企業(yè)日常行政管理手冊全集一、高效會議管理工具模板（一）會議籌備與執(zhí)行全流程會議是企業(yè)溝通協(xié)作的核心場景，適用于部門例會、項目啟動會、年度總結(jié)會、跨部門協(xié)調(diào)會等。規(guī)范的會議管理能提升決策效率、避免信息遺漏，保證會議目標達成。1.會前籌備：明確目標與資源準備操作步驟：明確會議目的與議題：根據(jù)會議類型（如決策型、通報型、討論型）確定核心目標，例如“項目進度同步與風險決策”，并將議題按優(yōu)先級排序，避免會議偏離主題。確定參會人員與分工：提前與部門負責人溝通，確認必要參會人員（決策者、執(zhí)行者、相關(guān)方），并指定會議記錄人（）、主持人（），明確記錄人需整理會議紀要，主持人需把控時間與流程。預訂會議室與設備：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或行政部預訂會議室，保證會議室容量充足，并提前調(diào)試投影儀、麥克風、視頻會議設備（若涉及線上參會），準備會議簽到表、紙質(zhì)材料（議程、背景資料等）。發(fā)送會議通知：至少提前2個工作日通過郵件或企業(yè)通訊工具發(fā)送通知，包含會議主題、時間、地點、議程、參會人員、需提前準備的資料（如項目進度表）及聯(lián)系人（**，行政部，分機號8012）。2.會中執(zhí)行：聚焦目標與高效溝通操作步驟：簽到與材料分發(fā)：參會人員簽到后領(lǐng)取會議材料，主持人宣布會議紀律（如關(guān)閉靜音、避免打斷發(fā)言），重申會議目標與議程時長。按議程推進討論：主持人引導各議題有序討論，對復雜問題可設定發(fā)言時間（如每人3分鐘），避免冗長爭論；對需決策事項，組織參會人員充分表達意見后匯總，形成明確結(jié)論（如“同意增加預算5萬元，由趙六負責落實”）。實時記錄關(guān)鍵信息：記錄人需同步記錄會議決議、行動項（ActionItem）、負責人及完成時限，例如“完成市場調(diào)研報告，負責人錢七，截止日期2023年10月31日”。3.會后跟進：落實決議與閉環(huán)管理操作步驟：整理會議紀要：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理紀要，內(nèi)容包括會議基本信息（時間、地點、參會人）、核心議題、討論要點、決議事項、行動項（負責人、時限），并發(fā)送主持人審核。分發(fā)紀要與跟蹤進度：審核通過后1個工作日內(nèi)將紀要分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)方，并通過項目管理工具（如釘釘任務、企業(yè)待辦）創(chuàng)建任務，定期跟蹤行動項完成情況，每周更新進度給部門負責人。歸檔會議資料：將會議通知、簽到表、紀要、相關(guān)材料整理歸檔（電子檔存入共享服務器“行政部-會議管理”文件夾，紙質(zhì)檔交行政部存檔），保存期限不少于2年。（二）會議籌備清單（模板）序號籌備事項負責人完成時限完成狀態(tài)（□未完成■已完成）備注1確定會議議題與目標**會前3天□需與各部門負責人確認2預訂會議室及設備**會前2天□線上會議需測試網(wǎng)絡3發(fā)送會議通知**會前2天□郵件抄送所有參會人4準備會議材料**會前1天□包括議程、項目資料5指定會議記錄人**會前1天□記錄人需提前熟悉議題（三）會議紀要模板（模板）會議基本信息會議名稱：2023年第三季度項目進度同步會會議時間：2023年10月15日14:00-16:00會議地點：總部301會議室主持人：**（項目總監(jiān)）記錄人：**（行政專員）參會人員：、（市場部）、趙六（技術(shù)部）、錢七（財務部）、孫八（運營部）缺席人員：無會議議題與討論要點議題一：Q3項目進度匯報**：市場推廣活動已完成70%，較計劃延遲5天，原因為物料供應商延期，預計10月20日完成全部準備工作。趙六：技術(shù)開發(fā)已完成核心功能測試，發(fā)覺2個bug，需3天修復，預計10月18日交付測試版。