機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理制度一、制度背景與目的

隨著我國(guó)機(jī)關(guān)單位的快速發(fā)展，會(huì)議作為機(jī)關(guān)單位工作的重要組成部分，其數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大。然而，部分機(jī)關(guān)單位在會(huì)議費(fèi)用管理上存在不規(guī)范、浪費(fèi)現(xiàn)象，影響了機(jī)關(guān)單位的形象和財(cái)政支出。為加強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議經(jīng)費(fèi)合理使用，特制定本制度。

本制度旨在規(guī)范機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理，明確會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、審批、報(bào)銷等流程，強(qiáng)化會(huì)議費(fèi)用控制，提高會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用效益，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位廉潔自律。

二、制度適用范圍

本制度適用于我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)單位召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于辦公會(huì)議、專題會(huì)議、調(diào)研會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等。所有會(huì)議的組織者、承辦者和參會(huì)人員均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。對(duì)于涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊內(nèi)容的會(huì)議，其費(fèi)用管理可參照本制度執(zhí)行，并按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行保密處理。同時(shí)，本制度不適用于機(jī)關(guān)單位舉辦的文化、體育、學(xué)術(shù)等活動(dòng)所產(chǎn)生的費(fèi)用。

三、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算管理

會(huì)議費(fèi)用預(yù)算是會(huì)議費(fèi)管理制度的核心環(huán)節(jié)。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)工作需要和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，合理制定會(huì)議預(yù)算，包括但不限于會(huì)議場(chǎng)地租賃、設(shè)備使用、住宿、交通、餐飲、資料印刷、禮品等費(fèi)用。預(yù)算編制應(yīng)遵循以下原則：

1.合理性原則：預(yù)算數(shù)額應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)等實(shí)際情況相符，避免浪費(fèi)。

2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的服務(wù)供應(yīng)商和方案。

3.可行性原則：預(yù)算內(nèi)容應(yīng)明確具體，便于執(zhí)行和監(jiān)督。

會(huì)議預(yù)算經(jīng)單位財(cái)務(wù)部門審核后，由單位主要負(fù)責(zé)人審批。預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意調(diào)整，如需調(diào)整，應(yīng)按原審批程序重新審批。會(huì)議結(jié)束后，實(shí)際費(fèi)用支出應(yīng)與預(yù)算進(jìn)行核對(duì)，如有差異，應(yīng)查明原因并按規(guī)定進(jìn)行處理。

四、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷流程

為確保會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性和透明度，機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立規(guī)范的報(bào)銷流程，具體如下：

1.會(huì)議結(jié)束后，組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)資料，包括會(huì)議通知、預(yù)算批復(fù)、參會(huì)人員名單、會(huì)議簽到表、發(fā)票、報(bào)銷單等。

2.承辦部門將整理好的資料提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行初步審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷資料的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符規(guī)定或缺失資料，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門補(bǔ)充或改正。

3.審核通過(guò)的報(bào)銷資料由財(cái)務(wù)部門填寫報(bào)銷單，并按預(yù)算數(shù)額進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。報(bào)銷單需經(jīng)單位分管財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人審核簽字。

4.經(jīng)分管財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字的報(bào)銷單報(bào)送單位主要負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批金額支付費(fèi)用。

5.費(fèi)用支付后，財(cái)務(wù)部門將報(bào)銷單、發(fā)票等相關(guān)憑證存檔備查。

6.年度審計(jì)、內(nèi)部審計(jì)等相關(guān)部門可根據(jù)需要，對(duì)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保費(fèi)用使用的合規(guī)性和有效性。

7.如遇特殊情況，需調(diào)整報(bào)銷金額或追加預(yù)算，應(yīng)按原審批程序重新履行審批手續(xù)。

五、會(huì)議費(fèi)用監(jiān)督與問(wèn)責(zé)

為確保會(huì)議費(fèi)用管理制度的有效實(shí)施，機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議費(fèi)用使用情況進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

1.監(jiān)督機(jī)制

-單位內(nèi)部設(shè)立專門的審計(jì)或監(jiān)察部門，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督檢查。

