合同管理審批與執(zhí)行流程工具模板指南一、合同管理流程的適用場景與核心價(jià)值（一）適用場景合同管理審批與執(zhí)行流程適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，尤其適合以下場景：采購類合同：企業(yè)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等涉及資金支出的合同，需通過規(guī)范流程控制成本與風(fēng)險(xiǎn)；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、項(xiàng)目合作等產(chǎn)生收入的合同，需保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；合作類合同：戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系建立、技術(shù)合作、品牌授權(quán)等長期合作協(xié)議，需明確合作邊界與利益分配；內(nèi)部類合同：與員工簽訂的勞動(dòng)合同、與部門簽訂的目標(biāo)責(zé)任書等，需符合法律法規(guī)與企業(yè)制度。（二）核心價(jià)值通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，可實(shí)現(xiàn)三大核心價(jià)值：風(fēng)險(xiǎn)防控：通過多環(huán)節(jié)評(píng)審與審批，識(shí)別合同主體、條款、履行中的法律與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，避免糾紛；效率提升：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與時(shí)限，減少推諉扯皮，加速合同從立項(xiàng)到執(zhí)行的全流程流轉(zhuǎn)；合規(guī)追溯：完整記錄合同各階段操作痕跡，保證合同管理符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)要求，便于審計(jì)與責(zé)任追溯。二、合同全生命周期管理操作步驟合同管理涵蓋“立項(xiàng)-起草-評(píng)審-審批-簽署-歸檔-執(zhí)行-變更-終止”九大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵循操作規(guī)范，保證流程閉環(huán)。（一）合同立項(xiàng)與發(fā)起操作目標(biāo)：明確合同需求，啟動(dòng)管理流程，避免盲目簽約。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*經(jīng)理。操作內(nèi)容：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)，明確合同目的（如采購設(shè)備、提供服務(wù)）、合作方初步意向、核心需求（價(jià)格、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》：詳細(xì)說明項(xiàng)目背景、合同類型、預(yù)算金額、合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、立項(xiàng)理由及預(yù)期效益；部門初審：部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審核立項(xiàng)必要性，重點(diǎn)評(píng)估預(yù)算合理性與資源匹配度，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部或合同管理部門。關(guān)鍵輸出：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見本章工具表格1）。注意事項(xiàng)：立項(xiàng)申請(qǐng)需在合同談判前完成，避免“先談后立”導(dǎo)致流程倒置；涉及重大金額（如超過年度預(yù)算10%）或戰(zhàn)略合作的立項(xiàng)，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（二）合同起草與內(nèi)部評(píng)審操作目標(biāo)：擬定合規(guī)條款，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，保證合同內(nèi)容滿足業(yè)務(wù)需求。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門（起草）、法務(wù)部（法律評(píng)審）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)條款評(píng)審）、相關(guān)技術(shù)/業(yè)務(wù)部門（專業(yè)評(píng)審）。操作內(nèi)容：資料收集：業(yè)務(wù)部門收集合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書、相關(guān)資質(zhì)證書等）、技術(shù)參數(shù)、歷史合作記錄等；合同起草：根據(jù)企業(yè)《合同示范文本》或業(yè)務(wù)需求，起草合同文本，明確核心條款：當(dāng)事人信息：名稱、住所、法定代表人等；標(biāo)的物：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；權(quán)利義務(wù)：雙方履約方式、期限、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；價(jià)格與支付：金額、計(jì)價(jià)方式、支付條件、發(fā)票類型等；違約責(zé)任：違約情形、違約金計(jì)算方式、爭議解決方式（仲裁/訴訟）等；附件技術(shù)協(xié)議、服務(wù)方案等；內(nèi)部評(píng)審：業(yè)務(wù)評(píng)審：技術(shù)/業(yè)務(wù)部門審核標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)、履約可行性、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否與需求一致；財(cái)務(wù)評(píng)審：財(cái)務(wù)部審核價(jià)格條款（是否符合市場價(jià)格、成本預(yù)算）、支付方式（資金安全與現(xiàn)金流匹配度）、稅務(wù)處理（發(fā)票類型、稅率）等；法律評(píng)審：法務(wù)部審核主體資格（是否具備簽約資質(zhì)）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決約定等，形成《合同評(píng)審表》評(píng)審意見；修改完善：業(yè)務(wù)部門根據(jù)評(píng)審意見修改合同文本，重大爭議需組織跨部門協(xié)調(diào)會(huì)，直至評(píng)審?fù)ㄟ^。