討論結(jié)論：同意技術(shù)部延期3天交付，市場部同步調(diào)整推廣計劃，避免影響整體進度。議題二：Q4項目預算申請錢七：Q4預算需增加5萬元，用于新增用戶調(diào)研功能開發(fā)，原預算未涵蓋此項。**：要求財務部細化預算明細，10月16日前提交審批。會議決議與行動項序號決議/行動項內(nèi)容負責人完成時限備注1技術(shù)部完成bug修復，交付測試版趙六10月18日郵件通知項目組2市場部調(diào)整推廣計劃，保證10月25日前完成**10月17日提交調(diào)整方案至項目組3財務部細化Q4預算明細，提交審批錢七10月16日抄送**下次會議安排時間：2023年10月25日14:00議題：Q4項目啟動會（四）會議管理注意事項控制會議時長：例會建議不超過1.5小時，專題會議不超過2小時，主持人需嚴格按議程時間推進，避免超時。減少無效參會：非必要不邀請與議題無關(guān)人員，可會后同步會議紀要給相關(guān)方，提高參會效率。保證決策落地：行動項需明確“負責人+時限+驗收標準”，避免“議而不決、決而不行”，行政部每周跟蹤進度并公示。二、辦公用品精細化管理工具（一）辦公用品申領(lǐng)與盤點流程辦公用品管理是企業(yè)行政成本控制的重要環(huán)節(jié)，適用于新員工入職領(lǐng)用、日常消耗品補充、固定資產(chǎn)領(lǐng)用等場景。規(guī)范管理可避免浪費、庫存積壓或短缺，保障員工辦公需求。1.申領(lǐng)流程：按需申領(lǐng)與審批管控操作步驟：提交申領(lǐng)申請：員工通過OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊或填寫《辦公用品申領(lǐng)申請表》，注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如“新員工入職領(lǐng)用”），部門負責人審核申領(lǐng)合理性（如避免重復領(lǐng)用筆、筆記本等易耗品）。庫存核查與審批：行政部收到申請后，核查庫存臺賬，若庫存充足則直接審批；若庫存不足，需確認采購周期，告知員工預計領(lǐng)用時間（如“A4紙缺貨，采購周期3天，10月18日可領(lǐng)用”）。領(lǐng)用與登記：員工憑審批通過的申請表至行政部領(lǐng)用，行政人員核對物品名稱、數(shù)量，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、物品及數(shù)量，領(lǐng)用人簽字確認。2.盤點流程：定期盤點與差異處理操作步驟：制定盤點計劃：行政部每月末/季度末組織盤點，提前3天通知各部門，要求各部門配合自查領(lǐng)用記錄，保證賬實相符?，F(xiàn)場盤點與記錄：采用“實地盤點法”，由行政部（**）、財務部（錢七）、各部門代表共同參與，按物品類別逐一清點數(shù)量，記錄《辦公用品庫存盤點表》，標注盤盈（實際庫存＞賬面庫存）、盤虧（實際庫存＜賬面庫存）數(shù)量及原因。差異分析與處理：對盤盈、盤虧物品分析原因（如盤盈因采購漏登，盤虧因領(lǐng)用未登記或損耗），編寫《盤點差異報告》，報行政部經(jīng)理（**）審批后處理：盤盈沖減庫存，盤虧由責任人賠償或計入行政損耗，保證賬實一致。（二）辦公用品申領(lǐng)申請表（模板）申領(lǐng)日期年月日申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量用途說明例：簽字筆0.5mm黑色2支日常辦公例：A4紙70g5包部門打印審批意見部門負責人：日期：年月日行政部審批經(jīng)辦人：日期：年月日（三）辦公用品庫存盤點表（模板）盤點日期2023年10月30日盤點人員**、錢七、孫八物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實際數(shù)量簽字筆0.5mm黑色50支48支A4紙70g100包102包訂書機-10個10個盤點總結(jié)本次盤點共發(fā)覺2處差異，已按公司規(guī)定處理，庫存賬實一致。