第十六章項(xiàng)目采購管理

項(xiàng)目采購管理包括從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部采購或獲取所需產(chǎn)品、服務(wù)或成果的各個(gè)

過程。項(xiàng)目采購管理包括編制和管理協(xié)議所需的管理和控制過程，例如合同、訂

購單、協(xié)議備忘錄（MOA）和服務(wù)水平協(xié)議（SLA）o被授權(quán)采購項(xiàng)目所需貨物、

服務(wù)的人員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理層或組織采購部的成員。

16.1管理基礎(chǔ)

16.1.1協(xié)議/采購合同

項(xiàng)目采購管理過程涉及用協(xié)議來描述買賣雙方的關(guān)系。協(xié)議可以很簡單，如

以特定人工單價(jià)購買所需的工時(shí)，也可以很復(fù)雜，如多年的國際施工合同。因應(yīng)

用領(lǐng)域不同，協(xié)議可以是合同、服務(wù)水平協(xié)議（SLA）、諒解備忘錄、協(xié)議備忘

錄（MOA）或訂購單。

合同簽署的方法和合同本身應(yīng)體現(xiàn)可交付成果或所需人力投入的簡單性或

復(fù)雜性，其書寫形式也應(yīng)符合當(dāng)?shù)?、所在國或國際法中關(guān)于合同簽署的規(guī)定。合

同應(yīng)明確說明預(yù)期的可交付成果和結(jié)果，包括從賣方到買方的任何知識(shí)轉(zhuǎn)移，合

同中未規(guī)定的任何事項(xiàng)則不具備法律強(qiáng)制力。開展國際合作的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)牢記,

無論合同規(guī)定如何詳盡，文化和當(dāng)?shù)胤蓪?duì)合同及其可執(zhí)行性均有影響。

采購合同中包括條款和條件，也可以包括買方就賣方應(yīng)實(shí)施工作或應(yīng)交付產(chǎn)

品的其他規(guī)定。在確保采購遵守組織的采購政策的同時(shí)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須確定

所有采購都能滿足項(xiàng)目的具體需要。大多數(shù)組織都有相關(guān)的書面政策和程序來專

門定義采購規(guī)則，并規(guī)定誰有權(quán)代表組織簽署和管理協(xié)議。在世界各地，組織雖

然用不同的名稱來稱呼負(fù)責(zé)采購的單位或部門，如購買部、合同部、采購部或收

購部，但其實(shí)際職責(zé)大同小異。

雖然所有項(xiàng)目文件可能都要經(jīng)過某種形式的審查與批準(zhǔn)，但是鑒于其法律約

束力，合同或協(xié)議需要經(jīng)過更多的審批程序，而且通常會(huì)涉及法務(wù)部。在任何情

況下，審批程序的主要目標(biāo)都是確保合同充分描述將由賣方提供的產(chǎn)品、服務(wù)或

成果，且符合法律法規(guī)關(guān)于采購的規(guī)定。通常把描述產(chǎn)品、服務(wù)或成果的文件作

為獨(dú)立的附件或附錄，以便合同正文使用標(biāo)準(zhǔn)化的法律合同用語。

在復(fù)雜項(xiàng)目中，可能需要同時(shí)或先后管理多個(gè)合同。這種情況下，不同合同

的生命周期可在項(xiàng)目生命周期的任何階段開始與結(jié)束。買賣房關(guān)系是采購組織與

外部組織之間的關(guān)系，可存在于項(xiàng)目的許多層次上。

因應(yīng)用領(lǐng)域不同，賣方可以是承包商、供貨商、服務(wù)提供商或供應(yīng)商；買方

可能為最終產(chǎn)品的所有人、分包商、收購機(jī)構(gòu)、服務(wù)需求者或購買方。

16.1.2管理新實(shí)踐

不同行業(yè)各方面（軟件工具、風(fēng)險(xiǎn)、過程、物流和技術(shù)）的一些重大趨勢(shì)，

會(huì)影響項(xiàng)目的成功率。項(xiàng)目采購管理的發(fā)展趨勢(shì)和新興實(shí)踐主要包括：

■工具的改進(jìn)：用于管理項(xiàng)目采購和項(xiàng)目執(zhí)行的工具已取得重大發(fā)展。現(xiàn)在買方

能夠使用在線工具集中發(fā)布采購廣告；賣方也能夠使用在線工具集中查找采購文

件，并直接在線填寫。在施工、工程和基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域，建筑信息模型（BIM）軟

