安陽合力高速冷軋有限公司文件標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法（試行版）姓名職位日期簽名編制審核批準(zhǔn)修改記錄版本修改者修改日期修改內(nèi)容發(fā)送部門：1、目的：通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序；范圍：本管理辦法適用于公司所有公務(wù)文書、文件和資料的管理；定義：3.1公文：是指公司在處理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用文書包括：決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函（電報(bào)）、會議紀(jì)要；3.2制度（程序）：是指要求公司所有員工共同遵守的按一定程序辦事的規(guī)程性文件；3.3辦法：是指公司針對某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的管理的文件；3.4標(biāo)準(zhǔn)：是指公司對某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文件；3.5規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱；3.6記錄（表單）：指公司對某項(xiàng)工作的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進(jìn)行記錄可供事后追溯該項(xiàng)工作完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式；權(quán)責(zé)：4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司辦法、制度、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、表單和以公司名義下發(fā)的公文的批準(zhǔn)；4.2常務(wù)副總負(fù)責(zé)辦法、制度、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、表單的審核；4.3各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件資料的編寫、審核、校對工作；4.4辦公室負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負(fù)責(zé)對各部門文件資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；4.5各部門負(fù)責(zé)以本部門名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔；內(nèi)容5.1文件資料的編寫格式5.1.1文件資料的用紙標(biāo)準(zhǔn)：公司各類文件資料的正式編印一般用A4(210mm×297mm)型紙張；圖紙表格等不宜減括號[]；聯(lián)合行文，須標(biāo)明主辦部門；5）上報(bào)的公文，漢文應(yīng)當(dāng)在首頁紅線上方發(fā)文字號右側(cè)注明簽發(fā)人姓名；6）紅頭文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門（紅頭文件標(biāo)題中，發(fā)文部門可省去），并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱時(shí)需加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號；7）主送部門，一般寫在公文標(biāo)題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號，主送部門的全稱、簡稱，均應(yīng)使用統(tǒng)一的表達(dá)形式；公文不得多頭主送；8）紅頭公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、簽發(fā)部門和時(shí)間之前注明附件順序和名稱；9）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；10）公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)部門和成文時(shí)間相疊，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦部門加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文部門均應(yīng)加蓋公章，主辦部門的印章應(yīng)排列在前；5.2.2.2一般公文格式及內(nèi)容：1）一般公文一般由標(biāo)題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、簽發(fā)部門和簽發(fā)日期等部分組成；2）發(fā)文部門應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦部門應(yīng)當(dāng)排列在前；3）一般公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、簽發(fā)部門和時(shí)間之前注明附件順序和名稱；4）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；5）應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與簽發(fā)部門和成文時(shí)間相疊；5.2.3管理辦法、規(guī)章制度格式及內(nèi)容：管理辦法、規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標(biāo)題、目的、適用范圍、權(quán)責(zé)內(nèi)容、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、頒布者和生效時(shí)間等組成內(nèi)容；5.2.4表單5.2.4.1公司各部門相關(guān)的表單5.2.4.2表單一經(jīng)確定，應(yīng)具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標(biāo)準(zhǔn)，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)表單5.3文件資料的辦理程序5.3.1公文辦理程序公文辦理分為收文和發(fā)文：收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、校對、審核、簽發(fā)、印刷、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；5.3.2公文行文規(guī)則5.3.2.1公司內(nèi)部各部門需向其他相關(guān)部門請求協(xié)調(diào)解決問題的，應(yīng)直接向5.3.2.2明確發(fā)文權(quán)限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文，屬于公司內(nèi)部管理范圍內(nèi)，各部門職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性文件，可以本部門名義直接行文；5.3.2.3向下級部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級5.4文件和資料的擬寫要求：5.4.1符合國家相關(guān)規(guī)定的內(nèi)部管理辦法、程序文件，若需修訂或更換，要切實(shí)可行、并加以說明；5.4.2情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短；5.4.3用詞用字準(zhǔn)確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范；文內(nèi)若使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱；引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用發(fā)文字號，日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年月日；5.4.4文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；5.4.5文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前，應(yīng)當(dāng)由分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門主任進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否需要行文、是否要與相關(guān)部門會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本管理辦法的有關(guān)規(guī)定5.5文件資料的審批程序5.5.1公文審批要求；5.5.1.1公司各部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的紅頭公文，應(yīng)填寫《發(fā)文單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室加蓋公司印章后印發(fā)5.5.1.2公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)5.5.2公司各部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的部門相關(guān)的公文，應(yīng)填寫《發(fā)文單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，根據(jù)本部門需求印刷(復(fù)印)，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)5.5.3公司各部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草部相關(guān)文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋本部門印章并印發(fā)；5.5.4管理辦法、規(guī)章制度審批要求5.5.4.1公司管理體系文件由相關(guān)部門組織起草，應(yīng)填寫《發(fā)文單》或文件資料修改通知單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)5.5.45.5.5表單公司各部門根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)的具有穩(wěn)定性的表單，由設(shè)計(jì)部門根據(jù)本部門文件序號進(jìn)行表單編號，并報(bào)管理者代表審批，辦公室負(fù)責(zé)表單樣本的備案（含電子版）；5.5.6外來文件資料處理5.5.6.1對外部門來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；總經(jīng)辦按批辦意見交相應(yīng)部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對文件進(jìn)行歸檔整理5.5.6.2對文件資料的購買，由部門提出申請，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)購買，并在辦理入庫手續(xù)，財(cái)務(wù)部門見入庫單后方可辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)；使用時(shí)，各部門在行政部辦理借閱使用手續(xù)5.6文件資料的發(fā)放5.6.1文件資料的發(fā)放對象按《發(fā)文單》的要求確定。5.6.2文件和資料發(fā)放前的標(biāo)識5.6.2.1發(fā)放文件資料前應(yīng)進(jìn)行文件標(biāo)識，以示文件資料唯一有效；未加標(biāo)識或蓋有作廢章的文件不得在工作5.6.2.2受控標(biāo)識：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱；需存檔的文件應(yīng)加蓋紅色“存檔”印章5.6.3文件和資料的發(fā)放手續(xù)：公司各部門按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件5.6.3.1對各部門的發(fā)文，由收文部門經(jīng)辦人5.7文件和資料的修改5.7.1文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫部門填寫《文件資料修改通知單》，報(bào)原審批人審核批準(zhǔn)，原發(fā)文部門將《文件資料修改通知單》和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進(jìn)行處理；5.7.2對文件個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行修改或增補(bǔ)文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取換頁的方式；換頁時(shí)應(yīng)在“修改號”處注明狀態(tài)號（1、2、3……），并在《文件修改表單》上登記；5.7.3修改內(nèi)容超過原文件三分之一時(shí)，則適用換版方式；由原文件編寫部門負(fù)責(zé)修訂換版，并在《文件修改表單》上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者；收回原收文部門5.8文件和資料的作廢銷毀5.8.1公司各部門對收回的作廢文件資料，應(yīng)填寫《文件資料銷毀清單》，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后三個(gè)月內(nèi)實(shí)施銷毀5.8.2存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存5.9文件和資料的使用管理5.9.1文件和資料在使用過程中不得隨意涂改、外借和復(fù)制5.9.2若受控文件使用人調(diào)離本公司，則由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)收回受控文件；若將收回的文件重新下發(fā)給其他人員使用，應(yīng)以換頁的形式，更改文件受控章內(nèi)的持有者標(biāo)識；5