林業(yè)公司合同管理管理制度

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本林業(yè)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司在林業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的穩(wěn)健發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.指導(dǎo)思想：秉持公司“綠色發(fā)展，生態(tài)共贏”的企業(yè)文化，以可持續(xù)發(fā)展為經(jīng)營理念，在合同管理中注重社會(huì)效益，確保每一份合同都符合生態(tài)保護(hù)要求，同時(shí)實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)價(jià)值的統(tǒng)一。3.基本原則：遵循平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則，嚴(yán)格依法辦事，確保合同的合法性、有效性和可操作性。在合同管理過程中，推行扁平化管理模式，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高決策和執(zhí)行效率。二、適用范圍本制度適用于林業(yè)公司全體員工在從事與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同活動(dòng)，以及與公司有合同往來的客戶。涵蓋造林綠化、森林資源培育、林產(chǎn)品加工與銷售、林業(yè)技術(shù)服務(wù)等各類業(yè)務(wù)所涉及的合同。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會(huì)-組成：由公司高層管理人員、法務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和修訂公司合同管理制度；審議重大合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.法務(wù)部門-合同審核：對各類合同文本進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。-法律支持：為公司合同簽訂、履行過程中遇到的法律問題提供專業(yè)意見和解決方案。-糾紛處理：負(fù)責(zé)處理合同糾紛案件，代表公司參與協(xié)商、仲裁或訴訟活動(dòng)。3.業(yè)務(wù)部門-需求發(fā)起：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出合同簽訂需求，并負(fù)責(zé)對合同相對方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查。-起草與談判：負(fù)責(zé)合同文本的起草，并與合同相對方進(jìn)行商務(wù)談判，明確雙方權(quán)利義務(wù)。-履行跟蹤：負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)反饋合同履行情況，對履行過程中出現(xiàn)的問題提出解決方案。4.財(cái)務(wù)部門-資金審核：對合同涉及的資金預(yù)算、支付方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，確保公司資金安全和合理使用。-款項(xiàng)收付：按照合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，做好財(cái)務(wù)記錄，并與業(yè)務(wù)部門核對賬目。5.行政部門-檔案管理：負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保合同檔案的完整性和安全性。-流程監(jiān)督：對合同管理流程進(jìn)行監(jiān)督，確保各部門按照規(guī)定的程序和時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦理合同相關(guān)事務(wù)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂階段-合同相對方審查：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同相對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用記錄等進(jìn)行調(diào)查，形成書面報(bào)告。法務(wù)部門對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行審核，評估合同相對方的履約能力和信用風(fēng)險(xiǎn)。-合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)包含雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。對于格式合同，應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。-合同審核：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，同時(shí)提交相關(guān)背景資料和審核要點(diǎn)。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具書面審核意見。涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金審核。-合同審批：經(jīng)法務(wù)和財(cái)務(wù)審核通過的合同，按照公司扁平化管理的決策流程，提交合同管理委員會(huì)或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程中應(yīng)明確審批意見和審批時(shí)間。-合同簽訂：經(jīng)審批通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與合同相對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并做好用章登記。2.合同履行階段-履行計(jì)劃制定：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，并將履行計(jì)劃抄送相關(guān)部門。-履行跟蹤與反饋：業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)向相關(guān)部門反饋履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇不可抗力或其他特殊情況影響合同履行，應(yīng)及時(shí)采取措施，并通知合同相對方。-變更與解除：合同履行過程中，如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對公司的影響。經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與合同相對方協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。3.合同結(jié)算階段-結(jié)算申請：業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢或達(dá)到結(jié)算條件后，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交結(jié)算申請，并附上相關(guān)證明材料，如驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。-結(jié)算審核：財(cái)務(wù)部門對結(jié)算申請進(jìn)行審核，核對合同金額、已付款項(xiàng)、應(yīng)付款項(xiàng)等信息，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。審核通過后，辦理款項(xiàng)結(jié)算手續(xù)。4.合同檔案管理-檔案收集：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本、審批文件、往來信函、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等相關(guān)資料整理齊全，移交行政部門歸檔。-檔案整理與保管：行政部門按照檔案管理的要求，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，妥善保管。合同檔案應(yīng)保存至合同履行完畢后至少[X]年。-檔案查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。涉及商業(yè)秘密的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度辦理查閱手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-要求合同相對方按照合同約定履行義務(wù)，對合同相對方的履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。-在合同相對方違約時(shí)，依法追究其違約責(zé)任，要求賠償損失。-對合同管理過程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，制定和調(diào)整合同管理制度。2.公司義務(wù)-按照合同約定履行自己的義務(wù)，為合同相對方提供必要的協(xié)助和支持。-保守合同相對方的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，不得擅自泄露。-建立健全合同管理體系，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和教育，提高合同管理水平。3.員工權(quán)利-有權(quán)了解與所負(fù)責(zé)合同相關(guān)的信息，獲取必要的支持和資源。-對合同管理工作提出意見和建議，參與公司合同管理制度的制定和完善。-在履行合同過程中，因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е聼o法完成任務(wù)時(shí)，有權(quán)及時(shí)向上級報(bào)告并說明情況。4.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理合同相關(guān)事務(wù)。-認(rèn)真履行合同約定的職責(zé)，積極維護(hù)公司利益，保守公司商業(yè)秘密。-及時(shí)向公司報(bào)告合同履行過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，不得隱瞞或擅自處理。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案的完整性等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-日常監(jiān)督檢查：合同管理委員會(huì)、法務(wù)部門、行政部門等對合同管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理過程中的違規(guī)行為。2.考核機(jī)制-建立合同管理績效考核指標(biāo)體系，將合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性、風(fēng)險(xiǎn)防控的有效性等納入績效考核內(nèi)容。-對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致公司遭受損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、辭退等，構(gòu)