電子公文傳輸管理辦法總則目的為規(guī)范公司電子公文傳輸工作，確保電子公文傳輸?shù)陌踩?、準確、及時、高效，提高公司辦公效率和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間通過電子公文系統(tǒng)進行的公文傳輸活動?；驹瓌t1.安全保密原則：確保電子公文在傳輸過程中的安全性和保密性，防止公文信息泄露、篡改和丟失。2.準確及時原則：保證電子公文內(nèi)容準確無誤，傳輸及時高效，不延誤工作。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標準，規(guī)范電子公文的格式、流程和管理要求。4.便捷高效原則：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，簡化公文處理流程，提高工作效率。電子公文定義與分類定義電子公文是指公司在管理活動中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于磁介質(zhì)、光介質(zhì)等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)木哂蟹ǘㄐЯ鸵?guī)范體式的公文。分類1.按來源分類收文：指公司收到的外部單位或內(nèi)部其他部門發(fā)送的電子公文。發(fā)文：指公司內(nèi)部各部門擬制并發(fā)送給外部單位或內(nèi)部其他部門的電子公文。2.按性質(zhì)分類上行文：用于公司向上級主管部門匯報工作、請示事項等。下行文：用于公司向下級部門傳達指示、部署工作等。平行文：用于公司與同級單位或不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題等。3.按涉密程度分類絕密級：涉及公司核心機密，一旦泄露會給公司造成重大損失的公文。機密級：涉及公司重要機密，泄露后會對公司造成較大損害的公文。秘密級：涉及公司一般機密，泄露后會對公司造成一定影響的公文。非涉密公文：不涉及公司機密信息的公文。電子公文傳輸系統(tǒng)系統(tǒng)建設(shè)1.公司應建立安全可靠、功能完善的電子公文傳輸系統(tǒng)，滿足公文傳輸、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能需求。2.電子公文傳輸系統(tǒng)應與國家電子政務(wù)外網(wǎng)或其他相關(guān)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)安全對接，確保公文傳輸?shù)臅惩?。系統(tǒng)管理1.設(shè)立專門的系統(tǒng)管理員崗位，負責電子公文傳輸系統(tǒng)的日常維護、管理和技術(shù)支持。2.系統(tǒng)管理員應定期對系統(tǒng)進行檢查、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強對系統(tǒng)用戶的管理，建立用戶賬號管理制度，明確用戶的權(quán)限和職責，定期對用戶進行培訓和考核。電子公文格式與標準格式要求1.電子公文應采用國家統(tǒng)一規(guī)定的公文格式，包括文件頭、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等要素。2.公文格式應符合《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T97042012）的要求，確保公文的規(guī)范性和嚴肅性。標準規(guī)范1.電子公文應使用統(tǒng)一的文字處理軟件進行擬制、編輯和排版，確保公文內(nèi)容的一致性和規(guī)范性。2.公文內(nèi)容應準確、完整、清晰，語言表達應符合語法規(guī)范和公文用語要求。3.電子公文應按照規(guī)定的密級和保密期限進行標識和管理，確保公文信息的安全保密。電子公文傳輸流程收文流程1.公文接收：系統(tǒng)自動接收外部單位或內(nèi)部其他部門發(fā)送的電子公文，并存儲到公司電子公文傳輸系統(tǒng)指定的文件夾中。2.收文登記：系統(tǒng)管理員對接收的公文進行登記，記錄公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、密級等信息。3.公文分發(fā)：系統(tǒng)根據(jù)預先設(shè)定的分發(fā)規(guī)則，將公文自動分發(fā)到相關(guān)部門或人員的收件箱中。4.簽收處理：收件人登錄電子公文傳輸系統(tǒng)，對收到的公文進行簽收，并根據(jù)公文內(nèi)容進行處理。發(fā)文流程1.擬稿：發(fā)文部門擬制電子公文，確保公文內(nèi)容準確、完整、規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，由部門負責人或指定的審核人員對公文進行審核，重點審核公文內(nèi)容的準確性、合法性、規(guī)范性等。3.簽發(fā)：審核通過的公文，由公司領(lǐng)導或授權(quán)的簽發(fā)人進行簽發(fā)。4.編號登記：公文簽發(fā)后，系統(tǒng)自動為公文編號，并進行登記，記錄公文的基本信息。5.排版印制：根據(jù)公文格式要求，對公文進行排版印制，生成正式的電子公文。6.發(fā)送：將排版印制好的電子公文發(fā)送給主送單位和抄送單位，并通過系統(tǒng)記錄發(fā)送情況。電子公文安全保密管理安全制度1.建立健全電子公文安全保密管理制度，明確安全保密責任，加強對電子公文傳輸系統(tǒng)的安全防護。2.制定電子公文安全保密操作規(guī)程，規(guī)范系統(tǒng)用戶的操作行為，防止因操作不當導致公文信息泄露。安全措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.定期對電子公文傳輸系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。3.對電子公文存儲介質(zhì)進行定期備份，確保公文數(shù)據(jù)的安全性和完整性。保密管理1.嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，加強對電子公文涉密信息的管理，確保涉密公文不泄露。2.對涉及公司機密的電子公文，應按照規(guī)定進行密級標識，并采取加密存儲、傳輸?shù)却胧?.限制電子公文的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相應密級的公文。電子公文歸檔與保管歸檔要求1.電子公文形成部門應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時將辦理完畢的電子公文進行歸檔。2.歸檔的電子公文應齊全完整、真實有效，與紙質(zhì)公文具有同等效力。3.電子公文歸檔應采用通用格式進行存儲，確保歸檔公文能夠長期保存和有效利用。保管期限1.根據(jù)國家檔案管理規(guī)定和公司實際情況，確定電子公文的保管期限。2.保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為30年、10年。保管方式1.建立電子公文檔案庫，對歸檔的電子公文進行集中存儲和管理。2.采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進行備份，確保電子公文數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.定期對電子公文檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責對電子公文傳輸工作進行監(jiān)督檢查，定期對各部門電子公文傳輸情況進行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文傳輸?shù)募皶r性、準確性、規(guī)范性，安全保密制度的執(zhí)行情況等。考核評價1.建立電子公文傳輸工作考核評價機制，對各部門和相關(guān)