行政部負責人簽字：**日期：2023年10月31日（四）辦公用品管理注意事項分類管理：將辦公用品分為“易耗品”（筆、紙、文件夾）和“耐用品”（訂書機、計算器、U盤），耐用品需建立“一物一卡”臺賬，記錄領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、報廢信息?？刂瞥杀荆簝?yōu)先選擇性價比高的供應商，批量采購可享折扣（如A4紙采購100包以上打9折），避免囤積造成資金占用。節(jié)約使用：通過OA系統(tǒng)發(fā)布《辦公用品節(jié)約倡議書》，鼓勵雙面打印、筆芯替換等，減少浪費。三、固定資產(chǎn)規(guī)范化管理工具（一）固定資產(chǎn)全生命周期管理固定資產(chǎn)包括辦公設備（電腦、打印機）、家具（辦公桌、椅子）、生產(chǎn)設備等，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。規(guī)范管理可防止資產(chǎn)流失、延長使用壽命，保證資產(chǎn)高效利用。1.入庫登記：資產(chǎn)驗收與建檔操作步驟：資產(chǎn)驗收：采購的固定資產(chǎn)到貨后，行政部（**）、使用部門（如技術(shù)部趙六）、財務部（錢七）共同驗收，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、采購金額與采購合同是否一致，檢查外觀及功能（如電腦開機測試、打印機打印測試），填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。建檔貼標：驗收合格后，行政部為資產(chǎn)建立唯一編碼（如“BJ-2023-001”，代表“北京-2023年-第001臺資產(chǎn)”），制作資產(chǎn)標簽（含編碼、名稱、采購日期），貼于資產(chǎn)顯眼位置，同時在《固定資產(chǎn)臺賬》中登記信息（編碼、名稱、規(guī)格、型號、采購日期、使用部門、使用人、原值、折舊年限、存放地點）。2.領(lǐng)用轉(zhuǎn)移：權(quán)責明確與流程規(guī)范操作步驟：領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，部門負責人審批后，行政部發(fā)放資產(chǎn)并更新臺賬“使用人”“領(lǐng)用日期”字段，領(lǐng)用人簽字確認。內(nèi)部轉(zhuǎn)移：因部門調(diào)動、崗位調(diào)整需轉(zhuǎn)移資產(chǎn)時，由調(diào)入部門提交《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》，注明轉(zhuǎn)移原因、調(diào)入/調(diào)出部門、雙方負責人，審批通過后行政部更新臺賬“使用部門”“存放地點”，并通知雙方簽字確認。3.報廢處置：鑒定審批與合規(guī)處理操作步驟：報廢鑒定：資產(chǎn)達到折舊年限（如電腦5年）、損壞無法修復或技術(shù)淘汰時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，行政部組織技術(shù)鑒定（如趙六鑒定電腦無法開機），確認是否可報廢。審批與核銷：鑒定通過后，按資產(chǎn)價值分級審批（原值＜1萬元由行政部經(jīng)理**審批，≥1萬元需總經(jīng)理審批），審批通過后財務部進行賬務核銷，行政部更新臺賬狀態(tài)為“已報廢”，并聯(lián)系回收公司處理（保留回收憑證）。