公文格式與常用寫(xiě)作規(guī)范匯編一、引言公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策、公布法規(guī)和規(guī)章、指導(dǎo)布置和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告和交流情況的重要工具。其規(guī)范性直接關(guān)系到公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。本文依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，系統(tǒng)梳理公文格式要求與常用文種寫(xiě)作規(guī)范，旨在為公文處理實(shí)踐提供專業(yè)、實(shí)用的指導(dǎo)。二、公文格式規(guī)范：版頭、主體、版記的標(biāo)準(zhǔn)化公文格式由版頭（眉首）、主體、版記（文尾）三部分組成，每部分包含特定要素，需嚴(yán)格遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。（一）版頭部分：公文的“身份標(biāo)識(shí)”版頭位于公文首頁(yè)紅色分隔線以上，主要標(biāo)注公文的“來(lái)源”“密級(jí)”“緊急程度”等信息，核心要素包括：1.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)（如“____”），用于涉密公文的溯源管理。格式要求：6位阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行；涉密公文必須標(biāo)注，非涉密公文可選注。2.密級(jí)和保密期限：標(biāo)注公文的涉密等級(jí)（“絕密”“機(jī)密”“秘密”）及保密期限（如“機(jī)密★10年”）。格式要求：頂格編排在版心左上角第二行（份號(hào)下方）；密級(jí)與保密期限之間用“★”分隔；保密期限未標(biāo)注的，默認(rèn)按對(duì)應(yīng)密級(jí)的最長(zhǎng)年限執(zhí)行（絕密30年、機(jī)密20年、秘密10年）。3.緊急程度：標(biāo)注公文的辦理時(shí)限要求（“特急”“加急”）。格式要求：頂格編排在版心左上角（如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)，按“份號(hào)→密級(jí)→緊急程度”順序分行排列）；如需標(biāo)注“特急”“加急”，用3號(hào)黑體字。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：公文的“抬頭”，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的法定性。格式要求：由“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱/規(guī)范化簡(jiǎn)稱+‘文件’”組成（如“XX省人民政府文件”）；推薦使用小標(biāo)宋體字（紅色），居中排布；上邊緣至版心上邊緣為35mm（約一行半）。5.發(fā)文字號(hào)：公文的“身份證號(hào)”，用于區(qū)分不同公文的唯一標(biāo)識(shí)。結(jié)構(gòu)：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)（如“國(guó)發(fā)〔2023〕5號(hào)”）。格式要求：發(fā)文機(jī)關(guān)代字：由機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱+文種代字組成（如“國(guó)發(fā)”指國(guó)務(wù)院發(fā)文）；年份：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全，用六角括號(hào)“〔〕”括入（禁止用方括號(hào)“[]”或括號(hào)“（）”）；發(fā)文順序號(hào)：不加“第”字，不編虛位（如“5號(hào)”而非“05號(hào)”）；位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行，居中排布。6.簽發(fā)人：上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）的負(fù)責(zé)人簽署姓名，體現(xiàn)公文的“責(zé)任歸屬”。格式要求：由“簽發(fā)人：”+姓名組成（如“簽發(fā)人：張三”）；居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置；“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，姓名用3號(hào)楷體字；多簽發(fā)人時(shí)，按發(fā)文機(jī)關(guān)排列順序依次編排（每行排2人，回行與上一行首字對(duì)齊）。（二）主體部分：公文的“核心內(nèi)容”主體位于版頭紅色分隔線以下、版記以上，是公文的核心區(qū)域，包含標(biāo)題、正文、附件等要素。1.標(biāo)題：公文的“眼睛”，需準(zhǔn)確概括公文內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種（如“XX市人民政府關(guān)于印發(fā)《XX市垃圾分類管理辦法》的通知”）；格式要求：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布；回行時(shí)需保持詞意完整（如“關(guān)于印發(fā)《XX市垃圾分類管理辦法》的通知”不可拆分為“關(guān)于印發(fā)《XX市垃圾分類管理辦法》的通”“知”）；標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)（如《XX條例》）外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.主送機(jī)關(guān)：公文的“受理對(duì)象”，即負(fù)責(zé)辦理或答復(fù)公文的機(jī)關(guān)。格式要求：用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱（如“各區(qū)縣人民政府、市政府各委辦局”）；編排于標(biāo)題下空一行，居左頂格，回行仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)（“：”）；主送機(jī)關(guān)過(guò)多時(shí)，可將部分機(jī)關(guān)移至版記的“抄送機(jī)關(guān)”欄。3.正文：公文的“核心內(nèi)容”，需準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、邏輯清晰。格式要求：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)下空一行；自然段左空二字，回行頂格；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層用“一、”（黑體字），第二層用“（一）”（楷體字），第三層用“1.”