費(fèi)用報銷申請及審批流程模板前言為規(guī)范企業(yè)費(fèi)用支出管理，明確報銷各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高報銷效率，保證費(fèi)用合規(guī)、透明，特制定本費(fèi)用報銷申請及審批流程模板。本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部員工因公產(chǎn)生的費(fèi)用報銷場景，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性調(diào)整細(xì)節(jié)。一、哪些情況需要使用本模板？適用場景說明本模板適用于員工因公開展業(yè)務(wù)、日常辦公等產(chǎn)生的必要費(fèi)用報銷，具體包括但不限于：日常辦公費(fèi)用：辦公用品采購、快遞費(fèi)、通訊費(fèi)、打印復(fù)印費(fèi)等；差旅費(fèi)用：因公出差產(chǎn)生的交通費(fèi)（機(jī)票、火車票、市內(nèi)交通）、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：接待客戶產(chǎn)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、活動場地費(fèi)等；其他合規(guī)費(fèi)用：培訓(xùn)費(fèi)、市場推廣費(fèi)、固定資產(chǎn)小額采購（需符合公司資產(chǎn)管理規(guī)定）等。注意：非因公支出（如個人消費(fèi)、家庭開支）、未經(jīng)事前審批的超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用、不符合公司財務(wù)制度的支出，均不得通過本模板報銷。二、從申請到到賬：詳細(xì)操作指引費(fèi)用報銷全流程步驟步驟1：報銷前準(zhǔn)備材料原始憑證收集：整理費(fèi)用發(fā)生時的合規(guī)原始憑證，包括但不限于：發(fā)票（增值稅普通發(fā)票/專用發(fā)票，需抬頭、稅號、金額、開票方蓋章完整，電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版并標(biāo)注“已報銷”）；差旅費(fèi)：出差審批單、行程單、住宿水單、機(jī)票行程單等；招待費(fèi)：招待事由說明（需注明招待對象、目的、參與人數(shù)）、消費(fèi)清單；其他：如會議通知、培訓(xùn)簽到表、采購合同等（根據(jù)費(fèi)用類別補(bǔ)充）。憑證整理規(guī)范：按費(fèi)用類別分類粘貼，每張憑證右上角用鉛筆寫“附件X”（與報銷單明細(xì)對應(yīng)），憑證過多時需單獨(dú)裝訂并附清單。步驟2：填寫《費(fèi)用報銷申請表》基本信息欄：如實(shí)填寫申請人姓名（員工）、所屬部門（部門）、報銷日期、報銷周期（如“2023年10月1日-2023年10月31日”）；費(fèi)用明細(xì)欄：逐筆填寫費(fèi)用發(fā)生明細(xì)，每筆需注明“費(fèi)用發(fā)生日期”“費(fèi)用項目”（如“A4紙采購”“北京-上海高鐵票”）、“費(fèi)用類別”（從“辦公費(fèi)/差旅費(fèi)/招待費(fèi)/其他”中選擇）、“金額”（精確到元）、“原始憑證張數(shù)”；金額匯總欄：合計所有費(fèi)用小寫金額（前加“￥”），對應(yīng)填寫大寫金額（如“壹仟貳佰元整”），大小寫金額必須一致；備注欄：填寫特殊情況說明（如“緊急采購，已提前電話報備*部門經(jīng)理”“跨月費(fèi)用，事由詳見附件”）。步驟3：部門初審（由*部門負(fù)責(zé)人執(zhí)行）審核重點(diǎn)：費(fèi)用是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；費(fèi)用事由是否真實(shí)、與業(yè)務(wù)相關(guān)（如招待費(fèi)需說明客戶拜訪目的）；原始憑證是否齊全、附件是否完整；金額計算是否準(zhǔn)確、報銷單填寫是否規(guī)范。審批動作：符合要求：在報銷單“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字，注明日期；不符合要求：注明退回原因（如“事由不清晰，補(bǔ)充客戶拜訪說明后重報”“發(fā)票抬頭錯誤，更換后重報”），退回報銷人修改。時限要求：收到報銷單后2個工作日內(nèi)完成審核，避免拖延。步驟4：財務(wù)審核（由*財務(wù)部執(zhí)行）審核重點(diǎn)：原始憑證合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危赏ㄟ^國家稅務(wù)總局平臺查驗）、抬頭稅號是否為公司全稱、有無涂改、是否在有效期內(nèi)；費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)符合性：如差旅住宿是否符合公司“一線城市不超過500元/晚”的標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)是否超過單次人均200元上限；審批流程完整性：部門負(fù)責(zé)人簽字是否齊全、報銷單填寫是否無遺漏。審批動作：符合要求：在“財務(wù)審核”欄簽字，并加蓋“財務(wù)審核專用章”；不符合要求：注明退回原因（如“住宿超標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)部分需由*部門經(jīng)理簽字說明”“缺少出差審批單，補(bǔ)充后重報”），退回報銷人。時限要求：收到報銷單后3個工作日內(nèi)完成審核，復(fù)雜事項（如大額費(fèi)用、政策疑問）可延長至5個工作日，需及時與報銷人溝通。