采購流程標準化操作指導(dǎo)與驗收模板一、目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)采購全流程管理，保證采購活動合規(guī)、高效，降低采購成本，保障物料/服務(wù)質(zhì)量，本指導(dǎo)適用于公司各部門的物料采購、服務(wù)外包及小型工程類采購項目（單筆采購金額不低于500元，不超過10萬元；超10萬元項目需另行啟動專項采購流程）。采購活動需遵循“需求導(dǎo)向、比質(zhì)比價、全程留痕、責(zé)任可追溯”原則。二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與確認責(zé)任人：需求部門申請人*操作說明：需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求申請表》（詳見模板一），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等核心信息，并附技術(shù)參數(shù)要求（如有）。需求部門負責(zé)人*對需求的合理性、必要性進行審核，重點確認“是否為必備資源”“預(yù)算是否在部門年度計劃內(nèi)”，簽字通過后提交至采購部。輸出成果：《采購需求申請表》（部門負責(zé)人*簽字版）（二）采購方式確定與供應(yīng)商尋源責(zé)任人：采購專員*操作說明：采購部收到《采購需求申請表》后，1個工作日內(nèi)完成需求復(fù)核，確認采購金額及類型，匹配對應(yīng)的采購方式：單筆金額≤5000元：詢價比價（至少邀請2家合格供應(yīng)商報價）；5000元＜單筆金額≤5萬元：公開詢價（至少邀請3家合格供應(yīng)商報價）；5萬元＜單筆金額≤10萬元：競爭性談判（邀請3家及以上供應(yīng)商，需談判小組參與）。根據(jù)采購方式，通過公司合格供應(yīng)商庫、公開渠道（如行業(yè)平臺、展會）或自主尋源篩選潛在供應(yīng)商，優(yōu)先選擇與公司有長期合作記錄、信譽良好的供應(yīng)商。向供應(yīng)商發(fā)放《詢價單》（詳見模板二），明確報價要求、技術(shù)參數(shù)、交付周期等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)（原則上不超過3個工作日）提供書面報價單及資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、類似業(yè)績證明等）。輸出成果：詢價記錄表、供應(yīng)商報價單及資質(zhì)文件（三）供應(yīng)商評估與訂單確定責(zé)任人：采購部、需求部、財務(wù)部操作說明：采購部匯總供應(yīng)商報價，組織需求部、財務(wù)部成立評估小組（至少3人），從以下維度進行綜合評分（總分100分）：價格（40分）：取最低報價為基準，每高于基準1%扣2分；資質(zhì)（20分）：供應(yīng)商資質(zhì)齊全、行業(yè)認證完善得15-20分，缺失關(guān)鍵資質(zhì)每項扣5分；業(yè)績（20分）：近1年內(nèi)類似項目業(yè)績≥3個得15-20分，每少1個扣5分；服務(wù)（20分）：交付周期、售后響應(yīng)方案、質(zhì)量承諾等，評估小組綜合打分。評分結(jié)束后，形成《供應(yīng)商評估報告》（詳見模板三），得分最高者為候選供應(yīng)商。若得分相近（分差≤5分），需補充考察供應(yīng)商生產(chǎn)/服務(wù)現(xiàn)場后確定。采購部根據(jù)評估結(jié)果，與候選供應(yīng)商洽談最終價格、交付細節(jié)，擬定《采購訂單》（詳見模板四），注明訂單編號、物料/服務(wù)信息、單價、總價、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購經(jīng)理審核、財務(wù)部復(fù)核預(yù)算后，提交至總經(jīng)理審批。輸出成果：《供應(yīng)商評估報告》《采購訂單》（總經(jīng)理*簽字版）（四）合同簽訂與訂單下達責(zé)任人：采購專員*、法務(wù)部（必要時）操作說明：單筆金額≥2萬元的采購項目，需簽訂正式《采購合同》（詳見模板五），合同條款需包含標的物詳情、質(zhì)量標準、驗收方式、交付時間、付款進度、違約責(zé)任、爭議解決方式等，必要時由法務(wù)部*審核合同條款。合同經(jīng)雙方簽字蓋章（供應(yīng)商蓋章、公司授權(quán)代表簽字）后生效，采購部將訂單信息同步至倉庫及需求部門，并下達《采購訂單》至供應(yīng)商。供應(yīng)商確認訂單后，需在1個工作日內(nèi)書面回復(fù)（蓋章版）交采購部存檔。輸出成果：《采購合同》（雙方簽字蓋章版）、《采購訂單》（供應(yīng)商確認版）（五）物料/服務(wù)交付與入庫驗收責(zé)任人：供應(yīng)商、倉庫管理員、需求部驗收員操作說明：供應(yīng)商按訂單約定時間交付物料/服務(wù)，提前1個工作日通知采購部及倉庫。倉庫管理員*核對到貨物料：數(shù)量驗收：清點實物數(shù)量是否與訂單一致，短缺或超額需當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認；外觀驗收：檢查包裝是否完好，有無破損、受潮等異常情況；單據(jù)驗收：核對供應(yīng)商提供的送貨單、質(zhì)檢報告（如有）是否與訂單信息一致。數(shù)量、外觀驗收合格后，倉庫管理員*在送貨單上簽字確認，留存一聯(lián)作為入庫依據(jù)，另一聯(lián)交供應(yīng)商。需求部驗收員*根據(jù)《采購需求申請表》中的技術(shù)參數(shù)要求，對物料/服務(wù)進行質(zhì)量驗收：物料類：可送第三方檢測機構(gòu)檢測（費用由供應(yīng)商承擔(dān)），或現(xiàn)場試用（如工具、設(shè)備）；服務(wù)類：對照服務(wù)方案逐項驗收，確認服務(wù)成果是否符合約定標準。驗收合格后，需求部驗收員、倉庫管理員共同在《物料驗收單》（詳見模板六）上簽字確認；驗收不合格的，需在《驗收異常反饋表》（詳見模板七）中注明不合格原因（數(shù)量不符、質(zhì)量缺陷、技術(shù)參數(shù)不匹配等），反饋至采購部。