制造公司印章保管管理控制制度

一、總則本制造公司印章保管管理控制制度旨在規(guī)范公司各類印章的保管、使用及控制，確保印章使用的合法性、安全性和有效性，維護公司的正常運營秩序與合法權(quán)益。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際運營需求制定，充分體現(xiàn)公司“創(chuàng)新、高效、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化和“以質(zhì)量求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展，為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)”的經(jīng)營理念。公司秉持扁平化管理理念，減少管理層次，提高信息傳遞與決策效率，在印章管理過程中也將力求簡潔高效，同時兼顧社會效益與經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于制造公司全體員工，以及涉及公司印章使用的外部客戶和合作伙伴。對于公司所有印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等，無論在公司內(nèi)部使用還是對外簽署文件、協(xié)議等場合，均須遵循本制度規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責分工（一）公司設(shè)立印章管理小組，作為印章管理的核心組織。小組由公司行政主管擔任組長，成員包括財務(wù)負責人、法務(wù)專員等相關(guān)人員。印章管理小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)公司印章管理工作，制定和完善印章管理制度，并對重大印章使用事項進行審批決策。（二）行政部門作為印章保管的主要責任部門，負責公司大部分常用印章的日常保管工作，如公司公章、合同專用章等。行政部門指定專人擔任印章保管人，保管人需具備良好的責任心和職業(yè)道德，嚴格遵守印章保管規(guī)定。（三）財務(wù)部門負責財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等財務(wù)相關(guān)印章的保管與使用。財務(wù)負責人對財務(wù)印章的使用進行監(jiān)督管理，確保財務(wù)活動中印章使用的準確性與合規(guī)性。（四）法務(wù)專員負責對印章使用涉及的法律風(fēng)險進行審核評估，為印章使用提供法律意見和支持。對于重大合同、協(xié)議等文件蓋章前，法務(wù)專員需進行嚴格的法律審查，避免法律糾紛和風(fēng)險。四、管理內(nèi)容與流程（一）印章的刻制1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政主管審批。行政主管審批通過后，報公司總經(jīng)理最終批準。3.獲得批準后，由行政部門統(tǒng)一聯(lián)系公安機關(guān)指定的合法刻章機構(gòu)進行刻制。新印章刻制完成后，行政部門需對印章進行驗收，核對印章的樣式、規(guī)格等是否與申請一致。4.行政部門對新刻制的印章進行登記備案，建立《印章管理臺賬》，記錄印章的名稱、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。（二）印章的保管1.各保管部門應(yīng)設(shè)立專門的印章保管場所，配備必要的安全防護設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保印章存放安全。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人。印章保管人因事請假或離職時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，詳細記錄交接時間、交接雙方姓名、印章名稱等信息，由交接雙方簽字確認，并報行政主管備案。3.嚴禁將印章帶出公司辦公場所。如因特殊業(yè)務(wù)需要帶出印章，必須填寫《印章外帶申請表》，詳細說明外帶原因、外帶時間、使用地點、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人、行政主管和公司總經(jīng)理審批通過后，由兩名以上公司員工共同攜帶外出，并確保印章使用過程的全程監(jiān)督。（三）印章的使用1.日常業(yè)務(wù)用章，使用人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用章事項、文件名稱、用章次數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至印章保管人。印章保管人核對申請內(nèi)容與相關(guān)文件無誤后，方可蓋章，并在《印章使用登記表》上記錄用章時間、用章人、文件名稱等信息。2.對于重大合同、協(xié)議等文件用章，除上述流程外，還需經(jīng)法務(wù)專員進行法律審查并簽字確認，然后報行政主管、公司總經(jīng)理審批通過。審批通過后，由印章保管人按照規(guī)定蓋章，并做好詳細記錄。3.涉及財務(wù)收支等重要事項的印章使用，需嚴格按照財務(wù)管理制度執(zhí)行。財務(wù)專用章、法人章等財務(wù)印章的使用，必須經(jīng)過財務(wù)負責人審核，相關(guān)財務(wù)憑證需有經(jīng)辦人員、審核人員簽字后，方可蓋章。4.客戶或合作伙伴因業(yè)務(wù)需要使用公司印章時，需提供書面申請，詳細說明用章事項、用章文件等信息。經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核、行政主管審批后，按照公司規(guī)定的用章流程進行操作，并做好記錄。（四）印章的停用與銷毀1.當公司印章因磨損、變更公司名稱、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要停用時，由行政部門提出申請，填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，報行政主管、公司總經(jīng)理審批通過。2.印章停用后，行政部門應(yīng)及時將停用印章收回，并在《印章管理臺賬》上注明停用時間。對于停用的印章，原則上應(yīng)進行銷毀處理，防止印章被非法使用。3.印章銷毀由行政部門負責組織實施，可采用物理銷毀（如切割、粉碎等）或化學(xué)銷毀（如腐蝕等）方式。銷毀過程需有專人監(jiān)督，并做好記錄，填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.公司員工有權(quán)對印章管理工作提出合理的意見和建議，促進印章管理制度的不斷完善。2.員工在按照規(guī)定流程申請使用印章時，有獲得及時、準確服務(wù)的權(quán)利。若印章保管人或相關(guān)審批人員無故拖延或拒絕，員工有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)反映。（二）員工義務(wù)1.全體員工有義務(wù)嚴格遵守本印章管理制度，不得違反規(guī)定私自使用、轉(zhuǎn)借、偽造公司印章。2.員工在申請使用印章時，應(yīng)如實填寫申請內(nèi)容，提供真實、準確的文件資料。對于因虛假申請導(dǎo)致公司損失的，將承擔相應(yīng)的法律責任。3.參與印章管理工作的員工，如印章保管人、審批人員等，需嚴格履行職責，保守印章管理過程中的相關(guān)信息秘密，不得泄露印章使用情況及相關(guān)文件內(nèi)容。（三）客戶與合作伙伴權(quán)利義務(wù)1.客戶與合作伙伴有權(quán)要求公司按照規(guī)定流程為其辦理涉及公司印章使用的相關(guān)業(yè)務(wù)，并獲得必要的協(xié)助和解釋。2.客戶與合作伙伴應(yīng)遵守公司印章使用規(guī)定，不得要求公司違規(guī)使用印章。對于因客戶或合作伙伴原因?qū)е鹿居≌率褂贸霈F(xiàn)問題的，客戶與合作伙伴需承擔相應(yīng)責任。六、監(jiān)督與考核機制（一）公司建立印章使用監(jiān)督機制，行政部門定期對印章使用情況進行檢查，包括《印章使用申請表》《印章使用登記表》等記錄文件的檢查，確保印章使用記錄完整、準確。（二）審計部門定期對印章管理工作進行審計，審查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章刻制、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（三）將印章管理工作納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守印章管理制度，在印章管理工作中表現(xiàn)出色的員工，給予適當?shù)目冃И剟?；對于違反印章管理制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的績效扣分、警告、罰款、辭退等處罰。對于因違規(guī)使用印章給公司造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。（四）設(shè)立舉報渠道，鼓勵公司員工、客戶和合作伙伴對違規(guī)使用印章的行為進行舉報。對于經(jīng)查實的舉報信息，給予舉報人一定的獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。七、附則（一）本制度如有未盡事宜，由公司印章管理小組負責解釋和