企事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)指南一、引言檔案是企事業(yè)單位歷史活動(dòng)的原始記錄，是維護(hù)單位權(quán)益、支撐決策、傳承文化的重要資產(chǎn)。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速和合規(guī)要求提升，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、可操作的檔案管理制度，成為企事業(yè)單位提升檔案管理效能、防范風(fēng)險(xiǎn)的核心抓手。本指南結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，從制度設(shè)計(jì)邏輯、核心內(nèi)容框架、實(shí)施優(yōu)化路徑三個(gè)維度，提供系統(tǒng)性建設(shè)指引。二、制度建設(shè)的前期準(zhǔn)備制度建設(shè)需立足單位實(shí)際，避免“照搬模板”。前期準(zhǔn)備的核心是摸清現(xiàn)狀、明確需求、合規(guī)對(duì)齊。（一）現(xiàn)狀評(píng)估：診斷現(xiàn)有管理短板1.檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研梳理現(xiàn)有檔案管理制度及執(zhí)行情況（如是否有《歸檔范圍及保管期限表》《檔案借閱管理辦法》等）；檢查檔案收集、整理、保管、利用各環(huán)節(jié)的痛點(diǎn)（如收集不及時(shí)、分類混亂、查找困難）；評(píng)估檔案信息化水平（如是否有電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步管理）。2.業(yè)務(wù)需求分析訪談各業(yè)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目、行政），了解其檔案生成特點(diǎn)（如財(cái)務(wù)檔案按年度生成、項(xiàng)目檔案按階段生成）、利用需求（如人事檔案用于干部任免、項(xiàng)目檔案用于成果申報(bào)）；識(shí)別關(guān)鍵業(yè)務(wù)場(chǎng)景（如合同簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)檢查），明確檔案在場(chǎng)景中的作用（如合同檔案是糾紛解決的依據(jù)、項(xiàng)目檔案是驗(yàn)收的必備材料）。3.合規(guī)性檢查對(duì)照《檔案法》要求，確認(rèn)是否覆蓋“檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀”全流程；參考行業(yè)規(guī)范（如國(guó)企需符合《國(guó)有企業(yè)檔案管理工作規(guī)范》，醫(yī)院需符合《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》），調(diào)整制度框架；關(guān)注最新政策（如《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)電子檔案單套制管理的要求），預(yù)留制度彈性。三、制度框架設(shè)計(jì)檔案管理制度需形成“總則-分則-附則”的層級(jí)結(jié)構(gòu)，兼顧原則性與操作性。（一）總則1.目的與依據(jù)：明確制度制定的目的（如“加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)單位檔案資產(chǎn)，提高檔案利用效率”），列出依據(jù)的法律法規(guī)（如《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》）。2.適用范圍：界定制度覆蓋的單位范圍（如“本制度適用于XX公司及所屬全資子公司”）、檔案類型（如“包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等”）。3.基本原則：提煉核心管理原則（如“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”“完整準(zhǔn)確、安全保密”“便捷利用、動(dòng)態(tài)更新”）。（二）分則：核心業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)分則是制度的核心，需覆蓋檔案管理全流程，重點(diǎn)明確責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)、流程節(jié)點(diǎn)。1.檔案分類與歸檔范圍分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)單位性質(zhì)選擇分類方法（如企業(yè)可采用“年度-機(jī)構(gòu)-項(xiàng)目”分類法，機(jī)關(guān)可采用“年度-問(wèn)題-機(jī)構(gòu)”分類法）；示例：某制造企業(yè)檔案分類表（見(jiàn)表1）。一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目行政類公文檔案請(qǐng)示、報(bào)告、通知業(yè)務(wù)類項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、驗(yàn)收財(cái)務(wù)類會(huì)計(jì)檔案憑證、賬簿、報(bào)表檔案類型歸檔內(nèi)容保管期限人事檔案干部任免審批表、勞動(dòng)合同永久會(huì)議檔案黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要30年設(shè)備檔案采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告10年歸檔范圍：明確需歸檔的文件材料（如“本單位形成的決議、合同、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表”）和無(wú)需歸檔的文件材料（如“重復(fù)文件、臨時(shí)性通知、個(gè)人物品”）；需結(jié)合業(yè)務(wù)需求制定《歸檔范圍及保管期限表》（示例：某事業(yè)單位歸檔范圍表，見(jiàn)表2）。2.檔案收集與整理收集責(zé)任：明確業(yè)務(wù)部門為“檔案生成責(zé)任主體”，需在業(yè)務(wù)完成后10個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交檔案室；檔案室負(fù)責(zé)驗(yàn)收（如檢查文件完整性、簽字蓋章情況）。整理規(guī)范：紙質(zhì)檔案：采用“件”或“卷”為單位整理（如公文檔案以“件”為單位，項(xiàng)目檔案以“卷”為單位）；裝訂要求（如左側(cè)裝訂、無(wú)金屬物）；編號(hào)規(guī)則（如“全宗號(hào)-年度-機(jī)構(gòu)-件號(hào)”）。電子檔案：遵循《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T____），要求“元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄）、格式規(guī)范（如PDF/A、DOCX）、存儲(chǔ)安全（如加密存儲(chǔ)）”；需與紙質(zhì)檔案同步歸檔（即“雙軌制”），逐步向“單套制”過(guò)渡。3.