供應(yīng)商資質(zhì)審查文件集規(guī)范工具使用指南一、工具適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)供應(yīng)鏈管理中涉及供應(yīng)商資質(zhì)審查的全流程場(chǎng)景，具體包括但不限于：供應(yīng)商準(zhǔn)入審查：首次合作前對(duì)供應(yīng)商基本資質(zhì)、行業(yè)許可、生產(chǎn)能力等進(jìn)行系統(tǒng)性核查；年度資質(zhì)復(fù)審：定期對(duì)合作中供應(yīng)商的資質(zhì)有效性、合規(guī)性進(jìn)行重新評(píng)估；重大項(xiàng)目專項(xiàng)審查：針對(duì)高價(jià)值、高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)項(xiàng)目，對(duì)供應(yīng)商專項(xiàng)資質(zhì)（如特種設(shè)備資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可等）進(jìn)行重點(diǎn)核查；資質(zhì)異常應(yīng)急審查：供應(yīng)商出現(xiàn)資質(zhì)過期、違規(guī)處罰等異常情況時(shí)，快速啟動(dòng)復(fù)核流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化審查流程和文件模板，本工具可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“資質(zhì)審查全流程可控、審查標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、審查結(jié)果可追溯”，有效降低因資質(zhì)缺失或過期導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如合同無效、行政處罰），同時(shí)提升審查效率，減少人工操作誤差。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與實(shí)施步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確審查標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)分工確定審查依據(jù)：根據(jù)采購(gòu)品類（如生產(chǎn)物料、服務(wù)外包、工程外包等）、行業(yè)監(jiān)管要求（如食品行業(yè)需SC認(rèn)證、建筑行業(yè)需資質(zhì)等級(jí)證書），結(jié)合企業(yè)《供應(yīng)商管理辦法》《采購(gòu)控制程序》等內(nèi)部制度，制定《供應(yīng)商資質(zhì)審查標(biāo)準(zhǔn)清單》，明確“必備資質(zhì)文件”和“附加資質(zhì)文件”（如環(huán)保認(rèn)證、ISO體系認(rèn)證等）。組建審查小組：由采購(gòu)部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)、質(zhì)量、生產(chǎn)、安全等部門人員組成臨時(shí)審查小組，明確分工：采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，法務(wù)專員審核資質(zhì)文件的合規(guī)性，質(zhì)量工程師核查質(zhì)量體系認(rèn)證，安全專員檢查安全生產(chǎn)許可等。準(zhǔn)備審查工具：本工具配套的《供應(yīng)商資質(zhì)審查清單表》《資質(zhì)審查問題記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)審查報(bào)告表》模板，并根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整表格內(nèi)容。（二）資質(zhì)文件收集：明確清單與提交要求發(fā)送審查通知：向待審查供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)文件提交通知》，明確需提交的文件清單（見下文“常用審查文件模板”）、文件格式（PDF掃描件，每頁加蓋公章）、提交截止時(shí)間及提交方式（指定郵箱或供應(yīng)商管理系統(tǒng)）。接收與初步核對(duì)：收到供應(yīng)商提交文件后，對(duì)照《資質(zhì)審查清單表》核對(duì)文件完整性，檢查是否缺項(xiàng)、文件模糊不清等，若存在上述問題，需在1個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商補(bǔ)充或重新提交。（三）分類審查執(zhí)行：逐項(xiàng)核查資質(zhì)有效性按照“基礎(chǔ)資質(zhì)—專項(xiàng)資質(zhì)—附加資質(zhì)”的優(yōu)先級(jí)，對(duì)文件進(jìn)行分類審查，重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：審查類別核查要點(diǎn)基礎(chǔ)資質(zhì)1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照：是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋本次采購(gòu)品類；2.稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一后的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本）；3.法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如非法定代表人提交文件）。專項(xiàng)資質(zhì)1.行業(yè)許可證：如食品生產(chǎn)許可證（SC認(rèn)證）、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、建筑施工總承包資質(zhì)等，需核對(duì)資質(zhì)等級(jí)與項(xiàng)目要求是否匹配；2.體系認(rèn)證：ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系等認(rèn)證證書是否在有效期內(nèi)，認(rèn)證范圍是否覆蓋供應(yīng)商業(yè)務(wù)；3.特種設(shè)備資質(zhì)：如壓力容器設(shè)計(jì)許可證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，需核查許可項(xiàng)目與供應(yīng)商生產(chǎn)內(nèi)容是否一致。附加資質(zhì)1.業(yè)績(jī)證明：近2年同類項(xiàng)目合作合同（關(guān)鍵頁含合同章、簽字頁），金額需達(dá)到項(xiàng)目要求；2.財(cái)務(wù)報(bào)表：近1年經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告，無資不抵債或重大虧損情況；3.社保繳納證明：近6個(gè)月社保繳納清單，保證員工穩(wěn)定性；4.榮譽(yù)/認(rèn)證：如“高新技術(shù)企業(yè)”“守合同重信用企業(yè)”等，可作為加分項(xiàng)輔助評(píng)估。（四）問題處理與復(fù)核：閉環(huán)管理審查差異記錄問題：對(duì)審查中發(fā)覺的不符合項(xiàng)（如資質(zhì)過期、文件缺失、信息不一致等），在《資質(zhì)審查問題記錄表》中詳細(xì)描述問題、責(zé)任方（供應(yīng)商/審查小組）、整改期限（一般不超過3個(gè)工作日）。通知整改：向供應(yīng)商出具《資質(zhì)審查問題通知單》，明確問題內(nèi)容及整改要求，要求其書面反饋整改結(jié)果（需加蓋公章）。復(fù)核確認(rèn)：收到供應(yīng)商整改文件后，由原審查人進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)問題已解決后，在《資質(zhì)審查問題記錄表》中標(biāo)注“已整改”；若整改不達(dá)標(biāo)，需重新發(fā)出通知或直接判定為“審查不通過”。（五）審查結(jié)論與歸檔：形成可追溯記錄出具審查報(bào)告：根據(jù)復(fù)核結(jié)果，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審查報(bào)告表》，給出審查結(jié)論：通過：所有必備資質(zhì)文件符合要求，無重大不符合項(xiàng)；有條件通過：存在非關(guān)鍵不符合項(xiàng)，且供應(yīng)商已按期整改完成；不通過：必備資質(zhì)文件缺失、關(guān)鍵資質(zhì)過期或虛假，或整改后仍不達(dá)標(biāo)。審批與存檔：審查報(bào)告需經(jīng)審查小組組長(zhǎng)*（如采購(gòu)總監(jiān)）審批簽字后，將以下文件統(tǒng)一歸檔：供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件（掃描件）；《供應(yīng)商資質(zhì)審查清單表》《資質(zhì)審查問題記錄表》；《供應(yīng)商資質(zhì)審查報(bào)告表》及審批意見。歸檔材料需在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中建立電子檔案，紙質(zhì)版保存期限不少于3年（重要項(xiàng)目建議保存5年以上）。三、常用審查文件模板與填寫說明（一）供應(yīng)商資質(zhì)審查清單表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)/有效期審查狀態(tài)（符合/需補(bǔ)正/不符合）備注（如問題說明）1營(yíng)業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：X符合營(yíng)業(yè)范圍含“設(shè)備生產(chǎn)”2ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書編號(hào)：X，有效期至2025.12.31需補(bǔ)正未提供2023年監(jiān)督審核報(bào)告3安全生產(chǎn)許可證編號(hào)：X，有效期至2024.06.30不符合已于2024.06.30過期……………填寫說明：“文件編號(hào)/有效期”欄需填寫證書唯一編號(hào)及截止日期，便于后續(xù)跟蹤；“審查狀態(tài)”根據(jù)實(shí)際核查結(jié)果勾選，若勾選“需補(bǔ)正”或“不符合”，需在“備注”欄明確具體問題（如“未提供原件掃描件”“資質(zhì)等級(jí)不足”）。