行政事務處理標準操作流程指南前言為規(guī)范公司行政事務處理流程，提高行政工作效率，確保行政服務質(zhì)量，保障公司運營有序進行，特制定本指南。本指南涵蓋日常辦公、會議管理、文件管理、后勤保障、人事行政五大核心模塊，適用于公司所有行政人員及涉及行政事務的部門與員工。本指南旨在通過標準化流程明確職責分工、優(yōu)化操作步驟、減少溝通成本，實現(xiàn)行政事務“可追溯、可復制、可優(yōu)化”的管理目標。請各相關(guān)人員嚴格執(zhí)行，如有修訂需求，需經(jīng)行政部審核并報公司領(lǐng)導批準后生效。1.日常辦公事務處理流程日常辦公事務是行政工作的基礎(chǔ)，需確?！案咝А⒁?guī)范、貼心”，重點涵蓋辦公用品管理、訪客接待兩大場景。1.1辦公用品管理流程1.1.1目的規(guī)范辦公用品的采購、領(lǐng)用、庫存全生命周期管理，確保供應及時、使用合理、成本可控。1.1.2適用范圍公司內(nèi)部所有部門及員工的辦公用品需求（含常規(guī)耗材、辦公設(shè)備、勞保用品等）。1.1.3職責分工行政部：負責制定采購計劃、篩選供應商、庫存盤點、發(fā)放及臺賬維護；部門負責人：審核本部門領(lǐng)用申請的合理性（如數(shù)量、用途）；員工：如實提交領(lǐng)用申請，遵守“節(jié)約使用”原則。1.1.4操作步驟1.申請發(fā)起：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》（含物品名稱、數(shù)量、用途、部門），提交部門負責人；2.審核確認：部門負責人1個工作日內(nèi)完成審核（重點核查“是否必要”“是否超預算”），簽字批準；3.庫存核對：行政部收到審核通過的申請表后，核對《辦公用品庫存臺賬》：庫存充足：直接通知員工領(lǐng)??；庫存不足：啟動采購流程（詳見1.1.4.4）；4.采購執(zhí)行（如需）：行政部根據(jù)庫存缺口及歷史需求數(shù)據(jù)，制定《辦公用品采購計劃》（含物品清單、預算、供應商選擇）；報公司領(lǐng)導審批后，與合格供應商簽訂采購合同；收到貨物后，驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量）并更新庫存臺賬；5.發(fā)放與確認：員工憑審核后的申請表到行政部領(lǐng)取，簽字確認；行政部同步更新庫存臺賬。1.1.5注意事項常規(guī)辦公用品（如筆、紙、文件夾）實行“月度定額領(lǐng)用”（各部門根據(jù)人數(shù)設(shè)定定額），超定額需說明理由；貴重物品（如電腦、打印機）需經(jīng)公司領(lǐng)導審批，領(lǐng)用后登記“固定資產(chǎn)臺賬”；行政部每月末進行庫存盤點，確保賬實相符，對積壓物品（如超過3個月未領(lǐng)用）及時調(diào)整采購計劃；員工離職時需歸還未使用的辦公用品（如筆記本、U盤），否則從工資中扣除成本。1.1.6相關(guān)文件/記錄《辦公用品領(lǐng)用申請表》；《辦公用品庫存臺賬》；《辦公用品采購計劃》；《固定資產(chǎn)臺賬》。1.2訪客接待流程1.2.1目的規(guī)范訪客接待流程，提升公司形象，確保接待工作“熱情、有序、安全”。1.2.2適用范圍所有來訪公司的外部人員（含客戶、合作伙伴、面試者、媒體等）。1.2.3職責分工前臺：負責訪客登記、引導、送別；對接部門：負責確認訪客信息、安排接待人員及會議室；行政部：負責提供后勤支持（如茶水、資料打印）。1.2.4操作步驟1.前置溝通：對接部門提前1個工作日將訪客信息（姓名、單位、職務、來訪目的、時間）告知前臺；2.迎接與登記：訪客到達后，前臺起身微笑問候：“您好，請問您是來找哪位？”