第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)消費(fèi)掛賬行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，防范資金占用及壞賬風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》及公司《財(cái)務(wù)管理制度》（〔202X〕XX號）等規(guī)定，制定本規(guī)章。第二條術(shù)語定義本規(guī)章所稱“消費(fèi)掛賬”，是指公司內(nèi)部員工或合作單位（以下統(tǒng)稱“掛賬主體”）在公司指定場所（如食堂、招待所、會(huì)議中心等）發(fā)生消費(fèi)后，未當(dāng)場支付款項(xiàng)，經(jīng)審批后由公司暫時(shí)代付，后續(xù)按約定結(jié)算的行為。第三條管理原則消費(fèi)掛賬應(yīng)遵循“事前審批、額度控制、及時(shí)結(jié)算、風(fēng)險(xiǎn)可控”的原則，確保掛賬行為合法、合規(guī)、可追溯。第二章適用范圍第四條場景覆蓋本規(guī)章適用于公司及所屬各單位的以下消費(fèi)掛賬場景：（一）內(nèi)部員工因工作需要（如加班就餐、接待客戶、出差住宿等）的消費(fèi)掛賬；（二）合作單位（如供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商等）因業(yè)務(wù)往來的消費(fèi)掛賬；（三）公司舉辦會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等集體性消費(fèi)的掛賬。第五條排除情形以下情形不適用本規(guī)章：（一）個(gè)人非工作原因的消費(fèi)（如員工私人聚餐、家屬接待等）；（二）未納入公司指定場所的消費(fèi)（如外部餐廳、酒店等未經(jīng)審批的場所）；（三）不符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的其他情形（如超出業(yè)務(wù)范圍的消費(fèi)）。第三章掛賬申請與審批第六條申請條件掛賬主體申請消費(fèi)掛賬，需同時(shí)滿足以下條件：（一）內(nèi)部員工：因工作需要且無法當(dāng)場支付，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)；（二）合作單位：與公司簽訂有效合作協(xié)議，且協(xié)議明確約定掛賬條款；（三）集體消費(fèi)：經(jīng)公司辦公室或活動(dòng)組織部門審批，明確消費(fèi)用途及預(yù)算。第七條申請材料申請掛賬時(shí)，需提交以下材料（電子版與紙質(zhì)版同步歸檔）：（一）《消費(fèi)掛賬申請表》（附件1）：包括掛賬主體名稱、消費(fèi)場所、消費(fèi)項(xiàng)目、預(yù)估金額、掛賬期限、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；（二）證明材料：1.內(nèi)部員工：所在部門出具的《工作事由說明》（需部門負(fù)責(zé)人簽字）；2.合作單位：有效合作協(xié)議復(fù)印件（加蓋公章）；3.集體消費(fèi)：會(huì)議通知、培訓(xùn)方案或活動(dòng)審批表（需注明參與人數(shù)及預(yù)算）。第八條審批流程消費(fèi)掛賬實(shí)行“分級審批”制度，具體流程如下：（一）小額掛賬（預(yù)估金額在公司小額標(biāo)準(zhǔn)以下）：1.掛賬主體提交申請材料；2.所在部門負(fù)責(zé)人審核（確認(rèn)事由真實(shí)性）；3.財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)崗復(fù)核（核對額度及流程）。（二）大額掛賬（預(yù)估金額在公司小額標(biāo)準(zhǔn)以上）：1.完成小額掛賬審批流程；2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批（確認(rèn)資金安排）。（三）特殊情形掛賬（如臨時(shí)增加的大額掛賬、非合作單位掛賬）：1.完成大額掛賬審批流程；2.總經(jīng)理辦公會(huì)審批（提交會(huì)議紀(jì)要）。