（二）固定資產(chǎn)臺賬（模板）資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期原值（元）折舊年限使用部門使用人存放地點狀態(tài)（□在用■維修■報廢）BJ-2023-001筆記本電腦ThinkPadX12023-01-1580005年技術(shù)部趙六301辦公室□在用BJ-2023-002打印機HPLaserJetPro2023-02-2035005年行政部**102文印室□在用BJ-2022-005辦公桌1.5m鋼木結(jié)構(gòu)2022-05-1012008年市場部孫八205辦公室■維修（桌腿松動）（三）固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表（模板）申請日期年月日申請部門技術(shù)部申請人趙六聯(lián)系方式138xxxx資產(chǎn)名稱規(guī)格型號申請數(shù)量用途說明筆記本電腦ThinkPadX11臺新員工入職審批意見部門負責人：**（技術(shù)部經(jīng)理）日期：年月日行政部審批：**日期：年月日發(fā)放記錄發(fā)放人：**領(lǐng)用人：趙六發(fā)放日期：年月日（四）固定資產(chǎn)管理注意事項定期盤點：每半年組織一次全面盤點，行政部、財務部、使用部門共同參與，保證賬、卡、物一致，對盤虧資產(chǎn)需查明原因并追究責任。維護保養(yǎng)：制定《固定資產(chǎn)維護計劃》（如電腦每季度清理灰塵、打印機每月清理硒鼓），延長資產(chǎn)使用壽命，降低維修成本。責任到人：資產(chǎn)使用人為第一責任人，需妥善保管，離職時必須辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，行政部核查無誤后方可辦理離職手續(xù)。四、企業(yè)檔案標準化管理工具（一）檔案收集與歸檔流程企業(yè)檔案包括公文檔案（紅頭文件、會議紀要）、合同檔案、人事檔案、財務檔案、項目檔案等，是企業(yè)歷史記錄和重要憑證。規(guī)范管理可保證檔案完整、安全、可追溯，滿足審計、法律等需求。1.收集范圍與歸檔時間收集范圍：公文檔案：公司發(fā)文、收文、上級單位來文、會議紀要、決議等；合同檔案：采購合同、銷售合同、勞動合同、租賃合同等；人事檔案：員工簡歷、入職表、勞動合同、離職證明、獎懲記錄等；項目檔案：項目建議書、可行性報告、驗收報告、項目總結(jié)等。歸檔時間：公文檔案：辦理完畢后次月底前歸檔；合同檔案：合同簽訂后10個工作日內(nèi)歸檔；人事檔案：員工入職/離職后5個工作日內(nèi)歸檔；項目檔案：項目結(jié)束后15個工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔步驟：整理與入庫操作步驟：分類排序：按檔案類別（公文、合同、人事、項目）分類，每類按“年度-月份-文號”或“項目名稱-階段”排序，例如“2023年-09月-發(fā)文001號”“項目-立項階段”。編目裝訂：為每份檔案編制頁碼，填寫《檔案目錄》（含檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、密級），去除金屬夾，使用牛皮紙袋或文件夾裝訂，對重要檔案（如合同）需加蓋“歸檔章”。入庫保管：將檔案移交檔案室，檔案管理員（**）核對檔案數(shù)量與目錄一致后，存入檔案柜（按類別、年度分區(qū)存放），電子檔同步存入檔案管理系統(tǒng)（如“OA-檔案管理”模塊），設置查閱權(quán)限（如密級“機密”僅總經(jīng)理、部門經(jīng)理可查）。（二）檔案分類目錄表（模板）檔號檔案題名責任者歸檔日期保存期限密級存放位置備注GW-2023-09-001關(guān)于2023年中秋節(jié)放假的通知行政部2023-09-2810年普通A柜-1層-1格紅頭文件HT-2023-05-001與公司采購合同采購部2023-05-15長期機密B柜-2層-3格含金額RS-2023-03-002**入職檔案人力資源部2023-03-10永久秘密C柜-1層-2格含身份證復印件XM-2023-08-001項目驗收報告項目部2023-08-3015年普通A柜-3層-5格-（三）檔案借閱申請表（模板）借閱日期年月日歸還日期年月日借閱人**所在部門技術(shù)部借閱檔案名稱檔號借閱原因項目驗收報告XM-2023-08-001項目復盤參考審批意見部門負責人：趙六日期：年月日檔案管理員：**日期：年月日歸還記錄歸還人：**管理員檢查：完好日期：年月日（四）檔案管理注意事項防火防潮：檔案室配備消防器材（滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)）、溫濕度計（溫度14-24℃，濕度45-60%），定期檢查電路，避免陽光直射。