企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶使用手冊(cè)前言1.1手冊(cè)目的本手冊(cè)旨在為企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）的用戶提供全面、專業(yè)的操作指南，幫助用戶快速掌握系統(tǒng)功能，提升辦公效率，規(guī)范流程管理。手冊(cè)內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)概述、核心功能操作、常見問題解答及維護(hù)支持等部分，適用于企業(yè)內(nèi)部所有使用OA系統(tǒng)的員工（包括普通員工、審批人、管理員等角色）。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于OA系統(tǒng)的所有注冊(cè)用戶，包括但不限于：普通員工：使用系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公（如發(fā)起流程、管理任務(wù)、查看文檔等）；審批人：處理流程審批、查看審批記錄；管理員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置、用戶管理、權(quán)限分配等運(yùn)維工作。一、系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)定位OA系統(tǒng)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心工具，旨在通過協(xié)同辦公、流程自動(dòng)化、文檔集中管理等功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的高效傳遞、流程的規(guī)范執(zhí)行及資源的集中管控，降低溝通成本，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。1.2核心功能模塊系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，主要包含以下核心模塊：模塊名稱功能描述協(xié)同辦公日程管理、任務(wù)分配、即時(shí)通訊、公告通知等，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作流程管理流程發(fā)起、審批、監(jiān)控、優(yōu)化，覆蓋請(qǐng)假、報(bào)銷、公文等企業(yè)核心流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表系統(tǒng)使用情況統(tǒng)計(jì)、流程效率分析、任務(wù)完成率報(bào)表，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持移動(dòng)辦公手機(jī)APP/小程序，支持隨時(shí)隨地處理辦公事務(wù)（如審批流程、查看文檔）1.3系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)高效協(xié)同：打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的實(shí)時(shí)協(xié)作；流程規(guī)范：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程模板，減少人為失誤，提升流程執(zhí)行效率；安全可靠：采用加密技術(shù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，支持權(quán)限分級(jí)管理，保障企業(yè)信息安全；靈活擴(kuò)展：支持自定義流程、文檔模板，滿足企業(yè)個(gè)性化需求。二、操作指南2.1用戶登錄與權(quán)限管理2.1.1普通用戶登錄操作步驟：2.在登錄頁(yè)面輸入用戶名（通常為員工工號(hào)）和密碼（初始密碼為身份證后六位，首次登錄需修改）；3.點(diǎn)擊【登錄】按鈕，進(jìn)入系統(tǒng)首頁(yè)。注意事項(xiàng)：首次登錄后，請(qǐng)及時(shí)修改密碼（路徑：【個(gè)人中心】→【密碼設(shè)置】），避免賬號(hào)泄露。2.1.2管理員用戶管理功能說明：管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶的新增、修改、刪除及權(quán)限分配。操作步驟（以新增用戶為例）：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【用戶管理】模塊；2.點(diǎn)擊【新增用戶】按鈕，填寫用戶信息（如工號(hào)、姓名、部門、手機(jī)號(hào)、郵箱等）；3.設(shè)置初始密碼（建議為身份證后六位），并分配角色（如“普通員工”“審批人”“管理員”）；4.