行政辦公常用表格樣本及填寫指南引言行政辦公表格是企業(yè)內部流程規(guī)范化的核心工具，其作用涵蓋流程記錄、責任界定、效率提升、風險防控四大維度。無論是請假、報銷還是會議管理，規(guī)范的表格填寫能避免信息歧義，減少溝通成本，同時為后續(xù)審計、查詢提供可追溯的書面依據。本文梳理了行政辦公高頻使用的6類表格，涵蓋樣本結構、填寫指南及注意事項，旨在幫助企業(yè)員工快速掌握表格填寫規(guī)范，提升辦公準確性與效率。一、請假申請表用途：用于員工因個人原因需暫時離開工作崗位時，向公司提出申請并履行審批流程。（一）樣本結構字段名稱說明申請人姓名填寫本人真實姓名部門填寫所在部門名稱工號填寫公司分配的工號請假類型選擇事假/病假/年假/婚假/產假等請假時間（開始）填寫請假開始日期及時段（如“2024年X月X日上午9:00”）請假時間（結束）填寫請假結束日期及時段（如“2024年X月X日下午17:00”）請假天數計算請假的實際天數（需符合公司考勤規(guī)則）請假原因簡潔說明請假事由申請人簽字本人手寫簽字（不得代簽）提交日期填寫申請表提交的日期部門負責人審批部門負責人簽字確認人力資源部審批HR部門簽字確認（審核考勤合規(guī)性）備注其他需說明的事項（如“病假附診斷證明”）（二）填寫指南1.基礎信息：姓名、部門、工號需與人事系統(tǒng)一致，避免因信息不符導致審批延誤。2.請假類型：嚴格按照公司《考勤管理制度》選擇（如病假需附二級及以上醫(yī)院診斷證明，婚假需附結婚證復印件）。3.請假時間：時段需明確（如“上午9:00”而非“早上”），避免歧義；天數計算需符合公司規(guī)定（如事假按自然日計算，年假按工作日計算）。示例：若請假時間為“2024年X月10日（周一）上午9:00-2024年X月12日（周三）下午17:00”，則事假天數為3天。4.請假原因：需簡潔具體（如“家中老人住院需陪護”“感冒發(fā)燒需休息”），避免過于籠統(tǒng)（如“有事”）。5.簽字與日期：申請人需手寫簽字，提交日期需填寫實際提交日（而非請假開始日）。6.審批流程：需按“申請人→部門負責人→人力資源部”的順序提交，未完成審批的申請表不得生效。（三）注意事項提前提交：事假需提前1個工作日提交，年假需提前3個工作日提交；突發(fā)情況（如急病）需事后1個工作日內補填并附證明。證明材料：病假、婚假等需附相關材料（如診斷證明、結婚證），否則審批不予通過。留存?zhèn)洳椋簩徟瓿珊螅枇舸鎻陀〖ɑ螂娮訖n），以備后續(xù)考勤核對。二、費用報銷單用途：用于員工報銷因工作產生的費用（如差旅費、辦公費、招待費等），是財務審核的核心依據。（一）樣本結構字段名稱說明報銷人姓名填寫本人真實姓名部門填寫所在部門名稱報銷日期填寫報銷單提交日期費用類型選擇差旅費/辦公費/招待費/通訊費等費用明細逐筆填寫（日期、事項、金額、備注）合計金額（小寫）填寫費用總額（如“1200.00”）合計金額（大寫）填寫費用總額（如“壹仟貳佰元整”）附件張數填寫報銷附件（發(fā)票、收據等）的數量報銷人簽字本人手寫簽字部門負責人審批部門負責人簽字確認（審核費用真實性）財務審核財務人員簽字確認（審核票據合規(guī)性）出納付款出納簽字確認（記錄付款情況）備注其他需說明的事項（如“發(fā)票丟失附說明”）（二）填寫指南1.費用類型：需與公司《費用報銷管理制度》一致（如招待費需注明接待對象及事由）。2.費用明細：需逐筆填寫（如“2024年X月X日購買A4紙100元”），不得合并（如“辦公費500元”）；金額需與附件一致，不得多報或漏報。