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文檔簡(jiǎn)介

物業(yè)管理工作方案5第一章物業(yè)管理項(xiàng)目概述

1.項(xiàng)目背景

隨著城市化進(jìn)程的加快,物業(yè)管理行業(yè)在我國(guó)得到了快速發(fā)展。為了滿足居民對(duì)高品質(zhì)生活的需求,提高物業(yè)管理水平,我們制定了這份物業(yè)管理工作方案。本方案針對(duì)的具體項(xiàng)目位于城市中心區(qū)域,是一座集商業(yè)、住宅、辦公于一體的綜合性建筑群。

2.項(xiàng)目目標(biāo)

(1)確保物業(yè)項(xiàng)目的正常運(yùn)營(yíng),提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量;

(2)營(yíng)造和諧、舒適的居住環(huán)境,提升業(yè)主滿意度;

(3)實(shí)現(xiàn)物業(yè)項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展,提高物業(yè)價(jià)值。

3.項(xiàng)目范圍

本方案涵蓋了物業(yè)管理項(xiàng)目的各個(gè)方面,包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備維護(hù)、綠化保潔、安全保衛(wèi)、客戶服務(wù)、財(cái)務(wù)管理等。

4.項(xiàng)目實(shí)施主體

項(xiàng)目實(shí)施主體為物業(yè)管理公司,負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的物業(yè)管理及運(yùn)營(yíng)。

5.項(xiàng)目實(shí)施流程

(1)前期籌備:成立項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),制定項(xiàng)目管理計(jì)劃,明確各部門(mén)職責(zé);

(2)項(xiàng)目啟動(dòng):進(jìn)行項(xiàng)目交接,了解項(xiàng)目現(xiàn)狀,制定整改計(jì)劃;

(3)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng):按照管理計(jì)劃,開(kāi)展各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù);

(4)項(xiàng)目評(píng)估:定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估,及時(shí)調(diào)整管理策略,確保項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

6.項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)

(1)人員配置:合理配置各崗位人員,確保服務(wù)質(zhì)量;

(2)設(shè)施設(shè)備維護(hù):定期檢查、維修設(shè)施設(shè)備,確保正常運(yùn)行;

(3)客戶服務(wù):關(guān)注業(yè)主需求,提供個(gè)性化服務(wù),提高業(yè)主滿意度;

(4)安全管理:加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作,確保業(yè)主生命財(cái)產(chǎn)安全。

7.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

(1)人員流失:加強(qiáng)員工培訓(xùn)和激勵(lì),提高員工滿意度,降低流失率;

(2)設(shè)施設(shè)備故障:定期檢查、維修設(shè)施設(shè)備,提前預(yù)防;

(3)客戶投訴:及時(shí)處理客戶投訴,改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,提高客戶滿意度;

(4)政策法規(guī)變動(dòng):關(guān)注政策法規(guī)變化,及時(shí)調(diào)整管理策略。

第二章物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理

1.招聘與選拔

物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的招聘首先要明確崗位需求,通過(guò)線上招聘平臺(tái)、社區(qū)公告等多種途徑發(fā)布招聘信息。在選拔過(guò)程中,注重應(yīng)聘者的服務(wù)意識(shí)、溝通能力和專(zhuān)業(yè)技能。通過(guò)面試、實(shí)操考核等方式,挑選出合適的候選人。

2.培訓(xùn)與發(fā)展

新入職的員工需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),包括公司文化、服務(wù)流程、安全知識(shí)等。定期舉辦內(nèi)部培訓(xùn)課程,提升員工的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。同時(shí),鼓勵(lì)員工參加外部培訓(xùn),拓寬知識(shí)視野。

3.崗位職責(zé)劃分

根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際需求,明確各崗位的職責(zé)。例如,客服人員負(fù)責(zé)接待業(yè)主、處理投訴;維修人員負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù);安保人員負(fù)責(zé)小區(qū)的安全巡邏等。

4.考核與激勵(lì)

建立完善的考核體系,對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行定期評(píng)估。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì),可以是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),也可以是精神激勵(lì)。同時(shí),對(duì)于表現(xiàn)不佳的員工,及時(shí)進(jìn)行溝通和指導(dǎo),幫助其改進(jìn)工作。

