演講人：日期:公文函格式規(guī)范要點CATALOGUE目錄01基本構成要素02格式框架規(guī)范03排版技術要求04語言表達要求05審核簽發(fā)流程06歸檔管理要求01基本構成要素公文函標準定義公文函通常用于正式、莊重的場合，具有法律效力。公文函的撰寫需遵循嚴格的格式規(guī)范和行文規(guī)則。公文函的語言表達應準確、嚴謹、簡潔。公文函是機關、團體、企事業(yè)單位之間正式往來和溝通的法定文書。法定文種分類主要用于告知對方有關事項或要求對方執(zhí)行。通知函邀請對方參加會議、活動或洽談業(yè)務。邀請函用于向對方詢問有關問題或事項。詢問函針對對方的詢問或請求給予答復。答復函核心應用場景政府機關之間的正式往來團體組織內部的正式溝通企事業(yè)單位之間的業(yè)務合作對外交流中的重要文件如通知、請示、批復等。如邀請函、詢問函等。如決定、通知等。如邀請函、答復函等。02格式框架規(guī)范標題構成規(guī)則應準確概括文件主旨，簡明扼要，并包含公文種類。標題中可使用“關于”、“對”等介詞短語，但不可使用標點符號。標題字體與字號副標題標題應使用二號宋體字，加粗，居中排列。如有副標題，應在標題下方用破折號連接，使用二號仿宋字體，不加粗。正文層級結構正文層次公文正文通常包括引言、主體、結尾三個部分。主體部分應根據(jù)內容需要劃分若干層次，使用序號進行標注。01字體與字號正文應使用三號仿宋字體，段首空兩格，行距一般為固定值30磅。02序號使用第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”，應避免出現(xiàn)序號混亂。03段落對齊公文正文應保持段落對齊，不得出現(xiàn)左右兩端不對齊的情況。04落款位置落款應位于正文右下角，與正文最后一行保持適當距離。如需加蓋公章，應確保公章與落款文字不重疊、不壓蓋。落款位置標準字體與字號落款應使用三號或四號仿宋字體，根據(jù)正文大小進行調整，確保與正文整體協(xié)調。落款內容落款應寫明發(fā)文機關名稱和成文日期。發(fā)文機關名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期應使用漢字數(shù)字，不得使用阿拉伯數(shù)字。如有需要，可加括號注明發(fā)文地點。03排版技術要求頁面設置參數(shù)版心尺寸156mmx225mm，每頁排22行，每行排28個字。03上白邊為37mm±1mm，下白邊為35mm±1mm，左白邊為28mm±1mm，右白邊為26mm±1mm。02頁邊距公文用紙采用國際標準A4型，成品尺寸為297mmx210mm。01字體字號規(guī)定標題主送機關正文附件說明2號小標宋體字，置于紅色反線之下，空兩行分布。3號仿宋字體，居標題下一行位置，頂格書寫。3號仿宋字體，從主送機關下一行開始書寫，每段落首行空兩格，回行頂格。3號仿宋字體，位于正文下空一行，與正文首字對齊。裝訂預留規(guī)范公文應當左側裝訂，不掉頁。兩枚訂書針分別位于上下約四分之一處，各距邊界約5mm。裝訂位置訂書針距紙邊距離為3-5mm，確保訂牢且不影響翻閱。訂書針與紙邊距離成品公文需保證四邊整齊，無多余白邊或傾斜現(xiàn)象。裁切要求04語言表達要求公文用語正式性用詞規(guī)范公文函應使用正式、莊重的語言，避免使用口語化表達或過于隨意的用詞。01語氣莊重公文函的語氣應保持莊重、客觀，以體現(xiàn)公文的嚴肅性和權威性。02禮貌用語在公文函中應適當使用禮貌用語，如敬稱、謙稱等，以彰顯尊重和謙虛。03專業(yè)術語使用原則避免濫用不要濫用專業(yè)術語，以免使讀者產生困惑或影響公文的可讀性。03對于可能引起歧義或不易理解的專業(yè)術語，應在適當位置進行解釋或說明。02解釋說明準確使用公文函中涉及的專業(yè)術語應準確使用，確保讀者能夠正確理解。01內容簡潔性把控公文函應突出重點內容，避免冗長啰嗦，確保讀者能夠快速把握主旨。突出重點精簡表述邏輯清晰盡量用簡潔的語言表達意思，避免使用復雜的句式和詞匯。公文函的表述應有條理，邏輯清晰，使讀者能夠輕松理解。05審核簽發(fā)流程核對公文中的各項數(shù)據(jù)、事實，確保準確無誤。信息準確無誤遵循公文格式規(guī)范，統(tǒng)一字體、字號、排版等。格式規(guī)范統(tǒng)一01020304確保公文內容符合國家法律法規(guī)和上級單位的相關規(guī)定。內容符合法規(guī)使用簡練、明確的語言表達，避免冗長和模糊。語言精煉簡潔擬稿自查要點部門復核程序復核公文內容再次核對公文內容，確保無誤。01審查格式規(guī)范檢查公文格式是否符合規(guī)范，包括標題、主送單位、正文、附件等。02核查密級標識對涉及秘密事項的公文，復核密級標識是否準確。03簽注復核意見在公文上簽注復核意見，并簽名確認。04蓋章規(guī)范按照規(guī)定的程序和要求蓋章，確保公章的合法性和有效性。01分發(fā)準確根據(jù)公文的密級和內容，準確分發(fā)到相關部門和人員手中。02留存?zhèn)洳閷⒐脑舸鎮(zhèn)洳?，確保公文的可追溯性。03保密管理對涉及秘密事項的公文，嚴格遵守保密規(guī)定，防止泄密。04蓋章分發(fā)標準06歸檔管理要求文件編號規(guī)則采用統(tǒng)一的編號格式，便于文件的統(tǒng)一管理和查找。統(tǒng)一編號格式編號應能夠反映出文件的類型、內容、緊急程度等特征。反映文件特征確保每份文件都有唯一的編號，避免重復編號和混淆。避免重復編號存檔時效標準根據(jù)文件的重要性和緊急程度，確定合理的存檔時間，確保文件的及時性和有效性。按時存檔定期整理長期保存定期對存檔的文件進行整理和分類，便于查找和使用。對于重要文件，應采取物理或電子形式的長期保存措施，以防文件丟失或損壞。對于重要文件，應制作電子版?zhèn)浞莶⒋鎯υ诓煌脑O備