綜合辦公室崗位職責說明冊二、各崗位崗位職責（一）綜合辦公室主任1.崗位概述全面負責辦公室日常管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)行政、人事、后勤、文秘等模塊，為公司決策與運營提供全方位支持，推動部門目標與公司戰(zhàn)略協(xié)同。2.核心職責（1）戰(zhàn)略支持：協(xié)助公司高層制定戰(zhàn)略規(guī)劃，收集行業(yè)動態(tài)、政策信息及內(nèi)部運營數(shù)據(jù)，提供決策參考；推動戰(zhàn)略落地，跟蹤公司重點工作進展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的跨部門問題。（2）部門管理：制定部門年度工作計劃與預算，分解目標至各崗位，監(jiān)督執(zhí)行并考核；搭建團隊培養(yǎng)體系，組織員工培訓與職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提升團隊專業(yè)能力；完善部門管理制度（如《行政辦公管理辦法》《人事流程規(guī)范》），確保流程標準化。（3）協(xié)調(diào)溝通：統(tǒng)籌跨部門協(xié)作（如業(yè)務部門與財務、技術部門的對接），解決沖突與瓶頸；對接外部單位（如政府部門、供應商、合作伙伴），維護公司公共關系；接待重要來訪（如客戶、投資者），安排行程與會議。（4）應急處理：牽頭處理公司突發(fā)事件（如辦公場所停電、員工群體事件），制定應急預案并組織實施；應對媒體輿情，協(xié)調(diào)公關部門發(fā)布信息，維護公司形象。（5）服務保障：監(jiān)督各模塊服務質(zhì)量（如行政會議組織、后勤食堂管理），收集員工反饋并持續(xù)優(yōu)化；保障公司辦公秩序，處理員工投訴與建議，提升員工體驗。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：本科及以上學歷，5年以上企業(yè)管理或綜合辦公室工作經(jīng)驗，3年以上團隊管理經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：具備較強的戰(zhàn)略思維與統(tǒng)籌能力，能準確理解公司戰(zhàn)略并轉(zhuǎn)化為部門行動；優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)與問題解決能力，能有效處理跨部門沖突與突發(fā)事件；熟悉行政、人事、后勤等模塊的管理流程與相關法規(guī)（如《勞動合同法》《公司法》）。（3）素質(zhì)要求：責任心強，具備大局觀與抗壓能力，能應對復雜環(huán)境；具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與保密意識，維護公司利益；具有較強的領導力，能激勵團隊達成目標。4.關鍵考核指標（KPI）部門年度工作計劃完成率（≥95%）；跨部門協(xié)作滿意度（≥90%，通過部門調(diào)研評估）；制度執(zhí)行合規(guī)率（≥98%）；突發(fā)事件處理及時率（100%）；員工對辦公室服務滿意度（≥85%）。（二）綜合辦公室副主任1.崗位概述協(xié)助主任開展部門管理工作，分管1-2個模塊（如行政+后勤或人事+文秘），負責模塊內(nèi)日常運營與團隊管理，支撐部門目標實現(xiàn)。2.核心職責（1）模塊管理：制定分管模塊的年度工作計劃與預算（如行政模塊的會議預算、后勤模塊的物資采購預算）；監(jiān)督模塊內(nèi)工作執(zhí)行（如行政專員的會議組織、人事專員的招聘進度），解決執(zhí)行中的問題；優(yōu)化模塊流程（如簡化行政報銷流程、規(guī)范人事入職手續(xù)），提升工作效率。（2）團隊培養(yǎng)：指導分管模塊員工（如行政專員、后勤專員）的工作，提供專業(yè)支持與培訓；評估員工績效，提出獎懲建議，推動員工職業(yè)發(fā)展。（3）協(xié)調(diào)配合：配合主任開展跨部門協(xié)調(diào)工作（如協(xié)助主任對接外部單位）；與其他模塊負責人（如人事專員、文秘專員）溝通，確保部門內(nèi)工作協(xié)同（如行政會議需要文秘準備文件）。（4）匯報總結：定期向主任匯報分管模塊的工作進展（如每周匯報招聘進度、每月匯報行政費用使用情況）；提交模塊工作總結與改進建議（如季度行政工作總結）。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：本科及以上學歷，3-5年綜合辦公室相關工作經(jīng)驗，1年以上團隊管理經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：熟悉分管模塊的管理流程與相關法規(guī)（如分管人事模塊需熟悉《勞動合同法》）；具備良好的溝通協(xié)調(diào)與執(zhí)行能力，能推動模塊目標實現(xiàn)；掌握辦公軟件（如Excel、PPT），能制作報表與匯報材料。