5.團(tuán)隊(duì)協(xié)作

鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通與合作,通過(guò)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方式,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。在處理問(wèn)題時(shí),倡導(dǎo)共同協(xié)商,形成解決問(wèn)題的合力。

6.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)客服人員每天需進(jìn)行業(yè)主滿意度調(diào)查,了解服務(wù)過(guò)程中的不足,及時(shí)調(diào)整服務(wù)策略;

(2)維修人員要做到隨叫隨到,快速響應(yīng)業(yè)主的維修需求,確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行;

(3)安保人員要定期進(jìn)行安全檢查,確保小區(qū)的安全無(wú)隱患;

(4)所有員工都要遵守公司規(guī)章制度,保持工作環(huán)境的整潔和秩序。

第三章物業(yè)服務(wù)流程與標(biāo)準(zhǔn)制定

物業(yè)公司要想讓業(yè)主滿意,光有好的團(tuán)隊(duì)還不夠,得有一套完整的流程和標(biāo)準(zhǔn),這樣才能讓服務(wù)不落空,不跑偏。

1.服務(wù)流程設(shè)計(jì)

咱們先從服務(wù)流程說(shuō)起。比如業(yè)主搬進(jìn)來(lái),得有個(gè)人帶著他們看看房子,告訴他們哪些事兒需要注意,這叫入住指引。再比如,業(yè)主有什么問(wèn)題,得有個(gè)渠道能反映,這叫投訴處理流程。這些流程不能亂,得一條一條寫(xiě)下來(lái),員工照著做,業(yè)主也清楚。

2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)就像是一把尺子,量量服務(wù)到不到位。比如,客服人員接電話,得在多少秒內(nèi)接起來(lái),說(shuō)話得禮貌;清潔工清潔公共區(qū)域,得保證多長(zhǎng)時(shí)間打掃一次,用什么樣的清潔劑,這些都得定個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)入住指引:?jiǎn)T工要提前準(zhǔn)備好入住指南,內(nèi)容包括水電費(fèi)繳納、物業(yè)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、緊急聯(lián)系人員等,還要親自帶領(lǐng)業(yè)主參觀小區(qū)設(shè)施;

(2)投訴處理:設(shè)立投訴熱線和在線投訴平臺(tái),保證24小時(shí)內(nèi)響應(yīng),48小時(shí)內(nèi)解決問(wèn)題,并對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行回訪;

(3)衛(wèi)生清潔:清潔人員每天定時(shí)清理垃圾,每周對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行深度清潔,并記錄清潔日志,確保衛(wèi)生達(dá)標(biāo);

(4)綠化養(yǎng)護(hù):綠化人員要定期修剪樹(shù)枝、澆水施肥,保持小區(qū)綠化美觀;

(5)設(shè)施維護(hù):維修人員要定期檢查小區(qū)的公共設(shè)施,比如電梯、照明等,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修,確保設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行。

這些流程和標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的,要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。比如,夏天來(lái)了,可能清潔頻率要提高,綠化養(yǎng)護(hù)也要跟上季節(jié)變化??傊磺袨榱藰I(yè)主滿意。

第四章業(yè)主溝通與服務(wù)滿意度提升

做好了服務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn),接下來(lái)就得和業(yè)主打交道了,畢竟服務(wù)滿意度是檢驗(yàn)我們工作的試金石。

1.主動(dòng)溝通

不能等著業(yè)主找上門(mén)來(lái),咱們得主動(dòng)出擊。比如,定期舉辦業(yè)主座談會(huì),了解他們的需求和意見(jiàn),或者通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的形式收集反饋。

2.及時(shí)響應(yīng)

業(yè)主有問(wèn)題反映的時(shí)候,不能拖拖拉拉。接到了投訴或者建議,得立即有人跟進(jìn),盡快給出解決方案。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)設(shè)立業(yè)主微信群、公眾號(hào)等在線溝通渠道,方便業(yè)主隨時(shí)提出問(wèn)題,也方便我們及時(shí)回應(yīng);

(2)每個(gè)季度至少舉辦一次業(yè)主座談會(huì),面對(duì)面交流,讓業(yè)主感受到我們的重視;

(3)對(duì)于業(yè)主的投訴,必須當(dāng)天給予回復(fù),并在三天內(nèi)給出解決方案,確保問(wèn)題得到有效處理;

