銀行公司會議室使用規(guī)章

一、總則本銀行公司始終秉持“以客戶為中心，以創(chuàng)新求發(fā)展，以穩(wěn)健鑄品牌”的經(jīng)營理念，致力于為社會提供優(yōu)質(zhì)金融服務(wù)，在追求經(jīng)濟效益的同時積極履行社會責(zé)任。為規(guī)范公司會議室的使用與管理，提高會議室的使用效率，充分發(fā)揮會議室在公司溝通、決策、培訓(xùn)等方面的作用，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)章。本規(guī)章旨在確保會議室資源合理分配，保障各項會議順利進行，同時體現(xiàn)公司對員工的人文關(guān)懷，營造良好的會議環(huán)境，促進公司信息流通與團隊協(xié)作，為公司整體發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)。二、適用范圍本規(guī)章適用于銀行公司全體員工及因業(yè)務(wù)合作需要使用公司會議室的客戶。全體員工在使用會議室時需嚴(yán)格遵守本規(guī)章規(guī)定，確保會議室的正常使用和維護。對于客戶使用會議室，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前做好溝通和協(xié)調(diào)工作，并監(jiān)督客戶遵守本規(guī)章。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門：作為會議室管理的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)會議室的整體規(guī)劃、資源調(diào)配和日常管理工作。具體職責(zé)包括制定會議室使用規(guī)則、安排會議室的清潔與維護、協(xié)調(diào)會議室的使用沖突等。行政部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂登記和使用情況統(tǒng)計，及時處理員工和客戶的會議室使用申請。2.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)會議室的信息化設(shè)備管理與維護，確保會議所需的音響、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備正常運行。定期對設(shè)備進行檢查和維修，及時更新設(shè)備軟件，為會議提供技術(shù)支持。在會議期間，根據(jù)需要提供現(xiàn)場技術(shù)保障服務(wù)，解決可能出現(xiàn)的技術(shù)問題。3.安全保衛(wèi)部門：負(fù)責(zé)會議室的安全保障工作，制定安全管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。在會議期間，加強對會議室周邊區(qū)域的巡邏，確保會議場所的人員和財產(chǎn)安全。對會議室的消防設(shè)施和安全通道進行定期檢查，確保其處于良好狀態(tài)，符合安全生產(chǎn)要求。4.使用部門：各部門作為會議室的使用主體，應(yīng)提前規(guī)劃會議安排，按照規(guī)定流程申請使用會議室。在使用過程中，遵守會議室的使用規(guī)定，愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，保持會議室的整潔衛(wèi)生。使用完畢后，及時歸還所借物品，確保會議室恢復(fù)原狀。四、管理內(nèi)容與流程1.會議室預(yù)訂-預(yù)訂方式：員工和客戶可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件或電話等方式向行政部門預(yù)訂會議室。預(yù)訂時需明確使用時間、時長、參會人數(shù)、會議主題等信息。-預(yù)訂時間限制：為提高會議室的使用效率，原則上提前至少[X]小時預(yù)訂。對于緊急會議，可優(yōu)先安排，但需及時通知行政部門。-重復(fù)預(yù)訂處理：同一部門或個人在同一天內(nèi)，若多次預(yù)訂同一會議室，行政部門有權(quán)根據(jù)實際情況進行調(diào)配，確保資源合理分配。2.會議室使用-使用權(quán)限：銀行公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要可申請使用會議室。對于客戶使用會議室，需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意，并由業(yè)務(wù)部門人員陪同。-使用規(guī)范：使用者應(yīng)按時到達會議室，不得無故遲到或早退。會議期間，保持會議室安靜，不得大聲喧嘩。禁止在會議室內(nèi)吸煙、飲食，如因特殊情況需要飲食，應(yīng)提前向行政部門申請，并在會后清理干凈。-設(shè)備使用：使用者應(yīng)正確使用會議室的設(shè)備，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系信息技術(shù)部門維修，不得自行拆卸或維修。未經(jīng)允許，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置。3.會議室清潔與維護-日常清潔：行政部門負(fù)責(zé)安排專人對會議室進行日常清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保會議室環(huán)境整潔。