（3）素質(zhì)要求：責任心強，具備團隊合作精神；細心嚴謹，能處理復雜的模塊工作；抗壓能力強，能應對多任務同時處理的情況。4.關鍵考核指標（KPI）分管模塊工作計劃完成率（≥95%）；模塊流程優(yōu)化效率（如行政報銷時間縮短30%）；分管團隊員工績效達標率（≥90%）；模塊工作滿意度（≥85%，通過員工調(diào)研評估）。（三）行政專員1.崗位概述負責公司行政事務的執(zhí)行與落實，為員工提供日常辦公支持，保障辦公秩序與效率。2.核心職責（1）辦公設備與環(huán)境管理：管理辦公設備（如電腦、打印機、投影儀），負責設備的采購、調(diào)試、維護與報廢處理；監(jiān)督辦公環(huán)境維護（如衛(wèi)生、空調(diào)溫度、照明），協(xié)調(diào)后勤專員解決環(huán)境問題（如衛(wèi)生間漏水）。（2）會議與活動組織：負責會議籌備（如確定會議時間、地點、參會人員，準備會議資料、設備調(diào)試）；記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要并分發(fā)至參會人員；跟進會議決議落實情況，向相關部門反饋進展。（3）文件與檔案管理：負責公司文件的收發(fā)、傳閱與歸檔（如通知、報告、合同），建立文件臺賬；管理電子檔案（如存放在共享盤的文件），確保文件安全與可查閱性。（4）差旅與接待：安排員工差旅（如訂機票、酒店），辦理報銷手續(xù)；接待來訪客人（如引導參觀、安排茶水），協(xié)助文秘專員準備接待材料。（5）行政費用管理：編制行政費用預算（如辦公設備采購預算、會議預算）；審核行政費用報銷（如辦公用品報銷、差旅報銷），確保費用合規(guī)。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：大專及以上學歷，1-3年行政工作經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：熟悉行政工作流程（如會議組織、文件管理）；掌握辦公軟件（如Word、Excel、PPT），能熟練制作文件與報表；具備基本的費用管理知識，能審核報銷單據(jù)。（3）素質(zhì)要求：細心嚴謹，能處理繁瑣的行政事務；具備良好的溝通能力，能與員工、供應商有效溝通；責任心強，能按時完成工作任務。4.關鍵考核指標（KPI）會議組織及時率（100%，按計劃完成會議籌備）；文件歸檔準確率（≥98%，無丟失或錯誤）；行政費用預算執(zhí)行率（±5%，控制在預算范圍內(nèi)）；員工對行政服務滿意度（≥85%）。（四）人事專員1.崗位概述負責公司人事事務的執(zhí)行與落實，涵蓋招聘、培訓、薪酬、績效、員工關系等模塊，支撐公司人力資源管理目標實現(xiàn)。2.核心職責（1）招聘管理：協(xié)助制定招聘計劃（如根據(jù)業(yè)務需求確定招聘崗位與人數(shù)）；篩選簡歷、聯(lián)系候選人、安排面試（如協(xié)調(diào)業(yè)務部門面試官、通知候選人面試時間）；辦理入職手續(xù)（如簽訂勞動合同、發(fā)放入職資料、錄入員工信息系統(tǒng)）。（2）培訓管理：協(xié)助制定培訓計劃（如新員工入職培訓、在職員工技能培訓）；組織培訓實施（如聯(lián)系培訓講師、安排培訓場地、準備培訓材料）；評估培訓效果（如發(fā)放培訓反饋問卷、統(tǒng)計培訓出勤率）。（3）薪酬福利管理：核算員工薪資（如基本工資、績效工資、補貼），確保準確無誤；辦理社保公積金繳納（如新增員工參保、社?；鶖?shù)調(diào)整）；發(fā)放員工福利（如節(jié)日福利、生日福利），統(tǒng)計福利費用。（4）績效管理：協(xié)助制定績效考核制度（如部門績效考核指標、員工績效考核表）；統(tǒng)計績效考核結果（如收集部門考核評分、匯總員工績效得分）；反饋績效考核結果（如向員工說明績效評分、提出改進建議）。（5）員工關系管理：管理勞動合同（如簽訂、續(xù)簽、解除勞動合同）；處理員工糾紛（如勞動爭議、員工投訴），協(xié)調(diào)解決問題；組織員工活動（如團建活動、年會），提升員工凝聚力。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：大專及以上學歷，人力資源相關專業(yè)，1-3年人事工作經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：熟悉人力資源管理流程（如招聘、培訓、薪酬）；掌握勞動法規(guī)（如《勞動合同法》《社會保險法》），能處理人事合規(guī)問題；具備基本的數(shù)據(jù)分析能力，能統(tǒng)計招聘率、培訓出勤率等指標。