辦公室文件管理制度及歸檔規(guī)范XX單位辦公室文件全生命周期管理指引1總則1.1制定目的為規(guī)范單位辦公室文件管理工作，提高文件處理效率，保障文件信息安全，確保文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于單位各部門及所屬機(jī)構(gòu)的所有公文、業(yè)務(wù)文件、電子文件及其他具有保存價(jià)值的文件材料的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔及銷毀等全生命周期管理。1.3基本原則1.合法性：符合國(guó)家法律法規(guī)及上級(jí)文件管理規(guī)定；2.準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)、表述規(guī)范、數(shù)據(jù)可靠；3.保密性：嚴(yán)格區(qū)分密級(jí)，落實(shí)保密責(zé)任；4.可追溯性：建立文件管理臺(tái)賬，確保每一份文件的流轉(zhuǎn)軌跡可查；5.標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一文件格式、編號(hào)規(guī)則及歸檔要求。2職責(zé)分工2.1辦公室職責(zé)統(tǒng)籌制定文件管理制度及歸檔規(guī)范；負(fù)責(zé)單位公文的統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)及對(duì)外收發(fā)；監(jiān)督各部門文件管理執(zhí)行情況；牽頭組織文件歸檔工作，對(duì)接檔案管理部門。2.2各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件的擬制、審核、傳遞及初步整理；落實(shí)本部門文件的保密要求，及時(shí)向辦公室移交歸檔文件；配合辦公室開展文件管理檢查及整改工作。2.3經(jīng)辦人職責(zé)負(fù)責(zé)文件的具體辦理（如擬稿、校對(duì)、傳閱），確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確；及時(shí)將辦理完畢的文件移交本部門資料員或辦公室；嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播涉密文件。2.4檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)歸檔文件的接收、整理、保管及提供利用；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案安全；編制檔案檢索工具（如目錄、索引），提高檔案利用效率。3文件形成與辦理規(guī)范3.1文件擬制格式要求：公文應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____），使用單位統(tǒng)一模板（如標(biāo)題字體為二號(hào)方正小標(biāo)宋，正文為三號(hào)仿宋，行間距為28磅）；業(yè)務(wù)文件應(yīng)采用部門統(tǒng)一格式，標(biāo)注“XX部門業(yè)務(wù)文件”字樣。內(nèi)容要求：主題明確、條理清晰、語言簡(jiǎn)潔，避免歧義；涉及數(shù)據(jù)、圖表的，需注明來源及審核人。版本管理：文件修改后應(yīng)標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0、V2.0），舊版本文件應(yīng)及時(shí)作廢并收回。3.2文件審核部門審核：文件擬制完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容的真實(shí)性、合法性及與部門職責(zé)的關(guān)聯(lián)性；辦公室審核：涉及單位整體事項(xiàng)的文件，需經(jīng)辦公室審核格式、編號(hào)及政策合規(guī)性；法律審核：涉及合同、法規(guī)性文件的，需經(jīng)法律事務(wù)部門審核。3.3文件簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限：?jiǎn)挝还挠芍饕I(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；部門業(yè)務(wù)文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉密文件需經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)要求：簽發(fā)人應(yīng)簽署姓名及日期，明確是否同意印發(fā)；不同意的，需注明修改意見。3.4文件編號(hào)編號(hào)規(guī)則：采用“年度-部門代碼-文件類型-序號(hào)”格式，如“2024-XX-B-001”（2024為年度，XX為部門代碼，B為“辦”字公文，001為年度內(nèi)序號(hào)）；編號(hào)管理：辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制單位公文編號(hào)，部門業(yè)務(wù)文件編號(hào)由各部門自行編制，報(bào)辦公室備案。3.5文件印發(fā)印發(fā)范圍：根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)放對(duì)象，避免超范圍發(fā)放；登記管理：辦公室應(yīng)建立《發(fā)文登記臺(tái)賬》，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放日期、接收人及份數(shù)；電子印發(fā)：電子文件需通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送，注明“正式文件”字樣，避免通過個(gè)人郵箱傳遞。4文件日常管理規(guī)范4.1收文管理登記：辦公室收到外來文件后，應(yīng)立即登記《收文登記臺(tái)賬》，記錄文件名稱、文號(hào)、來源、收到日期及密級(jí)；擬辦：辦公室根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見（如“請(qǐng)XX部門辦理”“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱示”）；批辦：領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見作出批辦決定；承辦：承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成辦理，及時(shí)反饋結(jié)果；催辦：辦公室對(duì)未按時(shí)辦結(jié)的文件進(jìn)行催辦，記錄催辦情況。4.2傳閱管理傳閱范圍：根據(jù)文件密級(jí)及內(nèi)容確定傳閱人員，不得擴(kuò)大范圍；傳閱登記：建立《文件傳閱臺(tái)賬》，記錄傳閱人、傳閱日期及歸還日期；傳閱要求：傳閱人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成閱辦，不得積壓或私自留存。