會(huì)議組織與服務(wù)（第二版）

會(huì)前組織工作第一節(jié)會(huì)議方案的制定第二節(jié)會(huì)議通知的制發(fā)第三節(jié)會(huì)前材料的準(zhǔn)備第四節(jié)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作第五節(jié)會(huì)前財(cái)務(wù)準(zhǔn)備本章學(xué)習(xí)目標(biāo)◆了解會(huì)前組織工作的主要內(nèi)容◆能夠擬寫會(huì)議方案和會(huì)議通知◆能夠根據(jù)會(huì)議需求準(zhǔn)備會(huì)議文件和物品◆能夠布置會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)場(chǎng)座次◆能夠擬訂會(huì)議費(fèi)用預(yù)算并籌措經(jīng)費(fèi)第一節(jié)

會(huì)議方案的制定林爽在畢業(yè)后到了一家物業(yè)公司從事秘書工作。臨近年底時(shí)，經(jīng)理打算和小區(qū)的業(yè)主代表、各樓的樓長(zhǎng)們召開(kāi)一個(gè)座談會(huì)，目的是了解業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的意見(jiàn)和建議。經(jīng)理將牽頭組織這次座談會(huì)的任務(wù)交給了林爽，要求他先提一些初步的設(shè)想。一天后，林爽把自己撰寫的會(huì)議方案發(fā)給了經(jīng)理，如下：案例引導(dǎo)案例引導(dǎo)關(guān)于召開(kāi)業(yè)主座談會(huì)的方案尊敬的各位業(yè)主代表、樓長(zhǎng)們：為了解廣大業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的意見(jiàn)和建議，進(jìn)一步提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，××物業(yè)公司準(zhǔn)備召開(kāi)業(yè)主談會(huì)，現(xiàn)將本次會(huì)議有關(guān)情況告知如下：一、會(huì)議時(shí)間：20××年12月12日上午9時(shí)至11時(shí)二、會(huì)議地點(diǎn)：物業(yè)服務(wù)中心會(huì)議室（×號(hào)樓東配樓二樓）三、開(kāi)會(huì)人員：業(yè)主代表、各樓樓長(zhǎng)、物業(yè)公司經(jīng)理與副經(jīng)理、各業(yè)務(wù)組組長(zhǎng)四、會(huì)前準(zhǔn)備：請(qǐng)各位業(yè)主代表和各樓樓長(zhǎng)深入廣大業(yè)主之中，充分收集大家的意見(jiàn)和建議，并形成書面文稿以備會(huì)上發(fā)言。五、會(huì)上議程：首先由主持人（副經(jīng)理）講話，然后業(yè)主代表和樓長(zhǎng)們發(fā)言，最后由經(jīng)理總結(jié)發(fā)言。六、會(huì)后整改：將會(huì)上提出的意見(jiàn)和建議進(jìn)行整理和匯總，并交給各業(yè)務(wù)組組長(zhǎng)進(jìn)行整改。整改的結(jié)果及時(shí)告知業(yè)主代表和樓長(zhǎng)?！痢廖飿I(yè)公司20××年12月2日經(jīng)理看了這份方案后對(duì)林爽說(shuō)：“你提的這些設(shè)想有不少的問(wèn)題，但是我先只問(wèn)你一個(gè)：為什么選擇12月12日這一天開(kāi)會(huì)？”林爽說(shuō)：“這天是星期一，我們公司的員工都正常上班，正好可以開(kāi)會(huì)。如果選擇休息日的話，那么公司還要給他們加班費(fèi)，就會(huì)增加公司的經(jīng)費(fèi)支出了。”經(jīng)理看林爽說(shuō)得理直氣壯，就問(wèn)：“那你想過(guò)沒(méi)有，業(yè)主們?cè)谶@一天也是要上班的呀，誰(shuí)耽誤正常工作來(lái)參加你的座談會(huì)呢？”林爽一下子啞口無(wú)言了。案例引導(dǎo)除了經(jīng)理提出的問(wèn)題之外，這份會(huì)議方案還有哪些問(wèn)題？為什么要撰寫會(huì)議方案？會(huì)議方案是否有必要送達(dá)給參會(huì)人員？通過(guò)學(xué)習(xí)下面的知識(shí)，講講制定會(huì)議方案應(yīng)注意哪些方面的內(nèi)容？想一想會(huì)議方案的制定會(huì)議名稱、主題、議題與議程會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議人員與會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)會(huì)議的其他活動(dòng)確定會(huì)議基本信息撰寫方案文本確定基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容撰寫過(guò)程也是確定會(huì)議基本信息的過(guò)程一、會(huì)議名稱、主題、議題與議程正規(guī)的會(huì)議必須有準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)拿Q；會(huì)議主題是會(huì)議的基調(diào)，是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容和目的的表達(dá)；會(huì)議的議題是圍繞會(huì)議主題進(jìn)行具體細(xì)分而形成的一個(gè)或多個(gè)討論話題，體現(xiàn)了會(huì)議的目標(biāo)和任務(wù)。二、會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)

