建筑企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程一、前言合同是建筑企業(yè)開展項(xiàng)目的核心依據(jù)，貫穿項(xiàng)目策劃-實(shí)施-收尾全流程，其管理水平直接影響項(xiàng)目利潤、風(fēng)險(xiǎn)防控能力及企業(yè)信譽(yù)。建筑行業(yè)具有項(xiàng)目周期長、涉及主體多、變量因素復(fù)雜（如設(shè)計(jì)變更、政策調(diào)整、地質(zhì)條件變化）等特點(diǎn)，需建立標(biāo)準(zhǔn)化、全生命周期的合同管理流程，實(shí)現(xiàn)“事前策劃、事中控制、事后總結(jié)”的閉環(huán)管控。本文基于《民法典》《建筑法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合建筑企業(yè)常見合同類型（如工程總承包合同、專業(yè)分包合同、材料采購合同、勞務(wù)合同），梳理10大核心環(huán)節(jié)+3項(xiàng)保障措施，形成可落地的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。二、合同管理總體框架（一）核心原則1.依法合規(guī)：合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如禁止違法分包、轉(zhuǎn)包），需符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如《建設(shè)工程施工合同示范文本》）。2.風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)識(shí)別“價(jià)款支付、工期延誤、質(zhì)量責(zé)任、變更爭議”等風(fēng)險(xiǎn)，通過條款設(shè)計(jì)（如約定違約賠償金、爭議解決方式）降低風(fēng)險(xiǎn)敞口。3.全程管控：覆蓋“合同策劃-評審-簽訂-履行-變更-結(jié)算-歸檔”全生命周期，避免“重簽訂、輕履行”的問題。4.協(xié)同高效：明確“決策層（總經(jīng)理辦公會(huì)）、管理層（合約部、法務(wù)部、造價(jià)部）、執(zhí)行層（項(xiàng)目部、采購部）”的職責(zé)分工，避免推諉扯皮。（二）組織架構(gòu)層級責(zé)任部門/崗位核心職責(zé)決策層總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批重大合同（如金額超限額、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同）、裁決合同爭議管理層合約部（牽頭）合同策劃、評審組織、文本起草、履行監(jiān)控、結(jié)算管理管理層法務(wù)部合同合法性審查、風(fēng)險(xiǎn)條款評估、爭議解決支持管理層造價(jià)部價(jià)款條款審核、工程量計(jì)算、變更造價(jià)確認(rèn)執(zhí)行層項(xiàng)目部合同履行落地（進(jìn)度、質(zhì)量、簽證）、反饋履行問題執(zhí)行層采購部/勞務(wù)部分包/采購合同的執(zhí)行、供應(yīng)商管理三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程（一）環(huán)節(jié)1：合同策劃（項(xiàng)目啟動(dòng)前）目標(biāo)：明確合同結(jié)構(gòu)、計(jì)價(jià)方式、風(fēng)險(xiǎn)分配，為后續(xù)合同簽訂奠定基礎(chǔ)。操作步驟：1.輸入信息收集：項(xiàng)目前期資料（可研報(bào)告、招標(biāo)文件、業(yè)主需求說明書）；項(xiàng)目范圍（工程內(nèi)容、標(biāo)段劃分、交付標(biāo)準(zhǔn)）；市場環(huán)境（原材料價(jià)格波動(dòng)、勞動(dòng)力成本、競爭對手情況）。2.合同結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：根據(jù)項(xiàng)目類型（如住宅、市政、工業(yè)工程）選擇合同模式：工程總承包（EPC）：適用于大型復(fù)雜項(xiàng)目，整合設(shè)計(jì)、采購、施工；施工總承包（GC）：適用于傳統(tǒng)項(xiàng)目，業(yè)主負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)，承包商負(fù)責(zé)施工；專業(yè)分包：適用于幕墻、消防、機(jī)電等專業(yè)工程，需明確分包范圍（不得超越總承包合同約定）。