-定期維護：定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，如桌椅的維修、墻面的粉刷、設(shè)備的保養(yǎng)等，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。-損壞賠償：若因使用者原因造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞，使用者應(yīng)照價賠償。行政部門應(yīng)及時記錄損壞情況，并通知使用者進行賠償處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請使用會議室，享受會議室提供的設(shè)施設(shè)備和服務(wù)。在使用過程中，有權(quán)要求行政部門和信息技術(shù)部門提供必要的支持和協(xié)助。-義務(wù)：員工有義務(wù)遵守會議室的使用規(guī)定，提前預(yù)訂會議室，合理安排會議時間，不得浪費會議室資源。在會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室清理干凈，關(guān)閉設(shè)備電源，歸還所借物品。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶因業(yè)務(wù)合作需要，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門同意后，有權(quán)使用公司會議室。在使用過程中，可享受會議室提供的基本設(shè)施和服務(wù)。-義務(wù)：客戶應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得在會議室內(nèi)從事違法違規(guī)活動。使用完畢后，應(yīng)保持會議室的整潔，不得損壞會議室的設(shè)施設(shè)備。如造成損壞，需按照公司規(guī)定進行賠償。3.行政部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：行政部門有權(quán)對會議室的使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違反規(guī)定的使用者進行制止和糾正。在會議室資源緊張時，有權(quán)根據(jù)實際情況對預(yù)訂進行調(diào)整。-義務(wù)：行政部門有義務(wù)為員工和客戶提供優(yōu)質(zhì)的會議室預(yù)訂和使用服務(wù)，及時處理預(yù)訂申請，確保會議室的正常使用。負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護，保障會議室設(shè)施設(shè)備的完好。4.信息技術(shù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：信息技術(shù)部門有權(quán)對會議室的信息化設(shè)備進行管理和維護，對違規(guī)使用設(shè)備的行為進行制止。在設(shè)備出現(xiàn)故障時，有權(quán)根據(jù)實際情況安排維修時間。-義務(wù)：信息技術(shù)部門有義務(wù)確保會議室設(shè)備的正常運行，定期對設(shè)備進行檢查和維護，及時響應(yīng)設(shè)備故障報修，為會議提供技術(shù)支持。5.安全保衛(wèi)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：安全保衛(wèi)部門有權(quán)對會議室的安全情況進行檢查和監(jiān)督，對違反安全規(guī)定的行為進行處理。在會議期間，有權(quán)對會議室周邊區(qū)域進行巡邏和管控。-義務(wù)：安全保衛(wèi)部門有義務(wù)保障會議室的人員和財產(chǎn)安全，制定并執(zhí)行安全管理制度，定期檢查消防設(shè)施和安全通道，確保安全生產(chǎn)。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政監(jiān)督：行政部門定期對會議室的使用情況進行檢查，包括預(yù)訂記錄、實際使用情況、設(shè)施設(shè)備狀況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理，并向相關(guān)部門和人員反饋。-員工監(jiān)督：鼓勵員工對違反會議室使用規(guī)定的行為進行監(jiān)督和舉報。對于有效舉報，行政部門將給予適當(dāng)獎勵。-客戶監(jiān)督：歡迎客戶對會議室的服務(wù)和管理提出意見和建議。行政部門應(yīng)及時處理客戶反饋的問題，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。2.考核機制-對員工的考核：將員工遵守會議室使用規(guī)定的情況納入績效考核體系。對于多次違反規(guī)定的員工，扣除相應(yīng)的績效分?jǐn)?shù)，并進行通報批評。-對部門的考核：對各部門會議室的使用效率和規(guī)范情況進行考核。對于使用效率高、遵守規(guī)定好的部門，給予一定的獎勵；對于存在問題較多的部門，進行督促整改。-對行政部門的考核：考核行政部門對會議室的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，包括預(yù)訂處理的及時性、設(shè)施設(shè)備維護情況、清潔衛(wèi)生狀況等。根據(jù)考核結(jié)果，對行政部門進行獎懲。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)