辦公室常用公文寫作規(guī)范及范例引言公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)決策、溝通信息、協(xié)調(diào)工作的核心工具。規(guī)范的公文寫作不僅能提高工作效率，更能體現(xiàn)單位的professionalism與嚴(yán)謹(jǐn)性。本文結(jié)合辦公室工作實際，梳理通知、請示、報告、函、紀(jì)要、通報六大常用公文的寫作規(guī)范，并附實戰(zhàn)范例，旨在為辦公室人員提供可直接套用的操作指南。一、通知：部署工作的“指揮棒”1.定義與適用范圍通知是下行文（也可平行），用于發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達(dá)事項、告知會議等。是辦公室最常用的公文類型之一。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“發(fā)文單位+關(guān)于+事由+的通知”（如“XX部門關(guān)于召開工作例會的通知”），簡潔明了。主送機(jī)關(guān)：需明確接收通知的單位或人員（如“各科室、直屬單位”）。正文：①開頭：說明發(fā)文緣由（如“為總結(jié)季度工作，部署下一步任務(wù)”）；②主體：列出具體事項（時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求等）；③結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)注意事項（如“請?zhí)崆皽?zhǔn)備材料”）。落款：發(fā)文單位+日期（需加蓋公章）。3.語言特點(diǎn)簡潔、明確、無歧義，避免模糊表述（如“盡快”需改為“4月10日前”）。4.范例關(guān)于召開2024年第一季度部門工作例會的通知各科室、直屬單位：為總結(jié)2024年第一季度工作進(jìn)展，部署第二季度重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究，決定召開部門工作例會?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議時間：2024年4月10日（星期三）上午9:00二、會議地點(diǎn)：機(jī)關(guān)大樓三樓會議室三、參會人員：各科室負(fù)責(zé)人、直屬單位主要負(fù)責(zé)人、辦公室相關(guān)人員四、會議內(nèi)容：1.各單位匯報第一季度工作完成情況、存在問題及下一步計劃；2.分管領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評第一季度工作，部署第二季度重點(diǎn)任務(wù)；3.主要領(lǐng)導(dǎo)講話，強(qiáng)調(diào)工作要求。五、注意事項：2.請?zhí)崆?0分鐘入場，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音；3.特殊情況無法參會者，請?zhí)崆跋蜣k公室請假并提交書面說明。XX部門辦公室2024年4月5日二、請示：請求批準(zhǔn)的“申請書”1.定義與適用范圍請示是上行文，用于請求上級指示、批準(zhǔn)（如申請經(jīng)費(fèi)、購置設(shè)備、調(diào)整政策等）。需嚴(yán)格遵循“一文一事”原則。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“發(fā)文單位+關(guān)于+事由+的請示”（如“XX科室關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示”）。主送機(jī)關(guān)：只能是一個上級單位（不能多頭請示）。正文：①開頭：說明請示的背景與原因（如“現(xiàn)有設(shè)備老化，影響工作效率”）；②主體：明確請示的具體事項（如“購置電腦10臺，預(yù)算5萬元”）；③結(jié)尾：用規(guī)范結(jié)語（如“妥否，請批示”）。落款：發(fā)文單位+日期。3.注意事項一文一事：避免多個請求混在一篇請示中；不得越級：需按隸屬關(guān)系向上級請示；不夾帶報告：請示需上級批復(fù)，不得在請示中匯報工作。4.范例關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示XX領(lǐng)導(dǎo)：我科室現(xiàn)有辦公電腦（型號：XX）已使用5年，部分設(shè)備出現(xiàn)死機(jī)、卡頓等問題，嚴(yán)重影響日常工作進(jìn)度（如文件處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計）。經(jīng)調(diào)研，擬購置10臺全新辦公電腦（具體參數(shù)附后），預(yù)算總額為5萬元（含安裝、調(diào)試費(fèi)）。妥否，請批示。