基地會議室管理制度一、會議室概述

基地會議室是公司內部重要的溝通與協(xié)作場所，旨在為員工提供高效、便捷的會議環(huán)境。為確保會議室的正常運行，特制定本管理制度。本制度適用于基地內所有會議室，包括但不限于總經理會議室、部門會議室、多功能會議室等。

二、會議室使用規(guī)定

1.會議室使用需提前預訂，預訂人需提供會議主題、參會人數、預計開始時間和結束時間等信息。

2.預訂成功后，預訂人需按時參加會議，如遇特殊情況無法按時參加，應至少提前24小時取消或調整預訂。

3.會議室不得用于與工作無關的私人活動。

4.進入會議室前，請關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會議環(huán)境的安靜。

5.會議室內的設施設備如投影儀、音響等，使用前需仔細閱讀操作說明，非專業(yè)人員不得隨意操作。

6.會議期間，請愛護會議室內的設施設備，如有損壞，需及時告知管理人員并承擔相應責任。

7.會議室內的食品飲料應使用指定的容器，不得隨意丟棄垃圾，保持會議室的整潔。

8.會議結束后，參會人員應整理座位，清理桌面，關閉會議室內的燈光和空調，確保安全離開。

9.管理人員負責會議室的日常維護和管理，確保會議室的正常使用。

10.違反本規(guī)定者，將根據情節(jié)嚴重程度進行相應處罰。

三、會議室預訂流程

1.預訂人需通過內部預訂系統(tǒng)或直接聯系會議室管理人員進行預訂。

2.預訂時，需填寫預訂申請表，包括會議主題、參會人員、會議時間、預計開始和結束時間等信息。

3.管理人員將根據會議室的可用性對預訂申請進行審核，并在預定時間內回復預訂人預訂結果。

4.預訂確認后，預訂人需在會議開始前30分鐘到達會議室，領取會議室鑰匙和必要的使用指南。

5.如預訂時間變更或取消，預訂人需在原預訂時間前至少24小時通知管理人員，以便及時調整會議室的使用計劃。

6.會議室預訂以實際使用時間為準，預訂人不得提前進入或超時占用會議室。

7.對于臨時性或緊急會議，管理人員有權根據實際情況調整會議室的預訂安排。

8.預訂人如需修改預訂信息，應提前通知管理人員，并重新確認修改后的預訂安排。

9.管理人員將定期清理預訂記錄，確保會議室資源的合理分配和高效使用。

10.預訂人需遵守會議室使用規(guī)定，如有違反，管理人員有權取消其預訂資格。

四、會議室維護與管理

1.會議室的日常清潔工作由物業(yè)管理部門負責，確保會議室始終保持整潔。

2.會議室內的設備如投影儀、音響、白板等，由專門的技術人員進行定期檢查和維護，確保其正常運行。

3.管理人員負責監(jiān)督會議室的使用情況，對會議室內的物品進行盤點和管理，防止丟失或損壞。

4.會議室內禁止吸煙，如有違反，將受到處罰，并承擔相應清潔費用。

5.會議室的鑰匙由管理人員負責保管，非工作人員不得擅自使用鑰匙。

6.會議室內外的標識牌和指示牌應保持清晰可見，如有損壞，應及時更換。

7.管理人員需定期對會議室的空調、照明等設施進行檢查，確保其處于良好狀態(tài)。

8.對于會議室內的特殊設施或設備，如網絡連接、視頻會議系統(tǒng)等，管理人員需提供相應的技術支持。

9.會議室的使用記錄需定期進行整理和分析，以便于了解會議室的使用情況和優(yōu)化管理。

10.如遇緊急情況，如設備故障、安全隱患等，管理人員應立即采取措施，并及時通知相關部門處理。

五、會議室使用紀律

1.所有進入會議室的人員應遵守會議紀律，保持秩序，不得大聲喧嘩或干擾他人。

2.未經允許，不得在會議室內進行私人電話或視頻通話。

3.會議期間，請保持手機靜音或關閉，以免打擾會議進行。

4.如需離開會議室，應輕聲退出，不得影響正在進行的會議。

5.會議室內的資料和設備未經允許不得帶出會議室。

6.會議結束后，所有參會人員應將個人物品帶走，不得遺留于會議室。

7.會議室內的食品飲料應使用指定的容器，不得在會議室內亂扔垃圾。

8.不得在會議室墻上、家具上或任何設施上涂鴉或刻畫。

9.會議室內的電源插座和設備接口僅供會議使用，不得私拉亂接電線。

10.如有違反上述紀律的行為，將被記錄在案，并可能面臨相應的處罰。

六、會議室緊急情況處理

1.發(fā)生火災時，所有人員應立即按照應急疏散指示牌指引的方向撤離會議室，并迅速前往安全地帶。