確定參與主體：業(yè)主、承包商、分包商、供應(yīng)商、監(jiān)理單位的職責(zé)邊界。3.計(jì)價(jià)方式選擇：固定總價(jià)合同：適用于工期短、范圍明確的項(xiàng)目（如小型住宅），風(fēng)險(xiǎn)由承包商承擔(dān)；固定單價(jià)合同：適用于工程量變化較大的項(xiàng)目（如市政道路），風(fēng)險(xiǎn)由雙方共擔(dān)；成本加酬金合同：適用于研發(fā)類或應(yīng)急項(xiàng)目（如疫情應(yīng)急醫(yī)院），風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)主承擔(dān)。4.風(fēng)險(xiǎn)分配策略：業(yè)主承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)：地質(zhì)條件變化、政策調(diào)整、業(yè)主原因的設(shè)計(jì)變更；承包商承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)：施工方案失誤、材料價(jià)格波動(dòng)（合同約定范圍內(nèi)）、工期延誤（非業(yè)主原因）；共同承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)：不可抗力（如地震、洪水），需約定損失分擔(dān)方式。輸出成果：《合同策劃方案》（含合同模式建議、計(jì)價(jià)方式說明、風(fēng)險(xiǎn)分配清單）。（二）環(huán)節(jié)2：合同評審（簽訂前）目標(biāo)：通過多部門協(xié)同審查，識(shí)別合同條款中的風(fēng)險(xiǎn)，確保合同可執(zhí)行。操作流程：1.評審發(fā)起：合約部根據(jù)《合同策劃方案》起草合同草稿（需參考示范文本，如《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》GF-____）；填寫《合同評審申請表》（含項(xiàng)目名稱、合同類型、金額、對方主體信息），提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.部門評審：合約部將合同草稿及相關(guān)資料（如對方資質(zhì)證明、項(xiàng)目預(yù)算）分發(fā)至法務(wù)部、造價(jià)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部，各部門在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見：部門評審重點(diǎn)法務(wù)部合同主體合法性（如對方是否具備施工資質(zhì)）、條款合法性（如是否違反強(qiáng)制規(guī)定）、爭議解決方式（仲裁/訴訟選擇）、違約條款（是否公平合理）造價(jià)部價(jià)款計(jì)算方式（如單價(jià)是否符合市場行情）、支付條件（如進(jìn)度款支付比例、結(jié)算周期）、變更計(jì)價(jià)規(guī)則（如工程量增減的調(diào)整方式）技術(shù)部工程范圍（如是否包含設(shè)計(jì)、施工內(nèi)容）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB____）、工期要求（如節(jié)點(diǎn)工期是否合理）財(cái)務(wù)部資金流匹配（如支付節(jié)點(diǎn)是否與企業(yè)現(xiàn)金流一致）、稅務(wù)影響（如增值稅稅率、發(fā)票類型）、保函要求（如履約保函的金額和期限）3.意見匯總與修改：合約部整理各部門意見，形成《合同評審意見表》（含問題描述、提出部門、修改建議）；與對方協(xié)商修改合同草稿，解決爭議條款（如對方要求“逾期支付不承擔(dān)利息”，需法務(wù)部評估是否符合法律規(guī)定）。4.評審決策：對于重大合同（如金額超企業(yè)限額、風(fēng)險(xiǎn)較高），提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批；對于一般合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，形成《合同評審結(jié)論表》（含審批意見、簽字蓋章）。