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成用戶新增。權(quán)限說明：普通員工：僅能使用協(xié)同辦公、流程發(fā)起、文檔查看等基礎(chǔ)功能；審批人：除基礎(chǔ)功能外，可處理流程審批、查看審批記錄；管理員：擁有系統(tǒng)所有功能權(quán)限，包括用戶管理、流程配置、文檔權(quán)限設(shè)置等。2.2協(xié)同辦公模塊2.2.1日程管理功能說明：用于管理個(gè)人或團(tuán)隊(duì)日程，避免遺漏重要事項(xiàng)。操作步驟（新增個(gè)人日程）：1.進(jìn)入【協(xié)同辦公】→【日程管理】模塊；2.點(diǎn)擊【新增日程】按鈕，填寫日程信息（如標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、備注等）；3.選擇【提醒方式】（如短信、系統(tǒng)消息、郵箱），設(shè)置提醒時(shí)間；4.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成日程新增。團(tuán)隊(duì)日程：管理員可創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)日程（如部門會(huì)議、項(xiàng)目deadlines），并通知相關(guān)成員。2.2.2任務(wù)分配功能說明：用于分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員，跟蹤任務(wù)進(jìn)度。操作步驟（分配任務(wù)）：1.進(jìn)入【協(xié)同辦公】→【任務(wù)管理】模塊；2.點(diǎn)擊【新增任務(wù)】按鈕，填寫任務(wù)信息（如任務(wù)名稱、描述、優(yōu)先級(jí)、截止時(shí)間）；3.選擇【任務(wù)執(zhí)行人】（可多選），設(shè)置【任務(wù)審批人】（可選）；4.點(diǎn)擊【提交】按鈕，任務(wù)將發(fā)送給執(zhí)行人，執(zhí)行人可在【我的任務(wù)】中查看。進(jìn)度跟蹤：任務(wù)執(zhí)行人可更新任務(wù)進(jìn)度（如“未開始”“進(jìn)行中”“已完成”），管理員或?qū)徟丝稍凇救蝿?wù)監(jiān)控】中查看所有任務(wù)的進(jìn)度。2.3流程管理模塊2.3.1流程發(fā)起功能說明：普通員工可發(fā)起企業(yè)預(yù)設(shè)的流程（如請(qǐng)假、報(bào)銷、公文審批等）。操作步驟（以請(qǐng)假流程為例）：1.進(jìn)入【流程管理】→【發(fā)起流程】模塊；2.在流程模板列表中選擇【請(qǐng)假流程】（如“事假”“病假”“年假”）；3.填寫請(qǐng)假表單（如請(qǐng)假類型、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、請(qǐng)假原因）；4.添加【審批人】（通常為直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR）；5.點(diǎn)擊【提交】按鈕，流程進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。注意事項(xiàng)：流程模板由管理員預(yù)設(shè)，若需新增流程，可聯(lián)系管理員配置；表單填寫需真實(shí)準(zhǔn)確，附件（如病假證明、報(bào)銷發(fā)票）需上傳清晰的掃描件或照片。2.3.2流程審批功能說明：審批人負(fù)責(zé)處理待審批的流程，可選擇【通過】【駁回】【轉(zhuǎn)辦】等操作。操作步驟：1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入【流程管理】→【待審批】模塊；2.選擇待審批的流程（如“張三的請(qǐng)假申請(qǐng)”），查看流程詳情（包括表單信息、附件、審批歷史）；3.根據(jù)實(shí)際情況選擇操作：【通過】：流程進(jìn)入下一個(gè)審批環(huán)節(jié)；【駁回】：流程返回給發(fā)起人，需修改后重新提交；【轉(zhuǎn)辦】：將審批權(quán)限轉(zhuǎn)交給其他同事（如出差時(shí)轉(zhuǎn)辦給部門副經(jīng)理）；4.填寫審批意見（如“同意請(qǐng)假”“請(qǐng)補(bǔ)充病假證明”），點(diǎn)擊【提交】按鈕。注意事項(xiàng)：審批人需及時(shí)處理待審批流程（建議24小時(shí)內(nèi)完成），避免影響流程效率。2.3.3流程監(jiān)控功能說明：管理員可監(jiān)控所有流程的執(zhí)行情況，包括流程狀態(tài)、審批進(jìn)度、超時(shí)提醒等。操作步驟：1.進(jìn)入【流程管理】→【流程監(jiān)控】模塊；2.選擇查詢條件（如流程類型、發(fā)起時(shí)間、狀態(tài)），點(diǎn)擊【查詢】按鈕；3.查看流程列表，點(diǎn)擊【詳情】可查看流程的完整審批歷史；4.