企業(yè)人事檔案存檔及更新指南模板一、指南應(yīng)用背景與核心價(jià)值人事檔案是企業(yè)人力資源管理的重要基礎(chǔ)，記錄員工的職業(yè)發(fā)展、履職情況及勞動(dòng)關(guān)系關(guān)鍵信息，為招聘調(diào)配、薪酬核定、職稱評定、勞動(dòng)爭議處理等提供依據(jù)。為規(guī)范人事檔案的收集、整理、歸檔與更新流程，保證檔案信息的完整性、真實(shí)性和安全性，特制定本指南，適用于企業(yè)各部門及人力資源管理人員，助力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。二、人事檔案存檔與更新全流程操作步驟（一）人事檔案建立階段檔案材料收集員工入職或入職前，人力資源部需向員工或原單位收集以下基礎(chǔ)材料（原件或加蓋公章的復(fù)印件）：身份證明材料：身份證復(fù)印件、戶籍證明（如需）；學(xué)歷/學(xué)位證明：畢業(yè)證、學(xué)位證、教育部學(xué)歷電子注冊備案表（學(xué)信網(wǎng)可查）；職業(yè)資格證明：崗位所需職業(yè)資格證書、技能等級證書；勞動(dòng)關(guān)系材料：入職登記表、體檢報(bào)告、離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）；其他材料：一寸免冠照片、員工信息采集表（含緊急聯(lián)系人、銀行卡號等）。材料審核與信息核對人力資源專員核對材料是否齊全、原件與復(fù)印件是否一致，學(xué)歷/職業(yè)資格可通過官方渠道驗(yàn)證真?zhèn)?；與員工本人確認(rèn)信息采集表中的姓名、身份證號、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，保證無誤。檔案錄入與歸檔將審核通過的材料分類整理，按“基礎(chǔ)信息-學(xué)歷資格-勞動(dòng)關(guān)系-其他”順序排序；通過企業(yè)人事管理系統(tǒng)（如OA、HRSaaS）錄入電子檔案，掃描紙質(zhì)材料并，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致；紙質(zhì)檔案裝入統(tǒng)一檔案袋，封面標(biāo)注“員工姓名：*某某、工號、入職日期、部門”，存放至專用檔案柜，按部門-工號順序排列。（二）人事檔案日常更新階段更新觸發(fā)條件出現(xiàn)以下情況時(shí)，員工或所在部門需及時(shí)提交檔案更新材料：崗位變動(dòng)：內(nèi)部調(diào)動(dòng)、晉升/降職、崗位名稱變更；薪酬調(diào)整：薪資結(jié)構(gòu)調(diào)整、獎(jiǎng)金系數(shù)變更、社保公積金基數(shù)調(diào)整；學(xué)歷/資格提升：取得新學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)資格證書、職稱評定；獎(jiǎng)懲記錄：獲得公司級/部門級獎(jiǎng)勵(lì)、受到違紀(jì)處分；合同變更：續(xù)簽勞動(dòng)合同、變更合同條款（如工作地點(diǎn)、薪資）；個(gè)人信息變更：聯(lián)系方式、家庭住址、銀行卡號等基礎(chǔ)信息調(diào)整；其他：培訓(xùn)記錄（如外部專業(yè)培訓(xùn)、企業(yè)內(nèi)訓(xùn)）、工傷認(rèn)定材料等。材料提交與審批員工或部門負(fù)責(zé)人填寫《人事檔案更新申請表》（見模板表2），注明更新內(nèi)容及原因，并附相關(guān)證明材料（如崗位變動(dòng)通知、學(xué)歷證書復(fù)印件等）；部門負(fù)責(zé)人審核材料真實(shí)性并簽字，提交至人力資源部；人力資源專員核對申請表與證明材料，確認(rèn)無誤后更新電子檔案，并在紙質(zhì)檔案中添加新材料（標(biāo)注更新日期及經(jīng)辦人）。歸檔與備案更新后的紙質(zhì)材料插入檔案對應(yīng)分類中，檔案袋內(nèi)附《檔案更新記錄》（見模板表3），記錄更新時(shí)間、內(nèi)容、經(jīng)辦人；電子檔案同步更新，保證系統(tǒng)內(nèi)信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，每月底由人力資源主管抽查電子與紙質(zhì)檔案一致性。