注意事項(xiàng)：禁止“先履行、后評審”（倒簽合同），否則可能因條款漏洞導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)（如未約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，后續(xù)糾紛無法舉證）；評審記錄需歸檔保存，作為后續(xù)爭議解決的證據(jù)。（三）環(huán)節(jié)3：合同簽訂（評審?fù)ㄟ^后）目標(biāo)：確保合同簽署的合法性、有效性，避免程序瑕疵。操作流程：1.簽署前確認(rèn)：核對對方主體信息（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明）；確認(rèn)合同草稿與評審?fù)ㄟ^的版本一致（無未經(jīng)審批的修改）；要求對方提供履約保函（如工程總承包合同，保函金額一般為合同價(jià)的5%-10%）。2.簽署流程：法定代表人簽署：如對方為企業(yè)，需法定代表人簽字或加蓋法定代表人章；授權(quán)代表簽署：如委托他人簽署，需提供授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限）；蓋章：加蓋企業(yè)公章（不得使用部門章、合同章需備案）；騎縫章：合同多頁的，需加蓋騎縫章，避免頁面替換。3.合同分發(fā)：合約部留存合同正本（1份），副本分發(fā)至項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（各1份）；項(xiàng)目部收到合同后，組織項(xiàng)目人員學(xué)習(xí)（重點(diǎn)關(guān)注工期、質(zhì)量、支付條款）。注意事項(xiàng)：合同文本需采用書面形式（包括電子合同，需符合《電子簽名法》規(guī)定）；避免“陰陽合同”（即簽署兩份內(nèi)容不一致的合同，一份用于備案，一份用于實(shí)際履行），否則可能因違反法律規(guī)定而無效。（四）環(huán)節(jié)4：合同履行監(jiān)控（項(xiàng)目實(shí)施中）目標(biāo)：確保合同雙方按約定履行義務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行中的問題。操作流程：1.建立履行臺(tái)賬：合約部建立《合同履行臺(tái)賬》（含合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱、對方單位、主要條款（工期、價(jià)款、質(zhì)量）、履行進(jìn)度（已完成工程量、已支付金額）、問題記錄）；項(xiàng)目部每周更新臺(tái)賬（如進(jìn)度節(jié)點(diǎn)完成情況、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果），提交合約部。2.關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)監(jiān)控：進(jìn)度監(jiān)控：對比合同約定的工期節(jié)點(diǎn)（如基礎(chǔ)完工、主體封頂），若出現(xiàn)延誤，及時(shí)分析原因（如業(yè)主未按時(shí)提供場地、材料供應(yīng)延遲），并發(fā)出《進(jìn)度預(yù)警函》（書面通知對方，要求采取措施補(bǔ)救）；質(zhì)量監(jiān)控：檢查工程質(zhì)量是否符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)（如混凝土強(qiáng)度、防水工程驗(yàn)收），若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，要求對方整改（發(fā)出《質(zhì)量整改通知》），并留存整改記錄；價(jià)款支付監(jiān)控：業(yè)主支付：跟蹤進(jìn)度款支付進(jìn)度（如合同約定“每月25日支付上月完成工程量的80%”），若業(yè)主逾期支付，發(fā)出《催款函》（明確逾期天數(shù)、利息計(jì)算方式）；分包商/供應(yīng)商支付：根據(jù)合同約定的支付條件（如“驗(yàn)收合格后支付90%”），審核對方提交的支付申請（需附工程量確認(rèn)單、驗(yàn)收記錄），避免超付（如分包商未完成全部工作，卻要求支付全款）。3.履行溝通：定期召開合同履行會(huì)議（每月1次），參會(huì)人員包括項(xiàng)目部、合約部、對方代表，討論履行中的問題（如進(jìn)度延誤、變更需求）；所有溝通內(nèi)容需采用書面形式（如會(huì)議紀(jì)要、函件），并由雙方簽字確認(rèn)（避免口頭約定引發(fā)爭議）。