成員人數(shù)為5人以上單數(shù),其中專家人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。采購人代表需為非行政部門人員(如需求部門負(fù)責(zé)人、采購主管),專家需從省級以上人民有關(guān)部門組建的評標(biāo)專家?guī)熘须S機抽取(技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的項目可從全國庫抽?。?。專家回避原則:與投標(biāo)人有利害關(guān)系(如曾任職于供應(yīng)商單位、與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)交易)的人不得進入評標(biāo)委員會,發(fā)覺后需主動回避。組建結(jié)果備案:填寫《評標(biāo)委員會組建表》,附專家抽取記錄(含專家姓名、專業(yè)、身份證號等),報采購負(fù)責(zé)人備案。評標(biāo)名單在開標(biāo)前嚴(yán)格保密,避免泄露。關(guān)鍵輸出:《評標(biāo)委員會組建表》、專家抽取記錄表。4.2評標(biāo)過程實施操作場景:評標(biāo)委員會需嚴(yán)格按照招標(biāo)文件確定的評標(biāo)辦法,對投標(biāo)文件進行評審,打分需有據(jù)可依,避免主觀臆斷。操作步驟:初步評審(符合性審查):評標(biāo)委員會首先檢查投標(biāo)文件是否實質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)要求,包括:投標(biāo)文件簽署情況(是否加蓋公章、由法定代表人或授權(quán)代表簽字);投標(biāo)有效期(是否符合招標(biāo)文件要求,一般為60-90天);資質(zhì)證明文件(是否提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、類似業(yè)績合同等);投標(biāo)保證金繳納憑證。存在以上任一不符合點的,作廢標(biāo)處理,并記錄原因。詳細(xì)評審(量化打分):通過初步評審的投標(biāo)文件,按招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法(如最低評標(biāo)價法、綜合評分法)進行打分。綜合評分法通常包含以下維度(權(quán)重需提前明確):價格部分(30%-50%):以基準(zhǔn)價為滿分(如有效報價的最低價),其他報價按比例扣分;技術(shù)部分(30%-40%):評估技術(shù)方案先進性、參數(shù)符合度、實施方案可行性等;商務(wù)部分(20%-30%):評估企業(yè)資質(zhì)、類似業(yè)績、售后服務(wù)、付款條件等。評委獨立打分,去掉一個最高分和一個最低分后取平均分,匯總形成《評標(biāo)打分表》。澄清與說明:對投標(biāo)文件中不明確的內(nèi)容,評標(biāo)委員會可要求投標(biāo)人澄清,但需以書面形式進行,且澄清內(nèi)容不得改變投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容。關(guān)鍵輸出:《初步評審表》、《評標(biāo)打分表》、《澄清記錄表》(如有)。4.3評標(biāo)報告與定標(biāo)審批操作場景:評標(biāo)結(jié)束后,需形成書面評標(biāo)報告,推薦中標(biāo)候選人,按權(quán)限報批后確定最終中標(biāo)人。操作步驟:編制評標(biāo)報告:評標(biāo)委員會組長負(fù)責(zé)撰寫《評標(biāo)報告》,內(nèi)容包括:項目概況、評標(biāo)委員會組成、評標(biāo)過程、各投標(biāo)人評審情況、廢標(biāo)說明、推薦中標(biāo)候選人(按得分從高到低排列1-3名,并列時優(yōu)先推薦報價低的)。內(nèi)部審核:采購部門審核評標(biāo)報告的完整性,法務(wù)部門審核定標(biāo)程序的合規(guī)性,形成《評標(biāo)報告審核意見》。定標(biāo)審批:將評標(biāo)報告及審核意見報決策層審批(如:10-50萬元由采購總監(jiān)定標(biāo),50萬元以上由總經(jīng)理辦公會定標(biāo))。定標(biāo)結(jié)果需在評標(biāo)報告上明確“同意推薦第X名中標(biāo)”“否決所有投標(biāo)”或其他結(jié)論。關(guān)鍵輸出:《評標(biāo)報告》、《評標(biāo)報告審核意見》、《定標(biāo)審批表》。