企業(yè)資產(chǎn)采購審批流程清單標(biāo)準(zhǔn)版一、適用范圍與核心目標(biāo)本流程適用于企業(yè)各類資產(chǎn)（包括但不限于固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具、低值易耗品等）的采購審批管理，覆蓋從需求發(fā)起至資產(chǎn)入庫的全過程。核心目標(biāo)為：規(guī)范采購行為，保證資產(chǎn)采購的必要性、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性，明確各部門職責(zé)分工，提高采購效率，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、全流程操作細(xì)則（一）需求發(fā)起與部門初審責(zé)任主體：資產(chǎn)使用部門申請人（如行政專員、部門主管等）操作步驟：提交申請：申請人根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《企業(yè)資產(chǎn)采購需求申請表》（見模板表格），詳細(xì)注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明（需具體到項(xiàng)目或日常工作場景）、期望到貨日期等信息，并附相關(guān)支撐材料（如部門年度采購計(jì)劃、技術(shù)參數(shù)說明、舊資產(chǎn)報(bào)廢/更新說明等）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人（*）對需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：資產(chǎn)是否符合部門年度工作計(jì)劃及預(yù)算；是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；規(guī)格參數(shù)是否滿足實(shí)際工作需求。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在申請表中簽字確認(rèn)，并將材料提交至采購部；若初審不通過，需退回申請人并說明理由。（二）采購需求復(fù)核與預(yù)算核查責(zé)任主體：采購部專員、財(cái)務(wù)部預(yù)算專員操作步驟：需求復(fù)核：采購部收到申請材料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)核查：申請信息是否完整（規(guī)格、數(shù)量、用途等無遺漏）；是否屬于企業(yè)統(tǒng)一采購目錄內(nèi)的資產(chǎn)（如納入目錄的需按集中采購流程執(zhí)行）；技術(shù)參數(shù)是否明確，是否存在模糊描述（如“高功能電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等具體配置）。預(yù)算核查：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員同步核查采購預(yù)算，確認(rèn)：申請金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；跨部門采購是否涉及預(yù)算分?jǐn)偅ㄈ缍鄠€(gè)部門共用資產(chǎn)，需明確各方承擔(dān)比例）。輸出結(jié)果：復(fù)核及預(yù)算核查均通過后，采購部將申請材料流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；若不通過，由采購部反饋至申請人所在部門，要求補(bǔ)充或修正。（三）采購方案制定與審批責(zé)任主體：采購部、分管采購副總（*）操作步驟：制定采購方案：根據(jù)通過的采購需求，采購部制定具體采購方案，內(nèi)容包括：采購方式選擇（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等，需符合企業(yè)《采購管理制度》規(guī)定）；擬選供應(yīng)商范圍（至少3家合格供應(yīng)商，緊急采購可酌情減少但需書面說明原因）；價(jià)格控制目標(biāo)（不超過預(yù)算金額，原則上不高于市場均價(jià)）。分級(jí)審批：小額采購（預(yù)算金額≤5000元）：由采購部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行；中等金額采購（5000元＜預(yù)算金額≤20000元）：由分管采購副總（*）審批；大額采購（預(yù)算金額＞20000元）：需提交總經(jīng)理（*）審批，必要時(shí)召開采購評(píng)審會(huì)。輸出結(jié)果：審批通過后，采購部按方案實(shí)施采購；若審批不通過，退回采購部調(diào)整方案后重新申報(bào)。（四）供應(yīng)商選擇與合同簽訂責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部（必要時(shí)）、財(cái)務(wù)部操作步驟：供應(yīng)商考察與比價(jià)：采購部通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺(tái)或市場調(diào)研等方式篩選供應(yīng)商，對供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證、過往合作業(yè)績等）、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估；預(yù)算金額≥10000元的采購，需形成《供應(yīng)商比價(jià)表》，明確各供應(yīng)商報(bào)價(jià)、優(yōu)勢對比及推薦理由。合同審核與簽訂：采購部與選定供應(yīng)商擬定采購合同，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期限、違約責(zé)任等條款；法務(wù)部（*）對合同條款合規(guī)性進(jìn)行審核（大額采購必審，小額采購可簡化）；合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、分管副總（）、總經(jīng)理（）簽字蓋章后生效，采購部留存原件，財(cái)務(wù)部、使用部門各復(fù)印1份。（五）訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收責(zé)任主體：采購部、資產(chǎn)使用部門、行政部（或資產(chǎn)管理員）操作步驟訂單下達(dá)：采購部根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。到貨驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，采購部通知使用部門、行政部（或資產(chǎn)管理員）共同到場驗(yàn)收，核對：數(shù)量是否與訂單一致（多出、短缺需當(dāng)場記錄并要求供應(yīng)商說明）；規(guī)格型號(hào)、外觀是否與合同約定一致（是否有破損、瑕疵等）；隨機(jī)文件是否齊全（說明書、合格證、保修卡等）。