確定會(huì)議時(shí)間應(yīng)考慮以下方面：工作需要、參會(huì)人員情況、全面考慮、會(huì)議所需時(shí)間的長(zhǎng)短應(yīng)在合理區(qū)間。會(huì)議地點(diǎn)，為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)考慮多種因素：場(chǎng)地大小、租賃費(fèi)、設(shè)備配備、停車場(chǎng)、交通狀況。三、會(huì)議人員與會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)參加會(huì)議的人員有權(quán)作出決策的人；能夠客觀、公正、理智思考會(huì)議的議題，并且愿意發(fā)表自己見(jiàn)解的人；對(duì)會(huì)議議題有深入研究或?qū)ο嚓P(guān)情況比較熟悉的人。一般性的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議分工的不同，主要設(shè)有宣傳組、秘書組、文件組、接待組、后勤組、安全保衛(wèi)組、聯(lián)絡(luò)組等。四、會(huì)議的其他活動(dòng)最常見(jiàn)的是參會(huì)人員在固定會(huì)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行討論與發(fā)言；除了這種形式之外，還有戶外文體活動(dòng)、參觀訪問(wèn)、座談、展覽展示、旅游觀光、宴會(huì)宴請(qǐng)等。五、會(huì)議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容標(biāo)題正文落款五、會(huì)議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容標(biāo)題會(huì)議名稱+文種（“方案”、“籌備方案”、“預(yù)案”）××公司20××年度先進(jìn)工作者表彰大會(huì)方案五、會(huì)議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容正文開(kāi)頭部分可用一段文字寫明制訂方案的目的和依據(jù)。也可省略這部分，直接用序號(hào)編排各項(xiàng)內(nèi)容。應(yīng)逐項(xiàng)寫明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用分條列項(xiàng)的結(jié)構(gòu)體例。內(nèi)容比較繁雜，籌備方案未必需要全部詳盡列出，可以根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的實(shí)際需要選擇其中的內(nèi)容在方案中說(shuō)明。五、會(huì)議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容落款寫明會(huì)議方案的制訂者和成文日期。實(shí)訓(xùn)練習(xí)請(qǐng)修改本節(jié)“案例導(dǎo)入”中林爽的會(huì)議方案。假如你所在的班級(jí)準(zhǔn)備舉行一場(chǎng)班干部競(jìng)選演講，請(qǐng)為此次活動(dòng)撰寫一份方案。天地公司將召開(kāi)公司成立10周年慶典大會(huì)，與會(huì)人員200人，會(huì)議時(shí)間為20××年11月2日至4日。請(qǐng)完成以下練習(xí)：根據(jù)這一介紹撰寫會(huì)議預(yù)案，可自行補(bǔ)充相關(guān)的必要信息。分組討論分析每個(gè)人制定的預(yù)案的優(yōu)點(diǎn)和不足。第二節(jié)

會(huì)議通知的制發(fā)××公司準(zhǔn)備召開(kāi)產(chǎn)品推廣宣傳會(huì)，特讓秘書李明制作并發(fā)送了會(huì)議通知。通知內(nèi)容如下：會(huì)議通知尊敬的客戶/××單位：為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的合作關(guān)系,聽(tīng)取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和售后服務(wù)的意見(jiàn)和建議,以及為了做好2012年產(chǎn)品的訂貨工作，我公司定于20××年12月13日—15日，在和家賓館召開(kāi)客戶聯(lián)誼會(huì),請(qǐng)您/貴單位派員參加。會(huì)議聯(lián)系人李明，電話12345678。附件:1.會(huì)議日程2.和家賓館車路線圖及乘車指南

××公司

20××年10月19日案例引導(dǎo)

案例引導(dǎo)