件的應(yīng)用日益廣泛，為工程節(jié)省了大量時(shí)間和資金。由于能夠大幅減少施工索賠,

降低成本、縮短工期，世界各地的公司和政府都開始要求在大型項(xiàng)目中使用BIMo

?更先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)管理：在風(fēng)險(xiǎn)管理領(lǐng)域日益流行的一個(gè)趨勢(shì)，就是在編制合同時(shí)

準(zhǔn)確地將具體風(fēng)險(xiǎn)分配給最有能力對(duì)其加以管理的一方。沒有任何承包商有能力

管理項(xiàng)目的所有重大風(fēng)險(xiǎn)，買方因而必須接受承包商無法掌控的風(fēng)險(xiǎn)，例如，采

購方公司政策的不斷變化、法規(guī)要求的不斷變化，以及項(xiàng)目以外的其他風(fēng)險(xiǎn)。在

合同中可以明確規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)管理是合同工作的一部分。

?變化中的合同簽署實(shí)踐：在過去幾年時(shí)間內(nèi)，超大型項(xiàng)目的數(shù)量顯著增加，尤

其是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和工程項(xiàng)目領(lǐng)域。數(shù)百億元的項(xiàng)目現(xiàn)在已十分常見。大部分

此類項(xiàng)目都要求與多個(gè)國家的多家承包商簽署國際合同，因此這肯定比僅使用當(dāng)

地承包商的項(xiàng)目具有更大的風(fēng)險(xiǎn)。承包商越來越重視在采購過程中與客戶開展密

切合作，以便對(duì)批量采購或有其他特殊關(guān)系的客戶給予折扣優(yōu)惠。對(duì)于此類項(xiàng)目

來說，為了減少執(zhí)行過程中的問題和索賠，采用國際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)合同范本日益普

遍。

?物流和供應(yīng)鏈管理：因?yàn)楹芏啻笮凸こ?、施工和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目都由多家跨

國承包商來完成，材料物流管理對(duì)于項(xiàng)目成功完成至關(guān)重要。對(duì)采購周期較長的

產(chǎn)品，制造環(huán)節(jié)和運(yùn)輸（到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)）環(huán)節(jié)都是項(xiàng)目進(jìn)度的決定因素。在IT領(lǐng)域，

有些產(chǎn)品可能需要提前2?3個(gè)月訂購；在復(fù)雜的施工項(xiàng)目上，訂購時(shí)間可能需

要提前1?2年，甚至更長。在這些項(xiàng)目上，可能需要在簽訂其他采購合同之前

就采購這些訂購周期長的產(chǎn)品，以便項(xiàng)目如期完成。在最終產(chǎn)品的最終設(shè)計(jì)完成

之前，就可能需要根據(jù)總體設(shè)計(jì)中已確定的要求開始訂購采購周期較長的材料、

用品或設(shè)備。供應(yīng)鏈管理也是承包商的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)日益重視的領(lǐng)域。在項(xiàng)目早期，

不僅要明確主要的采購渠道，通常還需要明確次要和備選渠道。全球很多國家會(huì)

要求跨國承包商至少向當(dāng)?shù)毓?yīng)商采購一定比例的材料和用品。

?技術(shù)和干系人關(guān)系：公共資助的項(xiàng)目正受越來越多的關(guān)注。基礎(chǔ)設(shè)施和商業(yè)建

設(shè)項(xiàng)目正日益采用包括網(wǎng)絡(luò)攝像（webcams）在內(nèi)的技術(shù)，以改善與干系人的溝通

和關(guān)系。在施工期間，施工現(xiàn)場(chǎng)會(huì)安裝一臺(tái)或多臺(tái)網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)，定期更新并發(fā)布