(4)定期進(jìn)行業(yè)主滿意度調(diào)查,了解服務(wù)中的不足之處,根據(jù)調(diào)查結(jié)果調(diào)整服務(wù)策略;

(5)建立業(yè)主檔案,記錄每位業(yè)主的基本信息和服務(wù)需求,提供更加個(gè)性化的服務(wù);

(6)對(duì)于業(yè)主提出的合理建議,及時(shí)采納并公示采納情況,讓業(yè)主感受到他們的意見(jiàn)是有價(jià)值的。

第五章綠化保潔與設(shè)施維護(hù)

小區(qū)的環(huán)境直接影響業(yè)主的生活質(zhì)量,所以綠化保潔和設(shè)施維護(hù)這兩件事兒,咱們得做得漂漂亮亮,讓業(yè)主住得舒心。

1.綠化保潔

綠化是小區(qū)的肺,保潔則是小區(qū)的臉面。綠化保潔工作做得好,小區(qū)看起來(lái)就有精神。

(1)綠化養(yǎng)護(hù):定期修剪樹(shù)枝,除草施肥,保證植物健康成長(zhǎng),季節(jié)變化時(shí)還要更換應(yīng)季花卉,讓小區(qū)四季如春;

(2)保潔工作:清潔工得每天按時(shí)清理垃圾,擦拭公共設(shè)施的表面,保持地面干凈,無(wú)落葉和雜物。

2.設(shè)施維護(hù)

小區(qū)里的設(shè)施就像人的器官,得定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修,不能等到壞了才動(dòng)手。

(1)日常巡查:維修人員要定期巡查小區(qū)的公共設(shè)施,比如電梯、照明、排水系統(tǒng)等,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并處理;

(2)預(yù)防性維護(hù):對(duì)于一些重要設(shè)施,比如消防設(shè)備、供電系統(tǒng),得定期進(jìn)行預(yù)防性維護(hù),避免突發(fā)狀況;

(3)快速響應(yīng):一旦設(shè)施出現(xiàn)故障,維修人員得迅速響應(yīng),及時(shí)修復(fù),減少對(duì)業(yè)主生活的影響。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)制定綠化保潔計(jì)劃,按照季節(jié)和天氣調(diào)整工作重點(diǎn),比如夏天增加澆水頻次,冬天清理落葉;

(2)設(shè)立維修服務(wù)熱線,業(yè)主可以直接報(bào)修,維修人員接到報(bào)修后,2小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行評(píng)估;

(3)建立設(shè)施維護(hù)檔案,記錄每次維護(hù)的時(shí)間和內(nèi)容,方便追蹤和管理;

(4)對(duì)于大型維護(hù)工程,提前告知業(yè)主,并在工程結(jié)束后進(jìn)行質(zhì)量檢查,確保維護(hù)效果;

(5)定期對(duì)清潔和綠化人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的專(zhuān)業(yè)技能和服務(wù)意識(shí),確保服務(wù)質(zhì)量。

第六章安全保衛(wèi)與應(yīng)急預(yù)案

小區(qū)的安全是頭等大事,安全保衛(wèi)和應(yīng)急預(yù)案這兩方面的工作,咱們得做到位,讓業(yè)主住得安心。

1.安全保衛(wèi)

安保人員是小區(qū)的守護(hù)者,他們的工作不僅僅是站崗放哨,還得有實(shí)際行動(dòng)。

(1)巡邏檢查:安保人員要不定時(shí)在小區(qū)內(nèi)巡邏,確保沒(méi)有閑雜人員進(jìn)入,同時(shí)檢查消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備等是否正常;

(2)門(mén)禁管理:嚴(yán)格管理小區(qū)的進(jìn)出口,對(duì)外來(lái)人員進(jìn)行登記,防止不法分子混入;

(3)應(yīng)急處理:遇到突發(fā)情況,安保人員要能夠迅速反應(yīng),及時(shí)處理,比如遇到火災(zāi)、盜竊等事件。

2.應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案就是未雨綢繆,提前準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況的計(jì)劃。

(1)制定預(yù)案:根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況,制定包括火災(zāi)、地震、停電等各種突發(fā)情況的應(yīng)急預(yù)案;