對(duì)于超時(shí)未處理的流程，可點(diǎn)擊【提醒】按鈕，發(fā)送系統(tǒng)消息給審批人。2.4文檔管理模塊操作步驟（上傳文檔）：1.進(jìn)入【文檔管理】→【我的文檔】或【團(tuán)隊(duì)文檔】模塊；2.點(diǎn)擊【上傳文檔】按鈕，選擇本地文件（支持Word、Excel、PDF、PPT等格式）；3.填寫文檔信息（如文檔名稱、描述、分類）；4.選擇【權(quán)限設(shè)置】（如“僅自己可見”“團(tuán)隊(duì)可見”“全公司可見”）；5.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成文檔上傳。1.進(jìn)入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.4.2版本控制功能說明：用于管理文檔的不同版本，避免版本混亂。操作步驟（上傳新版本）：1.進(jìn)入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要更新的文檔，點(diǎn)擊【版本管理】按鈕；3.點(diǎn)擊【上傳新版本】按鈕，選擇本地文件；4.填寫版本說明（如“V2.0：修改了表格數(shù)據(jù)”）；5.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成新版本上傳。注意事項(xiàng)：舊版本文檔會(huì)被保留，可通過【版本管理】查看或恢復(fù)；建議為文檔設(shè)置版本號(hào)（如V1.0、V2.0），便于識(shí)別。2.4.3權(quán)限設(shè)置操作步驟：1.進(jìn)入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要設(shè)置權(quán)限的文檔，點(diǎn)擊【權(quán)限設(shè)置】按鈕；3.選擇【用戶/部門】，設(shè)置對(duì)應(yīng)的權(quán)限（如“張三：查看+編輯”“市場(chǎng)部：查看”）；4.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成權(quán)限設(shè)置。注意事項(xiàng)：敏感文檔（如財(cái)務(wù)報(bào)表、合同）建議設(shè)置為“僅指定人員可見”；團(tuán)隊(duì)文檔建議設(shè)置為“團(tuán)隊(duì)成員可見”，便于團(tuán)隊(duì)協(xié)作。2.5數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表模塊2.5.1生成系統(tǒng)報(bào)表功能說明：管理員可生成系統(tǒng)使用情況報(bào)表，分析企業(yè)辦公效率。操作步驟（生成流程效率報(bào)表）：1.進(jìn)入【數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)】→【流程報(bào)表】模塊；2.選擇查詢條件（如流程類型、時(shí)間范圍）；3.點(diǎn)擊【生成報(bào)表】按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)生成流程效率報(bào)表（包括流程數(shù)量、平均審批時(shí)間、超時(shí)率等）；4.可選擇【導(dǎo)出Excel】或【打印】按鈕，保存或打印報(bào)表。2.5.2自定義報(bào)表功能說明：用戶可根據(jù)需求自定義報(bào)表（如任務(wù)完成率報(bào)表、文檔使用情況報(bào)表）。操作步驟：1.進(jìn)入【數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)】→【自定義報(bào)表】模塊；2.點(diǎn)擊【新增報(bào)表】按鈕，填寫報(bào)表信息（如報(bào)表名稱、描述）；3.選擇【數(shù)據(jù)來源】（如流程數(shù)據(jù)、任務(wù)數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)）；4.選擇【字段】（如流程名稱、發(fā)起時(shí)間、審批人、狀態(tài)）；5.設(shè)置【篩選條件】（如“發(fā)起時(shí)間：近30天”“狀態(tài)：已完成”）；6.點(diǎn)擊【保存】按鈕，完成自定義報(bào)表創(chuàng)建。2.5移動(dòng)辦公模塊功能說明：支持手機(jī)APP辦公，隨時(shí)隨地處理事務(wù)。操作步驟：1.打開手機(jī)應(yīng)用商店（如蘋果AppStore、華為應(yīng)用市場(chǎng)）；3.打開APP，輸入用戶名和密碼（與電腦端一致），點(diǎn)擊【登錄】按鈕。2.5.2常用功能操作操作步驟（審批流程）：1.打開APP，進(jìn)入【流程管理】→【待審批】模塊；2.選擇待審批的流程，查看流程詳情；3.選擇【通過】或【駁回】，填寫審批意見；4.