保密報告內(nèi)部報告管理制度1.目的對保密報告/內(nèi)部報告進行控制，以便讓員工報告與產(chǎn)品安全、完好性、質(zhì)量和合法性有關(guān)的任何疑慮，制定本程序。2.范圍本制度適用于公司食品安全和質(zhì)量管理體系保密報告/內(nèi)部報告控制。3.職責(zé)3.1.辦公室：3.1.1.負責(zé)收集員工保密報告/內(nèi)部報告信息；3.1.2.負責(zé)將保密報告/內(nèi)部報告相關(guān)信息交由相關(guān)責(zé)任部門處理；3.1.3.負責(zé)將相關(guān)的處理結(jié)果反饋給保密報告/內(nèi)部報告人、總經(jīng)理；3.2.各部門負責(zé)評估保密報告/內(nèi)部報告信息的評估，并實施相關(guān)的糾正、糾正措施；3.3.總經(jīng)理：3.3.1.負責(zé)重大保密報告/內(nèi)部報告信息的評估，并制定相關(guān)糾正和糾正措施；3.3.2.核實保密報告/內(nèi)部報告信息的處理和反饋情況。4.程序4.1.工作流程圖4.2.保密報告/內(nèi)部報告的要求4.2.1.本公司員工有權(quán)對食品安全、真實性、產(chǎn)品質(zhì)量和合法性有關(guān)等情況向公司提出意見、建議和疑惑。4.2.2.當(dāng)員工對本公司有意見、建議、疑惑時，應(yīng)首先逐級向主管部門提出。若主管部門不受理/不回復(fù)或者報告信息較敏感方可通過保密報告/內(nèi)部報告的形式向公司反應(yīng)。4.2.3.本公司有義務(wù)對員工的意見、建議和疑惑進行實質(zhì)性且合理的答復(fù)和處理。相關(guān)處理和答復(fù)務(wù)必做到公正、公平和完善，并一周內(nèi)告知處理結(jié)果，如問題較復(fù)雜則應(yīng)在一周內(nèi)告知初步的處理方案，并最終在1個月內(nèi)告知處理結(jié)果。4.3.報告信息4.3.1.保密報告的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是與食品安全、真實性/完好性、產(chǎn)品質(zhì)量和合法性有關(guān)的任何疑慮。員工在自認(rèn)為發(fā)現(xiàn)如下情況，可以進行保密報告/內(nèi)部報告：:? 食品安全問題和隱患，如食品添加劑的違規(guī)添加；? 真實性，如原料有摻假可能性；? 產(chǎn)品質(zhì)量，如包裝重量嚴(yán)重不足；? 合規(guī)性，如人員不具有健康證；? 上級濫用職權(quán)，對客戶/消費者有重大不負責(zé)任的行為；? 公司任何個人或部門其他的違規(guī)或非法行為；? 使公司、部門或員工個人的正當(dāng)利益受到損害的其他行為；? 其它違反公司規(guī)章制度的言行。4.3.2.員工發(fā)現(xiàn)下列各項情形下，及時向總經(jīng)理或當(dāng)?shù)貓?zhí)法部門舉報：? 發(fā)現(xiàn)有可疑人員在進行可疑行為時；? 發(fā)現(xiàn)可疑人員攜帶可疑物品時；? 發(fā)現(xiàn)公安機關(guān)通緝及社會危險分子子或嫌疑犯時；? 發(fā)現(xiàn)突發(fā)緊急事件發(fā)生時；? 提前預(yù)知災(zāi)情的發(fā)生或惡化趨勢4.4.報告方式4.4.1.公司歡迎和鼓勵員工通過電話、面談、郵箱等方式，以口頭或者書面的形式來直接反映食品安全和質(zhì)量問題或表達不同見解。4.4.2.但為了保障員工的權(quán)利不受侵犯，公司亦接受匿名的保密報告/內(nèi)部報告，并承諾采取同樣認(rèn)真的態(tài)度，去解決匿名保密報告/內(nèi)部報告中所反映的問題，公司承諾不會出現(xiàn)對保密報告/內(nèi)部報告員工進行報復(fù)的行為。4.4.3.如果員工需要保密報告/內(nèi)部報告與食品安全、真實性/完好性、產(chǎn)品質(zhì)量和合法性相關(guān)的內(nèi)容，可以通過以下方式： 意見箱： 熱線電話： 郵寄地址： 電子郵箱： 現(xiàn)場接待：4.4.4.