到公開的網(wǎng)站上，方便所有干系人在互聯(lián)網(wǎng)上查看項(xiàng)目進(jìn)展。另外，視頻資料可

以儲(chǔ)存，有助于在索賠發(fā)生時(shí)進(jìn)行分析。有些項(xiàng)目顯示，使用網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)記錄現(xiàn)

場(chǎng)情況能夠避免對(duì)事實(shí)的認(rèn)定產(chǎn)生分歧，從而能夠把與現(xiàn)場(chǎng)施工有關(guān)的爭議降到

最低。

?試用采購：并非每一個(gè)賣方都能很好地適應(yīng)買方組織的環(huán)境，因此，在決定大

批量采購之前，有些項(xiàng)目會(huì)試用多個(gè)候選賣方，向它們采購少量的可交付成果和

工作產(chǎn)品。這樣一來，買方可以在推進(jìn)項(xiàng)目工作的同時(shí)，對(duì)潛在合作伙伴進(jìn)行評(píng)

估。

16.2項(xiàng)目采購管理過程

16.2.1過程概述

項(xiàng)目采購管理過程包括：

?規(guī)劃采購管理：記錄項(xiàng)目采購決策、明確采購方法及識(shí)別潛在賣方。

?實(shí)施采購：獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同。

?控制采購：管埋采購部關(guān)系、監(jiān)督合同績效、實(shí)施必要變更和糾偏，以及關(guān)

閉合同。

在項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展中，以上各個(gè)過程會(huì)相互交疊和相互作用，表16-1概括了

項(xiàng)目采購管理的各個(gè)過程。

表16/項(xiàng)目采購管理過程

過程輸入工具與技術(shù)輸出

?采購管理計(jì)劃

?采購策略

?立項(xiàng)管理文件?來購工作說明書

?專家判斷

?招標(biāo)文件

?數(shù)據(jù)收集

?項(xiàng)目管理計(jì)劃?自制或外購決策

規(guī)劃采的管理?數(shù)攙分析

?項(xiàng)目文件?獨(dú)立成本估算

?供方選擇分析

?事業(yè)環(huán)境因素?供方選擇標(biāo)準(zhǔn)

?會(huì)議

?組織過程資產(chǎn)?變更請(qǐng)求

?項(xiàng)目文件（更新）

?組織過程資產(chǎn)（更新）

?項(xiàng)目管理計(jì)劃?選定的賣方

?專家判斯

?項(xiàng)目文件?協(xié)議

?廣告

?采購文檔?變更請(qǐng)求

實(shí)施采購?投標(biāo)人會(huì)議

?賣方建議書?項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）

?數(shù)據(jù)分析

?卡業(yè)環(huán)境因素?項(xiàng)目文件（更新）

?人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能

?組織過程資產(chǎn)?組織過程資產(chǎn)（更新）

?項(xiàng)目管理計(jì)劃

?采購關(guān)閉

?項(xiàng)H文件

?專家判斷?采購文檔（更新）

?采購文檔

?索賠管理?I：作績效信息

?林議

控制采初?數(shù)據(jù)分析?變更請(qǐng)求

?工作績效數(shù)據(jù)

?檢代?項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）

?批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求

?審計(jì)?項(xiàng)目文件（更新）

?事業(yè)環(huán)境因素

?組織過程資產(chǎn)（更新）

?組織過程資產(chǎn)

16.2.2裁剪考慮因素

因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)特的，所以項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)需要裁剪項(xiàng)目采購管理過

程。裁剪時(shí)應(yīng)考慮的因素主要包括：

?采購的復(fù)雜性：只開展一次主要的采購，或者需要在不同時(shí)間向不同賣方進(jìn)

行多次采購（會(huì)提高采購的復(fù)雜性）？

?物理地點(diǎn)：買方和賣方在同一或鄰近地點(diǎn)，或者位于不同時(shí)區(qū)、國家或大洲？

?治理和法規(guī)環(huán)境：組織的采購政策是否和當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)的法律法規(guī)兼容？當(dāng)?shù)氐?/p>