案例參考：某建筑企業(yè)承接一項(xiàng)住宅項(xiàng)目，合同約定“主體封頂后10日內(nèi)支付進(jìn)度款的85%”。但業(yè)主因資金緊張，逾期30日未支付。項(xiàng)目部及時(shí)發(fā)出《催款函》，并附進(jìn)度款計(jì)算依據(jù)（工程量確認(rèn)單、驗(yàn)收記錄）。業(yè)主收到函件后，承諾15日內(nèi)支付，并承擔(dān)逾期利息（按LPR計(jì)算）。通過及時(shí)監(jiān)控和書面溝通，企業(yè)避免了資金流斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。（五）環(huán)節(jié)5：合同變更管理（履行中）目標(biāo)：規(guī)范變更流程，確保變更的合法性、合理性，避免因變更導(dǎo)致的爭議。背景：建筑項(xiàng)目中變更常見（如設(shè)計(jì)變更、工程量增減、工期調(diào)整），需明確變更的發(fā)起、審核、確認(rèn)流程。操作流程：1.變更發(fā)起：業(yè)主發(fā)起：如業(yè)主要求修改設(shè)計(jì)（如將陽臺(tái)改為落地窗），需發(fā)出《設(shè)計(jì)變更通知》（含變更原因、范圍、時(shí)間要求）；承包商發(fā)起：如施工中發(fā)現(xiàn)地質(zhì)條件與勘察報(bào)告不符（如地下有暗河），需發(fā)出《變更申請》（含變更理由、方案、造價(jià)影響）；設(shè)計(jì)方發(fā)起：如設(shè)計(jì)圖紙存在錯(cuò)誤，需發(fā)出《設(shè)計(jì)修改通知》。2.變更審核：合約部收到變更申請后，組織技術(shù)部、造價(jià)部、法務(wù)部審核：技術(shù)部：審核變更的必要性（如是否影響工程質(zhì)量、進(jìn)度）；造價(jià)部：審核變更的造價(jià)影響（如工程量增減的費(fèi)用計(jì)算）；法務(wù)部：審核變更的合法性（如是否符合合同約定的變更條件）。3.變更確認(rèn)：審核通過后，雙方簽署《變更協(xié)議》（含變更內(nèi)容、價(jià)款調(diào)整、工期調(diào)整、生效時(shí)間）；《變更協(xié)議》需作為原合同的補(bǔ)充，與原合同具有同等法律效力。注意事項(xiàng)：禁止口頭變更（如業(yè)主口頭要求增加一項(xiàng)工程，承包商未簽署書面協(xié)議即施工），否則后續(xù)結(jié)算時(shí)可能不被認(rèn)可；變更價(jià)款需按合同約定的方式計(jì)算（如“按原合同單價(jià)執(zhí)行”或“重新組價(jià)”），若合同未約定，需雙方協(xié)商一致（如參考市場價(jià)格）。（六）環(huán)節(jié)6：合同爭議處理（履行中/結(jié)算時(shí)）目標(biāo)：通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁/訴訟等方式解決爭議，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。操作流程：1.協(xié)商解決：爭議發(fā)生后，雙方首先通過友好協(xié)商解決（如召開爭議解決會(huì)議，討論解決方案）；協(xié)商達(dá)成一致的，簽署《爭議解決協(xié)議》（含解決方案、履行期限）。2.調(diào)解解決：若協(xié)商不成，可申請第三方調(diào)解（如建設(shè)行政主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、調(diào)解委員會(huì)）；調(diào)解達(dá)成一致的，簽署《調(diào)解協(xié)議》（具有法律約束力，可申請法院強(qiáng)制執(zhí)行）。3.仲裁/訴訟解決：若調(diào)解不成，根據(jù)合同約定的爭議解決方式處理：仲裁：需約定明確的仲裁委員會(huì)（如“XX仲裁委員會(huì)”），仲裁裁決具有終局性；訴訟：需約定管轄法院（如“被告住所地法院”或“合同履行地法院”），訴訟判決具有強(qiáng)制執(zhí)行力。注意事項(xiàng)：爭議處理過程中，需留存所有證據(jù)（如合同文本、變更協(xié)議、驗(yàn)收記錄、函件），作為仲裁/訴訟的依據(jù)；避免“拖延處理”（如業(yè)主拒絕結(jié)算，承包商未及時(shí)起訴），否則可能因超過訴訟時(shí)效（3年）而喪失勝訴權(quán)。（七）環(huán)節(jié)7：合同結(jié)算（項(xiàng)目收尾時(shí)）目標(biāo)：確認(rèn)最終結(jié)算金額，完成合同履行的收尾工作。操作流程：1.