水利公司會議資料歸檔細(xì)則

一、總則1.目的為加強水利公司會議資料的規(guī)范化管理，確保會議資料的完整性、準(zhǔn)確性和可查閱性，便于公司內(nèi)部信息的傳遞與共享，為公司決策、業(yè)務(wù)開展及歷史資料留存提供有力支持，特制定本細(xì)則。2.指導(dǎo)思想以公司“專業(yè)、創(chuàng)新、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化為指引，秉持“服務(wù)社會、保障水利、創(chuàng)造效益”的經(jīng)營理念，遵循扁平化管理原則，提高信息傳遞效率，促進(jìn)公司各層級間的溝通與協(xié)作，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙提升。二、適用范圍本細(xì)則適用于水利公司全體員工。公司各部門、各項目組召開的各類會議資料均應(yīng)按照本細(xì)則進(jìn)行歸檔管理。對于涉及客戶的會議資料，在遵循保密原則的基礎(chǔ)上，按照本細(xì)則要求進(jìn)行妥善歸檔。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為會議資料歸檔管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善會議資料歸檔細(xì)則，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的會議資料歸檔工作，定期對歸檔情況進(jìn)行檢查和考核。同時，負(fù)責(zé)公司級重要會議資料的集中歸檔與保管。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門會議資料的收集、整理、初步審核，并按照規(guī)定時間和要求將資料移交至行政部門。各部門指定專人作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門會議資料歸檔工作的具體實施。3.檔案管理人員行政部門設(shè)專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)對各部門移交的會議資料進(jìn)行最終審核、分類、編號、存儲等歸檔操作，并建立相應(yīng)的電子和紙質(zhì)檔案目錄，確保檔案的有序管理和便捷查詢。四、管理內(nèi)容與流程1.會議資料的范圍會議資料包括但不限于會議通知、會議議程、會議簽到表、會議記錄、會議報告、發(fā)言材料、決議文件、相關(guān)附件（如數(shù)據(jù)報表、圖紙等）。2.收集環(huán)節(jié)-會前資料：會議組織者應(yīng)在會議召開前收集會議通知、議程等資料，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。對于需要參會人員準(zhǔn)備的發(fā)言材料等，應(yīng)提前明確要求并及時收集。-會中資料：會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、清晰。如有報告、演示文稿等現(xiàn)場資料，應(yīng)及時收集。參會人員如有提交的書面資料，也應(yīng)一并收集。-會后資料：會議結(jié)束后，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時整理會議決議、紀(jì)要等文件，如有需要修改或完善的報告等資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成并提交。3.整理環(huán)節(jié)-分類：各部門兼職檔案管理員對收集到的會議資料進(jìn)行初步分類，按照會議類型（如公司級會議、部門會議、項目會議等）、時間順序等進(jìn)行整理。-編號：對整理好的資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性，便于識別和查詢。編號規(guī)則由行政部門統(tǒng)一制定。-裝訂：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，并命名規(guī)范。4.審核環(huán)節(jié)-部門審核：各部門負(fù)責(zé)人對本部門整理好的會議資料進(jìn)行審核，確保資料內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。審核通過后簽字確認(rèn)。-行政審核：行政部門檔案管理人員對各部門移交的會議資料進(jìn)行再次審核，重點檢查資料的完整性、格式規(guī)范性以及編號的準(zhǔn)確性等。對于不符合要求的資料，及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。5.歸檔環(huán)節(jié)-紙質(zhì)檔案：審核通過的紙質(zhì)會議資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找。同時，在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明相應(yīng)的類別和編號范圍。-電子檔案：電子會議資料應(yīng)存儲在公司專門的檔案管理系統(tǒng)或指定的服務(wù)器文件夾中，按照分類建立文件夾，并建立電子目錄索引。檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)查閱與自身工作相關(guān)的會議資料，以了解公司決策、工作安排等信息，更好地開展工作。-員工對會議資料歸檔工作有提出意見和建議的權(quán)利，以促進(jìn)歸檔工作的不斷完善。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照本細(xì)則要求，及時、準(zhǔn)確地提供與會議相關(guān)的資料，確保資料的真實性和完整性。-員工應(yīng)妥善保管涉及本人工作的會議資料，不得隨意丟棄或泄露機密信息。在離職時，應(yīng)按照公司規(guī)定將相關(guān)會議資料移交至指定人員。3.部門權(quán)利與義務(wù)-各部門有權(quán)使用已歸檔的會議資料，以支持本部門的業(yè)務(wù)開展和決策制定。-各部門有義務(wù)按照規(guī)定的流程和時間要求，完成本部門會議資料的收集、整理、審核和移交工作，配合行政部門做好歸檔管理工作。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門會議資料歸檔情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集完整性、整理規(guī)范性、審核準(zhǔn)確性以及歸檔及時性等方面。-建立內(nèi)部監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對違反會議資料歸檔細(xì)則的行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的情況，給予舉報人一定的獎勵。2.考核機制-將會議資料歸檔工作納入部門和員工的績效考核體系。對在會議資料歸檔工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應(yīng)的績效加分和獎勵。-對于未按照本細(xì)則要求完成會議資料歸檔工作的部門和個人，視情節(jié)輕重給予績效扣分、通報批評等處罰。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：-資料收集不完整：每發(fā)現(xiàn)一次缺少關(guān)鍵資料的情況，對責(zé)任部門扣[X]分，對責(zé)任人扣[X]分。-整理不規(guī)范：如編號錯誤、裝訂混亂等，每發(fā)現(xiàn)一處問題，對責(zé)任部門扣[X]分，對責(zé)任人扣[X]分。-審核不嚴(yán)格：經(jīng)行政部門審核發(fā)現(xiàn)資料存在錯誤或不符合要求的，每發(fā)現(xiàn)一處問題，對責(zé)任部門扣[X]分，對責(zé)任人扣[X]分。-歸檔不及時：未按照規(guī)定時間完成歸檔工作的，對責(zé)任部門扣[X]分，對責(zé)任人扣[X]分。七、附則1.解釋權(quán)本細(xì)則由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。在實施過程中，如有未盡事宜或需要調(diào)整的地方，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行修訂，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.實施日期本細(xì)則自發(fā)布之日起正式實施。公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本細(xì)則規(guī)定，共同做好會議資料的歸檔管理工作，為公司的發(fā)展提供有力的信息支持和保障。同時