（三）人事檔案借閱與轉(zhuǎn)移階段檔案借閱因工作需要借閱檔案（如員工辦理社保、退休手續(xù)，勞動(dòng)爭議處理等），借閱人需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部經(jīng)理審批；借閱時(shí)由人力資源專員陪同，僅限檔案室內(nèi)查閱，嚴(yán)禁帶出；特殊情況需帶出的，須經(jīng)總經(jīng)理審批，并由專人負(fù)責(zé)保管，借閱期限不超過3個(gè)工作日；查閱后，借閱人及經(jīng)辦人需在《檔案借閱登記表》（見模板表4）簽字確認(rèn)，保證檔案無涂改、無缺失。檔案轉(zhuǎn)移（員工離職/調(diào)動(dòng)）員工離職時(shí)，人力資源部需在離職手續(xù)辦結(jié)后15個(gè)工作日內(nèi)，整理其完整檔案（含在職期間所有更新材料）；若員工入職新單位，需憑《離職證明》及新單位調(diào)檔函，通過機(jī)要或?qū)Ｈ诉f送方式轉(zhuǎn)移檔案，留存《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》；若員工檔案需個(gè)人保管（如靈活就業(yè)），需簽署《檔案保管承諾書》，明確檔案保管責(zé)任。三、人事檔案管理模板表格表1：員工基本信息檔案表序號項(xiàng)目內(nèi)容備注（示例）1姓名*某某-2性別男/女-3出生日期年月日-4身份證號110隱碼顯示5入職日期年月日-6工號HR001-7所屬部門人力資源部-8崗位招聘專員-9學(xué)歷本科-10聯(lián)系方式1385678手機(jī)號隱碼11緊急聯(lián)系人*某某（父）關(guān)系+聯(lián)系方式12社保公積金賬號110123-表2：人事檔案更新申請表員工信息姓名：*某某工號：HR001部門：人力資源部更新內(nèi)容□基本信息□崗位變動(dòng)□學(xué)歷提升□獎(jiǎng)懲記錄□合同變更□其他：________更新原因晉升為招聘主管，需更新崗位名稱及薪資信息證明材料《崗位晉升通知書》（年月日）、薪資調(diào)整審批單部門審核經(jīng)辦人：__________日期：______簽字：__________人力資源部審核經(jīng)辦人：__________日期：______簽字：__________經(jīng)理：__________表3：人事檔案更新記錄檔案編號HR001員工姓名*某某更新日期年月日更新內(nèi)容崗位由“招聘專員”變更為“招聘主管”，薪資基數(shù)調(diào)整為15000元證明材料《崗位晉升通知書》（編號：ZS-2024001）、薪資調(diào)整單（編號：XZ-2024005）經(jīng)辦人審核人備注同步更新電子檔案表4：人事檔案借閱登記表借閱日期借閱部門借閱人檔案編號借閱原因歸還日期經(jīng)辦人備注–法務(wù)部HR001勞動(dòng)爭議案件處理–室內(nèi)查閱四、操作過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）材料真實(shí)性審核所有檔案材料（尤其是身份證、學(xué)歷證書、離職證明等）必須驗(yàn)證原件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋員工本人簽字或部門公章，嚴(yán)禁虛假材料入檔。（二）檔案保密與安全紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，鑰匙由人力資源專員專人保管，檔案室非經(jīng)允許禁止入內(nèi)；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，僅人力資源相關(guān)人員可查看，定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；涉及員工隱私的信息（如家庭住址、銀行賬號）嚴(yán)禁非工作范圍傳播，違規(guī)者將按公司制度追責(zé)。（三）更新及時(shí)性要求檔案更新需在材料生效后5個(gè)工作日內(nèi)完成，如員工晉升后，崗位名稱及薪資信息需同步更新至檔案，避免信息滯后導(dǎo)致管理風(fēng)險(xiǎn)。（四）離職檔案管理員工離職時(shí)，檔案需在離職手續(xù)全部辦結(jié)（含工作交接、薪資結(jié)算、社保停繳等）后才能轉(zhuǎn)移，保證檔案完整無遺漏；離職檔案保存期限按國家規(guī)定執(zhí)行（如辭職、辭退保存2年，退休永久保存）。（五）