銀行公司電子檔案管理細(xì)則

一、總則1.目的：為加強(qiáng)銀行公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，有效保護(hù)和利用電子檔案信息資源，服務(wù)于銀行公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策及社會(huì)需求，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)：本細(xì)則依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及銀行行業(yè)監(jiān)管要求，并結(jié)合銀行公司的實(shí)際情況制定。3.宗旨：遵循銀行公司“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)，追求卓越”的經(jīng)營(yíng)理念，體現(xiàn)“團(tuán)結(jié)協(xié)作、敬業(yè)奉獻(xiàn)、誠(chéng)實(shí)守信、開拓創(chuàng)新”的企業(yè)文化。通過規(guī)范電子檔案管理，提升銀行公司整體管理水平，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。二、適用范圍本細(xì)則適用于銀行公司全體員工，涉及電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用、鑒定、銷毀等全過程管理活動(dòng)。同時(shí)，在對(duì)外提供電子檔案服務(wù)時(shí)，也適用于相關(guān)客戶及合法利用者。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善銀行公司電子檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌規(guī)劃電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保系統(tǒng)的功能滿足銀行公司電子檔案管理需求。-組織開展電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、鑒定、銷毀等工作，對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。-負(fù)責(zé)電子檔案的安全管理，制定安全策略，采取安全技術(shù)措施，確保電子檔案信息的安全。-提供電子檔案的利用服務(wù)，負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱等審批流程的執(zhí)行和管理。2.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的電子文件移交至檔案管理部門，并確保移交電子文件的質(zhì)量。-在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，合理利用電子檔案資源，積極配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。3.信息技術(shù)部門-負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級(jí)工作，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。-為電子檔案管理提供技術(shù)支持，包括數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)、傳輸?shù)确矫娴募夹g(shù)保障，確保電子檔案信息的安全和可用。-協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參與電子檔案管理相關(guān)項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作。四、管理內(nèi)容與流程1.電子文件的形成與收集-形成規(guī)范：?jiǎn)T工在業(yè)務(wù)辦理、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的電子文件，應(yīng)按照銀行公司統(tǒng)一的文件格式、命名規(guī)則和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行創(chuàng)建和記錄。確保電子文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范、信息準(zhǔn)確。-及時(shí)收集：業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集工作，定期對(duì)工作中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集，確保無遺漏。對(duì)于重要緊急的電子文件，應(yīng)實(shí)時(shí)收集。-初步審核：收集人員對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的電子文件，及時(shí)返回形成人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.電子文件的整理與歸檔-整理原則：遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，對(duì)收集的電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，便于后續(xù)的管理和利用。-分類方法：根據(jù)銀行公司的業(yè)務(wù)類型、文件性質(zhì)、時(shí)間等因素，確定合理的分類方案。如按照信貸業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類，再按照年度、季度等時(shí)間維度細(xì)分。-歸檔要求：電子文件應(yīng)在辦理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)確保電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件（如有）相互關(guān)聯(lián)、內(nèi)容一致。同時(shí)，將電子文件存儲(chǔ)到銀行公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并賦予相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.電子檔案的存儲(chǔ)與備份-存儲(chǔ)系統(tǒng)：建立專門的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)和設(shè)備，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、容錯(cuò)能力等安全功能，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。-存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：按照電子檔案的分類方案，在存儲(chǔ)系統(tǒng)中建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)電子檔案進(jìn)行有序存儲(chǔ)。同時(shí)，建立完善的索引系統(tǒng)，便于快速檢索和查詢電子檔案。-備份策略：制定嚴(yán)格的電子檔案?jìng)浞莶呗裕ㄆ趯?duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份相結(jié)合的方式，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.電子檔案的利用與檢索-利用申請(qǐng)：銀行公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱電子檔案的，應(yīng)填寫電子檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。-審批流程：檔案管理部門收到利用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，及時(shí)為申請(qǐng)人提供電子檔案的訪問權(quán)限或辦理借閱手續(xù)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)說明理由并予以駁回。-檢索服務(wù)：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，支持多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、時(shí)間等條件進(jìn)行檢索。檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檢索指導(dǎo)和幫助，提高電子檔案的利用效率。-利用登記：對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用人、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱等信息。利用完畢后，及時(shí)收回借閱的電子檔案，并檢查檔案的完整性。5.電子檔案的鑒定與銷毀-定期鑒定：檔案管理部門定期組織對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，評(píng)估電子檔案的保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)專家組成的鑒定小組共同進(jìn)行。-鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、形成時(shí)間、利用頻率、法規(guī)要求等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。-銷毀流程：對(duì)確定需要銷毀的電子檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)銀行公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方法，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定的程序和要求，查閱、借閱與工作相關(guān)的電子檔案，以支持業(yè)務(wù)開展和決策制定。-對(duì)電子檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)電子檔案管理水平的不斷提升。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守銀行公司電子檔案管理制度，積極配合檔案管理部門做好電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作。-妥善保管涉及工作的電子檔案信息，不得擅自泄露、篡改、刪除電子檔案內(nèi)容，確保電子檔案的安全和保密。-在電子檔案利用過程中，應(yīng)按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得將電子檔案用于非法目的或商業(yè)用途。3.客戶權(quán)利-有權(quán)按照銀行公司規(guī)定，查閱、獲取與其業(yè)務(wù)相關(guān)的電子檔案信息，以保障自身合法權(quán)益。-對(duì)銀行公司電子檔案管理中涉及自身信息的管理情況進(jìn)行監(jiān)督，提出合理訴求。4.客戶義務(wù)-在獲取和使用銀行公司提供的電子檔案信息時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和銀行公司規(guī)定，不得用于非法或不正當(dāng)目的。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-檔案管理部門定期對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子文件的收集、整理、歸檔情況，電子檔案的存儲(chǔ)、利用情況，以及電子檔案管理制度的執(zhí)行情況等。-內(nèi)部審計(jì)部門將電子檔案管理納入審計(jì)范圍，定期對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查電子檔案管理是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求和銀行公司內(nèi)部制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。-設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)電子檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將電子檔案管理工作納入銀行公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和員工的電子檔案管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括電子文件歸檔率、準(zhǔn)確率、及時(shí)率，電子檔案利用效率，違規(guī)行為發(fā)生率等。-根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)電子檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、違反電子檔案管理制度的部門和個(gè)人，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并按照銀行公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括扣