大型工程項目檔案規(guī)范化管理辦法第一章總則第一條目的為規(guī)范大型工程項目檔案管理，保障項目檔案的真實性、完整性、準確性和可利用性，發(fā)揮檔案在項目建設(shè)、運營、維護及后續(xù)改造中的支撐作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范》（GB/T____）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合大型工程項目特點，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于大型工程項目（以下簡稱“項目”）的檔案管理，包括但不限于水利、交通、能源、市政、工業(yè)建筑等領(lǐng)域投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、涉及主體多的工程項目。第三條基本原則1.全程管控：檔案管理與項目建設(shè)同步啟動、同步實施、同步驗收（以下簡稱“三同步”）；2.責任到人：明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等主體的檔案管理職責；3.規(guī)范標準：遵循國家及行業(yè)檔案分類、整理、歸檔、保管的統(tǒng)一標準；4.便捷利用：通過數(shù)字化手段提升檔案檢索與利用效率，滿足項目全生命周期需求。第二章管理體制與職責第四條管理體制項目檔案實行“項目法人負責制”，建設(shè)單位（項目法人）為檔案管理第一責任主體，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各參建單位的檔案工作，確保檔案管理與項目建設(shè)同步推進。第五條建設(shè)單位職責1.制定項目檔案管理實施細則，明確檔案收集、整理、歸檔、移交的具體要求；2.設(shè)立專職檔案管理機構(gòu)或配備專職檔案管理人員（需具備檔案專業(yè)知識或經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)）；3.組織參建單位開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)解決檔案管理中的問題；4.監(jiān)督檢查各參建單位檔案形成與整理情況，定期開展檔案專項檢查；5.負責項目檔案的最終驗收（包括紙質(zhì)檔案與電子檔案），并向同級檔案行政管理部門或項目主管部門移交檔案；6.建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的在線存儲、檢索與利用。第六條施工單位職責1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負責施工過程中文件材料的收集、整理與移交；2.按照建設(shè)單位要求，及時收集施工組織設(shè)計、施工日志、隱蔽工程記錄、材料檢驗報告、施工變更文件、竣工驗收記錄等文件材料；3.確保文件材料的真實性、完整性（原件優(yōu)先），不得偽造或篡改；4.施工結(jié)束后，向建設(shè)單位移交整理規(guī)范的施工檔案（包括紙質(zhì)與電子版本），并辦理移交手續(xù)；5.配合建設(shè)單位開展檔案驗收工作，對驗收中提出的問題及時整改。第七條監(jiān)理單位職責1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負責監(jiān)理文件材料的收集、整理與移交；2.審核施工單位提交的檔案材料，簽署監(jiān)理意見（如“符合要求”“需整改”等）；3.收集監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理日志、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告等文件材料；4.監(jiān)理工作結(jié)束后，向建設(shè)單位移交整理規(guī)范的監(jiān)理檔案（包括紙質(zhì)與電子版本），并辦理移交手續(xù)；5.配合建設(shè)單位開展檔案驗收工作，提供監(jiān)理檔案相關(guān)證明材料。第八條設(shè)計單位職責1.收集設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件、設(shè)計交底記錄等文件材料；2.確保設(shè)計文件的準確性與完整性，及時向建設(shè)單位移交設(shè)計檔案（包括紙質(zhì)與電子版本）；3.配合建設(shè)單位開展檔案驗收工作，提供設(shè)計檔案相關(guān)說明。第三章檔案的形成與收集第九條形成要求1.原件優(yōu)先：文件材料應(yīng)收集原件（如合同、批復(fù)文件、檢驗報告等），確無法取得原件的，可收集復(fù)印件，但需注明“與原件一致”并加蓋單位公章；2.