輸出成果：《物料驗收單》（合格版）、《驗收異常反饋表》（不合格版）（六）付款結(jié)算與檔案歸檔責(zé)任人：財務(wù)部、采購專員*操作說明：采購部收集驗收合格單據(jù)（《物料驗收單》《采購合同》《供應(yīng)商發(fā)票》等），填寫《付款申請單》（詳見模板八），經(jīng)財務(wù)部審核無誤、總經(jīng)理*審批后，由財務(wù)部安排付款（付款周期按合同約定執(zhí)行，無約定原則為驗收合格后30日內(nèi)）。采購專員*負責(zé)整理采購全流程文件（需求申請、詢價記錄、評估報告、合同、訂單、驗收單、付款憑證等），按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年。輸出成果：《付款申請單》（審批完成版）、采購檔案（電子+紙質(zhì)）三、常用模板表格模板一：采購需求申請表申請編號申請部門申請人*聯(lián)系方式需求名稱需求類型□物料□服務(wù)□工程規(guī)格型號數(shù)量用途說明預(yù)算金額期望交付日期技術(shù)參數(shù)（可附頁）部門負責(zé)人*審核意見簽字：日期：采購部復(fù)核意見簽字：日期：備注模板二：詢價單詢價編號詢價日期詢價單位需求部門需求名稱規(guī)格型號數(shù)量技術(shù)參數(shù)交付地點報價截止時間付款方式詢價要求1.請?zhí)峁┘由w公章的報價單（含明細單價、總價）；2.需附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件；3.報價有效期為7天。供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系電話供應(yīng)商報價信息序號物料名稱規(guī)格型號12供應(yīng)商蓋章日期：模板三：供應(yīng)商評估報告評估編號評估日期采購項目供應(yīng)商名稱報價金額評估小組成員需求部：*采購部：*財務(wù)部：*評分明細評分維度得分評分說明價格（40分）資質(zhì)（20分）業(yè)績（20分）服務(wù)（20分）總分評估結(jié)論□推薦為候選供應(yīng)商□不推薦（原因：）評估小組簽字需求部：*采購部：*財務(wù)部：*日期：模板四：采購訂單訂單編號簽訂日期供應(yīng)商名稱需求部門訂單金額物料/服務(wù)信息序號名稱規(guī)格型號12訂單條款1.質(zhì)量標準：；2.交付地點：；3.付款方式：；4.違約責(zé)任：需求部門確認簽字：日期：采購部審核簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：供應(yīng)商確認蓋章：日期：模板五：采購合同（簡化版）合同編號：甲方（采購方）：公司名稱乙方（供應(yīng)方）：供應(yīng)商名稱簽訂地點：簽訂日期：第一條標的物信息名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付日期第二條質(zhì)量標準乙方提供的標的物需符合國家行業(yè)標準及甲方《采購需求申請表》中的技術(shù)參數(shù)要求，提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)檢報告等證明文件。第三條交付與驗收交付地點：甲方指定倉庫；乙方交付后，甲方需在3個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格后簽署《物料驗收單》；驗收不合格的，乙方需在7個工作日內(nèi)更換或整改，否則甲方有權(quán)解除合同。第四條付款方式驗收合格后30日內(nèi)，甲方憑乙方開具的增值稅專用發(fā)票支付合同總額的100%。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1天按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款的，每逾期1天按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*模板六：物料驗收單驗收編號訂單編號供應(yīng)商名稱驗收日期驗收地點驗收部門物料清單序號名稱規(guī)格型號12質(zhì)量驗收說明（可附頁：檢測報告、試用記錄等）驗收結(jié)論□驗收合格□驗收不合格（不合格原因：）驗收人員簽字需求部：*倉庫：*日期：模板七：驗收異常反饋表反饋編號訂單編號供應(yīng)商名稱異常發(fā)生日期異常發(fā)覺人*異常類型□數(shù)量不符□質(zhì)量缺陷□技術(shù)參數(shù)不匹配□其他異常描述（詳細說明：如物料規(guī)格型號錯誤、外觀破損、功能不達標等，可附照片）處理意見□要求供應(yīng)商更換（期限：天）；□要求供應(yīng)商整改（期限：天）；□拒收并終止合同采購部處理結(jié)果簽字：日期：供應(yīng)商確認蓋章：日期：模板八：付款申請單申請編號供應(yīng)商名稱合同編號付款金額大寫：小寫：付款事由附件清單□《采購合同》□《物料驗收單》□《供應(yīng)商發(fā)票》□《評估報告》采購部意見簽字：日期：財務(wù)部審核簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：付款日期四、關(guān)鍵提示與風(fēng)險控制（一）需求管理風(fēng)險需求部門需提前3個工作日提交《采購需求申請表》，避免因緊急采購導(dǎo)致流程簡化或成本上升；技術(shù)參數(shù)描述需明確、量化，避免“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊詞匯，防止供應(yīng)商理解偏差或后續(xù)驗收爭議。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險嚴禁采購部與供應(yīng)商存在私下利益往來，所有供應(yīng)商評估需留存書面記錄，保證過程透明；合格供應(yīng)商庫每半年更新一次，對出現(xiàn)質(zhì)量違約、延遲交付等問題的供應(yīng)商及時清退或降級。（三）驗收與付款風(fēng)險驗收人員需嚴格按照合同及需求標準執(zhí)行，嚴禁“先簽字后驗收”或“人