企業(yè)采購管理審批流程與合同歸檔表通用工具模板一、適用范圍與核心價(jià)值本工具模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)子公司、初創(chuàng)公司等）的采購管理場(chǎng)景，旨在解決采購流程審批不規(guī)范、合同歸檔混亂、權(quán)責(zé)不清晰等問題。通過標(biāo)準(zhǔn)化審批節(jié)點(diǎn)與結(jié)構(gòu)化歸檔要求，可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購流程透明化、審批效率提升、合同信息可追溯，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)與管理成本。二、采購審批全流程操作指引采購審批流程需遵循“需求導(dǎo)向、分級(jí)授權(quán)、全程留痕”原則，具體操作步驟（一）需求發(fā)起與部門初審操作內(nèi)容：申請(qǐng)人（部門需求對(duì)接人）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請(qǐng)單》，明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商建議（如有）。部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查采購內(nèi)容是否與部門預(yù)算匹配、是否符合業(yè)務(wù)計(jì)劃。責(zé)任主體：申請(qǐng)部門申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人輸出成果：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的《采購申請(qǐng)單》。（二）采購方案審核（采購部）操作內(nèi)容：采購部收到《采購申請(qǐng)單》后，對(duì)采購方案的可行性進(jìn)行審核，包括：是否存在更優(yōu)替代方案（如現(xiàn)有庫存是否滿足、是否有性價(jià)比更高的供應(yīng)商）；供應(yīng)商選擇方式是否符合公司規(guī)定（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等）；采購金額是否超出部門權(quán)限，需提交更高層級(jí)審批。對(duì)于金額較大或復(fù)雜的采購項(xiàng)目（如設(shè)備采購、服務(wù)外包），采購部需組織市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商初步篩選，形成《采購方案說明》附后。責(zé)任主體：采購部負(fù)責(zé)人、采購專員輸出成果：審核通過的《采購申請(qǐng)單》及《采購方案說明》（如需）。（三）預(yù)算與合規(guī)性審核（財(cái)務(wù)部）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查：采購項(xiàng)目是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算額度是否充足；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否符合市場(chǎng)價(jià)格水平，是否存在預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)審核采購項(xiàng)目的合規(guī)性，如是否涉及三重一大事項(xiàng)、是否符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部采購制度。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、預(yù)算專員輸出成果：財(cái)務(wù)部審核意見（同意/不同意，需注明理由）。（四）分級(jí)審批（根據(jù)采購金額）根據(jù)公司《采購管理制度》，按采購金額分級(jí)審批：小額采購（如≤5萬元）：由分管副總審批；大額采購（如5萬-50萬元）：由總經(jīng)理審批；重大采購（如＞50萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)集體審批。操作內(nèi)容：審批人根據(jù)前序環(huán)節(jié)審核意見，對(duì)采購事項(xiàng)的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行最終決策，簽署審批意見。責(zé)任主體：分管副總、總經(jīng)理、決策機(jī)構(gòu)輸出成果：最終審批通過的《采購申請(qǐng)單》。（五）采購執(zhí)行與合同簽訂操作內(nèi)容：采購部根據(jù)審批結(jié)果，啟動(dòng)采購執(zhí)行：小額采購：可直接從合格供應(yīng)商處采購，保留采購憑證（發(fā)票、收據(jù)等）；大額/重大采購：需通過招標(biāo)、詢比價(jià)等方式確定供應(yīng)商，簽訂《采購合同》。合同簽訂前，法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）需審核合同條款（如標(biāo)的、價(jià)格、交付、違約責(zé)任等），保證合同合法合規(guī)。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部、供應(yīng)商輸出成果：《采購合同》（正本至少一式兩份，買賣雙方各執(zhí)一份）、采購執(zhí)行報(bào)告。（六）采購驗(yàn)收與付款操作內(nèi)容：物資類采購：到貨后，由申請(qǐng)部門、采購部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求；服務(wù)類采購：項(xiàng)目完成后，由申請(qǐng)部門、使用部門出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，確認(rèn)服務(wù)成果達(dá)標(biāo)；財(cái)務(wù)部憑審批通過的《采購申請(qǐng)單》《采購合同》《驗(yàn)收單/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》及發(fā)票，辦理付款手續(xù)。