員工離職手續(xù)與檔案管理制度1總則1.1制定目的為規(guī)范員工離職流程，防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)，保障公司與員工雙方的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工）的離職管理。1.3制定依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》（2012修正）《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》（國(guó)務(wù)院令第535號(hào)）《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號(hào)）2離職類(lèi)型劃分根據(jù)離職發(fā)起主體及原因，員工離職分為以下四類(lèi)：2.1主動(dòng)離職員工因個(gè)人原因提出解除勞動(dòng)合同的行為，包括但不限于辭職、升學(xué)、創(chuàng)業(yè)等。員工應(yīng)提前30日以書(shū)面形式通知公司（試用期員工提前3日通知）。2.2被動(dòng)離職公司因員工違反規(guī)章制度、不能勝任工作、勞動(dòng)合同無(wú)法履行等法定情形，依法解除勞動(dòng)合同的行為，包括但不限于過(guò)失性辭退（如嚴(yán)重違反公司制度、嚴(yán)重失職）、無(wú)過(guò)失性辭退（如醫(yī)療期滿不能從事原工作、不勝任工作經(jīng)培訓(xùn)仍不能勝任）。2.3協(xié)商離職公司與員工雙方協(xié)商一致解除勞動(dòng)合同的行為，需簽訂《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》。2.4試用期離職員工在試用期內(nèi)提出離職或公司在試用期內(nèi)解除勞動(dòng)合同的行為，需符合《勞動(dòng)合同法》關(guān)于試用期的規(guī)定。3離職手續(xù)辦理流程3.1離職申請(qǐng)與審批3.1.1主動(dòng)離職員工需提交《離職申請(qǐng)表》，注明離職原因、離職日期（需符合提前通知要求）。部門(mén)負(fù)責(zé)人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，HR部門(mén)在1個(gè)工作日內(nèi)審核流程合規(guī)性。3.1.2被動(dòng)離職部門(mén)負(fù)責(zé)人需提交《解除勞動(dòng)合同通知書(shū)》，注明解除原因及依據(jù)（如《員工手冊(cè)》條款、績(jī)效考核結(jié)果），附相關(guān)證據(jù)材料。HR部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)審核解除的合法性，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，向員工送達(dá)《解除勞動(dòng)合同通知書(shū)》（需員工簽字確認(rèn)，無(wú)法送達(dá)的需通過(guò)EMS郵寄并留存底單）。3.1.3協(xié)商離職雙方就離職日期、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、工作交接等事項(xiàng)達(dá)成一致后，簽訂《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR部門(mén)、法定代表人審批后生效。3.2工作交接3.2.1交接內(nèi)容未完成的工作任務(wù)（包括進(jìn)度、deadlines、對(duì)接人）；工作資料（紙質(zhì)文檔、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限）；公司財(cái)產(chǎn)（電腦、手機(jī)、辦公設(shè)備、鑰匙、門(mén)禁卡）；客戶/供應(yīng)商信息（聯(lián)系方式、合作協(xié)議、未結(jié)事項(xiàng)）；其他需交接的事項(xiàng)（如培訓(xùn)記錄、證書(shū)）。3.2.2交接流程員工填寫(xiě)《工作交接清單》，注明交接事項(xiàng)及狀態(tài)；交接雙方（員工與接任人）簽字確認(rèn)，部門(mén)負(fù)責(zé)人作為監(jiān)交人簽字；HR部門(mén)審核《工作交接清單》完整性，未完成交接的不予辦理后續(xù)手續(xù)。3.2.3交接期限主動(dòng)離職：一般不超過(guò)3個(gè)工作日，復(fù)雜崗位可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日；被動(dòng)離職：即時(shí)交接，特殊情況可在1個(gè)工作日內(nèi)完成；協(xié)商離職：按雙方約定的期限完成。3.3財(cái)物返還員工需返還公司所有財(cái)產(chǎn)（如電腦、手機(jī)、辦公設(shè)備）及借用物品（如書(shū)籍、工具）；HR部門(mén)核對(duì)《財(cái)物返還清單》，未返還的需按公司規(guī)定賠償（如電腦折舊后的價(jià)值）；未返還財(cái)物的，公司有權(quán)從員工薪資中扣除（扣除金額不超過(guò)員工當(dāng)月工資的20%，且扣除后工資不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）。3.4薪資結(jié)算3.4.1結(jié)算項(xiàng)目未發(fā)工資（截止至離職日的工資，按實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)算）；獎(jiǎng)金/補(bǔ)貼（如季度獎(jiǎng)金、差旅費(fèi)補(bǔ)貼，按公司規(guī)定發(fā)放）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（如協(xié)商離職、無(wú)過(guò)失性辭退的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，按員工工作年限計(jì)算，每滿1年支付1個(gè)月工資，6個(gè)月以上不滿1年的按1年計(jì)算，不滿6個(gè)月的支付0.5個(gè)月工資）；扣除項(xiàng)目（如未返還財(cái)物的賠償、社保公積金個(gè)人繳納部分）。3.4.2結(jié)算時(shí)間主動(dòng)離職：離職當(dāng)日完成結(jié)算，若遇節(jié)假日順延至下一工作日；被動(dòng)離職：解除勞動(dòng)合同當(dāng)日完成結(jié)算；協(xié)商離職：按《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》約定時(shí)間結(jié)算。3.4.3支付方式通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付，員工需確認(rèn)薪資賬戶信息無(wú)誤，HR部門(mén)留存支付憑證。3.5社保公積金處理社保：HR部門(mén)在員工離職當(dāng)月辦理社保停繳手續(xù)，停繳時(shí)間為離職日的次月；公積金：同理，停繳時(shí)間為離職日的次月；轉(zhuǎn)移手續(xù)：?jiǎn)T工需提供新單位社保/公積金賬戶信息，HR部門(mén)在15個(gè)工作日內(nèi)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)（如員工未提供新單位信息，需告知員工自行辦理）。