3.金額填寫：小寫需保留兩位小數（如“1200.00”而非“1200”）；大寫需規(guī)范（如“壹”“貳”“叁”，避免“一”“二”“三”），金額末尾需加“整”（如“壹仟貳佰元整”）。4.附件要求：發(fā)票需為正規(guī)增值稅發(fā)票（抬頭需為公司名稱，稅號需正確）；收據需加蓋收款方公章（或財務章）；差旅費需附行程單（如高鐵票、機票）、住宿清單。5.審批流程：需按“報銷人→部門負責人→財務→出納”的順序提交，未完成審批的報銷單不得付款。（三）注意事項報銷時限：當月費用需當月報銷，逾期30天的費用不予受理（特殊情況需提前申請）。票據真實性：不得偽造、涂改發(fā)票，否則將追究法律責任。限額控制：超過公司規(guī)定限額的費用（如招待費）需提前提交《費用審批單》，否則不予報銷。三、辦公用品申領表用途：用于部門或員工申領日常辦公所需物品（如A4紙、筆、文件夾等），規(guī)范辦公用品的發(fā)放與管理。（一）樣本結構字段名稱說明申領部門填寫所在部門名稱申領日期填寫申領表提交日期申領人填寫申領人的姓名辦公用品名稱填寫物品的具體名稱（如“A4紙”而非“紙張”）規(guī)格/型號填寫物品的規(guī)格（如“A470g”）數量填寫申領的數量用途填寫物品的使用用途（如“日常辦公”“會議使用”）部門負責人審批部門負責人簽字確認（審核申領合理性）行政部審核行政人員簽字確認（審核庫存情況）發(fā)放人行政部發(fā)放人員簽字領取人簽字申領人簽字確認（確認領?。﹤渥⑵渌枵f明的事項（如“急需物品”）（二）填寫指南1.物品名稱：需具體（如“黑色中性筆”而非“筆”），避免因名稱模糊導致發(fā)放錯誤。2.規(guī)格/型號：需填寫準確（如“A470g”“USB接口鼠標”），確保領取的物品符合需求。3.數量：需根據部門實際需求填寫，避免浪費（如部門每月需用A4紙10包，不得申領20包）。4.用途：需說明使用場景（如“會議使用”“新員工入職”），便于行政部合理調配庫存。（三）注意事項申領周期：需遵守公司規(guī)定的申領時間（如每周二、四上午辦理），避免臨時申領。庫存預警：若申領物品庫存不足，行政部會通知申領人等待補貨，不得強行要求發(fā)放。領取確認：領取時需核對物品名稱、規(guī)格、數量，確認無誤后簽字，避免后續(xù)糾紛。四、會議記錄表用途：用于記錄會議的關鍵信息（如議題、決議、責任人），是會議成果落地的重要依據。（一）樣本結構字段名稱說明會議主題填寫會議的核心主題（如“2024年第二季度工作會議”）會議時間填寫會議的具體時間（如“2024年X月X日14:00-16:00”）會議地點填寫會議的地點（如“公司總部3樓會議室”）主持人填寫會議主持人姓名參會人員填寫參會人員姓名及部門（如“張三行政部”“李四銷售部”）缺席人員及原因填寫缺席人員姓名及原因（如“王五請假”“趙六出差”）會議內容填寫會議的議題、發(fā)言要點、決議（如“議題1：優(yōu)化報銷流程；決議：從6月1日起實行電子報銷”）記錄人填寫會議記錄人的姓名審核人填寫會議主持人姓名（審核記錄準確性）備注其他需說明的事項（如“會議資料附后”）（二）填寫指南1.會議主題：需明確（如“關于新產品上線的準備會議”而非“工作會議”），便于后續(xù)檢索。2.會議時間：需具體到分鐘（如“14:00-16:00”而非“下午2點到4點”），避免歧義。3.參會人員：需列出所有參會人員（包括嘉賓），缺席人員需說明原因（如“請假”“出差”）。4.