(2)應(yīng)急演練:定期組織應(yīng)急演練,讓員工和業(yè)主都熟悉應(yīng)急流程,提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力;

(3)物資準(zhǔn)備:提前準(zhǔn)備好應(yīng)急物資,比如滅火器、急救箱、發(fā)電機(jī)等,并確保它們處于可用狀態(tài)。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)安保人員每天至少進(jìn)行兩次全面巡邏,并記錄巡邏情況;

(2)每月對(duì)消防設(shè)施進(jìn)行一次檢查,確保消防通道暢通無(wú)阻;

(3)每季度組織一次應(yīng)急演練,包括火災(zāi)逃生、地震疏散等;

(4)在小區(qū)顯眼位置設(shè)置應(yīng)急指示牌,告知業(yè)主應(yīng)急逃生路線和集合點(diǎn);

(5)建立應(yīng)急聯(lián)絡(luò)網(wǎng),確保在緊急情況下,能夠迅速聯(lián)系到相關(guān)部門(mén)和人員;

(6)對(duì)于應(yīng)急預(yù)案的修訂和更新,要及時(shí)通知到每一位業(yè)主,提高他們的安全意識(shí)。

第七章財(cái)務(wù)管理與服務(wù)收費(fèi)

物業(yè)公司管理的是業(yè)主的錢(qián)袋子,財(cái)務(wù)管理和服務(wù)收費(fèi)得透明公正,讓業(yè)主明明白白消費(fèi)。

1.財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)就像物業(yè)公司的血液,得保證它健康流通,不能有任何閃失。

(1)收支記錄:每一筆收入和支出都得有詳細(xì)的記錄,包括收費(fèi)項(xiàng)目、金額、收費(fèi)時(shí)間等,不能有任何遺漏;

(2)賬目公開(kāi):定期向業(yè)主公布財(cái)務(wù)報(bào)表,讓業(yè)主了解物業(yè)費(fèi)用的使用情況,增加透明度;

(3)成本控制:合理控制各項(xiàng)成本,提高資金使用效率,確保物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。

2.服務(wù)收費(fèi)

服務(wù)收費(fèi)是物業(yè)公司和業(yè)主之間的交易,得講究公平合理。

(1)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),并在小區(qū)內(nèi)公示;

(2)收費(fèi)方式:提供多種收費(fèi)方式,比如現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、在線支付等,方便業(yè)主繳費(fèi);

(3)收費(fèi)監(jiān)督:設(shè)立收費(fèi)監(jiān)督機(jī)制,確保收費(fèi)工作的規(guī)范進(jìn)行,防止亂收費(fèi)現(xiàn)象。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)建立財(cái)務(wù)管理制度,明確財(cái)務(wù)人員的職責(zé)和工作流程;

(2)定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的專(zhuān)業(yè)技能和服務(wù)意識(shí);

(3)每年至少進(jìn)行一次財(cái)務(wù)審計(jì),確保財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性和準(zhǔn)確性;

(4)設(shè)立業(yè)主投訴渠道,對(duì)于業(yè)主提出的收費(fèi)問(wèn)題,及時(shí)調(diào)查處理;

(5)在小區(qū)公告欄或業(yè)主微信群中定期發(fā)布財(cái)務(wù)報(bào)表,讓業(yè)主了解物業(yè)費(fèi)用的去向;

(6)對(duì)于欠費(fèi)的業(yè)主,通過(guò)電話、短信等方式進(jìn)行溫馨提醒,避免采取強(qiáng)硬措施影響業(yè)主關(guān)系。

第八章客戶服務(wù)與滿意度調(diào)查

物業(yè)公司提供的服務(wù),最終目的是讓業(yè)主滿意。因此,客戶服務(wù)和滿意度調(diào)查是檢驗(yàn)我們工作的關(guān)鍵。

1.客戶服務(wù)

客戶服務(wù)不僅僅是解決問(wèn)題,更重要的是要讓業(yè)主感受到我們的關(guān)懷。

(1)服務(wù)態(tài)度:客服人員要始終保持微笑,用禮貌的語(yǔ)言與業(yè)主溝通,耐心解答業(yè)主的問(wèn)題;

(2)服務(wù)效率:對(duì)于業(yè)主的需求,要快速響應(yīng),及時(shí)處理,不能讓業(yè)主等待太久;