會(huì)議通知發(fā)出后，在會(huì)議報(bào)到時(shí)，出現(xiàn)了一些問(wèn)題。有些客戶誤以為12月13日?qǐng)?bào)到，13日晚甚至14日早上才來(lái)報(bào)到。到會(huì)人數(shù)超過(guò)了預(yù)計(jì)，結(jié)果和家賓館無(wú)法提供更多的房間，只好臨時(shí)將一些參會(huì)者安排到其他賓館，引起了他們的不滿?！胍幌?.這個(gè)會(huì)議通知存在什么不足之處，導(dǎo)致會(huì)議報(bào)到時(shí)出現(xiàn)了問(wèn)題？2.制作和發(fā)送會(huì)議通知時(shí)要注意哪些問(wèn)題？3.請(qǐng)根據(jù)本節(jié)所講述的知識(shí)對(duì)該會(huì)議通知進(jìn)行修改，使之更加明確。會(huì)議通知的制發(fā)會(huì)議通知的方式會(huì)議通知的格式會(huì)議通知的發(fā)送一、會(huì)議通知的方式口頭通知：碰頭會(huì)電話（傳真）通知：大多數(shù)會(huì)議通知書面通知：卡片式會(huì)議通知和公文式會(huì)議通知電子郵件墻報(bào)通知：適用于內(nèi)部會(huì)議。一、會(huì)議通知的方式網(wǎng)絡(luò)通知網(wǎng)絡(luò)通知?jiǎng)t是利用電子郵件系統(tǒng)或即時(shí)通訊軟件告知參會(huì)人員會(huì)議信息的方式，具有成本低廉、方便快捷的優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)在出現(xiàn)了一種在手機(jī)上傳播和閱讀的新型通知方式，即使用H5（超文本標(biāo)記語(yǔ)言第5版）技術(shù)制作的展示頁(yè)面，簡(jiǎn)稱H5頁(yè)面。這種頁(yè)面包括文字、圖片、音樂(lè)、動(dòng)畫、交互圖表等多種媒體，設(shè)計(jì)精美，適于手機(jī)閱讀，也可以將其通俗地理解為手機(jī)上的PPT。利用H5制作的會(huì)議通知，不僅能夠傳播會(huì)議相關(guān)信息，而且還可以在其中插入報(bào)名表、問(wèn)卷等工具作為回執(zhí)，方便參會(huì)人員填寫，組織方收集反饋信息后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總也非常便捷。制作完成后，可以生成鏈接或二維碼，發(fā)布在工作群或朋友圈中，讀者可以在手機(jī)上打開(kāi)閱讀，傳播方便快捷。目前，常用的制作平臺(tái)有易企秀、秀堂、麥客等。一、會(huì)議通知的方式H5制作的會(huì)議通知二、會(huì)議通知的格式標(biāo)題完全式標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三項(xiàng)要素。省略式標(biāo)題，將發(fā)文機(jī)關(guān)或事由省略。正文會(huì)議通知正文在受文對(duì)象下方左起空兩格開(kāi)始書寫，主要包括通知前言、主體和結(jié)尾三部分。落款會(huì)議通知的落款在正文結(jié)束后下方居右側(cè)書寫，包括發(fā)文單位名稱和發(fā)文日期兩部分。回執(zhí)和附件回執(zhí)一般采用表格的形式，主要包括參會(huì)人員姓名、性別、抵達(dá)時(shí)間、預(yù)訂返程車票機(jī)票、聯(lián)系方式等內(nèi)容。三、會(huì)議通知的發(fā)送發(fā)送對(duì)象（1）參加對(duì)象的職務(wù)或級(jí)別，即明確會(huì)議必須要擔(dān)任什么職務(wù)和級(jí)別的人員才能參加；（2）參加對(duì)象的身份，即明確一個(gè)對(duì)象是按照正式成員、列席成員、旁聽(tīng)成員、特邀成員等幾種身份的哪一種來(lái)參加會(huì)議；（3）參加對(duì)象的代表性；（4）參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)。發(fā)送方式和時(shí)間通過(guò)郵局掛號(hào)信郵寄、通過(guò)郵局特快專遞、通過(guò)快遞公司快遞，也可通過(guò)傳真、電子郵件發(fā)送會(huì)議通知掃描文本等。需與會(huì)人員做大量準(zhǔn)備工作的會(huì)議如學(xué)術(shù)性會(huì)議需要提前三個(gè)月先發(fā)預(yù)備性通知，等收到回執(zhí)后再發(fā)正式通知，一般的會(huì)議沒(méi)有必要過(guò)早發(fā)通知。三、會(huì)議通知的發(fā)送發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)（1）人員名單確定后,對(duì)于要發(fā)送會(huì)議通知的對(duì)象在正式發(fā)送之前送交上司審核,最終根據(jù)上司確定的名單發(fā)送會(huì)議通知。（2）單位內(nèi)部重要會(huì)議的通知應(yīng)面送給參會(huì)者，并請(qǐng)對(duì)方簽收，其他人代為簽收的，通知人事后應(yīng)跟蹤落實(shí)，以確保通知到與會(huì)人員。（3）外部會(huì)議通知一般郵寄，但應(yīng)檢查信封上和通知上的姓名是否一致，裝信封和郵票時(shí)要注意,不要裝錯(cuò)、漏裝,信封上要寫明“會(huì)議通知”字樣。對(duì)書面通知的地址、郵編等要填寫正確。郵寄外部會(huì)議通知要盡量早些，以便使與會(huì)人員接到通知后，有充足的時(shí)間準(zhǔn)備，也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車船機(jī)票。（4）落實(shí)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、請(qǐng)指出下面這篇會(huì)議通知的不當(dāng)之處，并進(jìn)行修改?！痢量h衛(wèi)生局關(guān)于召開(kāi)衛(wèi)生工作會(huì)議的通知縣屬各鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）、局（行）、廠礦：

