家長學(xué)校檔案管理制度操作手冊(cè)第一章總則一、目的依據(jù)為規(guī)范家長學(xué)校檔案管理，保障檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，提升家長學(xué)校工作規(guī)范化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國家庭教育促進(jìn)法》及教育行政部門關(guān)于家長學(xué)校建設(shè)的相關(guān)要求，結(jié)合本校實(shí)際，制定本手冊(cè)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于[XX家長學(xué)校]（以下簡稱“學(xué)?！保└黝悪n案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等管理活動(dòng)。三、基本原則1.真實(shí)性原則：檔案材料須客觀反映家長學(xué)校工作實(shí)際，不得偽造、篡改。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋家長學(xué)校工作的全流程，確保材料齊全、環(huán)節(jié)連續(xù)。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類、編號(hào)、裝訂、歸檔等操作符合行業(yè)規(guī)范。4.保密性原則：涉及家長隱私、學(xué)校內(nèi)部信息的檔案須嚴(yán)格保密，不得泄露。第二章檔案分類與歸檔范圍家長學(xué)校檔案分為綜合管理類、教學(xué)活動(dòng)類、家?；?dòng)類、學(xué)員管理類、評(píng)估考核類五大類，具體歸檔范圍如下：一、綜合管理類（編號(hào)：ZH）歸檔范圍：章程制度：家長學(xué)校章程、各項(xiàng)管理制度（教學(xué)管理、學(xué)員管理、檔案管理、安全管理等）；組織機(jī)構(gòu)：家長學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（如校務(wù)委員會(huì)、家長委員會(huì)）成員名單、職責(zé)分工、調(diào)整文件；計(jì)劃總結(jié)：年度工作計(jì)劃、月度/季度工作小結(jié)、年度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作方案及總結(jié)；會(huì)議記錄：家長學(xué)校校務(wù)會(huì)議、家長委員會(huì)會(huì)議、檔案管理工作會(huì)議等記錄；其他：上級(jí)部門關(guān)于家長學(xué)校的文件（如批復(fù)、通知、考核結(jié)果）、學(xué)校對(duì)外交流材料（如合作協(xié)議、交流紀(jì)要）。二、教學(xué)活動(dòng)類（編號(hào)：JX）歸檔范圍：課程規(guī)劃：年度課程計(jì)劃、學(xué)期課程表、課程大綱（含家庭教育理論、親子溝通、家風(fēng)建設(shè)等模塊）；教學(xué)材料：教案（教師授課方案）、教材（自編或選用的家庭教育書籍、課件）、教學(xué)輔助資料（視頻、案例集）；活動(dòng)記錄：專題講座、親子活動(dòng)、家庭教育沙龍、專家報(bào)告會(huì)等活動(dòng)的簽到表、現(xiàn)場照片/視頻、活動(dòng)總結(jié)；教師管理：授課教師名單（含校內(nèi)教師、外聘專家）、教師資質(zhì)證明（如家庭教育指導(dǎo)師證書）、教師評(píng)價(jià)表（家長對(duì)教師的評(píng)分）。三、家?；?dòng)類（編號(hào)：JD）歸檔范圍：家長會(huì)：學(xué)期初/期末家長會(huì)的通知、議程、講話稿、家長簽到表、會(huì)議記錄；家訪工作：教師家訪的記錄表（含家訪對(duì)象、時(shí)間、內(nèi)容、家長反饋）、家訪總結(jié)；家長反饋：家長對(duì)學(xué)校工作的意見建議（如問卷調(diào)查、留言簿、線上反饋截圖）、家長感謝信；家校合作：家長志愿者活動(dòng)記錄（如家長參與學(xué)?；顒?dòng)的方案、照片、總結(jié)）、家校共建項(xiàng)目材料（如家長課堂、家庭實(shí)踐活動(dòng)）。四、學(xué)員管理類（編號(hào)：XY）歸檔范圍：學(xué)員信息：家長學(xué)員登記表（含姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址、子女所在班級(jí)等）、學(xué)員花名冊(cè)（年度/學(xué)期）；考勤記錄：家長學(xué)員參加課程或活動(dòng)的考勤表（遲到、早退、請(qǐng)假情況）；學(xué)習(xí)成果：家長學(xué)員的作業(yè)（如家庭教育心得、親子活動(dòng)記錄）、學(xué)習(xí)證書（如結(jié)業(yè)證書、優(yōu)秀學(xué)員證書）；特殊情況：學(xué)員退學(xué)、轉(zhuǎn)班的申請(qǐng)及審批材料、學(xué)員投訴處理記錄。五、評(píng)估考核類（編號(hào)：PG）歸檔范圍：滿意度調(diào)查：家長對(duì)學(xué)校教學(xué)、服務(wù)、管理等方面的滿意度調(diào)查表（含統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告）；教學(xué)評(píng)估：教學(xué)效果評(píng)估表（如學(xué)員對(duì)課程的評(píng)價(jià)、教師教學(xué)質(zhì)量評(píng)估）、教學(xué)成果報(bào)告（如學(xué)員家庭教育知識(shí)掌握情況測試結(jié)果）；表彰獎(jiǎng)勵(lì)：優(yōu)秀家長學(xué)員評(píng)選材料（如推薦表、事跡材料）、優(yōu)秀家庭評(píng)選材料（如家風(fēng)故事、家庭照片）、表彰決定（文件、證書）；上級(jí)評(píng)估：教育行政部門對(duì)家長學(xué)校的評(píng)估驗(yàn)收材料（如評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、自評(píng)報(bào)告、驗(yàn)收結(jié)論）、學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書（如“示范家長學(xué)校”稱號(hào)）。