職業(yè)技能培訓(xùn)記錄檔案管理辦法第一章總則第一條制定依據(jù)為規(guī)范職業(yè)技能培訓(xùn)記錄檔案（以下簡稱“培訓(xùn)檔案”）管理，保障培訓(xùn)信息的真實性、完整性和可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)教育法》《人力資源社會保障部關(guān)于加強職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理的指導(dǎo)意見》（人社部發(fā)〔2021〕XX號）等法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合本地區(qū)/行業(yè)實際，制定本辦法。第二條目的與宗旨本辦法旨在建立健全職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理體系，強化培訓(xùn)過程監(jiān)管，提升培訓(xùn)質(zhì)量，為職業(yè)技能鑒定、就業(yè)服務(wù)、技能人才評價及政策落實提供真實有效的依據(jù)。第三條適用范圍本辦法適用于本地區(qū)行政區(qū)域內(nèi)開展職業(yè)技能培訓(xùn)的機構(gòu)（以下簡稱“培訓(xùn)機構(gòu)”）、企業(yè)、職業(yè)技能鑒定機構(gòu)及相關(guān)人力資源社會保障部門（以下簡稱“人社部門”）。第四條基本原則1.真實性：檔案材料必須如實反映培訓(xùn)全過程，不得偽造、篡改或隱瞞信息。2.完整性：檔案內(nèi)容應(yīng)涵蓋培訓(xùn)計劃、實施、考核、證書發(fā)放等全流程，確保無遺漏。3.規(guī)范性：檔案收集、整理、保管、利用應(yīng)符合國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一格式與流程。4.保密性：嚴格保護學(xué)員個人信息及培訓(xùn)機密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。5.可追溯性：檔案應(yīng)清晰記錄培訓(xùn)各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體與時間節(jié)點，便于溯源核查。第二章檔案內(nèi)容構(gòu)成培訓(xùn)檔案分為基礎(chǔ)管理類、學(xué)員個人類、培訓(xùn)實施類、考核評價類、證書管理類五大類，具體內(nèi)容如下：第五條基礎(chǔ)管理類檔案1.培訓(xùn)項目審批材料：包括培訓(xùn)項目申報書、人社部門批復(fù)文件、資金預(yù)算方案等。2.培訓(xùn)計劃：包括年度/季度培訓(xùn)計劃、課程大綱、師資配置方案、教材選用清單。3.師資信息：包括授課教師的職業(yè)資格證書、學(xué)歷證明、任教經(jīng)歷等。4.機構(gòu)資質(zhì)材料：培訓(xùn)機構(gòu)的辦學(xué)許可證、營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書）、場地設(shè)備清單等。第六條學(xué)員個人類檔案1.報名材料：學(xué)員報名登記表（含姓名、性別、聯(lián)系方式、職業(yè)背景等）、身份材料復(fù)印件、學(xué)歷證明復(fù)印件。2.培訓(xùn)協(xié)議：學(xué)員與培訓(xùn)機構(gòu)簽訂的培訓(xùn)合同（含培訓(xùn)內(nèi)容、期限、費用、權(quán)利義務(wù)等）。3.特殊情況材料：貧困勞動力、退役軍人等重點群體的身份認定材料（如低保證、退伍證復(fù)印件）。第七條培訓(xùn)實施類檔案1.課程執(zhí)行記錄：實際授課課程表、授課教師簽字的教案/課件、課堂考勤記錄（含簽到表、電子考勤數(shù)據(jù)）。2.實訓(xùn)記錄：實訓(xùn)項目清單、實訓(xùn)設(shè)備使用記錄、學(xué)員實訓(xùn)報告（含操作過程描述、指導(dǎo)教師評價）。3.過程監(jiān)控材料：培訓(xùn)現(xiàn)場照片/視頻（每班次不少于3張/段）、學(xué)員反饋問卷及處理記錄。第八條考核評價類檔案1.