高校正式信紙?jiān)O(shè)計(jì)與使用規(guī)范一、引言二、設(shè)計(jì)規(guī)范（一）基礎(chǔ)元素規(guī)范正式信紙需包含以下核心元素，且位置、尺寸需嚴(yán)格統(tǒng)一：1.?；眨何挥陧撁孀笊辖?，尺寸為直徑20-25mm（A4紙）或直徑15-20mm（16開紙），需使用學(xué)校官方認(rèn)證的?；帐噶繄D，不得縮放、變形或修改顏色。2.學(xué)校全稱：?；沼覀?cè)或下方，使用學(xué)校法定名稱（如“XX大學(xué)”），字體為黑體或思源黑體（加粗），字號(hào)為二號(hào)（A4紙）或三號(hào)（16開紙）。3.校訓(xùn)/校風(fēng)：學(xué)校全稱下方，使用學(xué)校官方確定的校訓(xùn)或校風(fēng)文字，字體為楷體或隸書（不加粗），字號(hào)為三號(hào)（A4紙）或四號(hào)（16開紙）。4.正文區(qū)域：頁面左側(cè)距頁邊距25mm（A4紙）或20mm（16開紙）、右側(cè)距頁邊距20mm（A4紙）或15mm（16開紙）的矩形區(qū)域，為正文填寫空間，需預(yù)留足夠的行間距（詳見“使用規(guī)范”）。6.版權(quán)信息（可選）：頁面底部居中位置，標(biāo)注“?XX大學(xué)202X-202X”，字體為宋體，字號(hào)為小五號(hào)。（二）視覺設(shè)計(jì)規(guī)范1.色彩體系：需遵循學(xué)校VIS規(guī)定的主色與輔助色，正文區(qū)域背景色為米白色（CIEL*=92-95，a*=0-2，b*=3-5）或純白色（CIEL*≥95），不得使用鮮艷或高飽和度顏色（如紅色、橙色）。?；疹伾枧c學(xué)校主色一致（如藍(lán)色、綠色），文字顏色為黑色（K=100），不得使用灰色或彩色文字。2.字體規(guī)范：標(biāo)題類（學(xué)校全稱、校訓(xùn)）：使用無襯線字體（如黑體、思源黑體）或襯線字體（如楷體、隸書），需保持字體風(fēng)格統(tǒng)一，不得混合使用。正文類（聯(lián)系方式、版權(quán)信息）：使用襯線字體（如宋體、TimesNewRoman），確保閱讀清晰。英文元素（如英文校名、官網(wǎng)）：使用TimesNewRoman或Arial字體，字號(hào)與對(duì)應(yīng)中文元素一致。3.布局規(guī)范：頁面元素需保持左右對(duì)齊或左對(duì)齊，避免居中或分散布局（除版權(quán)信息外）。?；张c學(xué)校全稱需在同一水平線，校訓(xùn)與學(xué)校全稱需垂直對(duì)齊，聯(lián)系方式需右對(duì)齊，正文區(qū)域需左對(duì)齊。（三）材質(zhì)與工藝規(guī)范1.紙張選擇：推薦使用70-80克膠版紙（性價(jià)比高，適合批量印刷）或____克純質(zhì)紙（質(zhì)感好，適合重要公文），紙張需平整、無褶皺、無熒光增白劑（符合環(huán)保要求）。2.印刷工藝：采用膠印（批量印刷）或數(shù)碼印刷（小批量或個(gè)性化需求），確保顏色準(zhǔn)確、文字清晰，不得出現(xiàn)模糊、重影或漏印現(xiàn)象。3.特殊工藝（可選）：如需防偽，可添加水印（學(xué)校名稱或?；眨?、暗紋（校訓(xùn)）或燙金（?；眨?，但需經(jīng)校辦公室批準(zhǔn)，避免過度裝飾。（四）特殊功能設(shè)計(jì)規(guī)范1.中英文對(duì)照：用于國際交流的信紙，需在中文元素下方添加英文翻譯（如學(xué)校全稱、校訓(xùn)、聯(lián)系方式），英文字體與中文對(duì)應(yīng)，字號(hào)略?。ㄈ缰形亩?hào)，英文小三號(hào)）。2.可填寫區(qū)域：正文區(qū)域需預(yù)留足夠空間，避免元素?fù)頂D，建議每行28-30字（A4紙）或22-24字（16開紙），行間距不小于1.5倍（詳見“使用規(guī)范”）。3.環(huán)保設(shè)計(jì)：鼓勵(lì)使用再生紙（含30%以上再生纖維），減少資源消耗，符合學(xué)校綠色發(fā)展理念。三、使用規(guī)范（一）場(chǎng)景使用規(guī)范正式信紙僅用于以下場(chǎng)合，不得用于內(nèi)部通知、草稿、私人信件等非官方場(chǎng)景：1.對(duì)外公文：如給教育主管部門、兄弟高校、企業(yè)的函件、請(qǐng)示、報(bào)告等。2.學(xué)術(shù)交流：如給期刊編輯部、學(xué)術(shù)會(huì)議組委會(huì)的投稿信、邀請(qǐng)函、證明信等。3.招生宣傳：如給考生及家長(zhǎng)的錄取通知書、咨詢函、承諾書等。4.重要證明：如學(xué)歷證明、成績(jī)證明、在讀證明等需加蓋學(xué)校公章的文件。5.其他官方場(chǎng)合：如給校友的感謝信、給捐贈(zèng)人的致謝信等。（二）內(nèi)容填寫規(guī)范1.字體與字號(hào)：正文內(nèi)容需使用宋體（中文）或TimesNewRoman（英文），字號(hào)為小四號(hào)（12pt）或五號(hào)（10.5pt），不得使用加粗、斜體或彩色字體（除強(qiáng)調(diào)部分外，需經(jīng)批準(zhǔn)）。2.