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文檔簡介
高級檔案職稱考試(檔案高級管理實務(wù)與案例分析)在線自測試題庫及答案(2025年湖州)一、基礎(chǔ)理論與政策法規(guī)1.單選題:根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及實施辦法,下列關(guān)于檔案開放審核的表述中,正確的是()。A.涉及國防、外交、國家安全等國家秘密的檔案,由檔案形成單位單獨負(fù)責(zé)審核B.縣級以上檔案主管部門接收的館藏檔案,開放審核由檔案主管部門與檔案形成單位共同負(fù)責(zé)C.移交進(jìn)館滿25年的檔案,無需審核即可向社會開放D.對經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等領(lǐng)域具有重要利用價值的檔案,經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)可提前開放答案:D解析:依據(jù)《檔案法》第二十八條,涉及國家秘密的檔案開放審核由檔案主管部門會同形成單位或移交單位共同負(fù)責(zé)(A錯誤);進(jìn)館檔案開放審核由檔案館會同形成單位或移交單位負(fù)責(zé)(B錯誤);滿25年的檔案需經(jīng)審核后開放(C錯誤);對經(jīng)濟(jì)、教育等領(lǐng)域有重要價值的檔案,經(jīng)批準(zhǔn)可提前開放(D正確)。2.多選題:《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(國家檔案局令第13號)中,關(guān)于檔案保管期限劃分的要求包括()。A.永久保管的檔案需反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌B.定期保管的檔案分為30年、10年兩檔C.同一全宗內(nèi)不同載體檔案的保管期限應(yīng)保持一致D.電子檔案與紙質(zhì)檔案保管期限不一致時,以電子檔案期限為準(zhǔn)答案:AB解析:《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十二條明確,永久保管的檔案需反映機(jī)關(guān)主要職能活動和歷史面貌(A正確);定期保管分為30年、10年(B正確);不同載體檔案保管期限可根據(jù)實際需要確定(C錯誤);電子檔案與紙質(zhì)檔案保管期限不一致時,以更長期限為準(zhǔn)(D錯誤)。3.簡答題:簡述《長三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)檔案合作框架協(xié)議》對湖州檔案工作的具體影響。答案:該協(xié)議通過三方面影響湖州檔案工作:一是推動跨區(qū)域檔案資源共享,湖州可與上海青浦、江蘇吳江共建跨區(qū)域檔案目錄中心,實現(xiàn)生態(tài)保護(hù)、產(chǎn)業(yè)協(xié)同等領(lǐng)域檔案信息互通;二是強(qiáng)化檔案服務(wù)協(xié)同,在重大項目檔案驗收、民生檔案跨館查檔等方面建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),提升服務(wù)效率;三是促進(jìn)檔案數(shù)字化協(xié)同,聯(lián)合制定電子檔案跨區(qū)域移交接收規(guī)范,推動示范區(qū)內(nèi)電子檔案互認(rèn),助力區(qū)域一體化發(fā)展。二、檔案管理實務(wù)操作4.案例分析題:湖州市某制造業(yè)企業(yè)2023年開展設(shè)備更新項目,形成設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等紙質(zhì)檔案200件,以及設(shè)備運行監(jiān)控視頻(MP4格式,共50G)、三維建模數(shù)據(jù)(OBJ格式,共80G)等電子檔案。企業(yè)檔案部門擬將上述檔案納入項目檔案管理,但存在以下問題:(1)電子檔案僅存儲于業(yè)務(wù)部門服務(wù)器,未備份;(2)紙質(zhì)檔案整理時,將不同階段形成的合同與驗收報告混裝;(3)未編制全宗卷。請針對問題提出整改措施。答案:整改措施分三部分:(1)電子檔案管理:①要求業(yè)務(wù)部門將電子檔案(視頻、三維數(shù)據(jù))通過檔案管理系統(tǒng)遷移至檔案館專用存儲服務(wù)器,采用“雙套制”備份(本地磁盤+異地云存儲);②補充元數(shù)據(jù)信息,包括文件編號、形成時間、設(shè)備型號、業(yè)務(wù)部門責(zé)任人等,確保可追溯;③依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016),對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性檢測,生成檢測報告。