真實準確：文件材料應(yīng)如實反映項目建設(shè)情況，不得虛構(gòu)或夸大；3.規(guī)范填寫：文件材料的內(nèi)容應(yīng)完整（如標題、日期、作者、內(nèi)容摘要等），字跡清晰（不得使用鉛筆、圓珠筆填寫），簽字蓋章齊全；4.電子文件：電子文件應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）要求，格式統(tǒng)一（如PDF、DOCX、JPG等），并包含元數(shù)據(jù)（如文件名稱、創(chuàng)建時間、修改時間、作者、格式等）。第十條收集范圍項目檔案收集范圍覆蓋項目全生命周期，包括但不限于以下階段：階段主要收集內(nèi)容**前期準備階段**項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、勘察設(shè)計文件、招投標文件、合同（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）、征地拆遷文件、資金申請報告、環(huán)評報告、安評報告等**施工階段**施工組織設(shè)計、施工日志、隱蔽工程記錄、材料/設(shè)備檢驗報告、施工變更文件、工程計量支付文件、安全技術(shù)交底記錄、質(zhì)量事故處理報告等**竣工驗收階段**竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、竣工圖（經(jīng)審核的施工圖修改版）、驗收記錄、質(zhì)量評定文件、竣工決算報告等**試運行階段**試運行記錄、缺陷處理報告、操作規(guī)程、維護手冊、竣工驗收證書等第十一條收集流程1.日常收集：各參建單位在項目建設(shè)過程中，及時收集本單位形成的文件材料，放入專門的檔案盒（袋）中；2.定期整理：每月月底，對收集的文件材料進行分類、編號（如按階段+類別編號），防止丟失；3.交接審核：施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位向建設(shè)單位移交檔案前，需由本單位負責人審核簽字，確保檔案的真實性與完整性；4.補遺完善：對收集過程中發(fā)現(xiàn)的缺失文件材料，及時查找補充（如聯(lián)系相關(guān)單位獲取原件）。第四章檔案的整理與歸檔第十二條整理原則1.遵循規(guī)律：按照文件材料的形成規(guī)律（如項目階段、工作流程）進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系；2.分類規(guī)范：采用“項目級-階段級-類別級”三級分類體系（示例見附件1）；3.便于利用：整理后的檔案應(yīng)便于檢索（如編制歸檔目錄、索引）、便于查閱（如裝訂整齊、頁碼連續(xù)）。第十三條整理方法1.分類：項目級：以項目名稱為分類一級（如“XX市地鐵2號線工程”）；階段級：以項目建設(shè)階段為分類二級（如“前期準備”“施工”“竣工驗收”“試運行”）；類別級：以文件類型為分類三級（如“報告”“合同”“記錄”“圖紙”）。2.編號：采用“項目代碼-階段代碼-類別代碼-件號”的編號規(guī)則（示例：DT____，其中DT2為項目代碼，01為前期準備階段代碼，03為報告類別代碼，005為件號）；3.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝（不得使用易生銹的金屬釘），裝訂后頁碼連續(xù)（從封面開始編號）；4.編目：編制《項目檔案歸檔目錄》（示例見附件2），內(nèi)容包括文件名稱、編號、形成日期、形成單位、頁數(shù)、保管期限等；5.電子檔案整理：電子文件應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，格式符合國家規(guī)定（如PDF/A格式用于文本文件，JPG/TIFF格式用于圖像文件），并包含元數(shù)據(jù)（如文件創(chuàng)建時間、修改時間、作者、格式等）。第十四條歸檔要求1.歸檔時間：前期準備階段檔案：項目立項批復(fù)后1個月內(nèi)歸檔；施工階段檔案：每季度結(jié)束后15日內(nèi)歸檔；竣工驗收階段檔案：竣工驗收后3個月內(nèi)歸檔；試運行階段檔案：試運行結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；2.歸檔份數(shù)：紙質(zhì)檔案歸檔1份（原件），電子檔案歸檔2份（備份1份）；3.歸檔載體：紙質(zhì)檔案用檔案盒（符合國家檔案盒標準）存儲，電子檔案用光盤（DVD-R）或移動硬盤（加密）存儲；4.歸檔手續(xù)：各參建單位向建設(shè)單位移交檔案時，需填寫《項目檔案移交清單》（示例見附件3），雙方簽字蓋章（建設(shè)單位、移交單位、經(jīng)辦人），并留存一份備查。