建筑公司材料款支付管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范本建筑公司材料款支付行為，確保公司資金合理使用，保障材料供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，同時有效控制財務(wù)風(fēng)險，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的實際經(jīng)營情況和管理要求制定本規(guī)定。3.指導(dǎo)原則本規(guī)定遵循合法性、合理性、準(zhǔn)確性、及時性原則。合法性要求材料款支付嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)；合理性確保支付符合公司整體利益和實際業(yè)務(wù)需求；準(zhǔn)確性保證支付金額、支付對象等信息準(zhǔn)確無誤；及時性保障材料供應(yīng)不延誤工程進(jìn)度。同時，在支付過程中充分體現(xiàn)公司“質(zhì)量至上、誠信為本、高效協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，注重人文關(guān)懷，維護(hù)各方合法權(quán)益。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工涉及材料款支付的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，以及與本公司有材料供應(yīng)合作關(guān)系的所有供應(yīng)商（即客戶）。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)材料采購合同的簽訂與執(zhí)行，及時提交材料采購申請、供應(yīng)商發(fā)票等支付相關(guān)資料給財務(wù)部門。采購人員需對采購材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等負(fù)責(zé)，確保采購活動符合公司規(guī)定和項目需求。同時，積極與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤材料到貨情況，及時反饋異常問題。2.項目部門根據(jù)項目進(jìn)度需求，向采購部門提出準(zhǔn)確的材料采購計劃。在材料到貨時，負(fù)責(zé)驗收工作，確認(rèn)材料的數(shù)量、質(zhì)量等與采購合同一致，并出具驗收報告。項目部門需及時反饋材料使用過程中的問題，協(xié)助采購部門和財務(wù)部門處理與材料款支付相關(guān)的事宜。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核材料款支付申請，包括對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核，核對采購合同、驗收報告等相關(guān)資料，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。按照公司資金安排和支付審批流程進(jìn)行材料款的支付操作，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。同時，定期對材料款支付情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司資金管理提供數(shù)據(jù)支持。4.審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司授權(quán)，對材料款支付申請進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)需綜合考慮公司資金狀況、項目進(jìn)度、供應(yīng)商信譽等因素，確保支付決策符合公司整體利益。在審批過程中，充分發(fā)揮扁平化管理優(yōu)勢，簡化不必要的審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。四、管理內(nèi)容與流程1.材料采購申請項目部門根據(jù)項目施工進(jìn)度和實際需求，填寫材料采購申請表，詳細(xì)列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。采購部門對申請表進(jìn)行審核，確保采購需求合理，并結(jié)合庫存情況進(jìn)行采購安排。2.供應(yīng)商選擇與合同簽訂采購部門通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，選擇符合公司質(zhì)量、價格、交貨期等要求的供應(yīng)商。在確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同中明確材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給財務(wù)部門和項目部門備案。3.材料驗收材料到貨時，項目部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對材料進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗收合格后，項目部門出具驗收報告，由驗收人員簽字確認(rèn)。如驗收發(fā)現(xiàn)問題，項目部門及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，同時暫停材料款支付流程。4.發(fā)票接收與審核供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票開具給公司，采購部門收到發(fā)票后進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否正確，然后將發(fā)票連同采購合同、驗收報告等資料一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及與采購業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。如發(fā)票存在問題，財務(wù)部門及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通更換。5.支付申請與審批財務(wù)部門審核通過后，根據(jù)采購合同和公司資金安排，填寫材料款支付申請表，注明支付金額、支付對象、支付方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)在收到支付申請后，根據(jù)公司資金狀況、項目進(jìn)度等因素進(jìn)行審批。對于金額較大或存在特殊情況的支付申請，需經(jīng)過公司相關(guān)會議討論決定。6.支付執(zhí)行審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見和支付方式進(jìn)行材料款支付操作。支付完成后，財務(wù)部門及時登記相關(guān)賬目，并將支付憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和項目部門。采購部門負(fù)責(zé)將支付結(jié)果通知供應(yīng)商，并做好與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)員工有權(quán)了解材料款支付的相關(guān)政策和流程，對不合理的支付要求提出質(zhì)疑。同時，員工有義務(wù)按照公司規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地提交材料款支付相關(guān)資料，配合公司完成支付審批流程。在材料采購和驗收過程中，員工應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，確保公司利益不受損害。2.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)供應(yīng)商有權(quán)按照采購合同約定，按時獲得材料款支付。供應(yīng)商有義務(wù)按照合同要求提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的材料，并及時開具合法有效的發(fā)票。在材料供應(yīng)過程中，供應(yīng)商應(yīng)積極配合公司的驗收、調(diào)試等工作，對出現(xiàn)的問題及時處理。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，審計部門定期對材料款支付情況進(jìn)行審計，檢查支付流程是否合規(guī)，相關(guān)資料是否完整，資金使用是否合理。同時，鼓勵員工對違規(guī)支付行為進(jìn)行舉報，公司將對舉報屬實的員工給予獎勵。2.績效考核將材料款支付管理工作納入相關(guān)部門和員工的績效考核體系。考核指標(biāo)包括支付準(zhǔn)確性、支付及時性、供應(yīng)商滿意度等方面。對于在材料款支付管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，公司將給予相應(yīng)的獎勵；對于因工作失誤導(dǎo)致公司利益受損的部門和員工，將按照公司規(guī)定進(jìn)行處罰。3.供應(yīng)商評價建立供應(yīng)商評價體系，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面進(jìn)行綜合評價。根據(jù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。評價結(jié)果將作為材料款支付管理的重要參考因素，對于存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，公司有權(quán)暫停或終止支付材料款。七、附則1.本規(guī)定如有未盡事宜，由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，公司全體員工和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守。如國家法律法規(guī)或行業(yè)政策發(fā)生變化，本規(guī)定將適時進(jìn)行調(diào)整。3.在執(zhí)行本規(guī)定過程中，各部門應(yīng)加強溝通