4.4模板表格:評標(biāo)與定標(biāo)類表單表4-1:評標(biāo)委員會組建表項目名稱招標(biāo)編號評標(biāo)委員會人數(shù)人(專家__人,采購人代表__人)組建日期年月日專家信息姓名單位專業(yè)采購人代表信息姓名部門職務(wù)□需求部門□采購部門□其他________組建意見□符合規(guī)定□不符合規(guī)定(原因:_________)監(jiān)督人簽字:_________日期:_________表4-2:評標(biāo)打分表(綜合評分法示例)項目名稱投標(biāo)單位評委1號評委2號評委3號評委評分維度(權(quán)重)價格部分(40%)(基準(zhǔn)價:_________萬元)技術(shù)部分(35%)(技術(shù)方案20分、參數(shù)符合度10分、實施方案5分)商務(wù)部分(25%)(資質(zhì)5分、業(yè)績10分、售后5分、付款5分)總分評委簽字:_________日期:_________表4-3:定標(biāo)審批表項目名稱招標(biāo)編號評標(biāo)報告提交日期年月日推薦中標(biāo)候選人第1名:_________(得分_)第2名:________(得分__)采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字:_________日期:_________定標(biāo)審批意見□同意推薦第1名中標(biāo)□同意推薦第2名中標(biāo)□重新招標(biāo)□其他________審批人簽字:_________職務(wù):_________日期:_________第五章:中標(biāo)公示與合同簽訂5.1中標(biāo)結(jié)果公示操作場景:定標(biāo)完成后,需在指定媒介公示中標(biāo)結(jié)果,接受社會監(jiān)督,保障潛在投標(biāo)人的知情權(quán)。操作步驟:公示內(nèi)容:包括項目名稱、招標(biāo)編號、中標(biāo)單位名稱、中標(biāo)金額、工期(或服務(wù)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn))、項目負(fù)責(zé)人、公示期(不少于3個工作日)、異議受理聯(lián)系方式(采購部門電話、郵箱)。公示渠道:通過企業(yè)官網(wǎng)、公共資源交易平臺或行業(yè)指定媒體發(fā)布,保證潛在投標(biāo)人能夠便捷獲取信息。-異議處理:公示期內(nèi)收到異議的,采購部門需在3個工作日內(nèi)組織核查(必要時可邀請原評標(biāo)委員會復(fù)核),并將處理結(jié)果書面答復(fù)異議人。無異議或異議處理完畢后,進入合同簽訂環(huán)節(jié)。關(guān)鍵輸出:《中標(biāo)結(jié)果公示表》(附公示截圖)、異議處理記錄(如有)。5.2合同談判與簽訂操作場景:公示無異議后,采購部門需與中標(biāo)人就合同條款進行談判,明確雙方權(quán)利義務(wù),形成正式采購合同。操作步驟:合同談判:由采購部門牽頭,需求部門、法務(wù)部門參與,與中標(biāo)人就“技術(shù)參數(shù)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式”等條款進行談判,保證條款與招標(biāo)文件一致且符合企業(yè)利益。談判需形成《合同談判紀(jì)要》,雙方簽字確認(rèn)。合同起草與審核:采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草《采購合同》,法務(wù)部門審核合同條款的合法性、完整性(重點審核標(biāo)的物描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條件、違約金計算方式等),財務(wù)部門審核付款流程是否符合財務(wù)制度。簽訂與備案:審核通過后,由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章(合同章)。合同簽訂后3個工作日內(nèi),將原件交采購部門、財務(wù)部門、需求部門備案各1份,電子版同步歸檔。關(guān)鍵輸出:《合同談判紀(jì)要》、《采購合同》、《合同備案登記表》。5.3模板表格:中標(biāo)與合同類表單表5-1:中標(biāo)通知書(模板)致:_________供應(yīng)商本公司組織的_________項目(招標(biāo)編號:_________)評標(biāo)工作已結(jié)束,根據(jù)評標(biāo)報告及定標(biāo)審批結(jié)果,確定貴單位為中標(biāo)單位。中標(biāo)內(nèi)容:_________,中標(biāo)金額:_________萬元,工期/服務(wù)期:_________。請貴單位于收到本通知書后30日內(nèi),到_________地點與本公司簽訂采購合同,逾期未簽訂的,視為放棄中標(biāo)。聯(lián)系人:_________,電話:_________。