企業(yè)合同審核與簽訂流程手冊一、手冊編制目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同審核與簽訂全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，保證合同簽訂及履行過程高效、合規(guī)。適用范圍：本手冊適用于企業(yè)各部門（含采購部、銷售部、人力資源部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）在對外簽訂各類合同時(shí)的審核、談判、簽署及管理工作，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、合作框架協(xié)議等所有對外合同類型。二、合同審核與簽訂全流程操作指南合同審核與簽訂流程分為需求發(fā)起與合同起草、合同內(nèi)部審核、合同談判與修訂、合同最終審批、合同簽署與用印、合同履行與歸檔六個(gè)階段，各階段需嚴(yán)格遵循以下操作規(guī)范：（一）需求發(fā)起與合同起草需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)、招聘員工等），填寫《合同審批單》（模板見第三章），明確合同對方主體信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）及所需支持部門（如法務(wù)、財(cái)務(wù)）。《合同審批單》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，連同相關(guān)附件（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)、對方主體資質(zhì)材料等）一并提交至合同起草部門。合同起草起草主體：一般由業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求起草，或由法務(wù)部門提供標(biāo)準(zhǔn)化模板后由業(yè)務(wù)部門填寫具體內(nèi)容；重大或復(fù)雜合同（如并購、重大采購、長期合作等）需由法務(wù)部門牽頭起草，業(yè)務(wù)部門配合。起草要求：（1）內(nèi)容完整：合同需包含《民法典》規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等）及企業(yè)特別約定條款（如保密、知識產(chǎn)權(quán)、合同解除等）。（2）依據(jù)充分：合同條款需符合企業(yè)內(nèi)部管理制度、行業(yè)規(guī)范及法律法規(guī)要求，引用數(shù)據(jù)（如價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）需有書面支撐材料（如報(bào)價(jià)單、檢測報(bào)告）。（3）表述準(zhǔn)確：避免歧義表述，專業(yè)術(shù)語需明確定義，金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息需核對無誤。（二）合同內(nèi)部審核合同起草完成后，需依次通過業(yè)務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)部門審核及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)需增加其他部門會簽（如技術(shù)部門審核技術(shù)條款、人力資源部門審核勞動合同條款等）。業(yè)務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：（1）合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作條款（如標(biāo)的、數(shù)量、交付標(biāo)準(zhǔn)）是否與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致；（2）對方主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書等）是否真實(shí)、有效，是否具備履約能力；（3）業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如付款方式、交付周期、違約責(zé)任）是否可控，是否有應(yīng)對方案。審核輸出：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《合同審批單》“業(yè)務(wù)部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，對審核內(nèi)容負(fù)責(zé)。法務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：（1）合同主體、內(nèi)容、形式是否合法合規(guī)，是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；（2）條款是否完整、無歧義，違約責(zé)任、爭議解決等關(guān)鍵條款是否明確、可執(zhí)行；（3）是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、擔(dān)保責(zé)任等），并提出修改建議。審核輸出：法務(wù)部門在《合同審批單》“法務(wù)部門審核意見”欄填寫審核結(jié)論（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并附詳細(xì)修改說明；重大法律風(fēng)險(xiǎn)需同步上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：（1）合同價(jià)款、付款方式、結(jié)算條款是否與企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度一致，是否符合預(yù)算要求；（2）對方付款賬戶信息是否準(zhǔn)確（需核對對方營業(yè)執(zhí)照或開戶許可證），是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；（3）稅費(fèi)條款是否合規(guī)，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具要求是否明確。審核輸出：財(cái)務(wù)部門在《合同審批單》“財(cái)務(wù)部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，涉及資金預(yù)算的需標(biāo)注“已納入預(yù)算”或“需調(diào)整預(yù)算”。