關于印發(fā)《XX醫(yī)院文件管理辦法》的通知各科室、各部門，下屬各醫(yī)療機構：為進一步規(guī)范醫(yī)院文件管理工作，提升文件處理效率與質量，保障文件的安全性、完整性及可追溯性，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《醫(yī)療機構管理條例》（國務院令第149號）等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結合我院實際情況，特制定《XX醫(yī)院文件管理辦法》（以下簡稱《辦法》）?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請嚴格貫徹執(zhí)行。一、充分認識文件管理工作的重要性文件是醫(yī)院履行職能、開展醫(yī)療活動、實施內部管理的重要依據(jù)和歷史記錄，其規(guī)范管理直接關系到醫(yī)院決策的科學性、工作流程的順暢性及法律責任的可追溯性。各科室、部門要切實提高政治站位，將文件管理納入科室核心工作內容，杜絕“重業(yè)務、輕檔案”“重收發(fā)、輕歸檔”的思想，確保文件管理與業(yè)務工作同部署、同落實、同考核。二、全面開展學習培訓與宣貫1.組織集中學習：各科室、部門需在收到本通知后3個工作日內，召開科室會議專題學習《辦法》，重點解讀文件分類（行政文件、醫(yī)療文件、財務文件、科研文件等）、處理流程（收文、發(fā)文、傳閱、歸檔）及特殊文件（涉密、敏感信息）管理要求。2.強化專題培訓：醫(yī)院辦公室將于本月底組織“文件管理專項培訓班”，邀請上級機關公文處理專家及院內檔案管理員授課，覆蓋各科室負責人及文件管理員（每科室至少1名）。培訓后進行閉卷考試，成績納入個人年度考核。3.注重常態(tài)化宣貫：通過醫(yī)院內網(wǎng)、微信公眾號、電子屏等渠道發(fā)布《辦法》要點，制作“文件管理流程圖”海報張貼至各科室，確保全體工作人員熟悉文件處理規(guī)范。三、嚴格落實文件管理責任1.明確責任主體：各科室負責人為本科室文件管理第一責任人，對文件的真實性、完整性、安全性負責；指定1名專職或兼職文件管理員（需報醫(yī)院辦公室備案），具體負責本科室文件的收發(fā)登記、傳閱督辦、歸檔整理等工作。2.規(guī)范流程管理：收文管理：收到文件后，文件管理員需立即核對文號、份數(shù)、密級，填寫《收文登記薄》（包括來文單位、文號、標題、收文日期、承辦人、處理結果等），并在1個工作日內呈科室負責人批辦。發(fā)文管理：擬制文件需符合《黨政機關公文格式》（GB/T____）要求，經(jīng)科室負責人審核、分管領導簽發(fā)后，由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一編號、排版、印刷；發(fā)文后需及時歸檔原稿及印發(fā)記錄。傳閱與督辦：文件傳閱需使用《文件傳閱單》，明確傳閱范圍及期限（一般不超過3個工作日）；對需要落實的文件，科室負責人需指定承辦人并明確辦結時限，文件管理員負責跟蹤督辦，確?！凹谢匾簟⑹率掠兄洹?。3.加強特殊文件管理：涉密文件需標注密級（絕密、機密、秘密），嚴格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》要求，實行“專人保管、專柜存放、專冊登記”；敏感信息文件（如患者隱私、醫(yī)療糾紛材料）需單獨歸檔，查閱需經(jīng)科室負責人審批并登記。四、強化監(jiān)督檢查與考核問責1.定期檢查機制：醫(yī)院辦公室每季度開展一次文件管理專項檢查，重點核查以下內容：文件管理員備案情況及職責履行情況；收文、發(fā)文登記薄的完整性（是否漏登、錯登）；文件歸檔率（要求年度文件歸檔率100%）及歸檔質量（是否按分類標準整理、裝訂規(guī)范）；涉密文件管理是否符合保密要求（如是否違規(guī)復制、傳遞）。2.考核與獎懲：檢查結果納入科室“年度目標管理考核”，對落實到位、歸檔規(guī)范的科室給予“文件管理先進集體”稱號及績效獎勵；對存在文件丟失、違規(guī)處理涉密文件等問題的科室，扣減相應績效，并對科室負責人及直接責任人進行約談；情節(jié)嚴重的，按照《醫(yī)院紀律處分辦法》追究責任。五、其他要求1.舊文件清理：各科室需在本月底前完成2023年以前文件的清理歸檔工作，按照《辦法》規(guī)定的分類標準整理，交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保存。2.反饋與修訂：執(zhí)行過程中如遇問題，請及時向醫(yī)院辦公室反饋（聯(lián)系電話：XXX；郵箱：XXX）。醫(yī)院將根據(jù)實際情況適時修訂《辦法》。附