點(diǎn)擊【提交】按鈕，完成審批。操作步驟（查看文檔）：1.打開APP，進(jìn)入【文檔管理】→【文檔列表】模塊；2.找到需要查看的文檔，點(diǎn)擊【查看】按鈕；三、常見問題解答（FAQ）3.1登錄問題問題1：輸入用戶名和密碼后，提示“賬號(hào)或密碼錯(cuò)誤”怎么辦？解決方法：檢查用戶名是否為員工工號(hào)（注意大小寫）；檢查密碼是否正確（初始密碼為身份證后六位，若修改過密碼，可嘗試找回密碼）；聯(lián)系管理員確認(rèn)賬號(hào)是否被禁用。問題2：忘記密碼怎么辦？解決方法：輸入綁定的手機(jī)號(hào)或郵箱，獲取驗(yàn)證碼；輸入驗(yàn)證碼，設(shè)置新密碼。3.2流程問題問題1：發(fā)起流程時(shí)，找不到需要的流程模板怎么辦？解決方法：聯(lián)系管理員確認(rèn)該流程模板是否已創(chuàng)建；若未創(chuàng)建，可向管理員申請(qǐng)新增流程模板。問題2：流程審批超時(shí)怎么辦？解決方法：進(jìn)入【流程管理】→【我的流程】模塊，查看流程狀態(tài)；聯(lián)系審批人，提醒其及時(shí)處理；若審批人無法處理，可聯(lián)系管理員轉(zhuǎn)辦流程。3.3文檔問題問題1：上傳文檔時(shí)，提示“文件大小超過限制”怎么辦？解決方法：檢查文件大?。ㄏ到y(tǒng)默認(rèn)限制為100MB，若需上傳更大文件，可聯(lián)系管理員調(diào)整）；壓縮文件（如將PDF文件壓縮為ZIP格式）；分割文件（如將大型Excel文件分割為多個(gè)小文件）。解決方法：聯(lián)系管理員確認(rèn)權(quán)限設(shè)置是否正確；檢查網(wǎng)絡(luò)連接（若網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，可嘗試重新連接）。3.4移動(dòng)辦公問題問題1：APP無法登錄怎么辦？解決方法：檢查手機(jī)網(wǎng)絡(luò)是否正常（Wi-Fi或數(shù)據(jù)流量）；檢查APP是否為最新版本（可在應(yīng)用商店更新）；聯(lián)系管理員確認(rèn)服務(wù)器是否正常運(yùn)行。問題2：APP無法查看文檔怎么辦？解決方法：檢查文檔格式是否支持（APP支持Word、Excel、PDF、PPT等格式）；檢查文檔是否已上傳成功（可在電腦端確認(rèn)文檔狀態(tài)）；四、維護(hù)與支持4.1日常維護(hù)4.1.1數(shù)據(jù)備份操作說明：管理員需定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)（建議每天備份一次），防止數(shù)據(jù)丟失。操作步驟：1.進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【數(shù)據(jù)備份】模塊；2.點(diǎn)擊【手動(dòng)備份】按鈕，選擇備份路徑（如本地服務(wù)器或云存儲(chǔ)）；3.等待備份完成，確認(rèn)備份文件是否完整。4.1.2賬號(hào)管理操作說明：管理員需定期清理無效賬號(hào)（如離職員工賬號(hào)），保障系統(tǒng)安全。操作步驟：1.進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【用戶管理】模塊；2.篩選出離職員工賬號(hào)（如“狀態(tài)：離職”）；3.點(diǎn)擊【刪除】按鈕，刪除無效賬號(hào)（注意：刪除前需備份該用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)）。4.2技術(shù)支持支持方式：在線客服：登錄系統(tǒng)后，點(diǎn)擊頁(yè)面右下角【在線客服】按鈕，與客服人員實(shí)時(shí)溝通；工單系統(tǒng)：進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【工單提交】模塊，填寫問題描述（如“流程無法發(fā)起”），上傳截圖，提交工單；聯(lián)系電話：撥打企業(yè)IT部門電話（如：010-xxxxxxx，需替換為企業(yè)實(shí)際電話）；知識(shí)庫(kù)：進(jìn)入【幫助中心】→【知識(shí)庫(kù)】模塊，查看常見問題解答和操作指南。五、附錄5.1系統(tǒng)功能清單模塊名稱功能清單協(xié)同辦公日程管理、任務(wù)分配、即時(shí)通訊、公告通知、通訊錄流程管理流程發(fā)起、審批、監(jiān)控、模板配置、超時(shí)提醒數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表流程效率報(bào)表、任務(wù)完成率報(bào)表、文檔使用情況報(bào)表、自定義報(bào)表移動(dòng)辦公流程審批、文檔查看、日程提醒、任務(wù)管理、即時(shí)通訊系統(tǒng)管理用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、工單提交