分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性，由不同層級分管領(lǐng)導(dǎo)審批（具體權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定，如金額≤10萬元由部門總監(jiān)審批，10萬-50萬元由分管副總審批，≥50萬元由總經(jīng)理審批）。審批重點(diǎn)：審核合同整體業(yè)務(wù)價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)可控性及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，最終簽署審批意見。（三）合同談判與修訂談判準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門及法務(wù)部門共同梳理對方提出的修改意見，明確談判底線（如價(jià)格上限、交付周期下限）及可讓步空間。準(zhǔn)備談判方案，包括核心條款堅(jiān)持項(xiàng)、可協(xié)商項(xiàng)及替代方案，必要時(shí)邀請技術(shù)、財(cái)務(wù)人員參與專業(yè)談判。談判實(shí)施談判需由2人及以上共同參與（至少1名業(yè)務(wù)人員+1名法務(wù)人員），全程記錄談判內(nèi)容（形成《合同談判記錄》，模板見第三章），重要條款變更需及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。談判過程中需堅(jiān)持“平等互利、風(fēng)險(xiǎn)可控”原則，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免口頭承諾，所有修改需以書面形式確認(rèn)。合同修訂談?wù)勥_(dá)成一致后，由業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果修訂合同文本，修訂處需雙方簽字/蓋章確認(rèn)（如通過郵件往來修訂，需保留郵件往來記錄及對方確認(rèn)函）。修訂后的合同需重新履行內(nèi)部審核流程（如修改內(nèi)容涉及重大法律或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需再次通過法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核）。（四）合同最終審批審批流程修訂后的合同經(jīng)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至最終審批人（如總經(jīng)理、董事長或其授權(quán)人），簽署《合同審批單》“最終審批意見”。最終審批人需對合同整體內(nèi)容及審批流程合規(guī)性負(fù)責(zé)，審批通過后，合同文本可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；審批未通過的，退回業(yè)務(wù)部門重新談判或起草。特殊合同審批涉及企業(yè)重大利益（如資產(chǎn)重組、重大投資、對外擔(dān)保等）的合同，需提交企業(yè)董事會或股東會審議通過后方可簽署。（五）合同簽署與用印簽署主體合同簽署人需為對方合法授權(quán)代表（需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》，載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），企業(yè)方簽署人需為最終審批人或其書面授權(quán)人員（如法定代表人、總經(jīng)理、分管副總等）。用印管理合同簽署前，需由法務(wù)部門或行政部門核對《合同審批單》、最終審批文件及對方主體資質(zhì)材料，確認(rèn)無誤后，在合同指定位置加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或修改處未雙方確認(rèn)的合同上用??；用印需登記《用印登記表》（模板見第三章），記錄用印日期、合同名稱、用印人、審批人等信息。合同份數(shù)合同簽署至少一式兩份（正本+副本），正本由企業(yè)檔案管理部門保管，副本交業(yè)務(wù)部門履行使用；如對方要求多份，需在《合同審批單》中注明，且總份數(shù)不得影響正本效力。（六）合同履行與歸檔合同履行業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等），并同步跟蹤對方履行情況；履行過程中如對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格），業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集證據(jù)（如驗(yàn)收報(bào)告、溝通記錄），書面通知對方整改，并上報(bào)法務(wù)部門評估是否追究違約責(zé)任；財(cái)務(wù)部門需根據(jù)合同約定付款，審核對方提供的發(fā)票、履約證明等材料，保證付款合規(guī)。合同變更與解除履行過程中如需變更或解除合同，需由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《解除合同協(xié)議》，協(xié)議簽訂流程參照原合同審核審批流程；因?qū)Ψ皆驅(qū)е潞贤瑹o法履行的，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)主張權(quán)利（如發(fā)送《解除合同通知書》），保留證據(jù)并報(bào)法務(wù)部門備案。合同歸檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門需在15個(gè)工作日內(nèi)將合同正本、審批文件、談判記錄、履行證明（如驗(yàn)收單、付款憑證）等整理成冊，移交至企業(yè)檔案管理部門；檔案管理部門需對合同資料進(jìn)行分類編號、登記造冊，建立《合同臺賬》（模板見第三章），保證合同檔案完整、可追溯，保管期限符合檔案管理規(guī)定（一般合同保管期限不少于10年，重大合同不少于20年）。