(2)紙質(zhì)檔案整理:①按項目階段重新分類,分為“采購階段”(合同、招投標(biāo)文件)、“實施階段”(安裝調(diào)試記錄)、“驗收階段”(驗收報告、質(zhì)量評估表);②每階段內(nèi)按文件材料重要程度排序(主件在前,附件在后),使用無酸紙檔案盒分裝,盒脊標(biāo)注項目名稱、階段名稱、保管期限(設(shè)備更新項目檔案保管期限應(yīng)為永久);③編制檔號(全宗號-項目代號-階段代碼-件號),確保唯一標(biāo)識。(3)全宗卷編制:①收集企業(yè)基本信息(營業(yè)執(zhí)照、組織架構(gòu)圖)、檔案工作制度(歸檔范圍、保管期限表)、設(shè)備更新項目檔案管理過程記錄(歸檔驗收單、電子檔案檢測報告);②按“全宗介紹、檔案管理規(guī)定、歸檔整理記錄、鑒定銷毀記錄”等模塊分類整理,形成全宗卷目錄;③全宗卷與項目檔案同步保管,便于后續(xù)查考企業(yè)檔案管理整體狀況。5.操作題:某街道辦2024年接收社區(qū)移交的民生檔案,包括居民低保申請材料(2015-2023年)、老舊小區(qū)改造拆遷協(xié)議(2020-2022年)、社區(qū)志愿服務(wù)記錄(2021-2024年)。請說明應(yīng)如何確定各類檔案的保管期限,并簡述整理步驟。答案:保管期限確定:(1)居民低保申請材料:依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號令),涉及個人權(quán)益的低保材料屬永久保管(需長期查考個人待遇依據(jù))。(2)老舊小區(qū)改造拆遷協(xié)議:屬重大建設(shè)項目檔案,涉及產(chǎn)權(quán)變更和歷史憑證,保管期限為永久(拆遷協(xié)議是居民產(chǎn)權(quán)變更的法律依據(jù),需永久保存)。(3)社區(qū)志愿服務(wù)記錄:記錄社區(qū)公益活動,對研究基層治理有參考價值,保管期限為30年(超過30年后利用價值降低)。整理步驟:①分類:按“民生保障”(低保材料)、“城市建設(shè)”(拆遷協(xié)議)、“社區(qū)治理”(志愿服務(wù)記錄)三個一級類目劃分;②組件:低保材料以“一戶一卷”為單位(每戶申請材料、審批表、證明文件組成一卷);拆遷協(xié)議以“項目+樓棟”為單位(同一小區(qū)同一樓棟的協(xié)議組成一卷);志愿服務(wù)記錄以“年度+活動類型”為單位(2021年環(huán)保類、2022年助老類等);③編目:卷內(nèi)文件按形成時間排序,編制卷內(nèi)目錄(序號、文件題名、日期、頁號);案卷封面填寫全宗號、類目號、案卷題名(如“XX街道2015-2023年居民低保申請材料”)、保管期限;④裝盒:使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒,同一類目的案卷按保管期限(永久在前)、時間順序裝盒,盒脊標(biāo)注類目名稱、起止時間、盒號;⑤錄入系統(tǒng):將案卷目錄信息(題名、時間、保管期限、盒號)錄入檔案管理系統(tǒng),關(guān)聯(lián)電子掃描件(低保材料、拆遷協(xié)議需全文掃描,志愿服務(wù)記錄掃描目錄及關(guān)鍵頁)。三、信息化與數(shù)字化管理6.單選題:湖州市檔案館擬采購電子檔案管理系統(tǒng),根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》(檔辦發(fā)〔2017〕3號),下列功能中不屬于必備功能的是()。A.支持OCR文字識別,實現(xiàn)電子檔案全文檢索B.對電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化存儲C.提供異機(jī)異地備份功能D.記錄用戶操作日志,包括登錄、查詢、修改等行為答案:A解析:《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》第三章明確,必備功能包括元數(shù)據(jù)管理(B)、備份與恢復(fù)(C)、安全管理(D);OCR識別屬于擴(kuò)展功能(非必備),因此選A。7.多選題:某單位在檔案數(shù)字化過程中,發(fā)現(xiàn)掃描后的圖像存在偏色、字跡模糊問題,可能的原因有()。A.掃描儀分辨率設(shè)置過低(僅300dpi)B.掃描時未使用自動色彩校正功能C.紙質(zhì)檔案紙張過薄導(dǎo)致透底D.掃描后未進(jìn)行去噪、去污處理答案:BCD解析:分辨率300dpi是檔案數(shù)字化最低要求(符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-2020),不會導(dǎo)致字跡模糊(A錯誤);未校正色彩會偏色(B正確);紙張過薄透底會影響清晰度(C正確);未去噪去污會導(dǎo)致圖像模糊(D正確)。8.