；請訪客出示有效證件（如身份證、工作證），填寫《訪客登記表》（含姓名、單位、聯(lián)系電話、來訪目的、被訪人）；發(fā)放訪客證（顏色區(qū)分：客戶為藍色、面試者為綠色），提醒“請勿隨意走動”；3.通知對接部門：前臺通過電話/企業(yè)微信通知被訪人：“您好，您的訪客[姓名]已到前臺，請前來接待”；4.引導與服務：被訪人未到前，引導訪客至休息區(qū)（提供茶水、公司宣傳冊）；被訪人到達后，前臺將訪客引導至指定會議室/辦公室；5.接待過程：對接部門負責全程接待（如介紹公司情況、洽談業(yè)務、安排參觀），行政部根據(jù)需求提供支持（如打印資料、調(diào)整會議室設(shè)備）；6.送別：訪客離開時，前臺收回訪客證，微笑送別：“歡迎下次再來”；如需送離園區(qū)，安排保安協(xié)助指引車輛。1.2.5注意事項訪客如需參觀車間/涉密區(qū)域，需經(jīng)公司領(lǐng)導審批，并由對接部門全程陪同；面試者接待需提前確認面試流程（如填寫《應聘登記表》、安排筆試），避免讓面試者等待超過15分鐘；媒體訪客需由品牌部對接，前臺不得隨意接受采訪；遇突發(fā)情況（如訪客鬧事），前臺應立即通知保安及行政部負責人，避免影響公司正常辦公。1.2.6相關(guān)文件/記錄《訪客登記表》；《訪客證發(fā)放回收記錄》；《接待服務反饋表》（可選，用于收集訪客對接待工作的意見）。2.會議管理流程會議是公司內(nèi)部溝通、決策的重要方式，需確保“會前準備充分、會中秩序良好、會后落實到位”。2.1會議全流程管理2.1.1目的規(guī)范會議的申請、籌備、召開、跟進流程，減少無效會議，提高會議效率。2.1.2適用范圍公司內(nèi)部所有正式會議（含部門例會、項目推進會、戰(zhàn)略研討會、全員大會等）。2.1.3職責分工會議申請人：負責提交會議申請、制定議程、邀請參會人員；行政部：負責會議室預訂、設(shè)備調(diào)試、資料打印、茶水供應；參會人員：按時參會、準備發(fā)言材料、遵守會議紀律；記錄人：負責會議記錄、整理紀要、跟蹤行動項。2.1.4操作步驟（1）會前準備（提前1-3個工作日）1.會議申請：申請人填寫《會議申請表》（含會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需設(shè)備/資料），提交部門負責人審核；2.審批：部門負責人審核通過后，報公司領(lǐng)導審批（如需）；3.會議室預訂：行政部根據(jù)申請信息，通過“會議室管理系統(tǒng)”預訂會議室（優(yōu)先選擇空閑、符合規(guī)模的場地）；4.設(shè)備與資料準備：行政部提前1小時調(diào)試會議室設(shè)備（投影儀、麥克風、音響、網(wǎng)絡）；申請人提前將會議資料（議程、匯報PPT、數(shù)據(jù)表格）發(fā)送給參會人員，并打印紙質(zhì)版（如需）；5.通知參會人員：申請人通過企業(yè)微信/郵件發(fā)送會議通知（含時間、地點、議程、需準備的材料），提醒“提前10分鐘到場”。（2）會中管理1.簽到：參會人員到達后，在《會議簽到表》上簽字（或通過考勤系統(tǒng)掃碼簽到）；2.開場：主持人宣布會議開始，說明會議主題、議程及時間安排；3.發(fā)言與討論：參會人員按照議程依次發(fā)言，主持人控制討論節(jié)奏（避免跑題、超時）；4.記錄：記錄人如實記錄會議內(nèi)容（重點：決策事項、行動項、責任人、deadlines）；5.服務：行政部安排專人在會議期間提供茶水服務（每30分鐘添加一次），如需調(diào)整設(shè)備，及時響應。（3）會后跟進1.