員工收入證明開具及管理規(guī)范一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)員工收入證明的開具流程，防范因虛假證明引發(fā)的法律風險，保障企業(yè)與員工的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合企業(yè)實際運營情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體在職員工（包括正式員工、試用期員工、勞務派遣員工）及離職后1年內需開具在職期間收入證明的員工。（三）定義本規(guī)范所稱“員工收入證明”，是指企業(yè)向第三方機構（如銀行、社保部門、簽證機關等）或個人出具的，證明員工在本企業(yè)任職期間收入情況的正式書面文件，是員工辦理貸款、簽證、社保轉移等事項的重要依據(jù)。二、收入證明的內容與格式（一）必備內容收入證明需包含以下核心信息，確保真實、準確、完整：1.員工個人信息：姓名、性別、入職日期、現(xiàn)任崗位/職務；2.收入情況：明確收入構成（如基本工資、績效工資、獎金、補貼等）、指定期間（如最近6個月、12個月）的收入金額（需標注“應發(fā)工資”或“實發(fā)工資”，默認應為應發(fā)工資，即扣除社保、個稅前的工資總額）；3.證明用途：明確用于“個人住房貸款”“出國簽證”“社保辦理”等具體場景；4.企業(yè)信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、聯(lián)系電話；5.開具信息：開具日期、有效期（如“本證明有效期至XX年XX月XX日”，一般不超過3個月）；6.印章：加蓋企業(yè)公章或人力資源專用章（二者具有同等法律效力，需與企業(yè)登記信息一致）。（二）禁止性內容1.不得包含虛假收入數(shù)據(jù)（如夸大員工工資、虛構獎金項目）；2.不得為非本企業(yè)員工開具收入證明；3.不得包含與收入無關的信息（如員工家庭住址、婚姻狀況）；4.不得使用模糊表述（如“收入較高”“待遇優(yōu)厚”），需明確具體金額或區(qū)間（如“月均應發(fā)工資約X元”）。三、收入證明開具流程收入證明的開具需遵循“申請-審核-開具-領取”的閉環(huán)流程，確保每一步驟可追溯。（一）申請環(huán)節(jié)1.員工需提交書面申請（可采用企業(yè)統(tǒng)一的《收入證明申請表》），內容包括：個人信息（姓名、崗位、入職日期）；證明用途（如“申請XX銀行住房貸款”）；所需份數(shù)（一般不超過3份）；指定期間（如“最近12個月的收入情況”）。2.附相關材料（如有）：如貸款機構出具的《收入證明要求函》、簽證機關的格式模板等，確保企業(yè)開具的證明符合第三方要求。（二）審核環(huán)節(jié)審核是防范虛假證明的關鍵環(huán)節(jié)，需由部門負責人和HR部門共同完成：1.部門負責人審核：確認員工的在職狀態(tài)（如是否為試用期、是否處于離職流程中）、崗位信息的真實性，簽署“同意開具”意見。2.HR部門審核：核對員工工資發(fā)放記錄（如工資條、銀行轉賬記錄），確認收入數(shù)據(jù)的準確性（如最近12個月的應發(fā)工資總額、平均收入）；檢查申請材料的完整性（如是否附第三方要求函）；確認證明用途的合理性（如避免為員工提供與工作無關的證明）。3.財務部門復核（如需）：對于收入構成復雜（如包含項目獎金、年終分紅）的員工，HR部門需會同財務部門核對工資發(fā)放憑證，確保收入數(shù)據(jù)與財務記錄一致。（三）開具環(huán)節(jié)1.HR部門根據(jù)審核通過的申請表，使用企業(yè)統(tǒng)一模板開具收入證明，確保內容與申請信息一致。2.收入證明需加蓋企業(yè)公章或人力資源專用章，蓋章位置需清晰（一般在證明右下角），不得覆蓋關鍵信息（如員工姓名、收入金額）。3.開具完成后，HR部門需在《收入證明登記臺賬》中記錄以下信息：員工姓名、崗位、開具日期、用途、份數(shù)、審核人、蓋章人，便于后續(xù)查詢。（四）領取環(huán)節(jié)1.員工本人需憑有效身份證件（如身份證、護照）領取收入證明，簽字確認“已收到”，并注明領取日期。2.