第三章檔案收集與整理一、收集責(zé)任與流程（一）責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人：督促本部門人員按時(shí)提交檔案材料（如教學(xué)部門提交教學(xué)活動(dòng)類檔案、德育部門提交家?；?dòng)類檔案）；檔案管理員：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全校檔案收集工作，核對(duì)材料完整性，督促未提交部門及時(shí)補(bǔ)充。（二）收集流程1.即時(shí)收集：重大活動(dòng)（如專題講座、家長會(huì)）結(jié)束后1周內(nèi)，由活動(dòng)組織部門將材料提交檔案管理員；2.定期收集：月度/季度材料（如工作計(jì)劃、總結(jié)）：每月/季度結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)提交；年度材料（如年度課程計(jì)劃、學(xué)員花名冊(cè)）：年度結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)提交；3.補(bǔ)充收集：檔案管理員發(fā)現(xiàn)材料缺失或不完整時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出《檔案材料補(bǔ)充通知》，要求在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完善。二、整理規(guī)范與要求（一）分類編號(hào)1.采用“大類代碼-年份-序號(hào)”的編號(hào)規(guī)則，示例：綜合管理類2023年第1份檔案：ZH-____；教學(xué)活動(dòng)類2023年第5份檔案：JX-____。2.編號(hào)應(yīng)唯一，不得重復(fù)或遺漏，每年年初重新編制序號(hào)。（二）裝訂與歸檔1.材料審核：檔案管理員收到材料后，須檢查材料的真實(shí)性（如簽字、蓋章是否齊全）、完整性（如活動(dòng)記錄是否有簽到表和總結(jié)）、規(guī)范性（如字跡清晰、無破損），不符合要求的材料應(yīng)退回修改；2.裝訂要求：材料按順序排列（如活動(dòng)記錄按時(shí)間先后排序、學(xué)員信息按班級(jí)排序）；用檔案裝訂線或裝訂機(jī)裝訂（避免使用訂書釘，防止生銹損壞檔案）；裝訂后填寫檔案封面（含檔案名稱、編號(hào)、年度、保管期限、編制部門、編制日期）。（三）目錄編制1.每類檔案須編制《檔案歸檔目錄》，內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔日期、頁數(shù)、保管期限、備注（如材料來源、特殊說明）；2.目錄一式兩份，一份存入檔案盒，一份由檔案管理員留存（用于檔案檢索）。第四章檔案保管與利用一、保管要求（一）場所與設(shè)備1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室（或檔案柜），用于存放家長學(xué)校檔案；2.檔案室需滿足“五防”要求：防火（配備滅火器）、防潮（放置干燥劑或除濕機(jī)）、防蟲（投放樟腦丸）、防光（安裝窗簾或避光玻璃）、防盜（安裝門鎖或監(jiān)控設(shè)備）；3.檔案柜應(yīng)選用鐵皮柜或木質(zhì)柜（避免使用塑料柜，防止老化），檔案盒應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒（如A4規(guī)格、無酸紙材質(zhì)）。（二）日常管理1.檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案（每月至少1次），發(fā)現(xiàn)檔案受潮、破損、蟲蛀等情況，及時(shí)采取措施修復(fù)（如晾干、修補(bǔ)、更換檔案盒）；2.檔案應(yīng)按分類編號(hào)順序存放，檔案盒上標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、年度，便于查找；3.非檔案管理員不得隨意進(jìn)入檔案室，不得私自翻動(dòng)或取走檔案。（三）保管期限根據(jù)檔案的價(jià)值，確定以下保管期限（參考《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）：永久保存：家長學(xué)校章程、組織機(jī)構(gòu)文件、年度工作計(jì)劃總結(jié)、重要表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、上級(jí)部門重要文件；長期保存（15-50年）：教學(xué)活動(dòng)記錄、家校互動(dòng)材料、學(xué)員信息、滿意度調(diào)查、教學(xué)評(píng)估報(bào)告；短期保存（1-15年）：考勤記錄、臨時(shí)活動(dòng)材料、一般性通知、家長反饋中的非重要內(nèi)容。二、利用流程（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（附件1），注明查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱檔案編號(hào)/名稱、查閱時(shí)間；2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交檔案管理員審核；3.檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)人身份及申請(qǐng)內(nèi)容，無誤后提供檔案，查閱地點(diǎn)限于檔案室；4.查閱結(jié)束后，檔案管理員應(yīng)檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱登記表》（附件2）中記錄。（二）借閱1.本校教職工因工作需要借閱檔案（需帶出檔案室），須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附件3），注明借閱人姓名、部門、借閱檔案編號(hào)/名稱、借閱期限（一般不超過1周）；2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交檔案管理員；3.檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)材料，無誤后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》（附件4）；4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損毀、丟失，逾期未歸還須辦理續(xù)借手續(xù)；5.歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》中注明歸還時(shí)間。（三）復(fù)制1.確需復(fù)制檔案內(nèi)容（如復(fù)印件、掃描件），須在《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制內(nèi)容及用途；2.復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理員審核，重要檔案（如學(xué)員信息、保密材料）需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；3.復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人。三、保密規(guī)定1.檔案管理員應(yīng)遵守《中華人民共和國保密法》，嚴(yán)格保守檔案中的秘密內(nèi)容（如家長學(xué)員個(gè)人信息、學(xué)校內(nèi)部決策）；2.查閱/借閱檔案的人員應(yīng)遵守保密協(xié)議，不得泄露檔案中的保密內(nèi)容，不得復(fù)制、摘抄保密材料；3.涉及家長隱私的檔案（如學(xué)員信息、家長反饋中的個(gè)人信息），非經(jīng)家長本人同意，不得查閱或借閱；4.檔案管理員離職時(shí)，須辦理檔案交接手續(xù)，交接清單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，確保檔案安全。第五章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織與周期1.學(xué)校成立檔案鑒定小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)（組長）、檔案管理員（副組長）、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人、德育部門負(fù)責(zé)人組成；2.檔案鑒定每5年進(jìn)行一次（特殊情況可提前或延期），對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行全面檢查。二、鑒定流程1.檔案管理員整理保管期限已滿的檔案，編制《待鑒定檔案清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、年度、保管期限、數(shù)量；2.鑒定小組對(duì)《待鑒定檔案清單》中的檔案進(jìn)行審查，重點(diǎn)評(píng)估檔案的歷史價(jià)值（是否反映家長學(xué)校發(fā)展歷程）、現(xiàn)實(shí)價(jià)值（是否對(duì)當(dāng)前工作有參考作用）、法律價(jià)值（是否涉及法律糾紛或責(zé)任認(rèn)定）；3.鑒定小組根據(jù)評(píng)估結(jié)果，形成《檔案鑒定意見》，確定以下處理方式：繼續(xù)保存：對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，延長保管期限（如短期改為長期、長期改為永久）；銷毀：對(duì)無保存價(jià)值的檔案，列入銷毀清單。三、銷毀流程1.檔案管理員根據(jù)《檔案鑒定意見》，編制《檔案銷毀清單》（附件5），注明銷毀檔案編號(hào)、名稱、年度、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間；2.《檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組簽字確認(rèn)后，提交學(xué)校校長審批；3.審批通過后，由檔案管理員組織銷毀，銷毀時(shí)須有2名以上監(jiān)銷人（從鑒定小組中選?。┰趫?；4.監(jiān)銷人核對(duì)《檔案銷毀清單》與實(shí)際銷毀檔案，確認(rèn)無誤后簽字；5.檔案管理員將《檔案銷毀清單》及監(jiān)銷記錄存入檔案室，永久保存。第六章責(zé)任追究一、責(zé)任主體1.檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，對(duì)檔案的安全和完整負(fù)責(zé)；2.部門負(fù)責(zé)人：督促本部門人員按時(shí)提交檔案材料，對(duì)本部門檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)；3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)：監(jiān)督檔案管理工作，對(duì)檔案管理的規(guī)范性、有效性負(fù)責(zé)。二、追究情形與方式1.輕度違規(guī)：情形：未按時(shí)提交檔案材料、檔案整理不規(guī)范、查閱/借閱手續(xù)不全；方式：批評(píng)教育、口頭警告、扣發(fā)當(dāng)月績效獎(jiǎng)金（不超過當(dāng)月績效的10%）。2.中度違規(guī)：情形：檔案材料丟失、損壞（可修復(fù)）、泄露非重要保密內(nèi)容；方式：書面檢查、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)季度績效獎(jiǎng)金（不超過季度績效的20%）。3.重度違規(guī)：情形：檔案材料嚴(yán)重丟失、損壞（無法修復(fù)）、泄露重要保密內(nèi)容（如家長隱私、學(xué)校機(jī)密）、偽造/篡改檔案；方式：紀(jì)律處分（如警告、記過）、經(jīng)濟(jì)處罰（扣發(fā)年度績效獎(jiǎng)金的30%-50%）、解除勞動(dòng)合同（情節(jié)嚴(yán)重者）；涉嫌違法的，依法追究法律責(zé)任（如違反《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國家庭教育促進(jìn)法》）。第七章附則一、手冊(cè)修訂本手冊(cè)由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)修訂，根據(jù)教育行政部門的要求、家長學(xué)校工作的變化及實(shí)際管理需要，每3年修訂一次（特殊情況可隨時(shí)修訂）。二、生效日期本手冊(cè)自2023年X月X日起生效，有效期至202