為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好我縣的衛(wèi)生工作，縣衛(wèi)生局決定在本月中旬召開(kāi)衛(wèi)生工作會(huì)議，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

（一）參加會(huì)議人員為各單位主管衛(wèi)生工作的主要負(fù)責(zé)人；

（二）參加會(huì)議人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備有關(guān)衛(wèi)生工作情況及今后工組打算的材料，以便在會(huì)上匯報(bào)和交流；

（三）參加會(huì)議人員應(yīng)于6月15日到縣政府報(bào)到；

（四）會(huì)議結(jié)束后，將布置今年下半年的工作安排，請(qǐng)及時(shí)傳達(dá)。

以上通知，希遵照?qǐng)?zhí)行。

XX縣衛(wèi)生局

20××年6月1日實(shí)訓(xùn)練習(xí)二、××省會(huì)計(jì)師學(xué)會(huì)準(zhǔn)備召開(kāi)會(huì)計(jì)師制度研討會(huì)，會(huì)議地點(diǎn)在××市，參加會(huì)議的人員是各高校從事會(huì)計(jì)教學(xué)的副教授以上的教師、各個(gè)知名企業(yè)的會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)師事務(wù)所的代表等，其中有其它地市人員。會(huì)上將邀請(qǐng)全國(guó)知名的會(huì)計(jì)學(xué)專家作專題報(bào)告。會(huì)議要求與會(huì)人員要交論文一篇。請(qǐng)根據(jù)以上情況撰寫一份文書告知學(xué)會(huì)會(huì)員相關(guān)情況，除上述事項(xiàng)之外，其余如會(huì)費(fèi)、食宿、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議日程安排等事項(xiàng)自行補(bǔ)充。要求文種恰當(dāng)，內(nèi)容完備，事項(xiàng)清楚，結(jié)構(gòu)條理清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。三、請(qǐng)同學(xué)們課余時(shí)間利用網(wǎng)絡(luò)搜索和收集各種形式的會(huì)議通知，并進(jìn)行分析和比較，規(guī)范的請(qǐng)保存下來(lái)作為參考，不規(guī)范的請(qǐng)找出來(lái)進(jìn)行修改練習(xí)。第三節(jié)

會(huì)前材料的準(zhǔn)備

葉紫是某知名藥廠辦公室的一名秘書。有一次，省安監(jiān)局的一個(gè)檢查組到了廠里，在實(shí)地檢查了安全生產(chǎn)工作之后，還要聽(tīng)取廠領(lǐng)導(dǎo)的專題匯報(bào)。葉紫負(fù)責(zé)籌備這次匯報(bào)會(huì)的工作。在準(zhǔn)備工作中，她問(wèn)過(guò)廠領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的主要內(nèi)容和議程，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“主要內(nèi)容就是我們向檢查組介紹安全生產(chǎn)的各項(xiàng)措施?！比~紫就以為會(huì)上檢查組人員不會(huì)發(fā)言，于是在準(zhǔn)備音箱設(shè)備時(shí)就只擺放了一只話筒在廠領(lǐng)導(dǎo)的位置上。在檢查組成員和本廠有關(guān)人員來(lái)到會(huì)議室之后，廠辦主任發(fā)現(xiàn)只有一只話筒，馬上要求葉紫再為檢查組負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備一只話筒。葉紫連忙打開(kāi)設(shè)備柜找出了另一只話筒擺放到位。匆忙之中，葉紫沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，這只話筒中沒(méi)有安裝電池。當(dāng)廠領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言完畢之后，檢查組領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，聲音根本無(wú)法通過(guò)音箱放出來(lái)。葉紫只好將廠領(lǐng)導(dǎo)使用的那只話筒轉(zhuǎn)移到檢查組領(lǐng)導(dǎo)的座位前，會(huì)議這才順利繼續(xù)下去。案例引導(dǎo)※想一想