如需代領，需提供以下材料：員工本人出具的授權委托書（需注明代領人姓名、身份證號、授權范圍）；代領人的有效身份證件；代領人簽字確認“已代領”，并留存授權委托書及雙方身份證件復印件（復印件需標注“僅用于領取收入證明”）。四、收入證明管理規(guī)范（一）模板管理1.企業(yè)需制定統(tǒng)一的收入證明模板，模板內容需經(jīng)HR部門審核、總經(jīng)理批準后生效。2.模板如需修改（如調整收入構成、增加第三方要求的內容），需重新履行審核批準程序，不得隨意修改。3.禁止員工自行設計或修改模板，如需調整格式，需向HR部門提出申請，由HR部門統(tǒng)一處理。（二）公章管理1.收入證明的公章使用需嚴格遵守《企業(yè)公章管理辦法》，由HR部門負責人審批后，方可加蓋公章。2.禁止空白收入證明加蓋公章，如需提前蓋章，需注明“僅限XX用途”“有效期至XX年XX月XX日”，避免濫用。3.公章管理人員需對每一次蓋章行為進行登記（如《公章使用登記本》），記錄蓋章日期、用途、蓋章人、審核人，確保公章使用可追溯。（三）檔案管理1.HR部門需留存以下材料，保存期限不少于2年：收入證明復印件；《收入證明申請表》；員工提交的相關材料（如第三方要求函、授權委托書）；《收入證明登記臺賬》。2.離職員工的收入證明檔案需單獨歸檔，標注“離職員工”，保存期限不少于3年（因離職后1年內可能需要開具在職期間收入證明）。3.檔案需妥善保管（如存放在帶鎖的文件柜中），避免丟失或泄露員工信息。（四）責任追究1.員工責任：員工不得要求企業(yè)提供虛假收入證明，不得偽造、篡改收入證明。如發(fā)現(xiàn)員工提供虛假信息（如虛構用途、隱瞞離職事實）或偽造證明，企業(yè)有權根據(jù)《員工手冊》給予紀律處分（如警告、記過），情節(jié)嚴重的（如因虛假證明導致企業(yè)承擔法律責任），可解除勞動合同。員工離職后，如發(fā)現(xiàn)其在職期間要求企業(yè)提供虛假收入證明，企業(yè)有權追溯其責任，要求賠償損失。2.企業(yè)責任：HR部門及相關負責人需嚴格審核收入證明的真實性、準確性，如因審核不嚴導致企業(yè)承擔法律責任（如第三方機構起訴企業(yè)提供虛假證明），將追究相關人員的責任（如HR經(jīng)理考核扣分、部門負責人紀律處分）。企業(yè)不得為非本企業(yè)員工開具收入證明，如發(fā)現(xiàn)此類情況，將追究公章管理人員、HR負責人的責任，情節(jié)嚴重的（如涉及詐騙），將移送司法機關處理。五、注意事項（一）員工須知1.員工需如實填寫《收入證明申請表》，提供真實的用途信息，不得隱瞞或虛構。2.員工需妥善保管收入證明，避免丟失或泄露，如因個人原因導致證明被濫用，企業(yè)不承擔責任。3.員工如需多個版本的收入證明（如不同貸款機構要求不同格式），需向HR部門說明情況，HR部門可根據(jù)要求調整模板，但需保證信息真實。（二）企業(yè)須知1.企業(yè)需明確告知員工收入證明的開具流程及要求，避免員工因不了解流程而誤操作。2.企業(yè)不得拒絕為符合條件的員工開具收入證明（如員工在職期間需要貸款），但可要求員工提供相關材料（如貸款機構的要求函）。3.企業(yè)需定期檢查收入證明的開具情況（如每季度抽查《收入證明登記臺賬》），及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為（如未審核就開具證明、公章使用不規(guī)范）。（三）特殊情況處理1.離職員工：離職員工需要開具在職期間收入證明的，企業(yè)應予以配合，注明離職日期（如“該員工于XX年XX月至XX年XX月在本企業(yè)任職，期間月均應發(fā)工資約X元”），不得開具離職后的收入證明。2.勞務派遣員工：勞務派遣員工的收入證明由勞務派遣單位開具（注明“該員工由XX勞務派遣公司派遣至本企業(yè)工作”），用工單位開具在職情況證明（注明“該員工于XX年XX月至XX年XX月在本企業(yè)擔任XX崗位”），雙方需明確職責，避免推諉。3.試用期員工：試用期員工的收入證明需注明“試用期”（如“該員工處于試用期，試用期月均應發(fā)工資約X元”），不得隱瞞試用期身份。六、附則1.本規(guī)范自XX年XX月XX日起施行，此前制定的相關規(guī)定與本規(guī)范不一