法律法規(guī)會(huì)如何影響合同審計(jì)工作？

?承包商的可用性：是否有具備工作執(zhí)行能力的承包商可供選擇？

16.2.3敏捷與適應(yīng)方法

在敏捷或適應(yīng)型環(huán)境中，可能需要與特定賣方進(jìn)行協(xié)作來擴(kuò)充團(tuán)隊(duì)。這種協(xié)

作關(guān)系能夠營造風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)式采購模型，讓買方和賣方共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和分享項(xiàng)目收

益。

在大型項(xiàng)目上，可能針對(duì)某些可交付成果采用敏捷或適應(yīng)型方法，而對(duì)其他

部分則采用更穩(wěn)定的方法。在這種情況下，可以通過主體協(xié)議，如主要服務(wù)協(xié)議

（MSA）來管理整體協(xié)作關(guān)系，而將敏捷或適應(yīng)型工作寫入附錄或補(bǔ)充文件，這

樣一來，變更只針對(duì)敏捷或適應(yīng)型工作，而不會(huì)對(duì)主體協(xié)議造成影響。

16.3規(guī)劃采購管理

規(guī)劃采購管理是記錄項(xiàng)目采購決策、明確采購方法，及識(shí)別潛在賣方的過程。

本過程的主要作用是確定是否從項(xiàng)目外部獲取貨物和服務(wù)，如果是，則還要確定

將在什么時(shí)間、以什么方式獲取什么貨物和服務(wù)。貨物和服務(wù)可從執(zhí)行組織的其

他部門采購，或者從外部渠道采購。本過程僅開展一次或僅在項(xiàng)目的預(yù)定義點(diǎn)開

展。規(guī)劃采購管理過程的數(shù)據(jù)流向如圖16-1所示。

應(yīng)該在規(guī)劃采購管理過程的早期確定與采購有關(guān)的角色和職責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)

確保在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中配備具有所需采購專業(yè)知識(shí)的人員。采購過程的參與者可能包

括購買部或采購部的人員，以及法務(wù)部的人員。這些人員的職責(zé)也應(yīng)記錄在采購

管理計(jì)劃中。

一般的采購步驟為：①準(zhǔn)備采購工作說明書;SOW）或工作大綱（TOR）;②準(zhǔn)備

高層級(jí)的成本估算，制定預(yù)算；③發(fā)布招標(biāo)廣告；④確定合格賣方的名單；⑤準(zhǔn)

備并發(fā)布招標(biāo)文件；⑥由賣方準(zhǔn)備并提交建議書；⑦對(duì)建議書開展技術(shù)（包活質(zhì)

量）評(píng)估；⑧對(duì)建議書開展成本評(píng)估；⑨準(zhǔn)備最終的綜合評(píng)估報(bào)告（包括質(zhì)量及成

本），選出中標(biāo)建議書；⑩結(jié)束談判，買方和賣方簽署合同。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃對(duì)規(guī)劃采購管理過程中的采購策略制定有重要影響。在制訂采

購管理計(jì)劃時(shí)所做出的決定也會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。在開展制定進(jìn)度計(jì)劃過程、

估算活動(dòng)資源過程以及自制或外購決策制定時(shí)，都需要考慮這些決定。

立項(xiàng)管理文件

［立JW理

制定項(xiàng)”項(xiàng)目章程組織過程資產(chǎn)采購管理計(jì)劃項(xiàng)目管理

聿程計(jì)劃

他困竹理計(jì)劃

制訂項(xiàng)日質(zhì)瞅管理計(jì)劃

變更詁求

管理計(jì)劃費(fèi)源管理計(jì)劃?實(shí)做整體

范困基準(zhǔn)變更控制

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)電卷記冊(cè)采的策略

采購工作說明書

招標(biāo)文件

識(shí)別干系人干系人登記冊(cè)規(guī)劃采購

自制或外購決策,采購文巖

需求文件獨(dú)立成本估算

收集需求

里程碑清小■----供方選擇標(biāo)準(zhǔn)