行間距與段落：行間距為1.5倍或固定值25磅，段落首行縮進(jìn)2字符，段落之間空一行。3.內(nèi)容要求：正文需簡(jiǎn)潔明了，符合公文格式要求，不得出現(xiàn)錯(cuò)別字、漏字或語法錯(cuò)誤。重要信息（如日期、金額、姓名）需準(zhǔn)確無誤，不得涂改（如需修改，需重新填寫）。4.簽名與蓋章：正文結(jié)尾處需有經(jīng)辦人簽名（手寫）及日期（格式為“202X年X月X日”），重要公文需加蓋部門公章（如教務(wù)處、科研處）或?qū)W校公章（如校長(zhǎng)辦公室），公章需蓋在簽名與日期上方，不得覆蓋文字。（三）保存與歸檔規(guī)范1.紙質(zhì)版保存：使用后的信紙需分類整理，按年份、部門、用途歸檔，保存期限為5-10年（根據(jù)公文類型調(diào)整，如招生宣傳材料保存10年，學(xué)術(shù)交流材料保存5年），保存環(huán)境需干燥、通風(fēng)，避免潮濕、蟲蛀。2.電子版保存：電子版信紙需由校辦公室統(tǒng)一提供（PDF格式，不可編輯），各部門需妥善保存，不得自行修改設(shè)計(jì)元素。填寫后的電子版文件需轉(zhuǎn)換為PDF格式（不可編輯），并與紙質(zhì)版一并歸檔。3.銷毀規(guī)定：超過保存期限的信紙，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由校辦公室統(tǒng)一銷毀，不得隨意丟棄或出售。四、管理與維護(hù)（一）責(zé)任主體校辦公室是正式信紙的管理部門，負(fù)責(zé)以下工作：1.統(tǒng)一設(shè)計(jì)：根據(jù)學(xué)校VIS規(guī)定，設(shè)計(jì)正式信紙模板，經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.統(tǒng)一印刷：選擇合格的印刷供應(yīng)商，批量印刷正式信紙，確保質(zhì)量符合要求。3.統(tǒng)一發(fā)放：各部門需向校辦公室提出申請(qǐng)（填寫《正式信紙領(lǐng)取申請(qǐng)表》），領(lǐng)取時(shí)需登記數(shù)量、用途及領(lǐng)取人信息。4.統(tǒng)一回收：舊版信紙（如校徽、校訓(xùn)修改后）需由校辦公室回收，避免繼續(xù)使用。（二）更新與修訂1.定期檢查：校辦公室需每年年底對(duì)信紙使用情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)計(jì)合規(guī)性、使用場(chǎng)景準(zhǔn)確性、保存歸檔規(guī)范性等，形成檢查報(bào)告。2.及時(shí)更新：若學(xué)校形象標(biāo)識(shí)發(fā)生變化（如校徽、校訓(xùn)修改），需在1個(gè)月內(nèi)更新信紙?jiān)O(shè)計(jì)，并通知各部門回收舊版信紙。3.修訂流程：如需修訂本規(guī)范，需由校辦公室提出修訂意見，經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過后，發(fā)布新版本。（三）監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制：校辦公室需定期對(duì)各部門信紙使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的行為（如自行修改設(shè)計(jì)、用于非官方場(chǎng)景），需責(zé)令整改，并通報(bào)批評(píng)。2.考核指標(biāo)：將信紙使用規(guī)范納入部門年度考核，考核內(nèi)容包括使用場(chǎng)景合規(guī)性、內(nèi)容填寫準(zhǔn)確性、保存歸檔規(guī)范性等，考核結(jié)果與部門評(píng)優(yōu)掛鉤。五、示例與常見問題解答（一）標(biāo)準(zhǔn)模板示例（A4紙）左上角：?；眨ㄖ睆?5mm）校徽右側(cè)：“XX大學(xué)”（黑體，二號(hào)字，黑色）學(xué)校全稱下方：“厚德載物自強(qiáng)不息”（楷體，三號(hào)字，黑色）頁面左側(cè)：距頁邊距25mm，正文區(qū)域（宋體，小四號(hào)字，1.5倍行間距）頁面底部居中：“?XX大學(xué)202X-202X”（宋體，小五號(hào)字，黑色）（二）常見問題解答1.問：可以在正式信紙上添加部門logo嗎？答：不可以。正式信紙需保持學(xué)校統(tǒng)一形象，部門信息可在正文開頭或結(jié)尾注明（如“XX大學(xué)教務(wù)處”），不得添加部門logo。2.問：內(nèi)部通知可以用正式信紙嗎？答：不可以。內(nèi)部通知屬于非官方場(chǎng)景，需使用學(xué)校統(tǒng)一的內(nèi)部信紙（由校辦公室設(shè)計(jì)，不含校徽、校訓(xùn)等元素）。3.問：電子版正式信紙可以隨意轉(zhuǎn)發(fā)嗎？答：不可以。電子版信紙需由校辦公室統(tǒng)一提供，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)給非學(xué)校人員，避免被濫用。4.問：舊版信紙還能繼續(xù)使用嗎？答：若學(xué)校形象標(biāo)識(shí)未發(fā)生變