4.3借閱管理借閱手續(xù)：借閱文件需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人、文件名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱時(shí)間及歸還時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；借閱期限：一般文件借閱期限不超過5個(gè)工作日，涉密文件不超過3個(gè)工作日；歸還檢查：歸還時(shí)應(yīng)檢查文件是否完整，如有損壞或丟失，需及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。4.4銷毀管理銷毀范圍：無保存價(jià)值的文件（如草稿、重復(fù)件、過期文件）；銷毀審批：填寫《文件銷毀審批表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量及銷毀原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任及保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人審批；銷毀執(zhí)行：由2人以上共同銷毀，銷毀后在《文件銷毀審批表》上簽字確認(rèn)；涉密文件需送指定銷毀機(jī)構(gòu)銷毀。5文件歸檔規(guī)范5.1歸檔范圍文書檔案：?jiǎn)挝还模ㄈ缤ㄖ?、?qǐng)示、報(bào)告）、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；業(yè)務(wù)檔案：各部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件（如合同、報(bào)表、調(diào)研材料）；電子檔案：電子公文、電子表格、電子圖片等，需與紙質(zhì)檔案同步歸檔；特殊檔案：涉密文件、榮譽(yù)證書、重要活動(dòng)照片等。5.2歸檔時(shí)間年度內(nèi)形成的文件，應(yīng)在次年3月底前完成歸檔；臨時(shí)活動(dòng)或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的文件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；電子文件應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，確保與紙質(zhì)文件同步。5.3歸檔要求整理規(guī)范：文件應(yīng)按“年度-機(jī)構(gòu)-問題”或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類，裝訂成冊(cè)（每?jī)?cè)不超過200頁(yè)），標(biāo)注案卷號(hào)；內(nèi)容完整：歸檔文件應(yīng)包括正文、附件、審批單、修改稿等，確保文件材料齊全；電子檔案：采用PDF/A格式存儲(chǔ)（長(zhǎng)期保存），備份至單位專用服務(wù)器（異地備份1份），標(biāo)注電子檔案元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間）；密級(jí)標(biāo)注：涉密文件應(yīng)在歸檔時(shí)注明密級(jí)，單獨(dú)存放。5.4歸檔流程1.收集：各部門收集本部門年度內(nèi)形成的文件，整理后移交辦公室；2.整理：辦公室對(duì)移交的文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂；3.審核：檔案管理員審核歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性及規(guī)范性；4.移交：辦公室將審核通過的文件移交檔案管理部門，辦理移交手續(xù)；5.入庫(kù)：檔案管理部門將文件存入檔案庫(kù)房，登記《檔案入庫(kù)臺(tái)賬》。6文件安全與保密管理6.1密級(jí)劃分絕密：涉及單位核心機(jī)密（如重大決策、涉密項(xiàng)目），泄露會(huì)使單位利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害；機(jī)密：涉及單位重要機(jī)密（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事信息），泄露會(huì)使單位利益遭受嚴(yán)重?fù)p害；秘密：涉及單位一般機(jī)密（如內(nèi)部工作流程），泄露會(huì)使單位利益遭受損害。6.2存儲(chǔ)安全紙質(zhì)文件應(yīng)存入防火、防潮、防盜的檔案庫(kù)房，涉密文件存入密碼柜；電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在單位專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（如管理員、部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人），定期進(jìn)行病毒查殺。6.3傳輸安全涉密文件傳輸需使用單位內(nèi)部加密系統(tǒng)，不得通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸；電子文件傳輸應(yīng)注明“密級(jí)”，接收人需確認(rèn)身份后接收。6.4銷毀安全涉密文件銷毀需由保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督，確保徹底銷毀；銷毀記錄應(yīng)保存3年以上，以備查考。7監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督檢查辦公室每季度對(duì)各部門文件管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文件歸檔率、完整率及保密執(zhí)行情況；檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核，對(duì)存在問題的部門下達(dá)《整改通知書》，要求限期整改。7.2考核獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)文件管理規(guī)范、歸檔及時(shí)的部門及個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)及績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；處罰：對(duì)未按規(guī)定辦理文件、造成文件丟失或泄露的部門及個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。8附則8.1解釋權(quán)本制度由單位辦公室負(fù)責(zé)解釋。8.2生效時(shí)間本制度自發(fā)布之日起施行，原《XX單位文件管理制度》同時(shí)廢止。8.3修訂程序本制度如需修訂，由辦公室提出修訂意見，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審批后發(fā)布實(shí)施。XX單位辦公室2024年X月X日