定義活動(dòng)

經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)（更新）項(xiàng)目文件

估燈活動(dòng)資源藥更'口業(yè)環(huán)境因素

資源里程碑清單（更新）

MmriMrM需求文件（更新）

獲取資源輻求跟蹤矩陣（更新）

風(fēng)險(xiǎn)比記冊(cè)（更新）

干系人登記冊(cè)（更新）

圖lai規(guī)劃采購管理過程的數(shù)據(jù)流向圖

16.3.1輸入

1.立項(xiàng)管理文件

立項(xiàng)管理階段經(jīng)批準(zhǔn)的結(jié)果或相關(guān)的文件可用于規(guī)劃采購管理的依據(jù)。立項(xiàng)

管理從業(yè)務(wù)視角描述必要的信息，并且據(jù)此決定項(xiàng)目的期望結(jié)果是否值得所需投

資。組織高層管理者通常使用立項(xiàng)管理文件作為決策依據(jù)。一般情況下，立項(xiàng)管

理會(huì)包含商業(yè)需求和成本效益分析，以論證項(xiàng)目的合理性并確定項(xiàng)目邊界。立項(xiàng)

管理一般由市場(chǎng)需求、組織需要、客戶要求、技術(shù)進(jìn)步、法律要求、生態(tài)影響、

社會(huì)需要等一個(gè)或多個(gè)因素引發(fā)。

2.項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程包括目標(biāo)、項(xiàng)目描述、總體里程碑，以及預(yù)先批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)資源。

3.項(xiàng)目管理計(jì)劃

可用于規(guī)劃采購管理的項(xiàng)目管理計(jì)劃的組件主要包括：

?范圍管理計(jì)劃：說明如何在項(xiàng)目實(shí)施階段管理承包商的工作范圍。

?質(zhì)量管理計(jì)劃：包含項(xiàng)目需要遵循的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。這些標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則應(yīng)寫入

招標(biāo)文件，如建議邀請(qǐng)書，并將最終在合同中引月。這些標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則也可用于供

應(yīng)商資格預(yù)審，或作為供應(yīng)商甄選標(biāo)準(zhǔn)的一部分。

?資源管理計(jì)劃：包括關(guān)于哪些資源需要采購或租賃的信息，以及任何可能影響

采購的假設(shè)條件或制約因素。

?范圍基準(zhǔn)：包含范圍說明書、WBS和WBS字典。在項(xiàng)目早期，項(xiàng)目范圍可能仍

要繼續(xù)演進(jìn)，應(yīng)該針店項(xiàng)目范圍中已知的工作編制工作說明書(SOW)和工作大綱

(TOR)o

4.項(xiàng)目文件

可作為規(guī)劃采購管理過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：

?風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：列明風(fēng)險(xiǎn)清單，以及風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃的結(jié)果。有些風(fēng)險(xiǎn)

應(yīng)通過采購協(xié)議轉(zhuǎn)移給第三方。

?干系人登記冊(cè)：干系人登記冊(cè)提供有關(guān)項(xiàng)目參與者及其項(xiàng)目利益的詳細(xì)信息,

包括監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合同簽署人員和法務(wù)人員。

?需求文件：一是賣方需要滿足的技術(shù)要求；二是具有合同和法律意義的需求,

如健康、安全、安保、績效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許

可證，以及其他非技術(shù)要求。

?需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果。

?里程碑清單：重要里程碑清單說明賣方需要在何時(shí)交付成果。

?資源需求：包含關(guān)于某些特定需求的信息，例如，可能需要采購的團(tuán)隊(duì)及實(shí)物

資源.

?項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單：包含關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)技能和能力的信息，以及他們可用于支持

采購活動(dòng)的時(shí)間。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不具備開展采購活動(dòng)的能力，則需要外聘人員或

對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者二者同時(shí)進(jìn)行。

5.事業(yè)環(huán)境因素

能夠影響規(guī)劃采購管理過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：市場(chǎng)條件；可從市場(chǎng)

獲得的產(chǎn)品、服務(wù)和成果；賣方，包括其以往績效或聲譽(yù)；關(guān)于產(chǎn)品、服務(wù)和成

果的典型條款和條件，或適用于特定行業(yè)的典型條款和條件；特殊的當(dāng)?shù)匾?