-建立會(huì)議費(fèi)用使用情況報(bào)告制度，定期向單位主要負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門報(bào)告。

-鼓勵(lì)內(nèi)部員工和外部公眾對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。

2.問(wèn)責(zé)制度

-對(duì)違反會(huì)議費(fèi)用管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重，采取批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)獎(jiǎng)金、追回違規(guī)費(fèi)用等措施。

-對(duì)情節(jié)嚴(yán)重、造成重大經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)取?/p>

-對(duì)故意隱瞞、偽造、篡改會(huì)議費(fèi)用相關(guān)資料的行為，依法嚴(yán)肅處理。

3.監(jiān)督檢查內(nèi)容

-會(huì)議費(fèi)用預(yù)算的編制、審批和執(zhí)行情況。

-會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合規(guī)性和合理性。

-會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、住宿、交通、餐飲等費(fèi)用的合理性。

-會(huì)議資料的保存和管理情況。

六、會(huì)議費(fèi)用信息公開(kāi)與公示

為了提高機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)用管理的透明度，保障公眾的知情權(quán)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)實(shí)施會(huì)議費(fèi)用信息公開(kāi)與公示制度，具體要求如下：

1.信息公開(kāi)

-各機(jī)關(guān)單位應(yīng)將年度會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、執(zhí)行情況、決算等信息，按照規(guī)定的時(shí)間和方式公開(kāi)。

-會(huì)議費(fèi)用公開(kāi)信息應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、費(fèi)用預(yù)算、實(shí)際支出等內(nèi)容。

-公開(kāi)信息應(yīng)通過(guò)單位官方網(wǎng)站、政務(wù)公開(kāi)欄、公告板等渠道進(jìn)行發(fā)布。

2.公示制度

-對(duì)于大額會(huì)議或重要會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行公示，公示內(nèi)容包括會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、實(shí)際支出、參會(huì)人員名單等。

-公示信息應(yīng)便于公眾查閱，并設(shè)置意見(jiàn)反饋渠道，接受社會(huì)監(jiān)督。

-公示期間，如有公眾對(duì)會(huì)議費(fèi)用提出疑問(wèn)或舉報(bào)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)及時(shí)調(diào)查核實(shí)，并給予回應(yīng)。

3.信息公開(kāi)與公示的責(zé)任

-單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)本單位會(huì)議費(fèi)用信息公開(kāi)與公示工作負(fù)總責(zé)。

-財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)議費(fèi)用信息的收集、整理和發(fā)布工作。

-監(jiān)察審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)信息公開(kāi)與公示工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

4.信息公開(kāi)與公示的例外情況

-對(duì)于涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的信息，可不予公開(kāi)。

-對(duì)于涉及其他法律法規(guī)有特殊規(guī)定的情況，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

七、培訓(xùn)與宣傳

為提高機(jī)關(guān)單位工作人員對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理制度的認(rèn)識(shí)和理解，確保制度的有效實(shí)施，機(jī)關(guān)單位應(yīng)開(kāi)展以下培訓(xùn)與宣傳工作：

1.培訓(xùn)內(nèi)容

-會(huì)議費(fèi)用管理的法律法規(guī)和政策要求。

-會(huì)議費(fèi)用預(yù)算編制、審批、報(bào)銷的具體流程和注意事項(xiàng)。

-會(huì)議費(fèi)用使用中的合規(guī)性原則和禁忌事項(xiàng)。

-信息化管理工具的使用和操作規(guī)范。

2.培訓(xùn)對(duì)象

-所有負(fù)責(zé)會(huì)議組織、承辦、報(bào)銷的工作人員。

-財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員。

-單位分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人。

3.培訓(xùn)方式

-定期舉辦內(nèi)部培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部有經(jīng)驗(yàn)的同事進(jìn)行授課。

-通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電子郵件、工作簡(jiǎn)報(bào)等形式進(jìn)行線上培訓(xùn)。

-組織參觀學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和管理模式。

4.宣傳方式

-利用單位內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道，發(fā)布會(huì)議費(fèi)用管理制度的相關(guān)信息和典型案例。

