制造公司專題會議管理規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范制造公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議在公司運營中的溝通、協(xié)調(diào)、決策作用，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.指導原則以公司“創(chuàng)新、高效、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化為指引，秉持“以客戶為中心，以質(zhì)量求生存，以效益謀發(fā)展”的經(jīng)營理念，注重會議中的信息傳遞與溝通，追求扁平化管理模式下的高效決策與執(zhí)行。二、適用范圍本規(guī)章適用于制造公司全體員工，包括公司各級管理人員、各部門員工以及因工作需要參與公司會議的相關(guān)方，如客戶代表、合作伙伴等。三、組織架構(gòu)與職責分工1.會議管理委員會-組成：由公司高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門負責人。-職責：負責制定和調(diào)整會議管理制度，審批重要會議的議程、決議，協(xié)調(diào)跨部門會議的重大事項，對會議管理工作進行監(jiān)督和指導。2.行政部門-職責：作為會議管理的歸口部門，負責公司各類會議的統(tǒng)籌安排，包括會議場地預(yù)訂、設(shè)備準備、會議通知發(fā)布、會議記錄整理與分發(fā)等；協(xié)助會議召集人進行會議組織和協(xié)調(diào)工作；對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋。3.會議召集人-職責：負責提出會議需求，確定會議主題、目的、參會人員、時間和地點；準備會議資料，制定會議議程；主持會議，引導會議討論，確保會議按計劃進行；總結(jié)會議內(nèi)容，形成會議決議；跟進會議決議的執(zhí)行情況。4.參會人員-職責：提前了解會議議程和相關(guān)資料，做好參會準備；按時參加會議，遵守會議紀律；積極參與會議討論，發(fā)表意見和建議；認真落實會議決議，及時反饋執(zhí)行情況。四、管理內(nèi)容與流程1.會議分類與頻次-公司級會議：包括公司年度經(jīng)營會議、季度工作會議、月度例會等，旨在傳達公司戰(zhàn)略目標、總結(jié)工作進展、部署下一階段工作任務(wù)。公司年度經(jīng)營會議每年召開一次，季度工作會議每季度召開一次，月度例會每月召開一次。-部門級會議：由各部門根據(jù)工作需要自行組織，包括部門周會、項目研討會等，用于部門內(nèi)部溝通、工作安排和問題解決。部門周會每周召開一次，項目研討會根據(jù)項目進度適時召開。-專題會議：針對公司特定問題或重要事項召開的會議，如新產(chǎn)品研發(fā)會議、質(zhì)量問題分析會議、客戶投訴處理會議等，會議時間和頻次根據(jù)實際情況確定。2.會議籌備-會議申請：會議召集人提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、參會人員、時間、地點、議程等信息，提交給行政部門。對于重要會議，需經(jīng)會議管理委員會審批。-會議通知：行政部門根據(jù)審批通過的《會議申請表》，提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、需準備的資料等內(nèi)容。對于重要會議，需提前發(fā)送詳細的會議資料。-會議場地與設(shè)備準備：行政部門根據(jù)會議規(guī)模和需求，預(yù)訂合適的會議場地，并提前準備好會議所需的設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風、白板等，確保設(shè)備正常運行。-會議資料準備：會議召集人或相關(guān)部門根據(jù)會議主題和議程，準備好相關(guān)的會議資料，如工作報告、數(shù)據(jù)報表、方案建議等，并提前分發(fā)給參會人員。3.會議組織與召開-簽到與入場：參會人員應(yīng)提前到達會議場地簽到入場，行政部門負責簽到工作，并統(tǒng)計參會人員出勤情況。-會議主持：會議召集人擔任會議主持人，負責介紹會議背景、目的和議程，引導會議討論，控制會議時間和節(jié)奏，確保會議有序進行。-會議討論：參會人員應(yīng)積極參與會議討論，圍繞會議主題發(fā)表意見和建議，充分溝通交流。主持人應(yīng)鼓勵不同觀點的表達，確保討論的充分性和有效性。-會議記錄：行政部門安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議事項等信息。會議記錄應(yīng)清晰、完整、準確，會后及時整理并發(fā)送給參會人員。4.會議決議與執(zhí)行-會議決議形成：會議結(jié)束后，主持人應(yīng)總結(jié)會議討論結(jié)果，形成明確的會議決議。會議決議應(yīng)具體、可操作，明確責任人和完成時間。-會議決議傳達：會議記錄整理完成后，行政部門應(yīng)及時將會議決議傳達給相關(guān)責任人和部門，確保其了解工作任務(wù)和要求。-會議決議執(zhí)行：責任人應(yīng)按照會議決議要求，認真組織實施相關(guān)工作，并定期向會議召集人或上級領(lǐng)導匯報執(zhí)行情況。行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。五、權(quán)利與義務(wù)1.參會人員權(quán)利-有權(quán)提前獲取會議議程和相關(guān)資料，以便做好充分準備。-有權(quán)在會議中自由表達意見和建議，不受他人干涉。-有權(quán)對會議決議提出疑問，并要求相關(guān)人員進行解釋說明。2.參會人員義務(wù)-有義務(wù)按時參加會議，如有特殊情況無法參會，需提前向會議召集人請假。-有義務(wù)遵守會議紀律，不得隨意打斷他人發(fā)言、接聽電話或從事與會議無關(guān)的事情。-有義務(wù)認真落實會議決議，積極配合相關(guān)工作的開展。3.會議召集人權(quán)利-有權(quán)確定會議主題、議程和參會人員。-有權(quán)主持會議，引導會議討論，控制會議進程。-有權(quán)對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。4.會議召集人義務(wù)-有義務(wù)提前做好會議籌備工作，確保會議順利召開。-有義務(wù)公正、客觀地主持會議，充分聽取各方意見。-有義務(wù)及時跟進會議決議的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與考核機制1.會議紀律監(jiān)督行政部門負責對會議紀律進行監(jiān)督，對違反會議紀律的行為進行記錄，并及時提醒相關(guān)人員改正。對于多次違反會議紀律的人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。2.會議決議執(zhí)行監(jiān)督行政部門定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查和評估，通過現(xiàn)場檢查、匯報交流等方式，了解責任部門和責任人的工作進展。對于執(zhí)行不力的情況，及時向會議召集人或上級領(lǐng)導匯報，并督促相關(guān)人員采取措施加以改進。3.績效考核將會議參與情況和會議決議執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。參會人員的出勤情況、發(fā)言質(zhì)量、對會議的貢獻等將作為績效考核的參考指標；會議決議的執(zhí)行效果、完成時間等將作為責任部門和責任人績效考核的重要依據(jù)。對于在會議管理和決議執(zhí)行方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵；對于表現(xiàn)不佳的部門和個人，將進行相應(yīng)的績效扣分和批評教育。七、附則1.制度解釋權(quán)