在這個(gè)案例中，葉紫事先了解了會(huì)議內(nèi)容，為什么還是未能將設(shè)備準(zhǔn)備到位？當(dāng)發(fā)現(xiàn)設(shè)備短缺時(shí)，如果要進(jìn)行彌補(bǔ)，應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？當(dāng)會(huì)場(chǎng)的設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)如何及時(shí)解決這一問(wèn)題？會(huì)前材料的準(zhǔn)備文件準(zhǔn)備物品準(zhǔn)備證件準(zhǔn)備一、會(huì)議文件的種類序號(hào)類型含義與作用常用文件1會(huì)務(wù)管理類文件為了使會(huì)議順利進(jìn)行而擬定的各種會(huì)務(wù)文件，作為承辦機(jī)構(gòu)開(kāi)展辦會(huì)工作的依據(jù)，同時(shí)也可作為參會(huì)人員的行為指導(dǎo)會(huì)議方案、應(yīng)急預(yù)案、議程、日程表、會(huì)議通知、會(huì)議須知、通訊錄、座次表、值班表、值班記錄2會(huì)議文件會(huì)議為了實(shí)現(xiàn)自身的目的與職能在召開(kāi)過(guò)程中產(chǎn)生或使用的文件開(kāi)幕詞、閉幕詞、講話稿、主持詞、主題報(bào)告、專題報(bào)告、決議、決定、會(huì)議紀(jì)要、議案、提案、會(huì)議記錄3宣傳類文件將會(huì)議進(jìn)展情況向外界或參會(huì)人員進(jìn)行傳達(dá)的文字材料會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、新聞稿4參考資料類文件與會(huì)議主題和議題有關(guān)的背景性資料，供參會(huì)人員了解相關(guān)情況，從而更好進(jìn)行會(huì)議討論各種數(shù)據(jù)報(bào)表、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、剪報(bào)二、會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議文件準(zhǔn)備的基本要求文件裝袋文件編號(hào)注意退回?cái)?shù)量充足事先送達(dá)二、會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議議程撰寫方法按照重要程度安排順序。按照議題類型安排順序。按照議題邏輯聯(lián)系安排順序。按照緊急程度安排順序。涉及參會(huì)者切身利益的議題安排在后面；保密性的議題排在后面。二、會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議參考資料準(zhǔn)備方法——準(zhǔn)備參考資料的小技巧參考資料應(yīng)簡(jiǎn)短，而且確有必要，避免篇幅過(guò)長(zhǎng)的資料；如果確實(shí)需要采用長(zhǎng)篇文章，那么應(yīng)在正文之前歸納出提要；參考資料的形式應(yīng)靈活，提倡采用表格、圖表等形式補(bǔ)充替代文字；所有的參考資料應(yīng)標(biāo)有編號(hào)。三、會(huì)議物品的種類會(huì)議必備用品和設(shè)施設(shè)備會(huì)議特殊用品和設(shè)備視聽(tīng)器材通訊設(shè)備文具、文件類會(huì)議用品四、會(huì)議物品的準(zhǔn)備會(huì)議物品準(zhǔn)備的基本要求（1）準(zhǔn)備充分。（2）合理使用會(huì)議經(jīng)費(fèi)。（3）昂貴用品租賃使用。（4）列出物品清單。會(huì)議物品的獲取方式（1）調(diào)用現(xiàn)有物品。（2）購(gòu)買。（3）租賃。（4）自制。五、會(huì)議證件的種類重要的大中型會(huì)議一般會(huì)為每名參會(huì)人員制作姓名卡片和會(huì)議證件。會(huì)議證件主要有以下幾種類型：代表證（參會(huì)者具有表決權(quán)或選舉權(quán)）列席證（參會(huì)者只能旁聽(tīng)，無(wú)表決權(quán)）工作證（會(huì)議工作人員佩戴，會(huì)議期間出入有一定限制）記者證（到會(huì)的新聞媒體人員佩戴，出入在某些區(qū)域受到限制）來(lái)賓證（主辦方邀請(qǐng)的嘉賓佩戴）六、會(huì)議證件的準(zhǔn)備證件和卡片內(nèi)容齊全粘貼照片：重要的大型會(huì)議應(yīng)在證件上粘貼佩戴者本人的照片，并加蓋印章。區(qū)分顏色體現(xiàn)文化理念：根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)證件和卡片。尺寸大方正確擺放按照“新會(huì)風(fēng)”要求開(kāi)展會(huì)議籌備工作1.不得向參會(huì)人員收取會(huì)議費(fèi)用，以任何方式向下屬機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、地方轉(zhuǎn)嫁或攤派會(huì)議費(fèi)用；2.不得到黨中央、國(guó)務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開(kāi)會(huì)議；3.不得組織與會(huì)議無(wú)關(guān)的參觀游覽、組織高消費(fèi)娛樂(lè)健身活動(dòng)；4.不得宴請(qǐng)與會(huì)人員、提供煙酒和高檔菜肴；5.不得發(fā)放紀(jì)念品及其他物品、額外配發(fā)洗漱用品；6.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議用房標(biāo)準(zhǔn)，不得安排高檔套房；7.會(huì)議會(huì)場(chǎng)不得擺花草、制作背景板、提供水果；8.各類表彰會(huì)應(yīng)以精神獎(jiǎng)勵(lì)為主不得發(fā)放獎(jiǎng)金或獎(jiǎng)品（有國(guó)家政策規(guī)定的除外）；9.不得套取會(huì)議費(fèi)設(shè)立“小金庫(kù)”、在會(huì)議費(fèi)中列支公務(wù)接待費(fèi)；10.不得使用會(huì)議費(fèi)購(gòu)置電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等固定資產(chǎn)以及開(kāi)支與本次會(huì)議無(wú)關(guān)的其他費(fèi)用。2012年12月4日，中共中央政治局召開(kāi)會(huì)議，審議通過(guò)了中央政治局關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定。其中明確提出“要精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)”“要厲行勤儉節(jié)約”等要求。黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)等單位，應(yīng)當(dāng)按照這些要求開(kāi)展會(huì)議籌備工作。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、假如你所在的系要舉行一次辯論會(huì)，參加的人員除了正方和反方兩組辯手之外，還有主持人1名、評(píng)委5名、工作人員3名、觀眾100名。請(qǐng)根據(jù)這一情況介紹，列表寫出此次辯論會(huì)所需要的文件和物品及其數(shù)量，并說(shuō)明其來(lái)源途徑。