考核方案：包括考核標(biāo)準(zhǔn)、考核方式（理論/實操）、監(jiān)考人員名單。2.考核材料：理論考試試卷/題庫（含標(biāo)準(zhǔn)答案）、實操考核評分表、學(xué)員答題紙/操作記錄。3.成績記錄：學(xué)員考核成績匯總表（含理論、實操成績及總分）、成績公示材料（如張貼照片、網(wǎng)站截圖）。4.評價報告：培訓(xùn)效果評估報告（含學(xué)員滿意度、技能提升率、就業(yè)轉(zhuǎn)化率等指標(biāo)）。第九條證書管理類檔案1.證書發(fā)放記錄：職業(yè)資格證書/職業(yè)技能等級證書/培訓(xùn)合格證書發(fā)放登記表（含學(xué)員姓名、證書編號、發(fā)放日期、領(lǐng)取簽字）。2.證書變更材料：證書補發(fā)、換發(fā)、注銷的申請材料及審批記錄。3.證書查詢信息：與國家職業(yè)資格證書全國聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)或職業(yè)技能等級證書查詢平臺的對接記錄。第三章檔案收集與整理第十條收集責(zé)任主體1.培訓(xùn)機構(gòu)：負責(zé)收集基礎(chǔ)管理類、學(xué)員個人類、培訓(xùn)實施類檔案。2.職業(yè)技能鑒定機構(gòu)：負責(zé)收集考核評價類、證書管理類檔案。3.企業(yè)：負責(zé)收集本單位員工的培訓(xùn)檔案（含內(nèi)部培訓(xùn)及外部培訓(xùn)材料）。4.人社部門：負責(zé)收集轄區(qū)內(nèi)培訓(xùn)項目的審批材料及匯總性檔案。第十一條收集時間節(jié)點1.培訓(xùn)前：完成基礎(chǔ)管理類（培訓(xùn)計劃、師資信息）、學(xué)員個人類（報名材料、培訓(xùn)協(xié)議）檔案的收集。2.培訓(xùn)中：實時收集培訓(xùn)實施類檔案（考勤記錄、實訓(xùn)記錄、現(xiàn)場監(jiān)控材料）。3.培訓(xùn)后：培訓(xùn)結(jié)束后15日內(nèi)，完成考核評價類（成績記錄、評價報告）、證書管理類（證書發(fā)放記錄）檔案的收集。第十二條收集質(zhì)量要求1.檔案材料應(yīng)為原件或加蓋公章的復(fù)印件，字跡清晰、內(nèi)容完整。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，采用PDF、JPG等通用格式，分辨率不低于300DPI。3.不得收集虛假、無效或與培訓(xùn)無關(guān)的材料。第十三條整理規(guī)范1.分類編號：采用“培訓(xùn)項目代碼-檔案類型代碼-年份-序號”的編碼規(guī)則（如“XX-____”，其中“XX”為培訓(xùn)項目代碼，“01”為基礎(chǔ)管理類，“2023”為年份，“001”為序號）。2.裝訂要求：紙質(zhì)檔案采用A4規(guī)格，左側(cè)裝訂，封面標(biāo)注檔案名稱、培訓(xùn)項目、機構(gòu)名稱、年份等信息；電子檔案按分類建立文件夾，命名與紙質(zhì)檔案一致。3.歸檔時間：培訓(xùn)結(jié)束后30日內(nèi)，完成所有檔案的整理與歸檔。第四章檔案保管與利用第十四條保管責(zé)任部門1.培訓(xùn)機構(gòu)：設(shè)立專門的檔案管理崗位，由專人負責(zé)檔案保管；無檔案管理條件的，可委托具備資質(zhì)的第三方檔案機構(gòu)保管。2.企業(yè)：由人力資源部門負責(zé)檔案保管，納入員工人事檔案管理體系。3.人社部門：由職業(yè)能力建設(shè)科（處）負責(zé)轄區(qū)內(nèi)培訓(xùn)檔案的集中保管。第十五條保管條件要求1.紙質(zhì)檔案：存放于防火、防盜、防潮、防蛀的專用檔案柜，溫度保持在14-24℃，濕度保持在45-60%。2.電子檔案：存儲于專用服務(wù)器或加密U盤，定期備份（至少每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)建立出入登記制度，非檔案管理人員不得隨意進入。第十六條保管期限規(guī)定1.基礎(chǔ)管理類檔案：長期保存（不少于20年）。2.學(xué)員個人類檔案：保存至學(xué)員離開本單位后5年；重點群體學(xué)員檔案延長至10年。3.