3.6離職證明開(kāi)具離職手續(xù)辦理完畢后，HR部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)開(kāi)具《離職證明》；離職證明內(nèi)容需包括：?jiǎn)T工姓名、身份證號(hào)、入職日期、離職日期、崗位、公司名稱、公章、日期；員工需簽字確認(rèn)收到《離職證明》，HR部門(mén)留存存根。4員工離職檔案管理4.1檔案內(nèi)容構(gòu)成離職申請(qǐng)材料（《離職申請(qǐng)表》《解除勞動(dòng)合同通知書(shū)》《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》）；審批材料（部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR部門(mén)、法定代表人審批記錄）；工作交接材料（《工作交接清單》《財(cái)物返還清單》）；薪資結(jié)算材料（《薪資結(jié)算單》銀行支付憑證）；社保公積金材料（《社保停繳證明》《公積金轉(zhuǎn)移憑證》）；離職證明材料（《離職證明》存根、員工簽收記錄）；其他材料（如競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議、違紀(jì)證據(jù)）。4.2檔案收集與整理HR部門(mén)在離職手續(xù)辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)收集所有檔案材料；按“員工姓名-離職日期-部門(mén)”分類(lèi)裝訂，標(biāo)注檔案編號(hào)；電子檔案需掃描所有紙質(zhì)材料，存儲(chǔ)于公司指定的檔案管理系統(tǒng)（加密存儲(chǔ)，限制訪問(wèn)權(quán)限）。4.3檔案存儲(chǔ)與保管紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)于公司檔案室（防火、防潮、防盜），由HR部門(mén)專人保管；電子檔案存儲(chǔ)于公司服務(wù)器（定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失）；檔案保存期限：至少2年（根據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定），超過(guò)保存期限的檔案需經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀（銷(xiāo)毀記錄需留存）。4.4檔案查閱與調(diào)取內(nèi)部查閱：需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容，經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱（不得復(fù)制、摘抄）；外部調(diào)取：需提供司法機(jī)關(guān)、勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)的調(diào)查函，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后調(diào)取（需登記調(diào)取單位、調(diào)取人、調(diào)取內(nèi)容）；員工本人查閱：需提供身份證原件，經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱（不得復(fù)制、摘抄）。5離職后續(xù)管理5.1競(jìng)業(yè)限制履行適用對(duì)象：高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員、其他負(fù)有保密義務(wù)的人員；限制期限：不超過(guò)2年（自離職之日起計(jì)算）；補(bǔ)償金：按月支付，標(biāo)準(zhǔn)不低于員工離職前12個(gè)月平均工資的30%（且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任：?jiǎn)T工違反競(jìng)業(yè)限制約定的，需向公司支付違約金（違約金數(shù)額不超過(guò)公司支付的補(bǔ)償金總額），公司有權(quán)要求員工繼續(xù)履行競(jìng)業(yè)限制義務(wù)。5.2離職后聯(lián)系機(jī)制員工需提供離職后的聯(lián)系方式（手機(jī)、郵箱、地址），如有變更需及時(shí)通知公司；公司因工作需要（如未結(jié)事項(xiàng)、糾紛處理）需聯(lián)系員工的，員工應(yīng)配合提供必要的信息。5.3糾紛處理流程協(xié)商：雙方就離職相關(guān)事項(xiàng)（如薪資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、競(jìng)業(yè)限制）發(fā)生爭(zhēng)議的，首先進(jìn)行協(xié)商；調(diào)解：協(xié)商不成的，向公司勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解委員會(huì)申請(qǐng)調(diào)解（調(diào)解期限15個(gè)工作日）；仲裁：調(diào)解不成的，向公司所在地勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁（時(shí)效1年）；訴訟：對(duì)仲裁裁決不服的，向人民法院提起訴訟（時(shí)效15天）。6責(zé)任與監(jiān)督6.1員工責(zé)任如實(shí)填寫(xiě)離職申請(qǐng)材料，不得提供虛假信息；按規(guī)定完成工作交接，不得隱匿、銷(xiāo)毀公司資料；返還公司財(cái)產(chǎn)，不得侵占、損壞公司財(cái)物；遵守競(jìng)業(yè)限制約定，不得泄露公司商業(yè)秘密。6.2部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任監(jiān)督員工完成工作交接，審核《工作交接清單》完整性；及時(shí)提交離職審批材料，不得拖延；配合HR部門(mén)處理離職糾紛，提供相關(guān)證據(jù)。6.3HR部門(mén)責(zé)任審核離職流程合規(guī)性，防止違法解除勞動(dòng)合同；收集、整理、保管離職檔案，確保檔案完整；按時(shí)結(jié)算薪資、開(kāi)具離職證明，不得拖欠；處理社保公積金轉(zhuǎn)移、競(jìng)業(yè)限制等后續(xù)事項(xiàng)，確保合規(guī)。6.4監(jiān)督與考核公司定期（每季度）對(duì)離職手續(xù)辦理情況、檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，由審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)；對(duì)違反本制度的員工，按《員工手冊(cè)》規(guī)定給予紀(jì)律處分（如警告、罰款、解除勞動(dòng)合同）；對(duì)違反本制度的部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR部門(mén)人員，給予相應(yīng)的管理責(zé)任追究（如降薪、降職）；員工對(duì)離職手續(xù)辦理有異議的，可向公司工會(huì)或管理層投訴，投訴渠道需在公司內(nèi)部公示。7附則7.1生效日期本制度自2023年10月1日起生效，原《員工離職管理制度》同時(shí)廢止。7.2修訂與解釋本制度