第九條審批時(shí)限審批人應(yīng)在收到完整申請材料后的3個(gè)工作日內(nèi)完成審批；對不符合條件的申請，應(yīng)及時(shí)退回并書面說明理由（如材料缺失、事由不明確等）。第四章掛賬執(zhí)行與記錄第十條執(zhí)行要求消費(fèi)場所工作人員（如食堂管理員、招待所前臺(tái)）在接到審批通過的通知后，方可為掛賬主體提供掛賬服務(wù)。執(zhí)行時(shí)需核對以下信息：（一）掛賬主體身份：內(nèi)部員工需出示工牌，合作單位需加蓋公章或由授權(quán)代表簽字；（二）審批信息：核對《消費(fèi)掛賬申請表》中的掛賬額度、期限、消費(fèi)項(xiàng)目（不得超出審批范圍）；（三）確認(rèn)簽字：掛賬主體需在消費(fèi)明細(xì)單上簽字或蓋章，確認(rèn)消費(fèi)金額及項(xiàng)目。第十一條記錄規(guī)范消費(fèi)場所工作人員應(yīng)在掛賬發(fā)生后的2個(gè)工作日內(nèi)，將掛賬記錄錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)），記錄內(nèi)容包括：（一）基礎(chǔ)信息：掛賬日期、掛賬主體、消費(fèi)場所、執(zhí)行人員；（二）消費(fèi)信息：消費(fèi)項(xiàng)目、實(shí)際金額、掛賬額度剩余（需實(shí)時(shí)更新）；（三）審批信息：審批人、審批日期、審批單號；（四）附件：消費(fèi)明細(xì)單掃描件（需清晰顯示掛賬主體簽字）。第十二條數(shù)據(jù)核對財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月末核對消費(fèi)場所錄入的掛賬記錄與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確?！百~實(shí)一致”。若發(fā)現(xiàn)差異（如錄入錯(cuò)誤、超額度掛賬），應(yīng)及時(shí)通知消費(fèi)場所整改，并跟蹤整改結(jié)果。第五章掛賬結(jié)算與核銷第十三條結(jié)算周期消費(fèi)掛賬的結(jié)算周期應(yīng)符合以下規(guī)定：（一）內(nèi)部員工掛賬：當(dāng)月掛賬，次月15日前結(jié)算（通過工資抵扣或個(gè)人轉(zhuǎn)賬方式）；（二）合作單位掛賬：按合作協(xié)議約定的周期結(jié)算（最長不超過3個(gè)月）；（三）集體消費(fèi)掛賬：活動(dòng)結(jié)束后10日內(nèi)結(jié)算（由組織部門統(tǒng)一辦理）。第十四條結(jié)算方式結(jié)算方式包括：（一）內(nèi)部員工：銀行轉(zhuǎn)賬、工資抵扣（需本人簽字確認(rèn)）；（二）合作單位：銀行轉(zhuǎn)賬、商業(yè)匯票（需符合公司票據(jù)管理規(guī)定）；（三）集體消費(fèi)：銀行轉(zhuǎn)賬（由組織部門提交結(jié)算申請）。第十五條核銷流程財(cái)務(wù)部門收到款項(xiàng)后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成掛賬核銷，流程如下：（一）核對款項(xiàng)：確認(rèn)到賬金額與掛賬金額一致（若有差額，需查明原因并調(diào)整）；（二）更新系統(tǒng)：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中標(biāo)記掛賬記錄為“已核銷”，并錄入到賬日期、結(jié)算方式；（三）出具憑證：向掛賬主體出具《掛賬核銷確認(rèn)單》（附件2），注明核銷金額、核銷日期、財(cái)務(wù)蓋章；（四）歸檔留存：將核銷憑證與掛賬申請材料一并歸檔（保存期限為5年）。第十六條逾期處理（一）逾期提醒：對超過結(jié)算周期未支付的掛賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在逾期后的5個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出《催款通知書》（附件3），要求掛賬主體在10日內(nèi)支付；（二）暫停權(quán)限：逾期超過10日的，暫停該掛賬主體的掛賬權(quán)限；（三）逾期利息：逾期超過30日的，按銀行同期貸款利率收取逾期利息（從逾期之日起計(jì)算）；（四）法律追討：逾期超過90日的，提交法律部門采取法律手段追討（如發(fā)送律師函、起訴）。