關(guān)鍵輸出：合同草案、《合同評(píng)審表》（見本章工具表格2）。注意事項(xiàng)：禁止使用“按慣例”“雙方協(xié)商確定”等模糊表述；涉及核心技術(shù)或商業(yè)秘密的條款，需在合同中明保證密義務(wù)；合作方為自然人的，需核實(shí)身份證件及無民事行為能力限制。（三）合同審批與簽署操作目標(biāo)：履行內(nèi)部審批程序，保證合同獲得授權(quán)簽署，規(guī)避越權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任部門/人：法務(wù)部（審核審批流程）、財(cái)務(wù)部（會(huì)簽）、分管領(lǐng)導(dǎo)（業(yè)務(wù)審批）、總經(jīng)理/董事長（最終審批）、授權(quán)簽署人。操作內(nèi)容：審批流程發(fā)起：業(yè)務(wù)部門將評(píng)審?fù)ㄟ^的合同文本及《合同評(píng)審表》提交至審批系統(tǒng)（或紙質(zhì)審批單），明確審批鏈（如：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→法務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理）；逐級(jí)審批：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：確認(rèn)合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求；財(cái)務(wù)部：確認(rèn)資金安排與財(cái)務(wù)制度一致；法務(wù)部：確認(rèn)流程合規(guī)、條款無重大法律風(fēng)險(xiǎn)；分管領(lǐng)導(dǎo)：確認(rèn)合同事項(xiàng)符合部門戰(zhàn)略規(guī)劃；總經(jīng)理/董事長：根據(jù)合同金額（如單筆超50萬元）或重要性，最終審批；簽署授權(quán)：審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)的簽署人（需持有《授權(quán)委托書》）在合同上簽字并加蓋合同專用章（禁止使用公章或部門章）；文本分發(fā)：簽署后，原件至少留存2份（企業(yè)存檔1份，對(duì)方單位1份），電子版同步歸檔至合同管理系統(tǒng)。關(guān)鍵輸出：《合同審批單》（見本章工具表格3）、簽署完成的合同文本。注意事項(xiàng)：授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，超授權(quán)簽署的合同可能無效；合同簽署需雙方同時(shí)或按約定順序進(jìn)行，避免倒簽（特殊情況倒簽需提交《合同倒簽申請(qǐng)說明》，經(jīng)總經(jīng)理特批）。（四）合同歸檔與備案操作目標(biāo)：規(guī)范合同存儲(chǔ)，保證檔案完整，便于查詢與審計(jì)。責(zé)任部門/人：檔案管理部門、合同管理員*專員。操作內(nèi)容：資料整理：合同管理員收集合同正本、附件、《合同評(píng)審表》《合同審批單》《授權(quán)委托書》、合作方資質(zhì)文件等全套資料；分類編號(hào)：按照合同類型（采購/銷售/合作等）、簽訂年度進(jìn)行分類，編制唯一合同編號(hào)（規(guī)則：年份-合同類型-流水號(hào)，如2024采-001）；電子歸檔：將合同文本及附件掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，錄入關(guān)鍵字段（合同編號(hào)、對(duì)方名稱、金額、簽署日期等）；物理歸檔：將原件裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、日期，存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；備案登記：重大合同（如金額超100萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需向法務(wù)部或上級(jí)單位備案，填寫《合同備案登記表》。關(guān)鍵輸出：《合同歸檔登記表》（見本章工具表格4）。注意事項(xiàng)：合同檔案保存期限不少于合同終止后10年（勞動(dòng)合同保存期限為終止后50年）；電子檔案需定期備份（雙備份，異地存儲(chǔ)），防止數(shù)據(jù)丟失。（五）合同執(zhí)行與監(jiān)控操作目標(biāo)：跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)覺并解決問題，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行主體）、財(cái)務(wù)部（付款監(jiān)控）、法務(wù)部（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警）。操作內(nèi)容：履約計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同執(zhí)行計(jì)劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人及完成時(shí)限；進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門按計(jì)劃執(zhí)行，定期（每周/每月）填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄履約進(jìn)度、存在問題及整改措施；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：出現(xiàn)可能無法按期履約（如延遲交付、資金不足）或?qū)Ψ竭`約（如產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）時(shí)，業(yè)務(wù)部門需立即向分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部報(bào)告，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；驗(yàn)收與確認(rèn)：合同標(biāo)的物交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)量部門按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，由雙方簽字確認(rèn)；付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理付款手續(xù)，審核發(fā)票合規(guī)性，避免超付或逾期付款。