會議內容：需記錄關鍵議題（如“討論產品定價”）；需記錄發(fā)言要點（如“張三建議定價為199元”）；需記錄決議（如“同意定價為199元，由銷售部負責執(zhí)行”），并明確責任人和時間節(jié)點（如“責任人：李四；完成時間：2024年X月X日”）。5.記錄與審核：記錄人需在會議結束后1個工作日內完成記錄，審核人（主持人）需確認記錄準確無誤后簽字。（三）注意事項客觀性：記錄需客觀真實，不得加入個人意見或主觀判斷。及時性：會議結束后需及時分發(fā)記錄（如通過郵件發(fā)送給參會人員），確保決議落地。歸檔保存：記錄需歸檔保存（電子檔或紙質檔），保存期限不得少于1年（重要會議需長期保存）。五、出差申請表用途：用于員工因工作需要出差時，向公司提出申請并履行審批流程。（一）樣本結構字段名稱說明申請人姓名填寫本人真實姓名部門填寫所在部門名稱工號填寫公司分配的工號出差事由填寫出差的原因（如“參加行業(yè)展會”“拜訪客戶”）出差時間（開始）填寫出差開始日期（如“2024年X月X日”）出差時間（結束）填寫出差結束日期（如“2024年X月X日”）出差地點填寫出差的地點（如“北京市朝陽區(qū)”）交通方式選擇高鐵/飛機/自駕等住宿安排填寫住宿的酒店名稱（如“XX酒店”）費用預算填寫出差的費用預算（如“差旅費2000元”）部門負責人審批部門負責人簽字確認人力資源部審批HR部門簽字確認（審核考勤）備注其他需說明的事項（如“需借支差旅費”）（二）填寫指南1.出差事由：需具體（如“參加2024年XX行業(yè)展會”而非“出差”），便于審批人判斷必要性。2.出差時間：需明確（如“2024年X月10日-2024年X月12日”），避免模糊（如“下周”）。3.交通與住宿：需符合公司《差旅管理制度》（如高鐵二等座、住宿標準為300元/晚），超過標準的需提前申請。4.費用預算：需合理（如“差旅費2000元”包括交通費、住宿費、餐飲費），避免過高或過低。（三）注意事項提前提交：需提前3個工作日提交申請表，便于公司安排交通與住宿。借支流程：需借支差旅費的，需在申請表中注明（如“需借支1500元”），并附《借支單》。報銷關聯：出差結束后，需憑出差申請表報銷費用（如交通費、住宿費），未提交申請表的費用不予報銷。六、固定資產領用表用途：用于員工領用公司固定資產（如電腦、打印機、手機等），規(guī)范固定資產的管理與追溯。（一）樣本結構字段名稱說明領用部門填寫所在部門名稱領用日期填寫領用表提交日期領用人員填寫領用人員姓名固定資產名稱填寫固定資產的名稱（如“筆記本電腦”）規(guī)格/型號填寫固定資產的規(guī)格（如“聯想ThinkPadX1”）資產編號填寫公司分配的資產編號（如“GZ-____”）用途填寫固定資產的使用用途（如“日常辦公”）部門負責人審批部門負責人簽字確認行政部審核行政人員簽字確認（審核資產歸屬）發(fā)放人行政部發(fā)放人員簽字領取人簽字領用人員簽字確認備注其他需說明的事項（如“需繳納押金”）（二）填寫指南1.資產信息：名稱、規(guī)格/型號、資產編號需與公司《固定資產臺賬》一致，避免因信息不符導致管理混亂。2.用途：需說明使用場景（如“日常辦公”“項目使用”），便于行政部跟蹤資產使用情況。（三）注意事項押金繳納：部分固定資產（如手機）需繳納押金（如“押金500元”），領用前需完成繳費。使用責任：領用人員需妥善保管固定資產，不得私自轉讓或損壞（損壞需按規(guī)定賠償）。歸還流程：員工離職或不再使用固定資產時，需提交《固定資產歸還表》，并經行政部驗收后歸還。結語：行政表格填寫的共同原則無論填寫哪類行政表格，需遵守以下原則：1.真實性：所有信息必須