結(jié)算資料準(zhǔn)備：承包商整理結(jié)算資料（需完整、準(zhǔn)確）：合同正本及變更協(xié)議；工程量確認(rèn)單（雙方簽字）；變更簽證（如設(shè)計(jì)變更、工程量增減）；驗(yàn)收記錄（如分部工程驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告）；支付憑證（如業(yè)主已支付的進(jìn)度款發(fā)票）；其他資料（如材料認(rèn)價(jià)單、誤工損失證明）。2.結(jié)算提交：承包商向業(yè)主提交《結(jié)算申請書》（含結(jié)算金額、資料清單）；業(yè)主收到后，需在合同約定的期限內(nèi)（如28天）審核（若合同未約定，按《建設(shè)工程價(jià)款結(jié)算暫行辦法》執(zhí)行）。3.結(jié)算審核：業(yè)主可自行審核或委托第三方造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)審核；審核過程中，雙方對爭議問題（如工程量計(jì)算、變更價(jià)款）進(jìn)行協(xié)商（如召開結(jié)算會(huì)議）；審核完成后，業(yè)主出具《結(jié)算審核報(bào)告》（含審核金額、爭議問題說明）。4.結(jié)算確認(rèn)：雙方對審核報(bào)告無異議的，簽署《結(jié)算協(xié)議》（含最終結(jié)算金額、支付期限、違約責(zé)任）；若有異議，通過爭議處理流程解決（如仲裁/訴訟）。注意事項(xiàng)：結(jié)算資料需原件（如工程量確認(rèn)單需雙方簽字蓋章的原件），復(fù)印件可能不被認(rèn)可；結(jié)算期限需嚴(yán)格按合同約定執(zhí)行（如“竣工驗(yàn)收后60日內(nèi)完成結(jié)算”），避免業(yè)主拖延結(jié)算（如以“資料不全”為由拒絕審核）。（八）環(huán)節(jié)8：合同歸檔（結(jié)算完成后）目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，為后續(xù)項(xiàng)目提供參考，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。操作流程：1.檔案收集：合約部收集所有與合同相關(guān)的資料：合同正本及副本；評審記錄（《合同評審申請表》《合同評審意見表》《合同評審結(jié)論表》）；履行資料（《合同履行臺(tái)賬》《進(jìn)度預(yù)警函》《質(zhì)量整改通知》《催款函》）；變更資料（《變更申請》《變更協(xié)議》）；結(jié)算資料（《結(jié)算申請書》《結(jié)算審核報(bào)告》《結(jié)算協(xié)議》）；爭議處理資料（《爭議解決協(xié)議》《仲裁裁決書》《法院判決書》）。2.檔案整理：按項(xiàng)目分類（如“XX住宅項(xiàng)目”“XX市政道路項(xiàng)目”）；按合同類型分類（如“工程總承包合同”“專業(yè)分包合同”“材料采購合同”）；編制《合同檔案目錄》（含檔案名稱、編號(hào)、日期、存放位置）。3.檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案：存放在專用檔案柜（防火、防潮、防盜），由專人負(fù)責(zé)管理；電子檔案：掃描成PDF格式，存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（需備份，避免數(shù)據(jù)丟失），并設(shè)置訪問權(quán)限（如合約部可修改，其他部門可查閱）。4.檔案查閱：建立《檔案查閱制度》（含查閱流程、審批權(quán)限）；查閱人需填寫《檔案查閱申請表》（含查閱原因、檔案名稱、查閱人），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱；禁止私自復(fù)制、篡改檔案（如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理員同意）。注意事項(xiàng)：檔案保存期限需符合法律規(guī)定（如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，合同檔案保存期限為10年；涉及訴訟的檔案，保存期限為訴訟結(jié)束后5年）；檔案需定期檢查（如每年1次），確保檔案完整、無損壞。四、合同管理保障措施（一）制度建設(shè)制定《合同管理辦法》（明確合同管理的流程、職責(zé)、獎(jiǎng)懲措施）；制定《合同評審細(xì)則》（明確各部門的評審重點(diǎn)、時(shí)限要