加工公司傳真機(jī)使用規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范本加工公司傳真機(jī)的使用管理，確保傳真通訊的高效、準(zhǔn)確與安全，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本規(guī)章。本規(guī)章旨在通過明確傳真機(jī)的使用流程、責(zé)任劃分等內(nèi)容，使公司傳真業(yè)務(wù)有序進(jìn)行，更好地服務(wù)于公司的日常運(yùn)營(yíng)及業(yè)務(wù)拓展。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求、行業(yè)慣例以及相關(guān)法律法規(guī)制定，確保傳真機(jī)的使用符合公司整體管理要求與法律規(guī)范。3.指導(dǎo)思想秉承公司“創(chuàng)新、高效、合作、共贏”的企業(yè)文化，以提高工作效率、優(yōu)化資源利用為導(dǎo)向，在傳真機(jī)使用管理中注重人文關(guān)懷，保障員工合理使用設(shè)備的權(quán)利，同時(shí)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，確保設(shè)備正常運(yùn)行與信息安全。二、適用范圍本規(guī)章適用于加工公司全體員工及因業(yè)務(wù)往來需要使用公司傳真機(jī)的客戶。公司員工在日常辦公過程中使用傳真機(jī)進(jìn)行文件傳輸、信息溝通等操作時(shí)，需嚴(yán)格遵守本規(guī)章。對(duì)于客戶使用公司傳真機(jī)的情況，應(yīng)在公司員工的指導(dǎo)與監(jiān)督下，按照本規(guī)章規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為傳真機(jī)使用管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)傳真機(jī)的采購(gòu)、安裝、維護(hù)與報(bào)廢處理等工作。定期對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。同時(shí)，行政部門負(fù)責(zé)制定傳真機(jī)使用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并對(duì)員工的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常使用和管理。指定專人擔(dān)任傳真機(jī)管理員，負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常操作、文件收發(fā)登記等工作。傳真機(jī)管理員應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋設(shè)備的使用情況和故障問題，協(xié)助行政部門做好設(shè)備的維護(hù)和管理工作。3.信息部門信息部門負(fù)責(zé)傳真機(jī)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)的維護(hù)與管理，確保傳真機(jī)與公司信息系統(tǒng)的正常連接和數(shù)據(jù)傳輸。在出現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)或信息系統(tǒng)相關(guān)的傳真機(jī)故障時(shí)，及時(shí)進(jìn)行排查和修復(fù)，保障傳真業(yè)務(wù)的順暢進(jìn)行。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機(jī)的配置與安裝行政部門根據(jù)公司各部門的業(yè)務(wù)需求，綜合考慮傳真量、工作區(qū)域等因素，合理配置傳真機(jī)。在新傳真機(jī)采購(gòu)后，由行政部門協(xié)調(diào)專業(yè)人員進(jìn)行安裝調(diào)試，確保設(shè)備安裝位置合理，便于員工使用，同時(shí)保證設(shè)備各項(xiàng)功能正常運(yùn)行。安裝完成后，行政部門應(yīng)記錄傳真機(jī)的型號(hào)、序列號(hào)、安裝位置等信息，并建立設(shè)備檔案。2.日常使用流程-發(fā)送傳真：?jiǎn)T工在發(fā)送傳真前，應(yīng)檢查傳真文件的內(nèi)容是否完整、清晰，確認(rèn)接收方的傳真號(hào)碼準(zhǔn)確無誤。將傳真文件整理整齊，放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，撥通接收方傳真號(hào)碼，等待對(duì)方應(yīng)答并接收信號(hào)后，按下“發(fā)送”鍵。發(fā)送過程中，要密切關(guān)注傳真機(jī)的工作狀態(tài)，確保文件順利發(fā)送。發(fā)送完成后，檢查傳真機(jī)的發(fā)送報(bào)告，確認(rèn)發(fā)送成功。如發(fā)送失敗，應(yīng)及時(shí)檢查原因并重新發(fā)送。-接收傳真：傳真機(jī)接收傳真時(shí)，值班人員或傳真機(jī)管理員應(yīng)及時(shí)查看傳真內(nèi)容，并根據(jù)傳真的緊急程度和所屬部門進(jìn)行分類處理。對(duì)于緊急傳真，應(yīng)立即通知相關(guān)人員領(lǐng)??；對(duì)于一般傳真，應(yīng)在當(dāng)天工作時(shí)間內(nèi)通知收件人領(lǐng)取。收件人領(lǐng)取傳真后，應(yīng)在傳真登記本上簽字確認(rèn)。3.傳真文件的管理-登記與存檔：各部門的傳真機(jī)管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門收發(fā)的傳真文件進(jìn)行登記，記錄傳真的收發(fā)日期、時(shí)間、發(fā)件人、收件人、傳真主題、頁數(shù)等信息。對(duì)于重要的傳真文件，應(yīng)進(jìn)行存檔保存，以便日后查閱和參考。存檔方式可采用紙質(zhì)存檔或電子存檔相結(jié)合的方式，確保文件的完整性和可追溯性。-保密管理：傳真文件涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息等內(nèi)容時(shí)，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度。在傳真過程中，要采取必要的保密措施，如對(duì)傳真文件進(jìn)行加密處理、選擇安全的傳真線路等。接收和處理涉密傳真文件時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的保密區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將涉密傳真文件帶出保密區(qū)域或泄露給無關(guān)人員。4.