（3）素質(zhì)要求：具備良好的溝通能力，能與員工、業(yè)務部門有效溝通；細心嚴謹，能處理繁瑣的人事事務（如薪資核算）；具備保密意識，維護員工信息安全。4.關鍵考核指標（KPI）招聘到崗率（≥90%，按計劃完成招聘任務）；培訓計劃完成率（≥95%，按計劃組織培訓）；薪資核算準確率（100%，無錯誤）；員工滿意度（≥85%，通過員工調(diào)研評估）。（五）后勤專員1.崗位概述負責公司后勤事務的執(zhí)行與落實，涵蓋辦公環(huán)境、物資管理、車輛管理、員工福利等模塊，為員工提供舒適的辦公環(huán)境與生活支持。2.核心職責（1）辦公環(huán)境管理：監(jiān)督辦公場所衛(wèi)生（如每天檢查衛(wèi)生間、茶水間衛(wèi)生）；維護辦公場所安全（如定期檢查消防設備、排查安全隱患）；管理辦公場所綠化（如定期澆水、修剪綠植）。（2）物資管理：制定辦公用品采購計劃（如根據(jù)員工需求采購筆、紙、打印機耗材）；對接供應商（如比較供應商價格、簽訂采購合同）；驗收入庫辦公用品（如檢查數(shù)量、質(zhì)量），發(fā)放并登記（如員工領取辦公用品需簽字）；定期盤點庫存（如每月盤點一次），提交庫存報告（如庫存不足的物品需及時采購）。（3）車輛管理：調(diào)度公司車輛（如根據(jù)員工需求安排車輛接送客戶、出差）；管理車輛維護（如定期安排車輛保養(yǎng)、維修）；記錄車輛使用情況（如行駛里程、加油費用），提交車輛使用報告。（4）員工福利管理：管理員工食堂（如監(jiān)督食堂衛(wèi)生、菜品質(zhì)量，收集員工對食堂的建議）；管理員工宿舍（如分配宿舍、維修設施、收取租金）；發(fā)放節(jié)日福利（如春節(jié)福利、中秋福利），統(tǒng)計福利費用。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：大專及以上學歷，1-3年后勤工作經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：熟悉后勤管理流程（如物資采購、車輛調(diào)度）；具備基本的供應商管理知識（如談判、評估）；掌握辦公軟件（如Excel），能統(tǒng)計庫存、車輛使用情況等。（3）素質(zhì)要求：責任心強，能處理繁瑣的后勤事務；具備良好的溝通能力，能與員工、供應商有效溝通；細心嚴謹，能確保物資管理、車輛管理的準確性。4.關鍵考核指標（KPI）辦公用品庫存周轉(zhuǎn)率（≥80%，減少庫存積壓）；辦公環(huán)境達標率（≥95%，衛(wèi)生、安全、綠化符合要求）；車輛調(diào)度及時率（100%，按員工需求安排車輛）；員工對后勤服務滿意度（≥85%）。（六）文秘專員1.崗位概述負責公司公文處理、文件起草、信息收集與領導服務等工作，為決策層提供高效的文秘支持。2.核心職責（1）文件起草與審核：起草公司各類文件（如通知、報告、紀要、函件），確保內(nèi)容準確、格式規(guī)范；審核各部門提交的文件（如業(yè)務部門的請示、報告），糾正格式錯誤與內(nèi)容偏差。（2）公文處理：收文處理（如接收外部文件、內(nèi)部請示，登記、傳閱、歸檔）；發(fā)文處理（如審核發(fā)文內(nèi)容、編號、印刷、發(fā)放，記錄發(fā)文情況）。（3）信息收集與整理：收集行業(yè)動態(tài)（如政策變化、競爭對手信息）、公司內(nèi)部信息（如各部門工作進展）；整理信息并形成報告（如每周行業(yè)動態(tài)報告、每月公司工作簡報），提交給領導參考。（4）領導服務：安排領導日程（如會議、出差、接待），提醒領導重要事項；協(xié)助領導準備出差材料（如演講稿、合同、資料）；接待領導的訪客（如引導至會議室、準備茶水）。（5）檔案管理：管理公司重要檔案（如合同、章程、會議紀要），確保檔案完整、安全；辦理檔案查閱手續(xù)（如員工查閱檔案需填寫申請表，經(jīng)領導審批后提供）。3.任職要求（1）學歷與經(jīng)驗：大專及以上學歷，中文、文秘或相關專業(yè)，1-3年文秘工作經(jīng)驗。（2）專業(yè)能力：具備較強的文字功底，能熟練起草各類公文（如通知、報告、紀要）；熟悉公文格式與處理流程（如《黨政機關公文處理工作條例》）；掌握辦公軟件（如Word、Excel、PPT），能熟練制作文件與報表；具備良好的信息收集與整理能力，能快速篩選有用信息。（3）素質(zhì)要求：細心嚴謹，能處理繁瑣的公文事務；具備良好的溝通能力，能與領導、各部門有效溝通；具備強保密意識，維護公司機密信息（如領導日程、重要文件）。4.關鍵考核指標（KPI）文件起草準確率（≥98%，無內(nèi)容錯誤或格式偏差）；公文處理及時率（100%，按規(guī)定時間完