-通過(guò)制作宣傳冊(cè)、海報(bào)等資料，在單位內(nèi)部進(jìn)行張貼和發(fā)放。

-定期組織會(huì)議費(fèi)用管理知識(shí)競(jìng)賽或問(wèn)答活動(dòng)，提高員工的參與度和積極性。

5.宣傳效果評(píng)估

-對(duì)培訓(xùn)與宣傳效果進(jìn)行定期評(píng)估，了解員工對(duì)制度的掌握程度和實(shí)際應(yīng)用情況。

-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和宣傳策略，確保培訓(xùn)與宣傳的針對(duì)性和有效性。

八、制度修訂與完善

隨著機(jī)關(guān)單位工作的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，會(huì)議費(fèi)用管理制度需要不斷修訂和完善，以適應(yīng)新的形勢(shì)和需求。以下為制度修訂與完善的相關(guān)規(guī)定：

1.修訂程序

-機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期或不定期對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理制度進(jìn)行修訂。

-修訂工作由單位法制部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門牽頭，組織專家和業(yè)務(wù)骨干參與。

-修訂過(guò)程中，應(yīng)廣泛征求各部門、各層級(jí)人員的意見(jiàn)和建議。

2.修訂內(nèi)容

-根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和政策的變化，對(duì)制度中的相關(guān)條款進(jìn)行更新。

-結(jié)合單位實(shí)際工作情況，對(duì)會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、報(bào)銷流程、監(jiān)督問(wèn)責(zé)等方面進(jìn)行優(yōu)化。

-引入新的管理理念和方法，提高會(huì)議費(fèi)用管理的科學(xué)性和有效性。

3.審批與發(fā)布

-修訂后的制度草案經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批同意后，正式發(fā)布實(shí)施。

-發(fā)布新制度時(shí)，應(yīng)同時(shí)廢止舊制度，確保制度的一致性和連續(xù)性。

4.宣貫與實(shí)施

-通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式，對(duì)新制度進(jìn)行廣泛宣貫，確保全體工作人員了解和掌握。

-對(duì)新制度的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施予以解決。

5.持續(xù)改進(jìn)

-建立制度修訂的動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，根據(jù)實(shí)施效果和外部環(huán)境變化，持續(xù)改進(jìn)和完善制度內(nèi)容。

九、附則

1.本制度由機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。

2.本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

3.機(jī)關(guān)單位各部門、各層級(jí)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會(huì)議費(fèi)用管理的規(guī)范性和有效性。

4.對(duì)違反本制度的行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

5.任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)本制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督，并提出意見(jiàn)和建議。

6.本制度如需修訂，應(yīng)按原審批程序進(jìn)行，并確保修訂后的制度符合法律法規(guī)和實(shí)際情況。

7.本制度所涉及的相關(guān)表格、模板等輔助性文件，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)本制度的要求另行制定。

8.機(jī)關(guān)單位在執(zhí)行本制度過(guò)程中，如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

9.本制度如有未盡事宜，由機(jī)關(guān)單位根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充規(guī)定。

十、制度實(shí)施保障

為確保機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理制度的有效實(shí)施，機(jī)關(guān)單位應(yīng)采取以下保障措施：

1.組織保障

-成立由單位主要負(fù)責(zé)人牽頭的會(huì)議費(fèi)用管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)制度的制定、實(shí)施和監(jiān)督工作。

-明確各部門在會(huì)議費(fèi)用管理中的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

2.制度保障

-建立健全會(huì)議費(fèi)用管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，形成系統(tǒng)完備、相互銜接的制度體系。

-定期對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，確保其適應(yīng)性和可操作性。

3.技術(shù)保障

-利用信息化手段，建立會(huì)議費(fèi)用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、審批、報(bào)銷等環(huán)節(jié)的電子化管理。

-加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，確保會(huì)議費(fèi)用信息的安全性和保密性。

4.監(jiān)督保障

-建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由監(jiān)察審計(jì)部門對(duì)會(huì)議費(fèi)用管理進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督檢查。

-鼓勵(lì)社會(huì)公眾參與監(jiān)督，設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。

5.人員保障

-加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員、會(huì)議組織人員的培訓(xùn)，提高