關(guān)鍵輸出：《合同執(zhí)行跟蹤表》（見本章工具表格5）、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收需留存書面記錄（如照片、檢測(cè)報(bào)告），避免口頭確認(rèn)；付款前需核對(duì)合同條款與實(shí)際履約情況一致，防范“先款后貨”風(fēng)險(xiǎn)。（六）合同變更與終止操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與終止流程，明確雙方權(quán)利義務(wù)，減少爭議。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起變更/終止）、法務(wù)部（審核）、財(cái)務(wù)部（結(jié)算）、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（審批）。操作內(nèi)容：變更流程：申請(qǐng)：因政策變化、市場需求等需變更合同時(shí)業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、內(nèi)容（如金額、期限、條款）及影響；評(píng)審與審批：參照合同起草與審批流程，對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審與審批；簽署與歸檔：雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，作為合同附件，同步歸檔；終止流程：協(xié)議終止：雙方協(xié)商一致終止的，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、結(jié)算方式、違約責(zé)任等；法定終止：因不可抗力、一方違約等法定情形終止的，業(yè)務(wù)部門收集證據(jù)（如不可抗力證明、違約函件），提交《合同終止申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后通知對(duì)方；結(jié)算與清理：財(cái)務(wù)部辦理未完成款項(xiàng)結(jié)算，業(yè)務(wù)部門清理雙方債權(quán)債務(wù)（如退回剩余款項(xiàng)、移交資產(chǎn)）。關(guān)鍵輸出：《合同變更申請(qǐng)表》（見本章工具表格6）、《合同終止登記表》（見本章工具表格7）、《合同終止協(xié)議》。注意事項(xiàng)：合同變更需采用書面形式，口頭變更無效；終止后，雙方需保守在合作中知悉的商業(yè)秘密，避免信息泄露。三、合同管理核心工具表格及應(yīng)用說明（一）工具表格1：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》適用場景：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同立項(xiàng)時(shí)填寫，明確項(xiàng)目基本信息與立項(xiàng)依據(jù)。表格結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目名稱立項(xiàng)日期年月日合同類型□采購□銷售□合作□其他________預(yù)算金額萬元合作方名稱聯(lián)系人合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼_____________________________聯(lián)系電話立項(xiàng)背景與目的（說明項(xiàng)目來源、業(yè)務(wù)需求、預(yù)期效益等，不少于200字）核心需求（明確標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限等關(guān)鍵要求）部門意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：年月日法務(wù)部/合同管理部門意見簽字：_________日期：年月日總經(jīng)理意見簽字：_________日期：年月日填寫說明：“合同類型”勾選最符合的類型，并在“其他”中補(bǔ)充說明；“立項(xiàng)背景與目的”需具體，避免籠統(tǒng)表述（如“提升效率”應(yīng)說明“通過采購設(shè)備，預(yù)計(jì)降低人工成本%”）；涉及跨部門合作的，需合作部門負(fù)責(zé)人在“部門意見”中會(huì)簽。（二）工具表格2：《合同評(píng)審表》適用場景：合同起草完成后，多部門聯(lián)合評(píng)審時(shí)使用，記錄評(píng)審意見與結(jié)論。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)合同名稱評(píng)審日期年月日評(píng)審地點(diǎn)參與部門□業(yè)務(wù)部□法務(wù)部□財(cái)務(wù)部□技術(shù)部□其他________評(píng)審維度評(píng)審內(nèi)容評(píng)審意見評(píng)審人法律條款主體資格、合法性、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決等商務(wù)條款價(jià)格、支付方式、交付/履約期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等財(cái)務(wù)條款預(yù)算匹配度、資金安排、稅務(wù)處理、發(fā)票要求等技術(shù)條款技術(shù)參數(shù)、功能指標(biāo)、服務(wù)方案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等綜合評(píng)審結(jié)論□通過（可提交審批）□修改后重審（修改意見：_________）□不通過（終止立項(xiàng)）評(píng)審人簽字業(yè)務(wù)部：_________法務(wù)部：_________財(cái)務(wù)部：_________技術(shù)部：_________填寫說明：“評(píng)審意見”需具體，指出問題并提出修改建議（如“違約責(zé)任中逾期付款違約金按日0.05%計(jì)算，建議調(diào)整為0.03%以符合行業(yè)慣例”）；“綜合評(píng)審結(jié)論”需經(jīng)全體評(píng)審人簽字確認(rèn)，修改后重審的需明確修改完成時(shí)限。（三）工具表格3：《合同審批單》適用場景：合同審批流程中使用，明確審批權(quán)限與意見。