保密管理：涉密檔案（如財務報表、未公開合同）需單獨存放，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱人不得復制、摘抄，檔案管理員做好借閱登記。到期處理：對達到保存期限的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復，銷毀記錄保存10年。五、訪客接待規(guī)范化管理工具（一）訪客預約與接待流程訪客接待是企業(yè)形象的窗口，適用于客戶來訪、面試者到訪、上級單位檢查等場景。規(guī)范管理可提升訪客體驗、保障企業(yè)安全，避免無關(guān)人員隨意進入。1.預約登記：信息核實與行程確認操作步驟：接收預約：訪客可通過電話（行政部**，分機號8012）、企業(yè)官網(wǎng)預約系統(tǒng)或小程序提交預約，提供姓名、單位、身份證號、來訪事由、陪同人員、到訪時間、預計停留時長等信息。信息核實：行政部核對訪客單位真實性（如通過官網(wǎng)查詢聯(lián)系方式）、陪同人員確認是否接待，對重要訪客（如客戶高管）需由陪同人員（**）再次確認到訪細節(jié)。發(fā)送預約憑證：核實通過后，向訪客發(fā)送《訪客預約憑證》（含二維碼、到訪地址、陪同人聯(lián)系方式、注意事項），并告知訪客需攜帶身份證，到訪時在前臺登記。2.接待執(zhí)行：引導與安全保障操作步驟：前臺登記：訪客到訪后，前臺人員核對預約憑證與身份證，填寫《訪客登記表》（姓名、單位、身份證號、來訪事由、陪同人、到訪時間、離開時間），發(fā)放《訪客證》（貼照片、標注姓名），告知訪客“訪客證需全程佩戴，離開時歸還”。引導與接待：前臺人員通知陪同人員（**），由陪同人員至前臺迎接，引導訪客至會議室（若未預約會議室，需提前確認空閑會議室），倒水、遞上會議材料，重要訪客可準備茶點（如水果、咖啡）。送別與記錄：會議結(jié)束后，陪同人員送訪客至前臺，前臺人員收回《訪客證》，在《訪客登記表》中記錄離開時間，同步更新訪客系統(tǒng)狀態(tài)為“已離開”。（二）訪客預約登記表（模板）預約日期年月日預約方式電話/官網(wǎng)訪客姓名**單位科技有限公司職務銷售總監(jiān)聯(lián)系方式139xxxx5678到訪時間2023-10-2014:00預計停留時長2小時來訪事由商務洽談合作事宜陪同人員**（市場部經(jīng)理）備注已確認，需準備會議室301預約人審核**（行政部）日期：年月日（三）訪客接待記錄表（模板）到訪日期2023-10-20訪客證號F2023102001訪客信息姓名：**單位：科技有限公司職務：銷售總監(jiān)身份證號：110101聯(lián)系方式：139xxxx5678來訪事由：商務洽談接待信息陪同人：**接待區(qū)域：301會議室接待開始時間：14:00接待結(jié)束時間：16:00贈送禮品：無離開記錄離開時間：16:05訪客證歸還：是前臺簽字：**備注訪客滿意度評價：良好（四）訪客管理注意事項安全保障：對陌生訪客，若無法核實單位信息，需婉拒入內(nèi)或聯(lián)系陪同人員確認；禁止訪客進入生產(chǎn)車間、財務室等非公共區(qū)域，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批。形象維護：前臺人員需著裝整潔、微笑服務，會議室保持干凈整潔（桌面無雜物、白板無字跡），重要訪客接待前需檢查空調(diào)、設備是否正常。信息保密：訪客登記表、身份證信息僅用于內(nèi)部安全管理，嚴禁泄露給無關(guān)人員，保存期限1年后銷毀。