例如關(guān)于雇用當(dāng)?shù)貑T工或賣方的法規(guī)要求；關(guān)于采購的法律建議；合同管理系統(tǒng),

包括合同變更控制程序；已有的多層級(jí)供應(yīng)商系統(tǒng)，其中列出了基于以往經(jīng)驗(yàn)而

預(yù)審合格的賣方；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和合同支付系統(tǒng)等。

6.組織過程資產(chǎn)

組織使用的各種合同協(xié)議類型也會(huì)影響規(guī)劃采購管理過程中的決策。能夠影

響規(guī)劃采購管理過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：預(yù)先批準(zhǔn)的賣方清單，經(jīng)過適當(dāng)

審查的賣方清單可以簡化招標(biāo)所需的步驟，并縮短賣方甄選過程的時(shí)間；正式的

采購政策、程序和指南，大多數(shù)組織都有正式的采購政策和采購機(jī)構(gòu),如果沒有，

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就應(yīng)該配備相關(guān)的資源和專業(yè)技能來實(shí)施采購活動(dòng)；合同類型，所有法

律合同關(guān)系通?？煞譃榭們r(jià)和成木補(bǔ)償兩大類，此外，還有第三種常用的混合類

型工料合同。在實(shí)踐中，單次采購也會(huì)一起使用兩種或更多合同類型。

(1)總價(jià)合同(Fixed-PriceContract)<>此類合同為既定產(chǎn)品、服務(wù)或成果的采

購設(shè)定一個(gè)總價(jià)。這種合同應(yīng)在已明確定義需求，且不會(huì)出現(xiàn)重大范圍變更的情

況下使用。總價(jià)合同類型包括：

?固定總價(jià)(FirmFixedPrice,FFP):這是最常用的合同類型。大多數(shù)買方都喜

歡這種合同，因?yàn)樨浳锊少彽膬r(jià)格在一開始就已確定，并且不允許改變(除非工

作范圍發(fā)生變更)。

?總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用(FixedPriceIncentiveFee,FPIF):這種總價(jià)合同為買方和

賣方提供了一定的靈活性，允許一定的績效偏離，并對(duì)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)給予相美的

財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)(通常取決于賣方的成本、進(jìn)度或技術(shù)績效)。FPIF合同中會(huì)設(shè)置價(jià)格

上限，高于此價(jià)格上限的全部成本將由賣方承擔(dān)。

?總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整(FixedPricewithEconomicPriceAdjustment,FPEPA):

這種合同適用于賣方履約期將跨越幾年時(shí)間，或?qū)⒁圆煌泿胖Ц秲r(jià)款兩種情況。

它是總價(jià)合同的一種類型，但合同中包含了特殊條款，允許根據(jù)條件變化，如通

貨膨脹、某些特殊商品的成本增加(或降低)，以事先確定的方式對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行

最終調(diào)整。

(2)成本補(bǔ)償合同。此類合同向賣方支付為完成工作而發(fā)生的全部合法實(shí)際成本

(可報(bào)銷成本)，外加一筆費(fèi)用作為賣方的利潤。這種合同適用于工作范圍預(yù)計(jì)會(huì)

在合同執(zhí)行期間發(fā)生重大變更的情況。成本補(bǔ)償合同又可分為：

?成本加固定費(fèi)用(CostPlusFixedFee,CPFF):為賣方報(bào)銷履行合同工作所發(fā)

生的一切可列支成本，并向賣方支付一筆固定費(fèi)用。該費(fèi)用以項(xiàng)目初始估算成本

的某一百分比計(jì)列。除非項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，否則費(fèi)用金額維持不變。