第六章風(fēng)險(xiǎn)控制第十七條額度管理公司對每個(gè)掛賬主體設(shè)定最高掛賬額度，具體額度由財(cái)務(wù)部門根據(jù)以下因素確定：（一）內(nèi)部員工：崗位職級、工作性質(zhì)（如銷售崗位可適當(dāng)提高額度）；（二）合作單位：信用狀況、合作期限、業(yè)務(wù)規(guī)模（如長期合作單位可適當(dāng)提高額度）；（三）集體消費(fèi)：活動(dòng)規(guī)模、預(yù)算金額（如大型會(huì)議可適當(dāng)提高額度）。額度調(diào)整需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，并及時(shí)通知掛賬主體及消費(fèi)場所。第十八條風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測財(cái)務(wù)部門應(yīng)每季度對掛賬情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測，重點(diǎn)關(guān)注以下指標(biāo)：（一）掛賬余額：掛賬總額占流動(dòng)資產(chǎn)的比例（不得超過5%）；（二）逾期率：逾期掛賬金額占掛賬總額的比例（不得超過3%）；（三）壞賬率：確認(rèn)無法收回的掛賬金額占掛賬總額的比例（不得超過1%）。若指標(biāo)超出預(yù)警線，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理辦公會(huì)報(bào)告，并提出整改措施（如壓縮額度、停止掛賬權(quán)限）。第十九條信用評估財(cái)務(wù)部門應(yīng)每年年末對合作單位的掛賬信用狀況進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括：（一）結(jié)算及時(shí)性（是否逾期）；（二）掛賬金額合理性（是否超出業(yè)務(wù)范圍）；（三）合作穩(wěn)定性（是否持續(xù)合作）。根據(jù)評估結(jié)果，對信用良好的單位可提高掛賬額度；對信用較差的單位，應(yīng)降低額度或取消掛賬權(quán)限。第六章監(jiān)督與責(zé)任第二十條監(jiān)督機(jī)制（一）日常監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督掛賬審批、執(zhí)行、結(jié)算流程的合規(guī)性，每月出具《掛賬管理情況表》；（二）定期審計(jì)：審計(jì)部門每年至少一次對掛賬管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查“未審批掛賬”“超額度掛賬”“逾期掛賬”等問題；第二十一條責(zé)任追究（一）未經(jīng)審批擅自掛賬：1.消費(fèi)場所工作人員承擔(dān)直接責(zé)任（扣減當(dāng)月績效的10%-20%）；2.所在部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（扣減當(dāng)月績效的5%-10%）；3.情節(jié)嚴(yán)重的（如多次擅自掛賬），給予紀(jì)律處分（如警告、記過）。（二）審批人未按規(guī)定審核：1.給予批評教育（口頭或書面）；2.情節(jié)嚴(yán)重的（如審批虛假掛賬），追究其責(zé)任（如降薪、調(diào)崗）。（三）掛賬主體未按規(guī)定結(jié)算：1.暫停掛賬權(quán)限（直至結(jié)算完畢）；2.逾期超過30日的，收取逾期利息（按銀行同期貸款利率計(jì)算）；3.逾期超過90日的，納入公司“不良信用名單”（限制后續(xù)合作）。（四）財(cái)務(wù)部門未按規(guī)定核對、核銷：1.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任（扣減當(dāng)月績效的5%-10%）；2.情節(jié)嚴(yán)重的（如導(dǎo)致壞賬），給予紀(jì)律處分（如記過、撤職）。第七章附則第二十二條規(guī)章解釋與修訂本規(guī)章由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。如需修訂，由財(cái)務(wù)部門提出修訂方案，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后施行。第二十三條生效日期本規(guī)章自202X年X月X日起