2.如遇火警，請立即撥打火警電話119，并告知具體位置和火情。

3.在確保自身安全的前提下，如有可能，應協(xié)助其他人員撤離，并引導他們使用安全出口。

4.緊急情況下，會議室內的緊急照明和疏散指示燈將自動啟動，人員應按照指示燈的指引行動。

5.如遇地震或其他自然災害，人員應迅速躲藏到堅固的家具下或靠近墻壁的角落，保護頭部。

6.在地震或其他緊急情況下，應立即關閉所有電器設備，以防止火災或電擊風險。

7.如有人員受傷，應立即撥打急救電話120，并采取初步的急救措施，如止血、保暖等。

8.管理人員應熟悉緊急疏散路線和急救知識，并在緊急情況下提供指導和幫助。

9.會議室內應配備必要的急救包和消防器材，確保在緊急情況下能夠迅速使用。

10.所有人員應定期參加緊急疏散演練，以提高應對緊急情況的能力。

七、會議室使用責任

1.會議室的使用責任歸屬于預訂人，預訂人需確保所有參會人員遵守會議室使用規(guī)定。

2.預訂人應對會議期間的秩序負責，確保會議活動在預定的時間和范圍內完成。

3.如因預訂人原因導致會議室設施設備損壞，預訂人需承擔相應的修復或賠償費用。

4.預訂人應對會議室內的清潔工作負責，確保會議結束后保持會議室的整潔。

5.若預訂人未能在預定時間內使用會議室，應提前通知管理人員，以便調整其他預訂。

6.預訂人不得將會議室的使用權轉讓給非預定人員，違者將取消其預訂資格。

7.預訂人如有違反本制度的行為，將受到相應的處罰，包括但不限于取消預訂、罰款等。

8.管理人員有權監(jiān)督會議室的使用情況，并對違反規(guī)定的行為進行制止和記錄。

9.對于會議室使用中的爭議，預訂人應與管理人員協(xié)商解決，必要時可向上級部門報告。

10.會議室的使用情況將納入公司內部考核體系，作為評估工作效率和紀律性的依據之一。

八、會議室使用反饋與改進

1.會議結束后，預訂人需對會議室的使用情況進行反饋，包括設施設備的狀況、環(huán)境舒適度等。

2.反饋可通過在線表單、電子郵件或直接向管理人員提交，以確保信息能夠被及時記錄和整理。

3.管理人員將對收到的反饋進行分析，識別問題和改進空間。

4.根據反饋，管理人員將定期對會議室進行維護和升級，以提升使用體驗。

5.對于反饋中提到的具體問題，管理人員將在合理時間內采取措施予以解決。

6.如有重大改進措施，管理人員將提前通知預訂人，并確保新措施的實施不影響正常使用。

7.管理部門將定期組織用戶滿意度調查，收集更多用戶的意見和建議。

8.用戶提出的合理建議將被納入會議室管理制度的修訂計劃中。

9.會議室的改進過程將保持透明，所有用戶均有權了解改進的進展和結果。

10.鼓勵用戶積極參與會議室管理的改進工作，共同營造高效、舒適的會議環(huán)境。

九、違規(guī)處理與責任追究

1.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，管理人員有權立即制止并要求整改。

2.違規(guī)行為包括但不限于未經批準使用會議室、超時占用、損壞設施設備、違反會議紀律等。

3.一旦發(fā)現違規(guī)行為，管理人員將根據違規(guī)程度對責任人進行警告或處罰。

4.輕微違規(guī)者，如第一次違規(guī)，可給予口頭警告或書面警告，并要求其簽署承諾書。

5.嚴重違規(guī)者，如多次違規(guī)或情節(jié)嚴重，可采取罰款、取消預訂資格或更高層次的處罰措施。

6.違規(guī)行為的相關記錄將被保存，作為日后考核和處罰的依據。

7.對于因違規(guī)行為造成的損失，責任人需承擔相應的賠償責任。

8.如責任人拒絕接受處罰或賠償，公司有權通過法律途徑追究其責任。

9.管理人員在進行處罰時，應確保程序公正，并給予責任人陳述和申辯的機會。

10.所有處罰決定需上報至相關部門審批，并確保公司內部知曉和執(zhí)行。

十、附則

1.本制度由公司行政部負責解釋和修訂。

2.本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

3.本制度如有未盡事宜，可由公司行政部根據實際情況予以補充和解釋。

4.公司各部門和個人應嚴格遵守本制度，確保會議室的有效管理和使用。

5.任何對會議室管理制度的修改或補充，均需經過公司相關決策層的批準。

6.本制度實施過程中如遇到特殊