第五章檔案的保管與利用第十五條保管要求1.庫房條件：建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，符合“八防”要求（防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染）；溫度：14-24℃（相對濕度：45%-60%）；照明：采用防紫外線燈具（如日光燈），避免陽光直射；消防：配備滅火器（如干粉滅火器）、自動報警系統(tǒng)；防盜：安裝防盜門、監(jiān)控攝像頭；2.保管期限：按照《建設(shè)工程項目檔案管理規(guī)范》（GB/T____）規(guī)定，分為永久、長期、短期三類（示例見附件4）；永久：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、竣工圖、竣工驗收證書等；長期：施工組織設(shè)計、監(jiān)理規(guī)劃、材料檢驗報告、試運行記錄等（保管期限為項目竣工后50年）；短期：施工日志、監(jiān)理日志等（保管期限為項目竣工后10年）；3.檔案移交：建設(shè)單位在項目竣工驗收后6個月內(nèi)，向同級檔案行政管理部門或項目主管部門移交永久保管的檔案（包括紙質(zhì)與電子版本），并辦理移交手續(xù)（如填寫《檔案移交證書》）。第十六條利用規(guī)定1.利用范圍：檔案利用僅限于項目建設(shè)、運營、維護、改造及科研等活動，不得用于非法目的；2.利用流程：內(nèi)部利用：項目建設(shè)單位工作人員需填寫《檔案利用申請表》（示例見附件5），經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案庫房查閱；外部利用：外單位人員需持單位介紹信（注明利用目的），經(jīng)建設(shè)單位負責人簽字批準后，方可查閱（如需復(fù)制，需注明“復(fù)制件與原件一致”并加蓋建設(shè)單位公章）；3.保密要求：涉及國家秘密、商業(yè)秘密的檔案（如招投標文件、專利技術(shù)），需按照《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定管理，不得泄露；第五章監(jiān)督與考核第十七條監(jiān)督檢查1.日常檢查：建設(shè)單位每月對各參建單位的檔案收集、整理情況進行檢查，重點檢查檔案的真實性、完整性與規(guī)范性；2.專項檢查：每季度開展一次檔案專項檢查，由建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)牽頭，邀請項目主管部門或檔案行政管理部門專家參加，檢查內(nèi)容包括：檔案收集的完整性（是否有缺失文件）；檔案整理的規(guī)范性（是否符合分類、編號、裝訂要求）；電子檔案的一致性（是否與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)）；3.整改落實：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，建設(shè)單位應(yīng)向相關(guān)參建單位發(fā)出《檔案整改通知書》（示例見附件6），要求在規(guī)定期限內(nèi)整改（一般不超過15日），并反饋整改結(jié)果。第十八條考核機制1.考核對象：施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位；2.考核內(nèi)容：檔案收集的及時性、完整性，整理的規(guī)范性，移交的準確性，整改的及時性；3.考核方式：采用“日常檢查+專項檢查+檔案驗收”綜合評分制（滿分100分），評分結(jié)果與參建單位的績效考核掛鉤（如扣減工程款、取消后續(xù)合作資格等）；4.表彰獎勵：對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的參建單位（如評分前3名），建設(shè)單位給予表彰（如頒發(fā)“檔案管理先進單位”證書）及獎勵（如發(fā)放獎金）。第十九條責任追究1.對未按要求收集、整理檔案的參建單位，建設(shè)單位應(yīng)責令其整改；整改不力的，扣減其工程款（扣減比例不超過合同額的1%）；2.對偽造、篡改檔案的參建單位，建設(shè)單位應(yīng)終止其合同，并向項目主管部門報告；情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任；3.對檔案管理人員玩忽職守（如丟失檔案、泄露秘密）的，建設(shè)單位應(yīng)給予處分；情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。第六章附則第二十條解釋權(quán)本辦法由[建設(shè)單位名稱]負責