紀要整理：記錄人在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理《會議紀要》（含會議主題、參會人員、決策事項、行動項列表），提交主持人審核；2.分發(fā)紀要：審核通過后，將《會議紀要》發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門；3.行動項跟蹤：主持人/部門負責人每周跟進行動項進展，行政部每月匯總《會議行動項落實情況表》，報公司領(lǐng)導；4.場地清理：行政部在會議結(jié)束后30分鐘內(nèi)清理會議室（整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、帶走垃圾），恢復場地原狀。2.1.5注意事項會議時間原則上不超過2小時（如需延長，需經(jīng)主持人同意）；參會人員需關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，避免中途離場（特殊情況需向主持人請假）；重要會議（如戰(zhàn)略研討會）需提前發(fā)放《會議預通知》（含背景資料、討論議題），讓參會人員有充分準備；會議室使用后，需關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、空調(diào)、燈光），節(jié)約能源。2.1.6相關(guān)文件/記錄《會議申請表》；《會議簽到表》；《會議紀要》；《會議行動項落實情況表》。3.文件管理流程文件是公司重要的信息資產(chǎn)，需確保“收文及時、發(fā)文規(guī)范、歸檔有序”。3.1收文管理流程3.1.1目的規(guī)范外部文件（含政府公文、客戶函件、合作伙伴資料等）的接收、處理、歸檔流程，確保信息傳遞及時、準確。3.1.2適用范圍所有進入公司的外部文件（紙質(zhì)/電子）。3.1.3職責分工前臺/行政部：負責收文登記、初步審核；業(yè)務部門：負責文件辦理（如回復、執(zhí)行）；行政部：負責文件歸檔、保管。3.1.4操作步驟1.收文：前臺收到外部文件后，核對寄件人信息、文件數(shù)量，在《收文登記表》上登記（含文件名稱、文號、寄件人、收到時間）；2.初審：行政部對文件進行初步審核（如是否屬于公司業(yè)務范圍、是否需要緊急處理），標注“急件”“普通件”；3.分發(fā)：行政部根據(jù)文件內(nèi)容，將文件分發(fā)至相關(guān)業(yè)務部門（如政府公文給總經(jīng)理辦公室、客戶函件給銷售部）；4.辦理：業(yè)務部門收到文件后，在《文件辦理記錄表》上登記，明確辦理責任人及時間節(jié)點；辦理完成后，將文件及辦理結(jié)果返回行政部；5.歸檔：行政部將辦理完成的文件（紙質(zhì)版）存入文件柜（按“部門-年份-文件類型”分類），電子版存入公司文檔管理系統(tǒng)（設(shè)置訪問權(quán)限）。3.1.5注意事項急件（如政府限期回復的公文）需在收到后1小時內(nèi)分發(fā)至業(yè)務部門，業(yè)務部門需在24小時內(nèi)反饋辦理結(jié)果；涉密文件（如客戶機密資料）需標注“涉密”，由專人保管，僅限相關(guān)人員查閱；紙質(zhì)文件歸檔時，需填寫《文件歸檔清單》（含文件名稱、歸檔編號、歸檔日期），便于檢索。3.2發(fā)文管理流程3.2.1目的規(guī)范公司內(nèi)部文件（含通知、制度、函件等）的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)流程，確保發(fā)文規(guī)范、權(quán)威。3.2.2適用范圍所有從公司發(fā)出的內(nèi)部文件（紙質(zhì)/電子）。