六、車輛調(diào)度與使用管理工具（一）車輛申請與調(diào)度流程車輛管理是企業(yè)行政保障的重要部分，適用于員工公務出行、客戶接送、貨物運輸?shù)葓鼍?。?guī)范管理可提高車輛利用率、降低油耗成本、保證行車安全。1.申請流程：按需申請與審批分級操作步驟：提交用車申請：員工通過OA系統(tǒng)“車輛使用申請”模塊或填寫《車輛使用申請表》，注明用車事由（如“客戶接送”）、出發(fā)/到達地點、時間、乘車人數(shù)、預計里程，部門負責人審核用車必要性（如非緊急公務建議打車報銷）。調(diào)度與審批：行政部（**）收到申請后，核查車輛狀態(tài)（空閑、維修中）、駕駛員排班，若車輛空閑則直接審批；若沖突，按“優(yōu)先級排序”（客戶接待＞緊急公務＞日常通勤）調(diào)整用車計劃，告知申請人預計派車時間。出車前檢查：駕駛員（趙六）出車前需檢查車輛狀況（油量、輪胎、剎車、燈光、隨車工具：滅火器、三角警示牌），填寫《車輛出車前檢查表》，發(fā)覺異常立即報修，保證車況良好。2.行車中與還車管理操作步驟：行車規(guī)范：駕駛員需遵守交通規(guī)則，系安全帶、不超速、不酒駕，乘車人不得要求駕駛員違章行駛；若遇交通擁堵或路況變化，需提前聯(lián)系申請人調(diào)整行程。費用記錄：行車過程中產(chǎn)生的路橋費、停車費，需保留發(fā)票（注明日期、金額、用途），行程結(jié)束后填寫《車輛費用報銷單》，與《車輛行駛記錄表》（出發(fā)/到達時間、里程、油耗）一并提交行政部。還車檢查：車輛返回后，駕駛員需清洗車輛（若使用超過1天），檢查有無剮蹭、損壞，行政部核查車輛狀況與《出車前檢查表》一致后，在《車輛使用登記表》中記錄還車時間，駕駛員簽字確認。（二）車輛使用申請表（模板）申請日期年月日申請部門市場部申請人**聯(lián)系方式138xxxx用車事由接待公司客戶出發(fā)地點公司總部到達地點北京西站乘車人數(shù)3人（客戶2人+陪同1人）用車時間2023-10-2210:00（出發(fā)）預計里程50公里返回時間當日18:00駕駛員要求無審批意見部門負責人：**日期：年月日行政部審批：趙六日期：年月日（三）車輛行駛記錄表（模板）車牌號京A·5駕駛員趙六日期2023-10-22用車人**（市場部）出發(fā)時間10:00出發(fā)地點公司總部到達時間10:45到達地點北京西站返回時間17:30返回地點公司總部行駛里程（公里）80油耗（L）8費用明細路橋費：30元，停車費：50元發(fā)票情況發(fā)票2張（已附）駕駛員簽字趙六行政部核查簽字：**（四）車輛管理注意事項統(tǒng)一調(diào)度：嚴禁公車私用，特殊情況（如緊急加班）需經(jīng)總經(jīng)理審批，事后補交申請；節(jié)假日期間，所有車輛封存，確需使用需提前3天申請。成本控制：建立“單車油耗臺賬”，定期分析油耗異常（如百公里油耗＞15L），排查車輛故障或駕駛習慣問題；優(yōu)先選擇經(jīng)濟型車輛（如新能源汽車），降低燃油成本。安全管理：駕駛員需持有效駕駛證，每年參加安全培訓（如交通法規(guī)、應急處理）；車輛每5000公里定期保養(yǎng)，行政部建立《車輛保養(yǎng)記錄表》，保證車況良好。七、印章使用安全管理工具（一）印章申請與使用規(guī)范印章是企業(yè)權(quán)力的象征，包括公章、財務章、合同章、發(fā)票章等，適用于合同簽訂、文件證明、報表出具等場景。規(guī)范管理可防范法律風險、避免印章濫用。1.申請流程：事由明確與權(quán)限管控操作步驟：提交用印申請：申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用印事由（如“簽訂采購合同”）、文件編號，附需用印文件的電子檔或復印件（關(guān)鍵頁需清晰，如合同首頁、簽字頁、金額頁）。