論述題:結(jié)合《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,談?wù)労萃七M(jìn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)重點關(guān)注的方向。答案:湖州推進(jìn)檔案信息化應(yīng)聚焦以下方向:(1)強(qiáng)化數(shù)字資源建設(shè):加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,重點完成民生檔案(如醫(yī)保、房產(chǎn))、地方特色檔案(如湖筆制作技藝、南潯古鎮(zhèn)歷史檔案)的數(shù)字化,確保2025年前存量檔案數(shù)字化率達(dá)80%以上;建立數(shù)字資源質(zhì)量檢測機(jī)制,對數(shù)字化成果進(jìn)行真實性、完整性校驗,避免“重數(shù)量輕質(zhì)量”。(2)完善檔案管理平臺:依托浙江“檔案大腦”省級平臺,構(gòu)建湖州特色的“市-縣-鄉(xiāng)”三級檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、“浙里辦”等平臺對接,提供“一網(wǎng)查檔、跨館服務(wù)”;推動電子檔案單套制管理試點,在政務(wù)服務(wù)、工程建設(shè)等領(lǐng)域探索電子文件直接歸檔,減少紙質(zhì)文件重復(fù)留存。(3)加強(qiáng)安全保障體系:采用國產(chǎn)密碼技術(shù)對電子檔案進(jìn)行加密存儲,部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng),防范網(wǎng)絡(luò)攻擊;建立容災(zāi)備份中心(與嘉興、蘇州等周邊城市共建長三角檔案災(zāi)備基地),確保極端情況下檔案數(shù)據(jù)可恢復(fù);制定《湖州市電子檔案安全管理細(xì)則》,明確各環(huán)節(jié)安全責(zé)任(如系統(tǒng)管理員、檔案員的權(quán)限劃分)。(4)深化智慧服務(wù)應(yīng)用:利用人工智能技術(shù)開發(fā)檔案智能檢索功能(如語義檢索、圖像識別),支持用戶通過自然語言查詢檔案;挖掘檔案數(shù)據(jù)價值,開發(fā)“檔案+文旅”產(chǎn)品(如基于南潯古鎮(zhèn)檔案的數(shù)字文化地圖)、“檔案+民生”服務(wù)(如通過婚姻登記檔案輔助補辦結(jié)婚證),提升檔案服務(wù)的社會影響力。四、復(fù)雜案例分析9.綜合題:湖州市某區(qū)檔案館2024年接收區(qū)教育局移交的“雙減”政策實施檔案(2021-2023年),包括政策文件、學(xué)校課后服務(wù)方案、家長滿意度調(diào)查記錄(紙質(zhì))、課后服務(wù)視頻(MOV格式,2000個,共1.2T)。移交過程中發(fā)現(xiàn):(1)視頻文件僅以“課后服務(wù)”命名,未標(biāo)注學(xué)校、時間、活動類型;(2)家長滿意度調(diào)查記錄存在缺頁(部分頁碼缺失);(3)教育局未提供電子檔案元數(shù)據(jù)方案。請分析問題成因,并提出解決方案。答案:問題成因分析:(1)視頻文件命名不規(guī)范:業(yè)務(wù)部門(教育局)未制定電子文件歸檔規(guī)范,導(dǎo)致基層學(xué)校在拍攝視頻時未按統(tǒng)一規(guī)則標(biāo)注元數(shù)據(jù)(如學(xué)校代碼、活動日期、類型)。(2)調(diào)查記錄缺頁:歸檔前未進(jìn)行完整性檢查,可能是學(xué)校在整理時遺漏部分頁,或移交過程中發(fā)生丟失。(3)元數(shù)據(jù)方案缺失:教育局檔案部門對電子檔案管理要求不熟悉,未依據(jù)《電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》(DA/T46-2009)制定符合“雙減”檔案特點的元數(shù)據(jù)方案。解決方案:(1)視頻文件規(guī)范處理:①聯(lián)系教育局,要求提供視頻對應(yīng)的學(xué)校名單、活動時間安排表,通過比對補全元數(shù)據(jù)(文件名改為“XX學(xué)校(代碼)-202X年X月X日-課后服務(wù)類型(體育/藝術(shù))-視頻序號”);②使用視頻管理軟件提取關(guān)鍵幀,生成縮略圖并關(guān)聯(lián)至檔案管理系統(tǒng),便于快速檢索;③將視頻從MOV格式轉(zhuǎn)換為MP4(通用格式),確保長期可讀。(2)調(diào)查記錄補全:①發(fā)函至相關(guān)學(xué)校,要求核查缺頁原因(如漏掃、遺失),補掃缺失頁并標(biāo)注“補掃”字樣;②在卷內(nèi)目錄備注欄注明“原卷第X頁缺失,2024年X月X日補掃”,確保檔案歷史記錄可追溯;③對補全后的調(diào)查記錄進(jìn)行復(fù)印件與原件比對(如有原件),確認(rèn)無誤后重新裝
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