驗(yàn)收合格后，三方共同填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收日期、資產(chǎn)狀態(tài)、使用部門等信息；驗(yàn)收不合格的，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，直至合格。（六）付款結(jié)算與資產(chǎn)入賬責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、采購部操作步驟：發(fā)票審核：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號(hào)、金額等）與合同、訂單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無誤后提交財(cái)務(wù)部。付款審批：財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的采購方案、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票，辦理付款申請，按企業(yè)資金審批流程分級(jí)審批（小額采購由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，大額采購需總經(jīng)理審批）。資產(chǎn)入賬：財(cái)務(wù)部在付款完成后，根據(jù)驗(yàn)收單、發(fā)票等原始憑證，對采購資產(chǎn)進(jìn)行固定資產(chǎn)或低值易耗品入賬登記，建立資產(chǎn)卡片；行政部（或資產(chǎn)管理員）同步更新《企業(yè)資產(chǎn)臺(tái)賬》，錄入資產(chǎn)編號(hào)、使用部門、存放地點(diǎn)、責(zé)任人等信息，保證賬實(shí)相符。（七）流程歸檔與后續(xù)管理責(zé)任主體：采購部、行政部、檔案室操作步驟：資料歸檔：采購部將采購全流程資料（申請表、審批記錄、比價(jià)表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理成冊，按“一采購一檔”原則歸檔，檔案保存期限不少于5年。資產(chǎn)使用與維護(hù)：使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常保管、維護(hù)，明確責(zé)任人；行政部定期組織資產(chǎn)盤點(diǎn)（至少每年1次），保證賬、卡、物一致。三、標(biāo)準(zhǔn)化申請表單模板企業(yè)資產(chǎn)采購需求申請表基本信息填寫說明申請單號(hào)由采購部按年度統(tǒng)一編制（格式：CG-年份-序號(hào)，如CG-2024-001）申請人部門具體經(jīng)辦人（*）申請部門聯(lián)系電話（內(nèi)部辦公電話，禁止填寫私人手機(jī)號(hào)）申請日期年月日資產(chǎn)詳情資產(chǎn)名稱（如：聯(lián)想ThinkPadT14筆記本電腦、HPLaserJetM479fdw打印機(jī)等）規(guī)格型號(hào)（需詳細(xì)，如CPU：i5-1135G7，內(nèi)存：16GB，硬盤：512GBSSD）單位（臺(tái)/套/批等）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）（=數(shù)量×預(yù)估單價(jià)）資產(chǎn)用途（如：研發(fā)部新產(chǎn)品測試、行政部日常辦公使用等，需具體到項(xiàng)目或場景）期望到貨日期年月日支撐材料清單（如：部門采購計(jì)劃、舊資產(chǎn)報(bào)廢單、技術(shù)參數(shù)說明等，可另附頁）審批流程部門負(fù)責(zé)人審核意見：□同意□不同意（請注明理由）簽字：__________日期：年月日采購部復(fù)核意見：□通過□不通過（請注明理由）簽字：__________日期：年月日財(cái)務(wù)部預(yù)算核查意見：□預(yù)算充足□預(yù)算不足（需說明缺口）簽字：__________日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)金額填寫）簽字：__________日期：年月日總經(jīng)理審批（預(yù)算＞20000元時(shí)填寫）簽字：__________日期：年月日備注（如緊急采購、特殊供應(yīng)商說明等）四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)信息真實(shí)完整：申請人需保證申請信息（規(guī)格、數(shù)量、用途等）真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、瞞報(bào)；支撐材料需與需求一致，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤。審批時(shí)限控制：各部門需在收到申請后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可縮短至0.5個(gè)工作日），嚴(yán)禁無故拖延；若審批流程中某個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)3個(gè)工作日未反饋，申請人可向上一級(jí)主管或總經(jīng)理辦公室（*）協(xié)調(diào)。采購方式合規(guī)：嚴(yán)格按照企業(yè)《采購管理制度》選擇采購方式，大額采購（＞20000元）必須公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)。多方驗(yàn)收機(jī)制：資產(chǎn)驗(yàn)收必須由使用部門、采購部、行政部（或資產(chǎn)管理員）共同參與，單一部門驗(yàn)收無效，避免“買錯(cuò)、用不上”等問題。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與防范需求虛增風(fēng)險(xiǎn)：部分部門為“儲(chǔ)備資源”超實(shí)際需求申請資產(chǎn)，防范措施：部門負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格審核需求的“必要性”，財(cái)務(wù)部定期對部門資產(chǎn)使用率進(jìn)行評(píng)估（如利用率低于60%的暫停同類資產(chǎn)采購）。供應(yīng)商舞弊風(fēng)險(xiǎn)：采購人員與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，防范措施：建立合格供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)機(jī)制，每年對供應(yīng)商履約情況（價(jià)格、質(zhì)量、售后）進(jìn)行打分，淘汰不合格供應(yīng)商；大額采購需引入紀(jì)檢部門（*）全程監(jiān)督。資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收不嚴(yán)導(dǎo)致不合格資產(chǎn)入庫或使用中保管不善，防范措施：行政部每半年組織一次資產(chǎn)盤點(diǎn)，對盤虧、盤資產(chǎn)查明