責(zé)任主體：申請(qǐng)部門、采購部、財(cái)務(wù)部、使用部門輸出成果：《采購驗(yàn)收單》《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、付款憑證。三、合同歸檔管理操作指引合同歸檔需遵循“及時(shí)整理、分類清晰、信息完整、安全存儲(chǔ)”原則，具體步驟（一）合同收集與整理操作內(nèi)容：采購執(zhí)行完成后，采購專員負(fù)責(zé)向供應(yīng)商索要合同正本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議），并核對(duì)合同份數(shù)是否符合公司要求（如正本2份，副本1份）；整理與合同相關(guān)的審批文件（如《采購申請(qǐng)單》、審批意見、招標(biāo)文件、詢比價(jià)記錄、驗(yàn)收單等），保證合同與審批流程一一對(duì)應(yīng)。責(zé)任主體：采購專員、檔案管理員輸出成果：完整的合同文本及關(guān)聯(lián)材料。（二）合同信息核對(duì)與編號(hào)操作內(nèi)容：檔案管理員核對(duì)合同信息是否準(zhǔn)確，包括：合同編號(hào)、合同名稱、雙方當(dāng)事人名稱、簽訂日期、金額、期限、主要內(nèi)容等，與審批材料是否一致；按公司《合同管理辦法》對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則建議為：“采購-年份-部門簡(jiǎn)稱-序號(hào)”（如“采-2024-財(cái)-001”），保證編號(hào)唯一性。責(zé)任主體：檔案管理員輸出成果：核對(duì)無誤、編號(hào)規(guī)范的合同檔案。（三）分類與登記操作內(nèi)容：按合同類型分類（如物資采購合同、服務(wù)采購合同、工程采購合同等），或按采購項(xiàng)目分類存放；填寫《合同歸檔記錄表》，登記合同編號(hào)、名稱、采購方、供應(yīng)商、簽訂日期、金額、期限、歸檔日期、存放位置（如檔案柜編號(hào)、電子文件夾路徑）、歸檔人等信息。責(zé)任主體：檔案管理員輸出成果：《合同歸檔記錄表》（電子版+紙質(zhì)版）。（四）電子與紙質(zhì)歸檔操作內(nèi)容：電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）及關(guān)聯(lián)材料整理至指定電子檔案系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)），按編號(hào)規(guī)則命名文件夾，設(shè)置查閱權(quán)限；紙質(zhì)歸檔：將合同正本、副本及關(guān)聯(lián)材料裝入檔案袋，在袋面標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、年份，存放至指定檔案柜，做到防火、防潮、防蟲。責(zé)任主體：檔案管理員、IT部門（系統(tǒng)支持）輸出成果：電子檔案可檢索、紙質(zhì)檔案可定位。（五）借閱與更新管理操作內(nèi)容：合同借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱合同，需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批后，方可查閱（原則上不借出，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）；合同更新：若合同發(fā)生變更（如延期、金額調(diào)整），需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，并按上述流程重新歸檔，同時(shí)在《合同歸檔記錄表》中備注變更信息。責(zé)任主體：借閱人、檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人輸出成果：《合同借閱申請(qǐng)表》、合同變更記錄。四、采購審批單模板采購申請(qǐng)單申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)日期：年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式：采購類型□物資類□服務(wù)類□工程類預(yù)算科目采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱——————–12合計(jì)預(yù)估總價(jià)（大寫）：小寫：采購理由與用途期望交付時(shí)間年月日審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：采購部意見簽字：財(cái)務(wù)部意見簽字：分管副總意見簽字：總經(jīng)理意見（如需）簽字：備注五、合同歸檔記錄表模板合同歸檔記錄表歸檔日期：年月日歸檔人：合同基本信息合同編號(hào)合同名稱采購方供應(yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系電話合同簽訂日期合同期限合同金額（大寫）小寫（元）主要采購內(nèi)容關(guān)聯(lián)采購申請(qǐng)單編號(hào)審批人歸檔信息電子檔案路徑紙質(zhì)檔案存放位置合同正本份數(shù)副本份數(shù)借閱記錄借閱人借閱日期——–———-備注六、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審批時(shí)效管理各部門需在收到審批申請(qǐng)后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購項(xiàng)目除外），超時(shí)未審核且無書面說明的，視為默認(rèn)通過，由此導(dǎo)致的責(zé)任由審核部門承擔(dān)。（二）信息真實(shí)性要求申請(qǐng)人需對(duì)采購申請(qǐng)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購需求或預(yù)算。一經(jīng)發(fā)覺，將按公司規(guī)定追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退。（三）合同歸檔完整性合同歸檔時(shí)需包含正本、副本及所有關(guān)聯(lián)審批文件（如申請(qǐng)單、審批意見、驗(yàn)收單等），缺失關(guān)鍵文件的，檔案管理員有權(quán)拒絕歸檔，并通知采購部補(bǔ)充。（四）保密與安全采購審批信息及合同內(nèi)