采購申請及審批模板包使用指南一、模板適用范圍與核心價(jià)值在企業(yè)運(yùn)營中，采購活動(dòng)是連接資源與業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，規(guī)范采購申請及審批流程能有效控制成本、防范風(fēng)險(xiǎn)、提升效率。本模板包專為不同規(guī)模企業(yè)的采購管理場景設(shè)計(jì)，適用于以下核心場景：日常運(yùn)營采購：如辦公用品、低值易耗品等常規(guī)物料的補(bǔ)充采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如研發(fā)項(xiàng)目所需設(shè)備、原材料等與特定業(yè)務(wù)目標(biāo)強(qiáng)相關(guān)的采購；緊急突發(fā)采購：如生產(chǎn)設(shè)備故障搶修、疫情防控物資等需快速響應(yīng)的采購；服務(wù)類采購：如咨詢、外包、維修等非物料的采購服務(wù)。通過使用標(biāo)準(zhǔn)化模板，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)采購申請的“全流程留痕、多級(jí)權(quán)責(zé)管控、數(shù)據(jù)可追溯”，既避免因流程不規(guī)范導(dǎo)致的資源浪費(fèi)，也通過明確審批節(jié)點(diǎn)減少溝通成本，最終支持企業(yè)降本增效與合規(guī)經(jīng)營目標(biāo)。二、模板包操作全流程指南采購申請及審批需遵循“需求提報(bào)—部門初審—跨部門聯(lián)審—最終審批—執(zhí)行歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)流程，每個(gè)階段需使用對應(yīng)模板并完成指定動(dòng)作，具體操作步驟（一）第一步：采購需求提報(bào)——填寫《采購申請表》操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）明確采購需求需求部門需根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵要素。例如：行政部采購“A4復(fù)印紙”，需明確“70g白色、500張/包、100包”及“3日內(nèi)到貨”等要求。填寫《采購申請表》登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)模板，逐項(xiàng)填寫《采購申請表》（詳見本章“核心工具模板詳解”），必填字段包括：申請單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編號(hào)，如“CG-2024-0523-001”）；申請部門、申請人、聯(lián)系方式（保證審批環(huán)節(jié)可快速溝通）；采購類型（勾選“物料采購/服務(wù)采購/緊急采購”等）；采購明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)，總價(jià)=單價(jià)×數(shù)量）；預(yù)算科目（關(guān)聯(lián)企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算，如“行政費(fèi)用-辦公耗材”）；需求理由（簡要說明采購用途，如“補(bǔ)充季度辦公耗材，保證日常辦公正常開展”）。附相關(guān)證明材料根據(jù)采購類型補(bǔ)充材料，保證需求合理性：常規(guī)采購：附《庫存盤點(diǎn)表》（證明庫存不足）或《需求計(jì)劃表》（部門月度/季度需求匯總）；項(xiàng)目采購：附《項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)》或《項(xiàng)目預(yù)算表》；大額采購（如單筆超5萬元）：需附至少3家供應(yīng)商的《詢價(jià)對比表》（含報(bào)價(jià)、品牌、參數(shù)等）；服務(wù)采購：附《服務(wù)需求說明書》（明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式）。提交申請紙質(zhì)版需經(jīng)申請人簽字后提交至部門負(fù)責(zé)人；電子版通過OA系統(tǒng)提交至下一審批節(jié)點(diǎn)（部門初審人），系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送待辦提醒。（二）第二步：部門初審——審核需求合理性與預(yù)算匹配度操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理）審核內(nèi)容需求合理性：核對采購明細(xì)是否符合部門實(shí)際需求，是否存在“過度采購”“重復(fù)采購”等情況（如行政部申請復(fù)印紙數(shù)量是否遠(yuǎn)超歷史用量）；預(yù)算匹配度：預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需在“審批意見”欄說明超支原因及解決方案（如申請預(yù)算調(diào)整或削減采購量）；材料完整性：檢查是否按要求附齊證明材料，不完整則退回申請人補(bǔ)充。審批結(jié)果處理通過：在《采購申請表》“部門初審意見”欄簽字并注明日期，提交至下一審批節(jié)點(diǎn)（如財(cái)務(wù)部或采購部）；駁回：注明駁回原因（如“需求不明確，請補(bǔ)充規(guī)格參數(shù)”“預(yù)算不足，建議削減50%數(shù)量”），退回需求部門重新申請。注意：部門初審需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，避免因?qū)徟舆t影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。（三）第三步：跨部門聯(lián)審——財(cái)務(wù)與采購專業(yè)審核根據(jù)采購金額與類型，需依次通過財(cái)務(wù)部、采購部（或法務(wù)部）的專業(yè)審核，保證采購合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。