步驟5：分級審批（根據(jù)金額確定審批人）根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置，不同金額由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批（以下為示例，企業(yè)可自行調(diào)整）：5000元（含）以下：*部門負(fù)責(zé)人審批（步驟3已覆蓋，無需重復(fù)簽字）；5000-20000元（含）：*分管領(lǐng)導(dǎo)審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字并注明日期；20000元以上：*總經(jīng)理審批，在“總經(jīng)理審批”欄簽字并注明日期。審核重點(diǎn)：大額費(fèi)用是否必要、是否符合公司戰(zhàn)略或重點(diǎn)項目需求、是否存在替代方案。步驟6：出納付款（由*出納執(zhí)行）付款條件：報銷單經(jīng)所有審批環(huán)節(jié)簽字完畢，財務(wù)審核確認(rèn)無誤，且發(fā)票等原始憑證已留存財務(wù)部。付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬：優(yōu)先采用，報銷人需提供準(zhǔn)確的收款賬戶信息（戶名、開戶行、賬號），1個工作日內(nèi)到賬；現(xiàn)金支付：僅限500元以下小額費(fèi)用（如市內(nèi)交通費(fèi)），報銷人需簽字確認(rèn)收款。動作要求：付款后在“出納付款”欄簽字，并注明付款日期，同步告知報銷人款項到賬情況。步驟7：單據(jù)歸檔（由*財務(wù)部執(zhí)行）歸檔時間：每月結(jié)束后5個工作日內(nèi)，當(dāng)月所有報銷單（含原始憑證、附件）按部門分類整理，裝訂成冊；歸檔標(biāo)識：封面標(biāo)注“2023年10月費(fèi)用報銷檔案”“部門：*銷售部”“檔案編號：FX20231001”等信息；保管期限：至少保存5年，期滿后經(jīng)*總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀，以備審計或查詢。三、標(biāo)準(zhǔn)報銷申請表（可直接套用）費(fèi)用報銷申請表一、申請人信息申請人姓名*員工所屬部門*市場部員工編號MKT20230501聯(lián)系電話*138二、報銷基本信息報銷日期2023年10月25日報銷周期2023年10月1日-2023年10月31日費(fèi)用合計（小寫）￥5,680.00費(fèi)用合計（大寫）伍仟陸佰捌拾元整三、費(fèi)用明細(xì)序號費(fèi)用發(fā)生日期——————–12023-10-0822023-10-1232023-10-1542023-10-2052023-10-22四、審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________（*部門經(jīng)理簽字）日期：_______財務(wù)審核：_________（*財務(wù)主管簽字）日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)（如需）：_________（*分管副總簽字）日期：_______總經(jīng)理（如需）：_________（*總經(jīng)理簽字）日期：_______出納付款：_________（*出納簽字）日期：_______四、報銷過程中需重點(diǎn)關(guān)注的事項常見問題與避坑指南票據(jù)合規(guī)性“紅線”發(fā)票必須為“合規(guī)增值稅發(fā)票”，拒收以下票據(jù)：過期發(fā)票、與公司名稱不符的發(fā)票、項目為“辦公用品”但品名籠統(tǒng)（如“一批貨物”）且無明細(xì)的發(fā)票、手寫發(fā)票（特殊情況需經(jīng)*財務(wù)部特批）；電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版，避免重復(fù)報銷（可在發(fā)票上備注“已報銷”并加蓋財務(wù)章）；丟失發(fā)票需提供《發(fā)票丟失情況說明》（經(jīng)*部門負(fù)責(zé)人簽字），并附市級以上報紙的遺失聲明（金額超1000元時）。填寫規(guī)范“三不要”不要涂改：報銷單需用黑色簽字筆填寫，字跡清晰，金額、日期等信息不得涂改（若填寫錯誤，需重新填寫）；不要合并：不同類別的費(fèi)用需分項填寫（如“辦公費(fèi)”和“差旅費(fèi)”不得合并為“雜費(fèi)”）；不要漏填：收款賬戶、費(fèi)用事由、附件張數(shù)等信息需完整，避免因信息不全導(dǎo)致退單。審批流程“不跳級”嚴(yán)格按照“部門初審→財務(wù)審核→分級領(lǐng)導(dǎo)審批”流程執(zhí)行，不得跨級審批（如5000元費(fèi)用不可直接找*總經(jīng)理簽字）；審批人需親自簽字，不得代簽，特殊情況可授權(quán)（需提交書面授權(quán)書，經(jīng)*財務(wù)部備案）。時限要求“不拖延”報銷需在費(fèi)用發(fā)生之日起1個月內(nèi)提交，逾期未報需說明原因，經(jīng)*總經(jīng)理特批后方可報銷；審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（部門2天、財務(wù)3天、領(lǐng)導(dǎo)1天），若因?qū)徍送涎訉?dǎo)致報銷延遲，需向報銷人致歉。特殊情況“巧處理”緊急費(fèi)用：如需提前支付（如客戶緊急接待），可填寫《緊急費(fèi)用申請單》（經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字），事后3個工作日內(nèi)補(bǔ)全報銷手續(xù)；跨月費(fèi)用：如報銷周期跨月（如9月25日-10月5日費(fèi)用），需在10月報銷周期內(nèi)提交，不得拆分為兩筆報銷；外地