3.2.3職責分工擬稿人：負責文件起草（內(nèi)容準確、格式規(guī)范）；部門負責人：負責審核文件內(nèi)容的合理性；公司領(lǐng)導：負責簽發(fā)文件（最終權(quán)威）；行政部：負責文件編號、印刷、分發(fā)、歸檔。3.2.4操作步驟1.擬稿：擬稿人根據(jù)工作需要，起草文件（遵循《公司文件格式規(guī)范》，如字體、字號、頁邊距）；2.審核：擬稿人將文件提交部門負責人審核（重點核查“內(nèi)容是否符合公司制度”“表述是否清晰”）；3.簽發(fā)：部門負責人審核通過后，報公司領(lǐng)導簽發(fā)（如需）；4.編號：行政部根據(jù)文件類型（如通知為“XX-通知-202X-001”）編制文號，標注在文件首頁；5.印刷與分發(fā)：紙質(zhì)文件：行政部印刷所需數(shù)量（按參會人員/部門數(shù)量），通過內(nèi)部郵件/專人分發(fā)；電子文件：行政部將文件上傳至公司文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（如“全員可見”“部門可見”）；6.歸檔：行政部將簽發(fā)后的文件（紙質(zhì)版+電子版）歸檔（按“文件類型-年份-文號”分類）。3.2.5注意事項文件格式需統(tǒng)一（如標題用二號黑體、正文用三號仿宋），避免格式混亂；重要文件（如公司制度）需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，方可生效；電子文件分發(fā)時，需在郵件中注明“請查收并執(zhí)行”，確保接收人及時查看。4.后勤保障流程后勤保障是公司運營的“幕后支撐”，需確?！凹皶r、可靠、安全”，重點涵蓋車輛管理、辦公環(huán)境維護兩大場景。4.1車輛管理流程4.1.1目的規(guī)范公司車輛的使用、調(diào)度、維護流程，保障出行安全，降低運營成本。4.1.2適用范圍公司所有公務車輛（含轎車、商務車、貨車）。4.1.3職責分工行政部：負責車輛調(diào)度、維護、保險購買；司機：負責車輛駕駛、日常檢查、清潔；使用部門：負責提交用車申請、審核。4.1.4操作步驟1.用車申請：使用人填寫《車輛使用申請表》（含用車時間、地點、用途、人數(shù)），提交部門負責人審核；2.調(diào)度：行政部收到審核通過的申請表后，根據(jù)車輛availability調(diào)度車輛（優(yōu)先安排空閑車輛），通知司機及使用人；3.出車前檢查：司機出車前需檢查車輛（如油量、輪胎氣壓、剎車、燈光），填寫《車輛日常檢查記錄表》；4.出行：司機按照指定路線行駛，遵守交通規(guī)則（嚴禁超速、酒駕）；使用人需系好安全帶，不得要求司機違規(guī)駕駛；5.返回與登記：車輛返回后，司機需將車輛停放在指定位置，清理車內(nèi)垃圾，填寫《車輛使用登記薄》（含行駛里程、加油量、費用）；6.維護與保養(yǎng)：行政部根據(jù)車輛行駛里程（如每5000公里）安排保養(yǎng)（更換機油、濾芯等）；車輛出現(xiàn)故障時，司機需及時報告行政部，由行政部聯(lián)系維修廠維修（保留維修記錄）。4.1.5注意事項車輛不得私用（如司機下班后將車輛開回家），如需私用，需經(jīng)公司領(lǐng)導審批，并按市場價格支付費用；司機需隨身攜帶車輛行駛證、駕駛證、保險單，以備檢查；車輛加油需使用公司指定油卡，不得現(xiàn)金加油（特殊情況需報銷時，需提供加油發(fā)票）。4.2辦公環(huán)境維護流程4.2.1目的保持辦公環(huán)境“整潔、舒適、安全”，提升員工工作效率。4.2.2適用范圍公司所有辦公區(qū)域（含辦公室、會議室、休息區(qū)、衛(wèi)生間）。