1.財(cái)務(wù)部審核——預(yù)算與資金風(fēng)險(xiǎn)把控操作主體：財(cái)務(wù)主管或財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核重點(diǎn)：預(yù)算科目準(zhǔn)確性：采購項(xiàng)目是否歸屬正確預(yù)算科目（如“生產(chǎn)設(shè)備采購”不得計(jì)入“行政費(fèi)用”）；資金支付安排：是否匹配企業(yè)現(xiàn)金流（如大額采購是否需分期支付）；成本合理性：預(yù)估單價(jià)是否高于市場平均水平，若過高需要求申請人提供《成本分析說明》；資金來源：是否涉及預(yù)算外資金，需附《預(yù)算調(diào)整申請表》（若適用）。結(jié)果處理：審核通過后，在《采購審批表》“財(cái)務(wù)部審核意見”欄簽字；若存在“預(yù)算超支”“成本虛高”等問題，退回需求部門調(diào)整或說明。2.采購部審核——采購可行性與供應(yīng)商管理操作主體：采購主管或采購經(jīng)理*審核重點(diǎn)：采購方式匹配：根據(jù)金額與類型確定采購方式（如金額超10萬元需采用公開招標(biāo)，緊急采購可采用單一來源采購）；供應(yīng)商資源：是否在合格供應(yīng)商庫中有匹配資源，若無則啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程；交付可行性：供應(yīng)商能否滿足期望交付時(shí)間，若需延長需與需求部門協(xié)商；庫存核查：是否存在可調(diào)撥庫存（如其他部門閑置設(shè)備），避免重復(fù)采購。結(jié)果處理：審核通過后，在《采購審批表》“采購部審核意見”欄簽字；若存在“無法滿足交付時(shí)間”“供應(yīng)商資源不足”等問題，反饋至需求部門調(diào)整需求。（四）第四步：最終審批——按權(quán)限簽批采購決策操作主體：分管副總、總經(jīng)理或董事會(huì)（根據(jù)采購金額劃分權(quán)限）審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可自定義調(diào)整）：金額≤1萬元：分管副總*審批；1萬元＜金額≤5萬元：總經(jīng)理*審批；金額＞5萬元：董事會(huì)審批（需附《采購決策議案》）。審核重點(diǎn)：綜合評估采購項(xiàng)目的業(yè)務(wù)價(jià)值與投入產(chǎn)出比；確認(rèn)前續(xù)各環(huán)節(jié)審核意見已落實(shí)（如預(yù)算調(diào)整、需求優(yōu)化等）；關(guān)注緊急采購的特殊說明（如“因設(shè)備故障影響生產(chǎn)，需24小時(shí)內(nèi)完成采購”）。結(jié)果處理：批準(zhǔn)：在《采購審批表》“最終審批意見”欄簽字，審批流程結(jié)束，采購部可執(zhí)行采購；否決：注明否決原因（如“非必要采購”“預(yù)算未通過”），終止流程并通知需求部門。（五）第五步：采購執(zhí)行與歸檔——閉環(huán)管理操作主體：采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部1.采購執(zhí)行采購部根據(jù)審批通過的《采購申請表》，啟動(dòng)采購流程：常規(guī)采購：向合格供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等；緊急采購：可先電話溝通確認(rèn)供應(yīng)商，后補(bǔ)簽采購訂單；服務(wù)采購：與供應(yīng)商簽訂《服務(wù)合同》，明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約條款等。2.驗(yàn)收與付款驗(yàn)收：需求部門收到貨物/服務(wù)后，按《采購申請表》標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收表》（模板詳見本章），驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；不合格則聯(lián)系采購部退換貨。付款：財(cái)務(wù)部核對《采購申請表》《采購審批表》《采購驗(yàn)收表》《發(fā)票》等資料無誤后，按合同約定付款（如“貨到付款”“驗(yàn)收后30日付款”）。3.資料歸檔采購部將全套采購資料（含申請表、審批表、訂單、合同、驗(yàn)收表、發(fā)票等）整理歸檔，電子版存入OA系統(tǒng)，紙質(zhì)版保存至少3年，保證后續(xù)可追溯（如審計(jì)、供應(yīng)商評估等）。三、核心工具模板詳解本模板包包含4類核心工具，覆蓋采購全流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，各模板字段與填寫說明模板1：采購申請表適用場景：需求部門提報(bào)采購需求時(shí)使用，是采購流程的起點(diǎn)。字段名稱填寫說明示例申請單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)或按“CG-年份-月度-流水號(hào)”規(guī)則編制，如“CG-2024-0523-001”CG-2024-0523-001申請部門需求部門全稱行政部申請人需求部門具體經(jīng)辦人聯(lián)系方式申請人手機(jī)號(hào)或內(nèi)線電話138申請日期提交申請的日期2024年5月23日采購類型勾選“物料采購/服務(wù)采購/緊急采購/其他”（可多選）?物料采購?緊急采購采購明細(xì)按行填寫物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)A4復(fù)印紙：70g白色，500張/包，100包，25元/包，2500元預(yù)算科目關(guān)聯(lián)企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算科目（需與財(cái)務(wù)部確認(rèn)）行政費(fèi)用-辦公耗材需求理由簡要說明采購用途，需體現(xiàn)業(yè)務(wù)必要性補(bǔ)充Q3辦公耗材，保證日常打印需求附件清單列出所附材料名稱，如“庫存盤點(diǎn)表、詢價(jià)對比表”1.