_________公司(蓋章)____年__月__日表5-2:采購合同審批表合同編號簽訂日期年月日對方單位合同金額萬元合同名稱《_________采購合同》采購部門審核環(huán)節(jié)審核部門審核意見審核人法務(wù)審核□通過□修改(修改內(nèi)容:_________)財務(wù)審核□通過□修改(修改內(nèi)容:_________)需求部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字:_________日期:_________總經(jīng)理審批□同意□退回重新談判簽字:_________日期:_________第六章:履約驗收與資料歸檔6.1履約跟蹤與驗收組織操作場景:合同簽訂后,采購部門需跟蹤供應(yīng)商履約情況,保證標(biāo)的物按時、按質(zhì)交付,組織相關(guān)部門驗收并出具驗收報告。操作步驟:履約跟蹤:采購部門建立《履約跟蹤表》,定期(如每周/每月)與供應(yīng)商溝通,知曉生產(chǎn)、運輸、交付進度,對延期風(fēng)險及時預(yù)警(如要求供應(yīng)商提交趕工計劃)。驗收準(zhǔn)備:標(biāo)的物交付前,供應(yīng)商需提前3個工作日通知采購部門,提交《交付清單》(含數(shù)量、規(guī)格、批次號等)。采購部門組織需求部門、技術(shù)部門、質(zhì)檢部門成立驗收小組,準(zhǔn)備驗收工具(如檢測設(shè)備、抽樣標(biāo)準(zhǔn))。驗收實施:驗收小組按合同約定的“技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量”進行驗收:數(shù)量驗收:現(xiàn)場清點,與《交付清單》核對一致;質(zhì)量驗收:采用全檢或抽檢(抽檢比例不低于10%),必要時委托第三方檢測機構(gòu)出具《質(zhì)量檢測報告》;技術(shù)驗收:測試設(shè)備功能、功能是否符合招標(biāo)文件要求。驗收結(jié)論:驗收合格后,填寫《履約驗收表》,由驗收小組全體成員簽字確認(rèn);驗收不合格的,需出具《整改通知書》,要求供應(yīng)商限期整改,整改后重新驗收。關(guān)鍵輸出:《履約跟蹤表》、《履約驗收表》(含檢測報告,如有)、《整改通知書》(如有)。6.2資料歸檔與檔案管理操作場景:招投標(biāo)全過程資料是企業(yè)采購活動的法律依據(jù),需規(guī)范整理、歸檔,保存期限不少于15年,滿足審計、追溯及后續(xù)采購參考需求。操作步驟:資料收集:采購部門負(fù)責(zé)收集全流程資料,包括但不限于:立階段:采購需求申請表、評審報告、立項審批表;招標(biāo)階段:招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、投標(biāo)文件;開評標(biāo)階段:投標(biāo)文件接收登記表、開標(biāo)記錄表、評標(biāo)報告、定標(biāo)審批表;合同階段:中標(biāo)通知書、采購合同、談判紀(jì)要;履約階段:交付清單、驗收報告、付款憑證。整理歸檔:資料按“項目編號+時間”分類編號,電子檔刻錄光盤備份,紙質(zhì)檔統(tǒng)一裝入檔案袋,標(biāo)注“項目名稱、編號、歸檔日期、保管人”,移交企業(yè)檔案管理部門。檔案利用:建立《招投標(biāo)檔案借閱登記表》,因?qū)徲嫛⒃V訟等需要借閱檔案的,需經(jīng)采購負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借閱期限不超過7天,歸還時檢查檔案完整性。關(guān)鍵輸出:《招投標(biāo)資料歸檔清單》、《檔案借閱登記表》。6.3模板表格:履約與歸檔類表單表6-1:履約驗收表項目名稱合同編號驗收日期年月日驗收地點驗收小組成員(姓名+部門+職務(wù),如:(需求部,經(jīng)理))驗收內(nèi)容□數(shù)量驗收(實際數(shù)量:_________,與清單一致:□是□否)□質(zhì)量驗收(檢測報告編號:_________,結(jié)論:□合格□不合格)□技術(shù)驗收(功能測試結(jié)果:_________)驗收結(jié)論□合格□基本合格(整改內(nèi)容:_________)□不合格(處理意見:_________)驗收小組簽字采購部門確認(rèn)經(jīng)辦人:_________日期:_________負(fù)責(zé)人:_________日期:_________表6-2:招投標(biāo)資料歸檔清單項目名稱檔案編號序號資料名稱份數(shù)頁數(shù)1采購需求申請表152招標(biāo)文件1303評標(biāo)報告1104采購合同12

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