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)-日常維護(hù)：傳真機(jī)的日常維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé)，傳真機(jī)管理員應(yīng)定期對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行清潔，包括擦拭機(jī)身、清理進(jìn)紙口和出紙口等，確保傳真機(jī)的正常運(yùn)行。同時(shí)，要注意檢查傳真機(jī)的紙張余量和墨粉（或硒鼓）余量，及時(shí)補(bǔ)充紙張和更換墨粉（或硒鼓），避免因耗材不足影響傳真業(yè)務(wù)。-定期保養(yǎng)：行政部門應(yīng)定期安排專業(yè)人員對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)周期一般為每季度一次。專業(yè)人員在保養(yǎng)過程中，應(yīng)對(duì)傳真機(jī)的內(nèi)部部件進(jìn)行檢查、清潔和調(diào)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的故障隱患，確保傳真機(jī)的性能穩(wěn)定可靠。-故障處理：傳真機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門的傳真機(jī)管理員應(yīng)及時(shí)記錄故障現(xiàn)象，并向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)根據(jù)故障情況，協(xié)調(diào)信息部門或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。在故障處理過程中，要詳細(xì)記錄故障原因、維修方法和維修結(jié)果等信息，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高設(shè)備的維護(hù)管理水平。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時(shí)按照規(guī)定流程使用公司傳真機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和文件傳輸。-員工在使用傳真機(jī)過程中遇到問題或困難時(shí)，有權(quán)向行政部門、信息部門或相關(guān)技術(shù)人員尋求幫助和支持。-員工對(duì)傳真機(jī)的使用管理有提出合理化建議和意見的權(quán)利，公司將積極聽取員工的建議，不斷完善傳真機(jī)使用管理制度。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)章的各項(xiàng)規(guī)定，正確使用傳真機(jī)，不得隨意更改傳真機(jī)的設(shè)置或進(jìn)行違規(guī)操作。-員工在使用傳真機(jī)時(shí)，應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，保持設(shè)備的清潔和完好。如因個(gè)人原因造成傳真機(jī)損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-員工有義務(wù)妥善保管傳真文件，不得隨意丟棄或泄露傳真內(nèi)容。對(duì)于涉及公司機(jī)密的傳真文件，要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，履行保密義務(wù)。3.客戶權(quán)利與義務(wù)-客戶因業(yè)務(wù)需要使用公司傳真機(jī)時(shí)，有權(quán)在公司員工的指導(dǎo)下按照規(guī)定流程進(jìn)行操作。-客戶應(yīng)遵守公司的傳真機(jī)使用規(guī)定，不得利用公司傳真機(jī)進(jìn)行非法活動(dòng)或發(fā)送違法、違規(guī)內(nèi)容的傳真文件。如因客戶違規(guī)操作導(dǎo)致公司損失，客戶應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門傳真機(jī)的使用記錄、文件登記存檔等情況進(jìn)行抽查，確保傳真機(jī)的使用符合本規(guī)章的要求。-信息部門對(duì)傳真機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接和信息安全情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理網(wǎng)絡(luò)故障和信息安全隱患。對(duì)于違反信息安全規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并協(xié)助行政部門進(jìn)行處理。-公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)傳真機(jī)的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查傳真機(jī)的采購(gòu)、維護(hù)費(fèi)用支出是否合理，以及傳真業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范、合規(guī)。2.考核機(jī)制-將傳真機(jī)的使用管理情況納入部門和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于在傳真機(jī)使用管理工作中表現(xiàn)出色的部門和個(gè)人，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰等。-對(duì)于違反本規(guī)章規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因違規(guī)操作導(dǎo)致傳真機(jī)損壞或傳真文件丟失、泄露等情況，將根據(jù)損失程度追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括經(jīng)濟(jì)賠償、績(jī)效扣分、警告、罰款等處罰措施。-具體考核指標(biāo)包括傳真機(jī)的完好率、傳真文件的收發(fā)準(zhǔn)確率、保密制度的執(zhí)行情況等。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)和分析各項(xiàng)考核指標(biāo)數(shù)據(jù)，為績(jī)效考核提供客觀依據(jù)。七、附則1.解釋權(quán)本規(guī)章的解釋權(quán)歸加工公司行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對(duì)本規(guī)章進(jìn)行修訂和完善。2.生效日期本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實(shí)施。