（二）資質(zhì)審查問題記錄表序號(hào)文件名稱問題描述責(zé)任方整改期限整改結(jié)果（已補(bǔ)正/未整改）復(fù)查人1安全生產(chǎn)許可證證書已于2024.06.30過期，未提供新證書供應(yīng)商2024.07.05已補(bǔ)正（新證書有效期至2027.06.30）*2業(yè)績(jī)合同提交的合同未體現(xiàn)項(xiàng)目金額及合作方名稱供應(yīng)商2024.07.03未整改（說明合同模板限制，無法補(bǔ)充）*填寫說明：“問題描述”需簡(jiǎn)潔明確，包含“問題文件+具體缺陷+影響”（如“安全生產(chǎn)許可證過期，導(dǎo)致無法證明合規(guī)生產(chǎn)資質(zhì)”）；“整改期限”根據(jù)問題嚴(yán)重程度設(shè)定，關(guān)鍵資質(zhì)（如行業(yè)許可證）問題需縮短至1-2個(gè)工作日。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審查報(bào)告表供應(yīng)商名稱科技有限公司審查類型準(zhǔn)入審查審查日期2024年7月5日審查小組人員采購(gòu)經(jīng)理、法務(wù)專員、質(zhì)量工程師*主要審查內(nèi)容1.基礎(chǔ)資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證齊全且有效；2.專項(xiàng)資質(zhì)：ISO9001認(rèn)證過期，已按要求補(bǔ)充2023年監(jiān)督審核報(bào)告；3.附加資質(zhì)：提供2份同類項(xiàng)目合同，金額符合要求。審查結(jié)論□通過□有條件通過□不通過（勾選“有條件通過”）審批意見同意有條件通過，后續(xù)需跟蹤其資質(zhì)更新情況，保證持續(xù)合規(guī)。審批人：*日期：2024年7月6日填寫說明：“主要審查內(nèi)容”需簡(jiǎn)明概括審查過程及關(guān)鍵結(jié)果，突出“符合項(xiàng)”和“整改項(xiàng)”；“審查結(jié)論”需基于《資質(zhì)審查清單表》和《資質(zhì)審查問題記錄表》綜合判定，有條件通過需明確后續(xù)跟蹤要求。四、操作過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）文件時(shí)效性風(fēng)險(xiǎn)：資質(zhì)臨近到期未及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）臨近到期未更新，導(dǎo)致審查時(shí)失效，影響合作continuity。規(guī)避方法：建立“供應(yīng)商資質(zhì)有效期臺(tái)賬”，在資質(zhì)到期前3個(gè)月通過系統(tǒng)提醒或郵件通知供應(yīng)商更新，審查時(shí)優(yōu)先核對(duì)臺(tái)賬中的預(yù)警信息。（二）文件真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)：偽造或虛假資質(zhì)文件風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商偽造資質(zhì)證書（如PS修改有效期）、使用過時(shí)文件應(yīng)付審查，導(dǎo)致企業(yè)引入不合格供應(yīng)商。規(guī)避方法：要求供應(yīng)商提供資質(zhì)證書原件掃描件（需加蓋“與原件一致”公章），并通過“國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局”“行業(yè)主管部門指定平臺(tái)”等官方渠道核驗(yàn)信息真實(shí)性（注意：核驗(yàn)過程需記錄截圖存檔）。（三）審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)：不同人員判定差異大風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：審查人員對(duì)“必備資質(zhì)”“符合標(biāo)準(zhǔn)”的理解不一致，導(dǎo)致同類供應(yīng)商審查結(jié)果差異。規(guī)避方法：制定《供應(yīng)商資質(zhì)審查標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)》，明確各類資質(zhì)的“審查要點(diǎn)”“判定規(guī)則”（如“建筑施工總承包三級(jí)資質(zhì)可承接800萬元以下項(xiàng)目”），并定期組織審查小組培訓(xùn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)