在意見箱箱上張貼保密報告/內(nèi)部報告的其他方式：熱線電話、電子郵箱、郵寄地址和現(xiàn)場接待辦公室位置。4.4.5.報告人必須對報告信息的真實性負全責(zé)，嚴(yán)禁捏造或惡意夸大事實。4.4.6.保密報告/內(nèi)部報告可跨層級舉報。4.5.信息傳遞4.5.1.由辦公室主任負責(zé)保密報告信息的收集和傳遞工作。4.5.2.辦公室主任在接到熱線電話、電子郵件、信函或者與報告人面談后，當(dāng)天下午將保密報告/內(nèi)部報告信息進行整理（問題類型、事由、責(zé)任人），然后書面告知責(zé)任部門，并責(zé)成其限期進行調(diào)查、分析、整改和報告。4.5.3.對于來訪的保密報告/內(nèi)部報告人，公司設(shè)有固定的、保密的場所，由專職人員進行接待,任何無關(guān)人員不得接待、旁聽或詢問。公司的熱線電話由辦公室主任負責(zé)接聽、記錄，其他人員不得擅自接聽。對于保密報告/內(nèi)部報告信件的簽收,拆閱、登記、保管、轉(zhuǎn)辦由辦公室主任負責(zé)，并嚴(yán)格的防止泄露身份和內(nèi)容。4.5.4.辦公室主任每周日下午15:00-16:00開啟意見箱信箱，如果發(fā)現(xiàn)有保密報告/內(nèi)部報告，將其轉(zhuǎn)發(fā)給責(zé)任部門（如果無報告人信息，如有報告人信息需隱去），并責(zé)成其限期進行調(diào)查、分析、整改和報告。4.5.5.如果保密報告/內(nèi)部報告信息較為敏感或者問題十分重大，辦公室主任將報告信息，直接交由總經(jīng)理處理。4.5.6.辦公室主任每周將保密報告/內(nèi)部報告信息進行匯總，并填寫《保密報告信息處理記錄》，書面報告總經(jīng)理。4.6.調(diào)查處理4.6.1.責(zé)任部門在調(diào)查、分析、處理保密報告/內(nèi)部報告信息的過程中要本著迅捷、保密、客觀的原則進行，相關(guān)部門必須積極配合。4.6.2.對于一般的保密報告/內(nèi)部報告信息，責(zé)任部門需在3天內(nèi)完成調(diào)查分析，并在一周內(nèi)完成糾正和糾正措施。4.6.3.對保密報告/內(nèi)部報告信息，責(zé)任部門無法處理的，應(yīng)將保密報告/內(nèi)部報告信息反映到總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理和職能部門有關(guān)負責(zé)人員集體討論后做出最后處理方案。4.6.4.對于保密報告/內(nèi)部報告信息較為敏感或者問題十分重大的，總經(jīng)理和職能部門有關(guān)負責(zé)人員集體討論后做出最后處理方案，并要求責(zé)任部門在一個月之內(nèi)完成相關(guān)整改。4.6.5.對確實無法解決的保密報告/內(nèi)部報告信息，書面告知辦公室主任，并由辦公室主任上報總經(jīng)理。4.6.6.各責(zé)任部門應(yīng)及時整改，并將整改報告書面告知辦公室主任，必要時書面告知總經(jīng)理。4.7.信息反饋4.7.1.在保密報告/內(nèi)部報告信息處理完成后，責(zé)任部門書面告知辦公室主任，并由辦公室主任向保密報告/內(nèi)部報告人反饋，反饋方式包括但不限于以下方式： 書面反饋（信函）； 電話反饋； 電子郵件； 公告欄（隱去舉報人真實姓名） 當(dāng)面反饋；4.7.2.對確實無法解決的保密報告/內(nèi)部報告信息，辦公室主任向員工詳細說明情況，取得員工的理解和諒解。4.7.3.對于保密報告/內(nèi)部報告反饋后，報告人不滿意的由食品安全小組進行評估后，進一步進行處理。4.8.保密措施4.8.1.在調(diào)查處理員工保密報告/內(nèi)部報告的行為過程中，必須嚴(yán)格保密。4.8.2.任何部門、任何人嚴(yán)禁泄露保密報告/內(nèi)部報告人的姓名、部門等情況；嚴(yán)禁將報告情況透露給被報告人或者所屬部門。4.8.3.在調(diào)查核實階段，不得出示保密報告/內(nèi)部報告材料或泄漏情報，暴露報告人；對匿名的報告書信及材料，不得鑒定筆跡；報告材料不得對外借閱。4.8.4.對所有保密報告/內(nèi)部報告材料不許任何人私自復(fù)印、復(fù)制、摘抄,