二、某公司在年底準(zhǔn)備召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)，參加的人員主要有公司領(lǐng)導(dǎo)5名、受表彰人員20名、員工200名。會(huì)議的主要議程有宣讀表彰決定、頒發(fā)獎(jiǎng)杯和獎(jiǎng)狀、受表彰人員代表發(fā)言等。請(qǐng)根據(jù)這一介紹，列表寫出此次會(huì)議所需要的文件和物品及其數(shù)量，并指出其來(lái)源途徑。第四節(jié)

會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作

20××年3月，媒體報(bào)道，某著名肉類品牌的產(chǎn)品采用含有“瘦肉精”的豬肉來(lái)作為原料。這一報(bào)道引發(fā)了全國(guó)范圍的關(guān)注，同時(shí)也使企業(yè)蒙受了巨大的輿論壓力和經(jīng)濟(jì)損失。該企業(yè)召開(kāi)萬(wàn)人職工大會(huì)，參加會(huì)議的有企業(yè)管理層、職工、經(jīng)銷商和新聞媒體。會(huì)上，企業(yè)負(fù)責(zé)人鄭重向全國(guó)消費(fèi)者道歉。但是，到場(chǎng)的媒體記者卻發(fā)現(xiàn)一個(gè)細(xì)微的問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)后面的背景板上，公司英文名稱出現(xiàn)了問(wèn)題，將“SHUANG”錯(cuò)誤地拼寫成了“SHAUNG”。當(dāng)這一錯(cuò)誤的照片在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的時(shí)候，有網(wǎng)友評(píng)論說(shuō)：“一個(gè)連會(huì)場(chǎng)布置都出問(wèn)題的企業(yè)，難道還值得信任嗎？”也有網(wǎng)友說(shuō)：“一個(gè)拼寫錯(cuò)誤只是微不足道的小問(wèn)題，不足以對(duì)這個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生什么消極影響。媒體將這個(gè)問(wèn)題曝光，是小題大做?！卑咐龑?dǎo)