（仿宋體字），第四層用“（1）”（仿宋體字）；引用公文時(shí)，需標(biāo)注“發(fā)文字號(hào)+標(biāo)題”（如“根據(jù)《XX省人民政府關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知》（X政發(fā)〔2023〕3號(hào)）”）。4.附件說(shuō)明：標(biāo)注公文附件的順序號(hào)與名稱（如“附件：1.XX市垃圾分類管理辦法”）。格式要求：編排于正文下空一行，左空二字；用3號(hào)仿宋體字，先標(biāo)順序號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字），后標(biāo)名稱（如“附件：1.XX辦法”）；多個(gè)附件時(shí)，每個(gè)附件名稱前均需標(biāo)注順序號(hào)，回行時(shí)與上一行附件名稱首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：公文的“生效標(biāo)志”。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“XX市人民政府”），編排于成文日期之上，居中排布；成文日期：公文生效的日期，需標(biāo)注全稱（如“2023年5月1日”）；確定規(guī)則：會(huì)議通過(guò)的公文，署會(huì)議通過(guò)日期；負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，署簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期；格式要求：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日（禁止用漢字“二〇二三年五月一日”），月、日不編虛位（如“5月1日”而非“05月01日”）；印章：公文生效的法定標(biāo)志，需與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致；格式要求：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文：印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期（“騎年蓋月”）；聯(lián)合行文：所有聯(lián)署機(jī)關(guān)都需加蓋印章，印章排列整齊，互不相交或相切；特殊情況（如紀(jì)要）：可省略印章，但需注明簽發(fā)人。6.附注：公文的“補(bǔ)充說(shuō)明”，用于標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍或聯(lián)系人信息（如“（此件發(fā)至縣處級(jí)）”“（聯(lián)系人：李四，聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX）”）。格式要求：居左空二字，加圓括號(hào)編排在成文日期下一行，用3號(hào)仿宋體字。7.附件：公文的“補(bǔ)充材料”，是正文的說(shuō)明、解釋或參考資料（如表格、清單）。格式要求：附件需另面編排，與正文一起裝訂；附件首頁(yè)左上角頂格標(biāo)注“附件”二字及順序號(hào)（如“附件1：XX表格”）；附件標(biāo)題居中，格式與正文一致。（三）版記部分：公文的“收尾標(biāo)識(shí)”版記位于公文最后一頁(yè)，標(biāo)注公文的“抄送范圍”“印發(fā)信息”，主要要素包括：1.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外，需要知曉或協(xié)助執(zhí)行公文的機(jī)關(guān)（如“抄送：XX省人民政府辦公廳、XX市財(cái)政局”）。格式要求：編排于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，居左頂格；用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，回行時(shí)與上一行首字對(duì)齊；最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角句號(hào)（“。”）。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：標(biāo)注公文的印制單位（一般為發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳/室）和印制日期。格式要求：印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用3號(hào)仿宋體字；印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全（如“2023年5月2日”）；版記中的分隔線：自上而下依次為一條粗線（與版頭紅色分隔線同寬）、一條細(xì)線，均居中排布。三、常用公文文種寫(xiě)作規(guī)范：精準(zhǔn)匹配場(chǎng)景與用途公文文種的選擇需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，不同文種有不同的適用范圍和寫(xiě)作要求。以下是5類常用文種的規(guī)范：（一）通知：“適用最廣”的下行文適用范圍：發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文，布置工作，告知事項(xiàng)（如會(huì)議通知、任免通知）。分類與寫(xiě)作要點(diǎn)：發(fā)布性通知：用于發(fā)布法規(guī)、規(guī)章（如“XX市人民政府關(guān)于印發(fā)《XX市物業(yè)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》的通知”）；正文需說(shuō)明發(fā)布目的、依據(jù)，明確“自發(fā)布之日起施行”等要求。指示性通知：用于向下級(jí)布置工作、提出要求（如“XX省教育廳關(guān)于做好2023年秋季開(kāi)學(xué)工作的通知”）；正文需明確“工作任務(wù)”“具體要求”“時(shí)間節(jié)點(diǎn)”（如“請(qǐng)各高校于8月30日前完成開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作”）。知照性通知：用于告知無(wú)關(guān)緊要但需知曉的事項(xiàng)（如“關(guān)于調(diào)整機(jī)關(guān)作息時(shí)間的通知”）；正文需簡(jiǎn)潔，說(shuō)明“事項(xiàng)”“時(shí)間”“范圍”（如“自9月1日起，機(jī)關(guān)作息時(shí)間調(diào)整為上午8:30-12:00，下午14:30-18:00”）。轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文（如“XX市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)《XX省人民政府關(guān)于加強(qiáng)食品安全監(jiān)管的意見(jiàn)》的通知”）；正文需注明轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱和發(fā)文字號(hào)，提出“貫徹落實(shí)要求”（如“請(qǐng)各區(qū)縣人民政府結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”）。（二）報(bào)告：“向上匯報(bào)”的陳述性公文適用范圍：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問(wèn)（如“XX市人民政府關(guān)于2023年上半年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況的報(bào)告”）。寫(xiě)作要點(diǎn)：真實(shí)性：內(nèi)容需客觀、準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)或夸大；邏輯性：按“工作進(jìn)展→存在問(wèn)題→下一步計(jì)劃”的邏輯展開(kāi)；簡(jiǎn)潔性：避免冗長(zhǎng)，重點(diǎn)突出（如“上半年GDP同比增長(zhǎng)6.2%，主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成預(yù)期目標(biāo)”）；結(jié)尾規(guī)范：用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等表述。（三）請(qǐng)示：“向上請(qǐng)求”的呈請(qǐng)性公文適用范圍：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如“XX縣人民政府關(guān)于申請(qǐng)2023年農(nóng)村公路建設(shè)資金的請(qǐng)示”）。核心規(guī)則：一文一事：一份請(qǐng)示只能涉及一個(gè)事項(xiàng)（如不得同時(shí)請(qǐng)求“資金支持”和“政策調(diào)整”）；逐級(jí)行文：不得越級(jí)請(qǐng)示（如縣人民政府需向市人民政府請(qǐng)示，不得直接向省人民政府請(qǐng)示）；理由充分：需說(shuō)明請(qǐng)求的“必要性”“可行性”（如“農(nóng)村公路破損嚴(yán)重，影響群眾出行，需資金1000萬(wàn)元用于修復(fù)”）；結(jié)尾規(guī)范：用“妥否，請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等表述（需明確要求“批復(fù)”）。（四）函：“平行溝通”的商洽性公文適用范圍：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、答復(fù)事項(xiàng)（如“XX市商務(wù)局關(guān)于商洽2023年經(jīng)貿(mào)合作展會(huì)事宜的函”）。寫(xiě)作要點(diǎn)：語(yǔ)言得體：避免命令式表述（如“請(qǐng)協(xié)助”而非“必須協(xié)助”）；內(nèi)容明確：需說(shuō)明“商洽事項(xiàng)”“詢問(wèn)問(wèn)題”或“答復(fù)意見(jiàn)”（如“請(qǐng)貴局提供2023年展會(huì)場(chǎng)地信息”）；結(jié)尾規(guī)范：商洽函用“特此函商”，詢問(wèn)函用“特此函詢”，答復(fù)函用“特此函復(fù)”。（五）紀(jì)要：“記載議定事項(xiàng)”的紀(jì)實(shí)性公文適用范圍：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（如“XX市人民政府第5次常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”）。寫(xiě)作要點(diǎn)：客觀性：如實(shí)記載會(huì)議內(nèi)容，不得添加個(gè)人觀點(diǎn)；邏輯性：按“會(huì)議概況→議定事項(xiàng)→下一步要求”的邏輯展開(kāi)；簡(jiǎn)潔性：用“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”等表述概括核心內(nèi)容（如“會(huì)議決定：同意啟動(dòng)XX項(xiàng)目，由市發(fā)改委牽頭推進(jìn)”）；格式規(guī)范：標(biāo)題由“會(huì)議名稱+紀(jì)要”組成（如“XX市人民政府第5次常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”），成文日期標(biāo)注在標(biāo)題下方（用阿拉伯?dāng)?shù)字）。四、公文寫(xiě)作常見(jiàn)錯(cuò)誤與注意事項(xiàng)（一）格式錯(cuò)誤：細(xì)節(jié)決定規(guī)范性發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤：用方括號(hào)“[]”或括號(hào)“（）”代替六角括號(hào)“〔〕”（如“國(guó)發(fā)[2023]5號(hào)”應(yīng)為“國(guó)發(fā)〔2023〕5號(hào)”）；成文日期錯(cuò)誤：用漢字“二〇二三年五月一日”代替阿拉伯?dāng)?shù)字“2023年5月1日”；印章錯(cuò)誤：印章未下壓成文日期（“騎年蓋月”），或聯(lián)合行文時(shí)遺漏聯(lián)署機(jī)關(guān)印章；標(biāo)題錯(cuò)誤：事由不明確（如“關(guān)于工作的通知”應(yīng)為“關(guān)于做好2023年安全生產(chǎn)工作的通知”）。（二）文種使用錯(cuò)誤：避免“張冠李戴”報(bào)告與請(qǐng)示混淆：報(bào)告是“匯報(bào)工作”（無(wú)需批復(fù)），請(qǐng)示是“請(qǐng)求批準(zhǔn)”（需批復(fù)）；函與請(qǐng)示混淆：函用于“不相隸屬機(jī)關(guān)”，請(qǐng)示用于“上下級(jí)機(jī)關(guān)”（如向同級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求幫助，應(yīng)使用函而非請(qǐng)示）；通知與通報(bào)混淆：通知是“布置工作”，通報(bào)是“表彰/批評(píng)”（如表彰先進(jìn)集體，應(yīng)使用通報(bào)而非通知）。（三）語(yǔ)言表述錯(cuò)誤：保持莊重與準(zhǔn)確模糊表述：用“大概”“可能”等不確定詞匯（如“大概下周完成”應(yīng)為“擬于下周完成”）；口語(yǔ)化表述：用“咱們”“事兒”等口語(yǔ)（如“咱們單位”應(yīng)為“本單位”，“事兒”應(yīng)為“事項(xiàng)”）；錯(cuò)別字：如“截止”與“截至”（“截止”表示停