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)合同名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)人合同金額萬元審批方式□線上□紙質(zhì)審批鏈審批環(huán)節(jié)審批意見審批人業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部法務(wù)部分管副總總經(jīng)理審批備注（說明審批過程中的特殊要求或限制條件）最終審批結(jié)論□批準(zhǔn)□否決（理由：_________）審批日期年月日填寫說明：審批權(quán)限根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》確定（如金額10萬元以下由分管副總審批，10萬元以上由總經(jīng)理審批）；“審批意見”可勾選“同意”或注明具體意見，否決需書面說明理由；線上審批需在系統(tǒng)中留痕，紙質(zhì)審批需各環(huán)節(jié)手寫簽字。（四）工具表格4：《合同歸檔登記表》適用場景：合同歸檔時(shí)使用，記錄檔案基本信息與存放位置。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)合同名稱簽署日期年月日簽署地點(diǎn)對(duì)方名稱對(duì)方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同類型□采購□銷售□合作□其他________保存期限歸檔資料清單資料名稱份數(shù)頁數(shù)合同正本合同附件《合同評(píng)審表》《合同審批單》《授權(quán)委托書》合作方資質(zhì)文件電子檔案信息存儲(chǔ)路徑：_____________________備份方式□本地□異地物理檔案信息檔案柜編號(hào)：_________檔案盒編號(hào)：_________歸檔人歸檔日期年月日審核人審核日期年月日填寫說明：“歸檔資料清單”需逐項(xiàng)填寫，保證資料齊全；“電子檔案信息”需準(zhǔn)確填寫存儲(chǔ)路徑（如服務(wù)器文件夾路徑），便于檢索；物理檔案需標(biāo)注“合同正本”“副本”等字樣，避免混淆。（五）工具表格5：《合同執(zhí)行跟蹤表》適用場景：合同執(zhí)行過程中，業(yè)務(wù)部門定期跟蹤履約情況時(shí)使用。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)合同名稱對(duì)方名稱負(fù)責(zé)人計(jì)劃履行期限年月日至年月日當(dāng)前進(jìn)度□正?！跹舆t關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)跟蹤節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間交付節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)付款節(jié)點(diǎn)問題記錄（描述履約中存在的問題，如延遲交付原因、質(zhì)量異議等）整改措施（針對(duì)問題提出的解決方案及責(zé)任人、完成時(shí)限）更新日期年月日更新人填寫說明：“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”根據(jù)合同約定填寫，至少包含交付、驗(yàn)收、付款等核心環(huán)節(jié)；“完成情況說明”需具體，如“延遲3天交付，原因?yàn)楣?yīng)商原材料短缺，已協(xié)調(diào)X月X日前交付”；問題出現(xiàn)時(shí)，需立即填寫“問題記錄”與“整改措施”，并跟蹤落實(shí)。（六）工具表格6：《合同變更申請(qǐng)表》適用場景：合同履行過程中需變更內(nèi)容時(shí)，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起申請(qǐng)。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)原合同名稱變更日期年月日變更類型□條款變更□金額變更□期限變更□其他________申請(qǐng)部門申請(qǐng)人變更內(nèi)容（詳細(xì)說明變更前條款與變更后條款，可附頁）變更原因（說明變更背景與必要性，如政策調(diào)整、市場需求變化等）影響分析（分析變更對(duì)合同金額、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)的影響）部門意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：年月日法務(wù)部意見簽字：_________日期：年月日財(cái)務(wù)部意見簽字：_________日期：年月日最終審批結(jié)論□批準(zhǔn)□否決（理由：_________）審批日期年月日備注（如需簽訂《合同變更協(xié)議》，需在此注明）填寫說明：“變更內(nèi)容”需逐條對(duì)比變更前后條款，避免歧義；“影響分析”需客觀，如“金額增加萬元，導(dǎo)致年度預(yù)算超支%，需追加預(yù)算審批”；審批通過后，雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，并重新歸檔。（七）工具表格7：《合同終止登記表》適用場景：合同履行完畢或終止時(shí)，記錄終止原因與后續(xù)處理情況。表格結(jié)構(gòu)：合同編號(hào)合同名稱終止日期年月日終止方式□協(xié)議終止□法定終止□違約終止對(duì)方名稱終止原因（詳細(xì)說明，如“合同已全部履行完畢”“一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)”等）債權(quán)債務(wù)清理情況（說明未結(jié)算金額、已履行/未履行義務(wù)、資產(chǎn)交接情況等）后續(xù)處理安排（如保密義務(wù)延續(xù)、爭議解決條款效力等）部門意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：年月日法務(wù)部意見簽字：_________日期：年月日財(cái)務(wù)部意見簽字：_________日期：年月日總經(jīng)理意見簽字：_________日期：年月日附件清單（《合同終止協(xié)議》《結(jié)算單》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等）登記人登記日期年月日填寫說明：“終止方式”勾選最符合的類型，法定終止需附相關(guān)證據(jù)（如法院判決書、不可抗力證明）；“債權(quán)債務(wù)清理情況”需明確，如“對(duì)方已支付全部款項(xiàng)，我方已交付全部標(biāo)的物，無未了事項(xiàng)”；協(xié)議終止的，需附《合同終止協(xié)議》，經(jīng)雙方簽字蓋章后歸檔。四、合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)防控簽約前審查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等公開渠道核查合作方信用狀況，避免與失信企業(yè)簽約；授權(quán)審核：對(duì)方簽署人需提供《