XX科室2024年3月20日（附：辦公設(shè)備購置清單）三、報告：匯報工作的“成績單”1.定義與適用范圍報告是上行文，用于匯報工作、反映情況、答復(fù)上級詢問。無需上級批復(fù)，但需客觀真實。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“發(fā)文單位+關(guān)于+事由+的報告”（如“XX單位關(guān)于2023年度工作情況的報告”）。主送機(jī)關(guān)：上級單位或領(lǐng)導(dǎo)。正文：①開頭：說明報告的目的（如“現(xiàn)將2023年度工作情況報告如下”）；②主體：分點(diǎn)匯報工作內(nèi)容（完成情況、存在問題、下一步計劃）；③結(jié)尾：用規(guī)范結(jié)語（如“特此報告”）。落款：發(fā)文單位+日期。3.與請示的區(qū)別**維度****請示****報告**目的請求批準(zhǔn)/指示匯報工作/反映情況要求需上級批復(fù)無需批復(fù)內(nèi)容一文一事可多事一報4.范例2023年度工作情況報告XX單位：2023年，我部門在單位領(lǐng)導(dǎo)的正確指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹落實《XX工作方案》，圓滿完成了年度目標(biāo)任務(wù)。現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、工作完成情況1.業(yè)務(wù)指標(biāo)：完成全年目標(biāo)任務(wù)的110%（其中XX項目實現(xiàn)營收200萬元）；2.隊伍建設(shè)：開展了3次業(yè)務(wù)培訓(xùn)（覆蓋員工80人次），員工專業(yè)能力提升顯著；3.制度建設(shè)：修訂了《XX科室工作流程》，優(yōu)化了內(nèi)部管理。二、存在問題1.部分項目推進(jìn)速度滯后（如XX項目因疫情延遲2個月）；2.員工創(chuàng)新意識不足，需加強(qiáng)引導(dǎo)；3.辦公設(shè)備老化，需逐步更新。三、2024年工作計劃1.加快XX項目進(jìn)度，確保6月底前完成；2.開展“創(chuàng)新爭優(yōu)”活動，鼓勵員工提出合理化建議；3.申請購置一批辦公設(shè)備，改善工作條件。特此報告。XX部門2024年1月15日四、函：溝通協(xié)調(diào)的“橋梁”1.定義與適用范圍函是平行文（或不相隸屬機(jī)關(guān)之間），用于商洽工作、詢問答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)（如跨單位合作、咨詢政策）。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“發(fā)文單位+關(guān)于+事由+的函”（如“XX單位關(guān)于商洽合作培訓(xùn)的函”）。主送機(jī)關(guān)：需明確溝通的單位（如“XX培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”）。正文：①開頭：說明發(fā)函緣由（如“為提升員工專業(yè)能力”）；②主體：明確函的具體事項（如“商請合作舉辦培訓(xùn)”）；③結(jié)尾：用規(guī)范結(jié)語（如“請函復(fù)”“特此函達(dá)”）。落款：發(fā)文單位+日期。3.語言特點(diǎn)得體、禮貌，避免生硬（如“商請”比“要求”更合適）。4.范例關(guān)于商洽合作舉辦培訓(xùn)的函XX培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：為提升我單位員工的XX專業(yè)能力，擬于2024年5月舉辦一期“XX專題培訓(xùn)”。貴機(jī)構(gòu)在XX領(lǐng)域具有豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗和專業(yè)師資，現(xiàn)商請貴機(jī)構(gòu)協(xié)助舉辦此次培訓(xùn)，具體事項如下：一、培訓(xùn)時間：2024年5月15日-5月17日（共3天）；二、培訓(xùn)地點(diǎn)：XX酒店三樓會議室；三、培訓(xùn)內(nèi)容：XX（可根據(jù)需求調(diào)整）；四、合作方式：1.貴機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供培訓(xùn)師資（2-3名專家）及課程設(shè)計；2.我單位負(fù)責(zé)培訓(xùn)場地、學(xué)員組織及后勤保障；3.培訓(xùn)費(fèi)用由雙方各承擔(dān)50%（具體金額可協(xié)商）。如貴機(jī)構(gòu)同意合作，請于2024年4月20日前函復(fù)我單位，以便進(jìn)一步協(xié)商具體細(xì)節(jié)。XX單位辦公室2024年4月10日五、紀(jì)要：會議成果的“固化器”1.定義與適用范圍紀(jì)要用于記載會議主要情況和議定事項，是會后傳達(dá)貫徹會議精神、督促落實的依據(jù)。