培訓(xùn)實施類、考核評價類檔案：保存10年。4.證書管理類檔案：長期保存（與證書有效期一致，無有效期的永久保存）。第十七條借閱與復(fù)制管理1.內(nèi)部借閱：機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理崗位現(xiàn)場查閱，不得帶出庫房。2.外部借閱：人社部門、司法機關(guān)等單位因監(jiān)管或辦案需要借閱檔案，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，可復(fù)制檔案材料（注明“復(fù)制件與原件一致”并加蓋公章）。3.借閱期限：一般不超過7天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；復(fù)制檔案需登記用途，不得用于非法目的。第十八條保密要求1.檔案管理人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)員個人信息（如身份證號、聯(lián)系方式）、培訓(xùn)機密（如考核題庫、教材內(nèi)容）。2.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱；紙質(zhì)檔案應(yīng)密封保存，防止無關(guān)人員接觸。第五章檔案轉(zhuǎn)移與銷毀第十九條檔案轉(zhuǎn)移程序1.學(xué)員轉(zhuǎn)機構(gòu)：原培訓(xùn)機構(gòu)應(yīng)出具《檔案轉(zhuǎn)移證明》，注明學(xué)員姓名、培訓(xùn)項目、檔案內(nèi)容等，經(jīng)雙方機構(gòu)確認后，將檔案移交至新機構(gòu)；新機構(gòu)應(yīng)核對檔案完整性，簽署《檔案接收確認書》。2.企業(yè)合并/注銷：企業(yè)合并時，檔案由合并后的企業(yè)繼續(xù)保管；企業(yè)注銷時，檔案應(yīng)移交至當(dāng)?shù)厝松绮块T或委托第三方檔案機構(gòu)保管。3.機構(gòu)變更：培訓(xùn)機構(gòu)變更名稱或地址時，應(yīng)及時向人社部門備案，檔案保管責(zé)任不變。第二十條檔案銷毀流程1.鑒定：檔案保管期限屆滿前6個月，由檔案管理部門組織專家對檔案進行鑒定，確定是否銷毀。2.審批：對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，報人社部門備案。3.銷毀：由兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，銷毀前核對檔案清單，銷毀后在清單上簽字，并注明銷毀時間、方式（如碎紙、焚燒）。4.記錄：銷毀記錄應(yīng)長期保存，包括《檔案銷毀申請表》《銷毀清單》《監(jiān)銷記錄》等。第六章監(jiān)督與責(zé)任第二十一條監(jiān)督檢查機制1.人社部門應(yīng)定期對培訓(xùn)機構(gòu)、企業(yè)的檔案管理情況進行檢查（每年至少1次），檢查內(nèi)容包括檔案收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用合法性等。2.建立檔案管理信用評價制度，將檔案管理情況納入培訓(xùn)機構(gòu)資質(zhì)認定、企業(yè)技能人才培養(yǎng)補貼申領(lǐng)的考核指標(biāo)。3.鼓勵社會監(jiān)督，設(shè)立舉報電話或郵箱，接受群眾對檔案管理違規(guī)行為的舉報。第二十二條責(zé)任追究規(guī)定1.未按規(guī)定收集、整理檔案的，由人社部門責(zé)令限期整改；逾期不改的，通報批評，并暫停其培訓(xùn)項目申報資格。2.偽造、篡改檔案材料的，取消培訓(xùn)機構(gòu)資質(zhì)，追回已發(fā)放的培訓(xùn)補貼，情節(jié)嚴重的依法追究法律責(zé)任。3.泄露檔案信息的，由人社部門責(zé)令改正，對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；造成學(xué)員損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。第七章附則第二十三條解釋權(quán)本辦法由XX市人力資