檔案保管與保護(hù)保管條件：檔案室需符合“防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)”要求（如溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案存儲(chǔ)需采用“本地+異地”備份策略（如本地服務(wù)器存儲(chǔ)、云服務(wù)異地備份）。保管責(zé)任：檔案室負(fù)責(zé)檔案的日常保管（如定期檢查檔案狀況、修復(fù)破損檔案）；明確檔案管理人員職責(zé)（如“不得私自借閱、涂改檔案”）。檔案統(tǒng)計(jì)：建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案的收進(jìn)、移出、銷毀情況（如“2023年接收行政檔案120件，移出項(xiàng)目檔案30件”）。4.檔案利用與共享利用范圍：明確檔案利用的主體（如本單位員工、外部單位（需出具證明））、利用方式（如查閱、復(fù)制、借閱）。利用流程：內(nèi)部員工：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限）→部門負(fù)責(zé)人審批→檔案室登記→借閱（期限不超過(guò)10個(gè)工作日）→歸還（檔案室檢查檔案完整性）。外部單位：出具單位介紹信、身份證→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→檔案室登記→查閱（僅限指定檔案，不得復(fù)制）。保密要求：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，需嚴(yán)格按照《保密法》要求管理（如“秘密級(jí)檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批方可查閱”）。5.檔案鑒定與銷毀鑒定組織：成立檔案鑒定委員會(huì)（由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表組成），負(fù)責(zé)檔案保管期限的審核、到期檔案的鑒定。鑒定流程：1.檔案室定期（每5年）提出到期檔案清單；2.鑒定委員會(huì)審核（如確認(rèn)“某批會(huì)計(jì)檔案已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值”）；3.形成《檔案鑒定意見(jiàn)書》（注明鑒定結(jié)論、鑒定人員簽字）；4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀流程：1.檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》（注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因）；2.銷毀時(shí)需有2名以上監(jiān)銷人（如檔案室負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢人員）；3.監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，注明銷毀時(shí)間、方式（如碎紙機(jī)銷毀、焚燒）。6.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：電子檔案管理系統(tǒng)需具備“收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)”功能（如自動(dòng)歸檔、全文檢索、權(quán)限管理）；需與單位OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接（如合同管理系統(tǒng)生成的電子合同自動(dòng)同步至檔案系統(tǒng)）。電子檔案歸檔：電子檔案需符合“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求（如電子合同需有電子簽名、電子印章）；需存儲(chǔ)為“不可修改”格式（如PDF/A）。安全管理：電子檔案系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限分級(jí)（如管理員、部門負(fù)責(zé)人、普通員工）；定期進(jìn)行安全檢測(cè)（如防病毒、防黑客攻擊）；建立災(zāi)備機(jī)制（如定期備份至異地服務(wù)器）。（三）附則1.解釋權(quán)：明確制度的解釋部門（如“本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋”）。2.生效日期：規(guī)定制度的生效時(shí)間（如“本制度自2023年10月1日起施行”）。3.修訂程序：說(shuō)明制度修訂的流程（如“如需修訂，由檔案室提出修改意見(jiàn)→征求業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→發(fā)布實(shí)施”）。四、制度實(shí)施與優(yōu)化制度建設(shè)的關(guān)鍵是落地執(zhí)行，需通過(guò)“宣貫、監(jiān)督、改進(jìn)”形成閉環(huán)。（一）制度宣貫1.培訓(xùn)：針對(duì)不同群體開(kāi)展培訓(xùn)（如檔案管理人員培訓(xùn)“檔案整理規(guī)范”，業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)“檔案收集流程”，領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)“檔案責(zé)任意識(shí)”）；培訓(xùn)方式可采用“線下講座+線上課程”（如錄制《檔案管理流程》視頻教程）。2.宣傳：通過(guò)單位內(nèi)部網(wǎng)站、公眾號(hào)、公告欄宣傳制度（如發(fā)布《檔案管理10問(wèn)10答》），提高員工的檔案意識(shí)。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.定期檢查：檔案室每季度檢查業(yè)務(wù)部門的檔案收集情況（如“是否按時(shí)移交檔案”“檔案整理是否規(guī)范”）；每年開(kāi)展一次檔案管理專項(xiàng)檢查（如“檔案保管條件是否符合要求”“電子檔案?jìng)浞菔欠竦轿弧保?.考核機(jī)制：將檔案管理工作納入部門績(jī)效考核（如“檔案收集及時(shí)率”“檔案整理規(guī)范率”）；對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)（如“年度檔案管理先進(jìn)部門”），對(duì)違反制度的行為進(jìn)行處罰（如“未按時(shí)移交檔案的部門扣減績(jī)效考核分”）。（三）持續(xù)改進(jìn)1.反饋機(jī)制：建立檔案管理意見(jiàn)箱（線上+線下），收集員工對(duì)制度的意見(jiàn)和建議（如“借閱流程過(guò)于繁瑣”“電子檔案檢索功能不完善”）。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：根據(jù)反饋意見(jiàn)和新的政策要求，及時(shí)修訂制度（如“因《電子簽名法》修訂，調(diào)整電子檔案歸檔要求”“因業(yè)務(wù)擴(kuò)展，增加新的檔案類目”）。五、結(jié)語(yǔ)企事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性工作，需堅(jiān)持“合規(guī)性與實(shí)用性相結(jié)合、傳統(tǒng)管理與信息化相結(jié)合”的原則。通過(guò)科學(xué)的制度設(shè)計(jì)、有效的實(shí)施監(jiān)督和持續(xù)的優(yōu)化改進(jìn)，才能充分