庫存盤點(diǎn)表；2.3家供應(yīng)商詢價(jià)單部門初審意見部門負(fù)責(zé)人填寫，簽字+日期，注明“同意/駁回”及理由同意，符合部門預(yù)算。簽字：2024.5.23模板2：采購審批表適用場景：多級(jí)審批流程中使用，記錄各部門審核意見與最終決策。字段名稱填寫說明審批流程繪制審批節(jié)點(diǎn)圖，如“需求部門→部門初審→財(cái)務(wù)部→采購部→分管副總→總經(jīng)理”部門初審意見同模板1財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)主管填寫，審核預(yù)算、成本等內(nèi)容，簽字+日期采購部審核意見采購經(jīng)理填寫，審核采購方式、供應(yīng)商等內(nèi)容，簽字+日期法務(wù)部審核意見（可選）涉及大額或合同采購時(shí)，法務(wù)部審核合同條款，簽字+日期最終審批意見按權(quán)限由分管副總/總經(jīng)理填寫，注明“批準(zhǔn)/否決”及理由，簽字+日期模板3：采購變更申請表適用場景：采購執(zhí)行過程中需變更采購內(nèi)容（如數(shù)量、規(guī)格、交付時(shí)間）時(shí)使用。字段名稱填寫說明原申請單號(hào)需變更的原采購申請單號(hào)變更類型勾選“數(shù)量變更/規(guī)格變更/交付時(shí)間變更/供應(yīng)商變更”原采購內(nèi)容填寫變更前的明細(xì)變更后內(nèi)容填寫變更后的明細(xì)變更原因說明變更必要性，如“需求部門調(diào)整用量”“供應(yīng)商無法按時(shí)交付”影響說明分析變更對預(yù)算、交付的影響，如“預(yù)算減少500元，交付時(shí)間不變”審批流程同模板2，需重新走審批流程模板4：采購進(jìn)度跟蹤表適用場景：采購部監(jiān)控采購執(zhí)行進(jìn)度，保證按時(shí)交付，適用于金額較大或緊急的采購項(xiàng)目。字段名稱填寫說明采購單號(hào)采購訂單編號(hào)，與《采購申請表》單號(hào)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商名稱合作供應(yīng)商全稱采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱及規(guī)格下單日期采購部向供應(yīng)商下達(dá)訂單的日期預(yù)計(jì)到貨日期合同約定的交付日期實(shí)際到貨日期供應(yīng)商實(shí)際交付日期驗(yàn)收情況需求部門驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格/部分合格），備注驗(yàn)收數(shù)量入庫情況倉庫是否入庫，入庫單號(hào)異常說明記錄延遲交付、質(zhì)量問題等異常情況及處理措施四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制：嚴(yán)禁“超預(yù)算、無預(yù)算采購”采購申請前，需求部門需確認(rèn)預(yù)算額度，若超預(yù)算需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部與分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可提報(bào)；采購過程中，若實(shí)際采購金額超出預(yù)估10%以上，需重新走審批流程，避免預(yù)算超支。（二）審批時(shí)效：明確各環(huán)節(jié)時(shí)限，避免流程卡頓部門初審：1個(gè)工作日內(nèi)完成；財(cái)務(wù)部/采購部審核：2個(gè)工作日內(nèi)完成；最終審批：分管副總/總經(jīng)理3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至24小時(shí)）；超時(shí)未審批的申請，系統(tǒng)自動(dòng)提醒審批人，若仍無處理結(jié)果，需求部門可向行政部申訴。（三）材料完整性：缺一不可，否則退回常規(guī)采購需附《需求計(jì)劃表》；大額采購（≥5萬元）需附3家供應(yīng)商《詢價(jià)對比表》；服務(wù)采購需附《服務(wù)需求說明書》；材料不完整或信息模糊（如規(guī)格參數(shù)未填寫），審批人可直接退回。（四）特殊情況處理：靈活應(yīng)對，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性緊急采購：需求部門可先通過電話/即時(shí)通訊工具向分管領(lǐng)導(dǎo)申請，獲批后可“先采購、后補(bǔ)單”，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全《采購申請表》并說明緊急原因；單一來源采購：僅適用于“只能從唯一供應(yīng)商處采購”或“發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購”的場景，需附《單一來源采購說明表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。（五）數(shù)據(jù)安全：嚴(yán)格保密，防止信息泄露采購數(shù)據(jù)（如供應(yīng)商信息、價(jià)格、采購量）屬于企業(yè)敏感信息，僅限審批人、采購部、財(cái)務(wù)部相關(guān)人員查看；電子模板需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)傳輸，禁止通過QQ等公共渠道發(fā)送；紙質(zhì)模板使用后需及時(shí)收回存檔，避免丟失。五、常見問題與解決方案問題場景解決方案申請人填寫錯(cuò)誤需