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“會議名稱+紀(jì)要”（如“2024年3月月度工作會議紀(jì)要”）。會議基本信息：時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、記錄人（需明確）。正文：①會議議程：列出會議的主要議題；②會議內(nèi)容：分點(diǎn)記錄發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、領(lǐng)導(dǎo)指示；③會議決議：明確會后需落實的事項（責(zé)任單位、時間節(jié)點(diǎn)）。落款：發(fā)文單位（一般為辦公室）+日期。3.注意事項客觀準(zhǔn)確：如實記錄會議內(nèi)容，不得添加個人意見；簡潔明了：避免冗長，重點(diǎn)突出“決議”部分；格式規(guī)范：使用“一、”“（一）”“1.”等層級編號。4.范例2024年3月月度工作會議紀(jì)要時間：2024年3月25日（星期一）下午2:30地點(diǎn)：機(jī)關(guān)大樓二樓會議室主持人：XX（單位主要領(lǐng)導(dǎo)）參會人員：XX（分管領(lǐng)導(dǎo)）、各科室負(fù)責(zé)人、直屬單位主要負(fù)責(zé)人、辦公室相關(guān)人員記錄人：XX（辦公室文員）一、會議議程1.各科室匯報3月工作完成情況及4月工作計劃；2.分管領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評3月工作，部署4月重點(diǎn)任務(wù)；3.主要領(lǐng)導(dǎo)講話，強(qiáng)調(diào)工作要求。二、會議內(nèi)容1.工作匯報：辦公室：完成月度文件處理（120份）、會議組織（5次），4月計劃開展公文規(guī)范培訓(xùn)；業(yè)務(wù)一科：完成XX項目前期調(diào)研，4月計劃推進(jìn)項目招標(biāo)；業(yè)務(wù)二科：完成XX任務(wù)驗收，4月計劃開展客戶回訪。2.分管領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評：分管領(lǐng)導(dǎo)XX指出，3月工作整體達(dá)標(biāo)，但存在“部分項目進(jìn)度滯后”“部門溝通不足”等問題。4月重點(diǎn)任務(wù)：加快XX項目招標(biāo)，確保5月底前啟動；建立部門周例會制度，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。3.主要領(lǐng)導(dǎo)講話：單位主要領(lǐng)導(dǎo)XX強(qiáng)調(diào)，4月是全年工作的關(guān)鍵月份，需做好以下幾點(diǎn)：強(qiáng)化目標(biāo)意識，確保完成季度目標(biāo)；加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高員工執(zhí)行力；嚴(yán)守紀(jì)律規(guī)矩，杜絕違規(guī)行為。三、會議決議1.各科室需于4月5日前將4月工作計劃報辦公室；2.業(yè)務(wù)一科需于4月20日前完成XX項目招標(biāo)；3.辦公室需于4月10日前制定公文規(guī)范培訓(xùn)方案。XX單位辦公室2024年3月26日六、通報：表彰批評的“信號旗”1.定義與適用范圍通報是下行文，用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況。2.結(jié)構(gòu)要求標(biāo)題：一般為“發(fā)文單位+關(guān)于+事由+的通報”（如“XX單位關(guān)于表彰優(yōu)秀員工的通報”）。主送機(jī)關(guān)：需明確接收通報的單位或人員。正文：①開頭：說明通報的緣由（如“為表彰先進(jìn)，激勵士氣”）；②主體：敘述事實（先進(jìn)事跡或錯誤行為）、分析意義（或危害）、作出決定（表彰或批評）；③結(jié)尾：提出要求（如“向優(yōu)秀員工學(xué)習(xí)”或“吸取教訓(xùn)”）。落款：發(fā)文單位+日期。3.范例關(guān)于表彰2023年度優(yōu)秀員工的通報各科室、直屬單位：2023年，我單位全體員工立足本職、勤奮工作，涌現(xiàn)出一批表現(xiàn)突出、成績顯著的優(yōu)秀員工。經(jīng)民主推薦、科室審核、單位研究，決定對XX等10名員工（具體名單附后）予以表彰，授予“2023年度優(yōu)秀員工”稱號，并頒發(fā)獎金2000元/人。希望受表彰的員工珍惜榮譽(yù)、再接再厲，在今后的工作中發(fā)揮模范帶頭作用。同時，號召全體員工向優(yōu)秀員工學(xué)習(xí)，以更加飽滿的熱情、更加務(wù)實的作風(fēng)，為單位發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)