※想一想：

在這種會(huì)議上，是否有必要注明企業(yè)的英文名稱？為什么？你認(rèn)為該企業(yè)會(huì)場(chǎng)中出現(xiàn)的這個(gè)問(wèn)題，是不是一個(gè)無(wú)關(guān)鍵要的錯(cuò)誤？為什么？應(yīng)如何預(yù)防這類錯(cuò)誤的發(fā)生？會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作會(huì)場(chǎng)的類型會(huì)場(chǎng)的預(yù)定環(huán)境布置設(shè)備安裝調(diào)試一、會(huì)場(chǎng)的類型類型容納人數(shù)特點(diǎn)適合會(huì)議類型來(lái)源會(huì)議室10～50人一次投資，多次使用，平均成本較低空間封閉，避免打擾，保密性強(qiáng)調(diào)用靈活便捷各種內(nèi)部小型會(huì)議，如例會(huì)、部門會(huì)議、座談會(huì)、交流會(huì)、談判會(huì)議等單位內(nèi)部自備禮堂百人以上座位固定，容納人數(shù)固定功能分區(qū)明顯，有主席臺(tái)設(shè)備比較完善單次費(fèi)用較高各種中大型會(huì)議，例如表彰大會(huì)、慶典大會(huì)、全體大會(huì)、代表大會(huì)、報(bào)告會(huì)等單位內(nèi)部自備或租用大廳人數(shù)不固定空間可以根據(jù)會(huì)議需要靈活劃分會(huì)議時(shí)間之外可以有其他用途容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)比較自由

大型會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)；展覽展示會(huì)；臨時(shí)會(huì)議單位內(nèi)部自備或租用露天場(chǎng)地人數(shù)不固定空間可以根據(jù)需要擴(kuò)充容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)比較自由易受各種因素干擾