(3)個(gè)性化服務(wù):根據(jù)業(yè)主的不同需求,提供個(gè)性化的服務(wù),比如老人小孩的特殊照顧,提高業(yè)主的滿意度。

2.滿意度調(diào)查

滿意度調(diào)查是了解業(yè)主對(duì)我們服務(wù)評(píng)價(jià)的重要手段。

(1)調(diào)查方式:可以采用問(wèn)卷調(diào)查、電話回訪、在線評(píng)價(jià)等方式,收集業(yè)主的反饋意見(jiàn);

(2)調(diào)查內(nèi)容:調(diào)查內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等多個(gè)方面,全面了解業(yè)主的滿意度;

(3)調(diào)查結(jié)果分析:對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,找出服務(wù)中的不足,并針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)設(shè)立客戶服務(wù)熱線,保證24小時(shí)有人接聽(tīng),及時(shí)響應(yīng)業(yè)主的需求;

(2)定期對(duì)客服人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的服務(wù)意識(shí)和溝通能力;

(3)每月進(jìn)行一次滿意度調(diào)查,收集業(yè)主的反饋意見(jiàn),并根據(jù)調(diào)查結(jié)果調(diào)整服務(wù)策略;

(4)對(duì)于業(yè)主提出的問(wèn)題和建議,要及時(shí)處理,并在處理完畢后進(jìn)行回訪,確保業(yè)主滿意;

(5)在小區(qū)內(nèi)設(shè)置客戶服務(wù)意見(jiàn)箱,鼓勵(lì)業(yè)主提出意見(jiàn)和建議,增加業(yè)主的參與感;

(6)對(duì)于滿意度調(diào)查中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工,給予獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)他們繼續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第九章持續(xù)改進(jìn)與項(xiàng)目評(píng)估

物業(yè)管理工作不是一成不變的,要不斷地改進(jìn)和提升,才能更好地服務(wù)業(yè)主。

1.持續(xù)改進(jìn)

持續(xù)改進(jìn)是物業(yè)管理工作的重要原則,只有不斷地改進(jìn),才能滿足業(yè)主日益增長(zhǎng)的需求。

(1)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題:通過(guò)業(yè)主反饋、內(nèi)部檢查等方式,及時(shí)發(fā)現(xiàn)服務(wù)中存在的問(wèn)題;

(2)分析問(wèn)題:對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入分析,找出問(wèn)題的根源;

(3)解決問(wèn)題:根據(jù)問(wèn)題的根源,制定相應(yīng)的解決方案,并付諸實(shí)施。

2.項(xiàng)目評(píng)估

項(xiàng)目評(píng)估是檢驗(yàn)物業(yè)管理效果的重要手段,通過(guò)評(píng)估,可以了解物業(yè)管理工作的不足,并進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)。

(1)評(píng)估指標(biāo):評(píng)估指標(biāo)應(yīng)包括服務(wù)質(zhì)量、業(yè)主滿意度、物業(yè)費(fèi)用使用效率等;

(2)評(píng)估方法:可以采用內(nèi)部評(píng)估、第三方評(píng)估等方式,確保評(píng)估結(jié)果的客觀性和公正性;

(3)評(píng)估結(jié)果應(yīng)用:根據(jù)評(píng)估結(jié)果,調(diào)整物業(yè)管理策略,提升服務(wù)質(zhì)量。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

(1)設(shè)立持續(xù)改進(jìn)小組,負(fù)責(zé)收集問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題;

(2)定期對(duì)物業(yè)管理項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估,找出不足,制定改進(jìn)措施;

(3)每年邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)對(duì)物業(yè)管理項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估,獲取客觀的評(píng)估結(jié)果;

(4)根據(jù)評(píng)估結(jié)果,制定下一年度的改進(jìn)計(jì)劃,并跟蹤改進(jìn)效果;

(5)在小區(qū)內(nèi)設(shè)置意見(jiàn)反饋渠道,鼓勵(lì)業(yè)主提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議;

(6)定期召開(kāi)業(yè)主大會(huì),向業(yè)主匯報(bào)物業(yè)管理工作的改進(jìn)情況,增加業(yè)主的信任感。

第十章

溫馨提示

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