三、合同管理常用模板與表單（一）合同審批單合同名稱編號合同對方單稱：_________________________統(tǒng)一社會信用代碼：___________合同類型□采購□銷售□服務(wù)□勞動合同□其他合同金額人民幣________萬元核心條款摘要標(biāo)的：_________________________履行期限：______________________付款方式□一次性□分期□其他：_________附件清單□報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)□對方資質(zhì)□其他：_________業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_______業(yè)務(wù)部門審核意見_________________________________________________________________________簽字：_________日期：_______法務(wù)部門審核意見_________________________________________________________________________簽字：_________日期：_______財(cái)務(wù)部門審核意見_________________________________________________________________________簽字：_________日期：_______其他部門會簽意見（如適用）_________________________________________________________________________簽字：_________日期：_______最終審批意見□同意□修改后同意□不同意審批人：_________職務(wù)：_________日期：_______（二）合同談判記錄合同名稱談判時(shí)間______年_月_日_時(shí)_分談判地點(diǎn)談判雙方我方：_________________________對方：_________________________我方參與人員姓名：_________職務(wù)：_________姓名：_________職務(wù)：_________對方參與人員姓名：_________職務(wù)：_________姓名：_________職務(wù)：_________談判核心議題1._________________________________________________2._________________________________________________3._________________________________________________談判結(jié)果及共識1._________________________________________________2._________________________________________________3._________________________________________________未達(dá)成一致事項(xiàng)1._________________________________________________2._________________________________________________后續(xù)行動安排1.我方：______________________完成時(shí)間：_________2.對方：______________________完成時(shí)間：_________記錄人簽字：_________審核人（我方負(fù)責(zé)人）：_________日期：_______（三）合同臺賬合同編號合同名稱簽訂日期合同對方金額（萬元）履行狀態(tài)負(fù)責(zé)人歸檔日期備注□未履行□履行中□已完成□解除□未履行□履行中□已完成□解除（四）用印登記表用印日期合同名稱/文件名稱用印類型用印份數(shù)審批人用印人經(jīng)辦人備注□公章□合同章□其他□公章□合同章□其他四、合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)防控簽訂前需嚴(yán)格審查對方主體資質(zhì)：企業(yè)需提供加蓋公章的《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件（需核對原件），自然人需提供身份證復(fù)印件，特殊行業(yè)（如食品、建筑）需提供行業(yè)許可證；涉及分支機(jī)構(gòu)或代理人的，需提供總公司或被代理人出具的《授權(quán)委托書》，載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免“超越代理權(quán)”風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)防控核心條款不可遺漏：合同必須包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等必備條款，避免因條款缺失導(dǎo)致合同無效或無法履行；違約責(zé)任明確：需約定具體的違約責(zé)任（如逾期付款的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量不合格的整改期限及賠償標(biāo)準(zhǔn)），避免“違約責(zé)任不明”導(dǎo)致維權(quán)困難；爭議解決方式優(yōu)先：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地人民法院或仲裁委員會管轄，避免“異地訴訟增加成本”。（三）印章與檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控嚴(yán)禁“人情章”“空白章”：用印前需嚴(yán)格審批，核對合同文本與審批文件一致，嚴(yán)禁在空白紙張、未審批合同或修改處未雙方確認(rèn)的文件上用??；檔案“一人一檔”：每份合同需建立獨(dú)立檔案，包含審批文件、談判記錄、合同文本、履行證明等，保證檔案完整、可追溯，避免“檔案丟失導(dǎo)致維權(quán)無據(jù)”。（四）履行過程風(fēng)險(xiǎn)防控動態(tài)跟蹤履約情況：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤對方履行進(jìn)度，如發(fā)覺對方可能違約（如資金異常、經(jīng)營狀況惡化），及時(shí)上報(bào)并采取應(yīng)對措施（如要求提供擔(dān)保、中止履行）；證據(jù)留存意識：履行過程中所有溝通（如郵件、函件、會議紀(jì)要）需書面化并留存，重要行為（如驗(yàn)收、確認(rèn)）需讓對方簽字蓋章確認(rèn)，避免“口頭承諾無證據(jù)”。（