分級審批：根據(jù)印章類型和文件重要性分級審批——公章：日常文件（通知、函件）由行政部經(jīng)理（**）審批，重要文件（合同、報表）需總經(jīng)理審批；財務章：付款申請、發(fā)票等由財務部經(jīng)理（錢七）審批，總經(jīng)理復核；合同章：合同由部門負責人（**）審批，法務部（孫八）審核合同條款，總經(jīng)理審批。用印登記與核對：審批通過后，申請人至印章保管處（行政部保險柜），印章保管人（**）核對申請表與文件內(nèi)容一致，在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、蓋章份數(shù)，申請人簽字確認。2.用印規(guī)范與文件管理操作步驟：規(guī)范蓋章：印章需清晰、居中加蓋在文件指定位置（如合同簽字處、文件落款日期），騎縫章需覆蓋文件連接處，避免模糊、傾斜；嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上蓋章。文件留存：用印后，原件交行政部歸檔（按“印章類型-年度-文號”分類存放），復印件由申請人領(lǐng)取并妥善保管，財務章用印文件需同步交財務部留存一份。印章保管：公章、財務章、合同章存入帶密碼的保險柜，鑰匙由印章保管人（）和行政部經(jīng)理（）分別保管，密碼每季度更換一次；印章保管人需每日檢查印章存放情況，保證無丟失、損壞。（二）印章使用申請表（模板）申請日期年月日申請部門采購部申請人**聯(lián)系方式138xxxx5678印章類型□公章■合同章□財務章用印份數(shù)2份（甲乙雙方各1份）用印文件名稱采購合同文件編號CG-2023-005用印事由與公司簽訂采購合同，采購金額10萬元附件合同復印件（含簽字頁、金額頁）審批意見部門負責人：趙六（采購部經(jīng)理）日期：年月日法務部審核：孫八日期：年月日總經(jīng)理審批：**日期：年月日（三）印章使用登記表（模板）用印日期年月日印章類型合同章申請人**審批人**用印文件名稱采購合同文件編號CG-2023-005用印份數(shù)2份文件去向原件存行政部，復印件領(lǐng)用備注合同金額10萬元，已預付款30%保管人簽字**申請人簽字**（四）印章管理注意事項嚴禁外借：印章不得帶離辦公場所，確需對外用印（如現(xiàn)場簽約），需由印章保管人或行政部人員陪同，全程監(jiān)督用印過程，用印后立即收回印章。定期核查：行政部每季度核查印章使用記錄與文件歸檔情況，保證“申請-審批-用印-歸檔”流程閉環(huán)，對異常用?。ㄈ珙l繁用印空白頁）需立即調(diào)查。遺失處理：印章遺失或損壞時，需第一時間向總經(jīng)理報告，并在企業(yè)官網(wǎng)發(fā)布“印章遺失聲明”，同時聯(lián)系公安機關(guān)刻制新印章，新印章啟用后，舊印章立即銷毀（保留銷毀記錄）。八、員工差旅管理工具模板（一）差旅申請與報銷流程差旅管理是企業(yè)費用控制的重要環(huán)節(jié)，適用于員工因公出差（客戶拜訪、項目考察、參加會議等場景）。規(guī)范管理可保證行程合理、費用合規(guī)、報銷及時。1.申請流程：行程規(guī)劃與預算審批操作步驟：提交差旅申請：員工填寫《員工差旅申請表》，注明出差事由、出發(fā)/到達城市、時間、交通方式（飛機/高鐵/汽車）、住宿標準（按公司《差旅費管理辦法》，如部門經(jīng)理及以上500元/晚，主管以下300元/晚）、陪同人員，附會議通知、客戶邀請函等證明材料。部門審批：部門負責人審核出差必要性（如非緊急會議可線上參與）及行程合理性（避免繞路），審批通過后提交財務部（錢七）審核預算。預訂與確認：審批通過后，員工通過企業(yè)合作旅行社（如攜程企業(yè)版）預訂交通票、酒店，或自行預訂（需保留預訂憑證），出差前1個工作日將行程單（含航班號/車次、酒店名稱、地址）提交行政部備案。2.報銷流程：票據(jù)收集與合規(guī)核銷操作步驟：出差期間記錄：員工每日記錄差旅明細（交通費、住宿費、餐費、市內(nèi)交通費），保留原始票據(jù)（發(fā)票需與行程一致，如“北京-上?！睓C票、“上海酒店”住宿發(fā)票），電子票據(jù)需打印并簽字。提交報銷申請：出差結(jié)束后3個工作