東風(fēng)工會采購管理辦法一、總則（一）目的為加強東風(fēng)工會采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于東風(fēng)工會及所屬各基層工會組織的各類采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)項目等采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，保障所有符合條件的供應(yīng)商平等參與競爭，確保采購結(jié)果公正合理。3.科學(xué)高效原則：運用科學(xué)的采購方法和流程，提高采購效率，降低采購成本，實現(xiàn)采購效益最大化。4.廉潔誠信原則：采購人員應(yīng)廉潔自律，誠實守信，杜絕采購過程中的不正當(dāng)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)東風(fēng)工會成立采購管理委員會，作為采購決策機構(gòu)，負責(zé)審議重大采購事項，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。采購管理委員會成員包括工會主席、副主席、相關(guān)部門負責(zé)人及職工代表等。（二）采購執(zhí)行部門東風(fēng)工會指定[具體部門名稱]作為采購執(zhí)行部門，負責(zé)具體采購活動的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，報采購管理委員會審批。2.組織采購項目的招標、詢價、談判等采購活動。3.對供應(yīng)商進行資格審查、評估和管理。4.簽訂采購合同，并負責(zé)合同的履行、驗收和付款等工作。5.建立采購檔案，妥善保管采購活動相關(guān)資料。（三）采購監(jiān)督部門東風(fēng)工會設(shè)立采購監(jiān)督小組，由工會紀檢委員、財務(wù)人員及職工代表等組成，負責(zé)對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明。其主要職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購政策、制度和流程的執(zhí)行情況。2.檢查采購文件、合同等資料的合規(guī)性。3.受理采購活動中的投訴和舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查處理。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)工會工作計劃和實際需求，在每年年底前編制下一年度采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報上級工會備案，并納入工會年度財務(wù)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序報采購管理委員會審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對采購支出進行核算和分析，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴肅性。四、采購方式及流程（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。通過發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標，按照評標標準確定中標供應(yīng)商。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。由采購執(zhí)行部門向不少于三家具備承擔(dān)招標項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，進行招標采購。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。采購執(zhí)行部門與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，從中確定成交供應(yīng)商。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購執(zhí)行部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購執(zhí)行部門與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。（二）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交采購執(zhí)行部門。2.采購審批：采購執(zhí)行部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，符合采購條件的，報采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)采購預(yù)算、采購需求等情況進行審批，批準后下達采購任務(wù)。3.采購實施：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購審批結(jié)果，按照選定的采購方式組織采購活動。招標采購：編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。邀請招標：向特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判：確定談判供應(yīng)商，制定談判文件，組織談判，確定成交供應(yīng)商。詢價：向供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，收集報價，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購執(zhí)行部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。采購合同應(yīng)報采購監(jiān)督小組備案。5.驗收付款：采購項目到貨后，采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格的，按照采購合同約定辦理付款手續(xù)；驗收不合格的，按照合同約定處理，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物，直至驗收合格。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進行記錄和管理。2.供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件方可準入：具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。3.采購執(zhí)行部門對申請準入的供應(yīng)商進行資格審查，收集相關(guān)證明材料，實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，填寫《供應(yīng)商準入申請表》，報采購管理委員會審批。經(jīng)批準后，將供應(yīng)商納入信息庫。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購執(zhí)行部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評估指標體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不合格的供應(yīng)商進行警告、限期整改，直至取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商信息庫：提供虛假材料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題，給工會造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響工會正常工作的。售后服務(wù)不到位，多次被投訴的。有其他嚴重違法違規(guī)行為的。2.采購執(zhí)行部門填寫《供應(yīng)商淘汰申請表》，報采購管理委員會審批。經(jīng)批準后，將淘汰的供應(yīng)商信息從信息庫中刪除，并向相關(guān)部門和供應(yīng)商通報。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.采購執(zhí)行部門在簽訂采購合同前，應(yīng)將合同草案提交采購監(jiān)督小組審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門備案。（二）合同履行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照采購合同約定，跟蹤供應(yīng)商的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照采購合同約定履行義務(wù)，按時、按質(zhì)、按量交付貨物或提供服務(wù)。如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)提前書面通知采購執(zhí)行部門，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂補充協(xié)議。（三）合同驗收1.采購項目到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同約定的質(zhì)量標準和驗收程序進行驗收。2.驗收人員應(yīng)認真填寫《采購項目驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、人員、內(nèi)容、結(jié)果等。驗收合格的，驗收人員簽字確認；驗收不合格的，應(yīng)明確指出問題所在，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物。（四）合同付款1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定和驗收情況，辦理付款手續(xù)。付款前，采購執(zhí)行部門應(yīng)提供合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款，不得無故拖延或提前付款。如因特殊情況需要調(diào)整付款方式或時間，應(yīng)經(jīng)采購管理委員會批準，并與供應(yīng)商協(xié)商一致。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.建立采購風(fēng)險評估指標體系，采用定性與定量相結(jié)合的方式對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如市場調(diào)研、供應(yīng)商多元化、合同條款審核、質(zhì)量檢驗、法律咨詢等。2.加強對采購人員的風(fēng)險管理培訓(xùn)，提高其風(fēng)險意識和應(yīng)對能力。3.定期對采購風(fēng)險管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善風(fēng)險管理制度和措施。八、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購活動全過程的相關(guān)資料，如采購申請、采購審批文件、采購文件（招標文件、投標文件、談判文件、詢價文件等）、采購合同、驗收報告、付款憑證、供應(yīng)商資料等。（二）檔案整理與歸檔采購執(zhí)行部門應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與使用因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購執(zhí)行部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督采購監(jiān)督小組應(yīng)定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購政策、制度和流程的執(zhí)行情況，采購文件、合同等資料的合規(guī)性，采購過程的公正性和透明度等。對發(fā)現(xiàn)