群眾集會(huì)、慶典儀式租用二、會(huì)場(chǎng)的預(yù)定會(huì)場(chǎng)預(yù)定的原則（1）根據(jù)會(huì)議類型預(yù)定會(huì)場(chǎng)。（2）根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施條件預(yù)定會(huì)場(chǎng)。（3）根據(jù)會(huì)議規(guī)模預(yù)定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)預(yù)定的方式（1）預(yù)定內(nèi)部會(huì)議室：適當(dāng)提前；確認(rèn)預(yù)定；合理調(diào)配。（2）預(yù)定外部會(huì)場(chǎng)。應(yīng)有完善的設(shè)施、設(shè)備；盡量避開(kāi)鬧市區(qū)；合理的場(chǎng)地租借費(fèi)用；預(yù)定外部會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)簽署正式的租賃協(xié)議。三、會(huì)場(chǎng)內(nèi)部環(huán)境布置1.會(huì)場(chǎng)布局形式的類型會(huì)場(chǎng)格局常見(jiàn)會(huì)場(chǎng)形式適用會(huì)議優(yōu)點(diǎn)相對(duì)式大小方形、半圓形大中型的報(bào)告會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、代表大會(huì)等會(huì)場(chǎng)恢宏壯觀，會(huì)場(chǎng)氣氛莊嚴(yán)肅穆，突出支持人和發(fā)言人全圍式圓形、橢圓形、多邊形、長(zhǎng)方形、正方形、回字形小型會(huì)議及座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等類型的會(huì)議人員緊湊，容易彰顯和諧愉快的氣氛，便于與會(huì)代表溝通半圍式馬蹄形、方拱形、T字形中小型工作會(huì)議，適用于咨詢、述職、考評(píng)和聽(tīng)證等會(huì)議介于相對(duì)式與全圍式之間，既便于主持人與參會(huì)人員的溝通，又增強(qiáng)了會(huì)議效果分散式方桌形、V字形、圓桌形規(guī)模較大的聯(lián)歡會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等既強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又利于代表相互溝通和交流，會(huì)議氣氛自然暢快三、會(huì)場(chǎng)內(nèi)部環(huán)境布置2.主席臺(tái)的布置一般要在主席臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)，天幕懸掛會(huì)徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺(tái)下和講臺(tái)上擺放鮮花，主席臺(tái)上放置座位臺(tái)簽。（1）會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般為紅底黃字，內(nèi)容為會(huì)議活動(dòng)的名稱，會(huì)標(biāo)應(yīng)懸掛在主席臺(tái)上方（2）會(huì)徽。可用組織的徽志作為會(huì)徽，如國(guó)徽、黨徽等，也可采用專為會(huì)議而設(shè)計(jì)的標(biāo)志。（3）講臺(tái)。三、會(huì)場(chǎng)內(nèi)部環(huán)境布置3.座次的安排安排座次應(yīng)考慮參會(huì)人員的職務(wù)、身份和在會(huì)議中的職能等多種因素。事先劃好座位區(qū)域，在會(huì)場(chǎng)大門貼指示牌、座位圖，或者在與會(huì)代表的出席證是注明座位號(hào)，以便與會(huì)代表順利入座。4.會(huì)場(chǎng)氛圍的設(shè)計(jì)會(huì)場(chǎng)的布置應(yīng)考慮會(huì)場(chǎng)色調(diào)對(duì)來(lái)賓心理、情緒的影響，一般以藍(lán)色和淺灰色為主。四、會(huì)場(chǎng)外部環(huán)境布置在會(huì)場(chǎng)四周和會(huì)場(chǎng)口，懸掛橫幅標(biāo)語(yǔ)、迎賓牌、花籃等，烘托會(huì)場(chǎng)熱烈隆重的氣氛。慶典性會(huì)議或活動(dòng)，可以在比較寬敞的入口位置擺放充氣模型，顏色、跨度、文字內(nèi)容可以根據(jù)需要確定。五、會(huì)場(chǎng)設(shè)備的安裝與調(diào)試專人負(fù)責(zé)設(shè)備安裝與調(diào)試及時(shí)維修問(wèn)題設(shè)備進(jìn)行必要的演示與檢測(cè)電器設(shè)備的特殊要求實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、在某企業(yè)召開(kāi)的年度表彰大會(huì)上，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。由于頒獎(jiǎng)人次多，而且受獎(jiǎng)人沒(méi)有按照領(lǐng)獎(jiǎng)順序在前排就坐，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀卻找不到領(lǐng)獎(jiǎng)的人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，不知道誰(shuí)給自己頒獎(jiǎng)。一時(shí)間，主席臺(tái)上有人在交換位置，有人在交換獎(jiǎng)品，一片混亂中表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。請(qǐng)根據(jù)這一介紹思考：主席臺(tái)為什么會(huì)一片混亂？應(yīng)該怎樣解決這個(gè)問(wèn)題？二、天地公司將于20××年12月18日召開(kāi)第七屆職工代表大會(huì)，會(huì)場(chǎng)安排在公司大禮堂。開(kāi)幕式后將分部門進(jìn)行小組討論，公司共有11個(gè)部門：人事部、生產(chǎn)部、技術(shù)研發(fā)部、市場(chǎng)部、銷售部、售后服務(wù)部、招商引資部、公關(guān)部、外聯(lián)部、物流部和后勤部門。請(qǐng)根據(jù)這一介紹思考以下問(wèn)題：這次大會(huì)是否需要設(shè)置分會(huì)場(chǎng)？如果要設(shè)置分會(huì)場(chǎng)，應(yīng)如何安排？請(qǐng)做出主、分會(huì)場(chǎng)布置方案，并將方案做成PPT演示文檔。第五節(jié)

會(huì)前財(cái)務(wù)準(zhǔn)備案例引導(dǎo)林子佳是某物業(yè)管理公司的一名秘書，負(fù)責(zé)組織一年一度的新春年會(huì)。其實(shí)這種“年會(huì)”更像是一次聯(lián)歡會(huì)，所有的員工歡聚一堂，除了吃飯之外，還有文藝表演、抽獎(jiǎng)等活動(dòng)。林子佳經(jīng)過(guò)征求多方意見(jiàn)，終于確定了用餐的標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)目道具服裝、獎(jiǎng)品設(shè)置、場(chǎng)地等項(xiàng)目，并以此為依據(jù)編制出了整個(gè)活動(dòng)的預(yù)算。當(dāng)他把年會(huì)方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算表交給經(jīng)理審閱的時(shí)候，經(jīng)理邊閱讀邊點(diǎn)頭，口中還說(shuō)：“今年的節(jié)目夠豐富的，獎(jiǎng)品設(shè)置也比較合理。你寫的這么多的開(kāi)銷項(xiàng)目我就不逐一去看了。今年的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)比去年多還是少呢？”林子佳先前并沒(méi)有去查閱去年的活動(dòng)預(yù)算，只好含糊地答道：“和去年比，基本上相同?！苯?jīng)理說(shuō)：“我印象中去年花的錢要多一些啊?！比缓笠矝](méi)再說(shuō)什么，提筆簽署了“同意”。