4.2.3職責分工行政部：負責辦公環(huán)境的整體規(guī)劃、維護監(jiān)督；保潔人員：負責日常清潔（如掃地、拖地、擦桌子）；員工：負責保持個人工位整潔（如整理文件、清理垃圾）。4.2.4操作步驟1.日常清潔：保潔人員每天早8點前完成辦公區(qū)域的清潔（如掃地、拖地、擦桌子、清理垃圾桶）；2.定期維護：每周五下午：保潔人員對會議室、休息區(qū)進行深度清潔（如擦窗戶、消毒桌椅）；每月末：行政部組織員工進行“辦公環(huán)境整理日”（整理個人工位、清理過期文件、歸位辦公用品）；3.設(shè)施維護：員工發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)施損壞（如燈管不亮、水龍頭漏水），需及時報告行政部，行政部在24小時內(nèi)安排維修；4.安全檢查：行政部每周對辦公區(qū)域進行安全檢查（如消防設(shè)施是否完好、電器線路是否老化），填寫《辦公環(huán)境安全檢查記錄表》。4.2.5注意事項員工需將垃圾放入指定垃圾桶（可回收/不可回收），不得隨意丟棄；辦公區(qū)域禁止吸煙（如需吸煙，需到指定吸煙區(qū)）；行政部需定期更換辦公區(qū)域的綠植（如每季度更換一次），保持環(huán)境清新。5.人事行政流程人事行政是連接員工與公司的“橋梁”，需確?！傲鞒桃?guī)范、服務貼心”，重點涵蓋入職、離職兩大場景。5.1員工入職流程5.1.1目的規(guī)范員工入職流程，確保新員工順利融入公司，減少入職風險。5.1.2適用范圍所有新入職員工（含全職、兼職、實習生）。5.1.3職責分工HR部門：負責offer發(fā)放、資料收集、社保辦理；行政部：負責辦公用品領(lǐng)取、入職培訓；部門負責人：負責安排工作交接、指定導師。5.1.4操作步驟1.offer發(fā)放：HR部門通過郵件向候選人發(fā)放《錄用通知書》（含入職時間、崗位、薪資、報到所需資料）；2.資料收集：新員工入職當天，提交以下資料（原件核對，復印件留存）：身份證；學歷證書；離職證明；社保/公積金轉(zhuǎn)移單；一寸免冠照片；3.入職辦理：HR部門與新員工簽訂《勞動合同》（一式兩份，員工留存一份）；行政部發(fā)放辦公用品（如電腦、筆記本、筆），登記《辦公用品領(lǐng)用表》；HR部門辦理社保/公積金繳納（入職當月辦理）；4.入職培訓：公司層面：行政部組織新員工參加“入職orientation”（含公司歷史、文化、制度、安全培訓）；部門層面：部門負責人安排導師（入職滿1年的員工），負責指導新員工熟悉工作內(nèi)容、流程；5.試用期考核：新員工試用期（一般為3個月）結(jié)束前，部門負責人對其進行考核（含工作態(tài)度、工作能力、工作成果），考核通過后轉(zhuǎn)為正式員工。5.1.5注意事項新員工入職前，HR部門需核實其離職證明（避免雙重勞動關(guān)系）；入職培訓需保留簽到記錄（作為員工考核的依據(jù)）；新員工的電腦需安裝公司指定的軟件（如辦公軟件、殺毒軟件），確保信息安全。5.2員工離職流程5.2.1目的規(guī)范員工離職流程，確保工作交接順利，減少公司損失。5.2.2適用范圍所有離職員工（含主動離職、被動離職）。5.2.3職責分工員工：負責提交離職申請、完成工作交接；部門負責人：負責審核離職申請、監(jiān)督工作交接；HR部門：負責辦理離職手續(xù)、結(jié)算工資；行政部：負責收回辦公用品、注銷權(quán)限。5.2.4操作步驟1.離職申請：員工提前30天（試用期提前3天）向部門負責人提交《離職申請表》（含離職原因、離職時間）；2.審核：部門負責人審核離職申請（重點核查“工作交接是否完成”），簽字批準后報HR