?成本加激勵(lì)費(fèi)用(CostPlusIncentiveFee,CPIF):為賣方報(bào)銷履行合同工作

所發(fā)生的

一切可列支成本，并在賣方達(dá)到合同規(guī)定的績效目標(biāo)時(shí)，向賣方支付預(yù)先確定的

激勵(lì)費(fèi)用。在CPIF合同中，如果最終成本低于或高于原始估算成本，則買方和

賣方需要根據(jù)事先商定的成本分?jǐn)偙壤齺矸窒砉?jié)約部分或分擔(dān)超支部分。例如，

基于賣方的實(shí)際成本，按照80:20的比例分擔(dān)(分享)超過(低于)目標(biāo)成本的部分。

?成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用(CostPriceAwardFee,CPAF):為賣方報(bào)銷一切合法成本，但

只有在賣方滿足合同規(guī)定的、籠統(tǒng)主觀的績效標(biāo)準(zhǔn)的情況下，才向賣方支付大部

分費(fèi)用。獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用完全由買方根據(jù)自己對(duì)賣方績效的主觀判斷來決定，并且通常

不允許申訴。

(3)工料合同(TimeandMaterial,T&M)o工料合同(又稱時(shí)間和手段合同)，是兼

具成本補(bǔ)償合同和總價(jià)合同特點(diǎn)的混合型合同。這種合同往往適用于在無法快速

編制出準(zhǔn)確的工作說明書的情況下擴(kuò)充人員、聘用專家或?qū)で笸獠恐С帧?/p>

16.3.2工具與技術(shù)

1.專家判斷

在規(guī)劃采購管理時(shí)，應(yīng)征求具備如下專業(yè)知識(shí)或接受相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組

意見：采購與購買；合同類型和合同文件；法規(guī)及合規(guī)性等。

2.數(shù)據(jù)收集

適用于規(guī)劃采購管理過程的數(shù)據(jù)收集技術(shù)是市場(chǎng)調(diào)研。市場(chǎng)調(diào)研包括考察行

業(yè)情況和具體賣方的能力。采購團(tuán)隊(duì)可運(yùn)用從會(huì)議、在線評(píng)論和各種其他渠道得

到的信息，來了解市場(chǎng)情況。采購團(tuán)隊(duì)也可以調(diào)整具體的采購目標(biāo)，以便在平衡

與有能力提供所需材料或服務(wù)的賣方的范圍有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，利用成熟技術(shù)。

3.數(shù)據(jù)分析

適用于規(guī)劃采購管理過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)是自制或外購分析。自制或外購分

析用于確定某項(xiàng)工作或可交付成果最好是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行完成，還是應(yīng)該從外部

采購。制定自制或外購決策時(shí)應(yīng)考慮的因素包括：組織當(dāng)前的資源配置及其技能

和能力，對(duì)專業(yè)技術(shù)的需求，不愿承擔(dān)永久雇用的義務(wù)，以及對(duì)獨(dú)特技術(shù)專長的

需求；還要評(píng)估與每個(gè)自制或外購決策相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。

在自制或外購分析中，可以使用回收期、投資回報(bào)率(ROD、內(nèi)部報(bào)酬率QRR)、

現(xiàn)金流貼現(xiàn)、凈現(xiàn)值(NPV)、收益成本(BCA)或其他分析技術(shù)，來確定某種貨物或

服務(wù)是應(yīng)該在項(xiàng)目內(nèi)部自制，還是從外部購買。

4.供方選擇分析

在確定選擇方法前，有必要審查項(xiàng)目競爭性需求的優(yōu)先級(jí)。由于競爭性選擇

方法可能要求賣方在事前投入大量時(shí)間和資源，因此，應(yīng)該在采購文件中寫明評(píng)

估方法，讓投標(biāo)人了解將會(huì)被如何評(píng)估。常用的選擇方法包括：

?最低成本：適用于標(biāo)準(zhǔn)化或常規(guī)采購。此類采購有成熟的實(shí)踐與標(biāo)準(zhǔn)，有具體

明確的預(yù)期成果，可以用不同的成本來取得。

?僅憑資質(zhì)：適用于采購價(jià)信相對(duì)較小，不信得花時(shí)間和成本開展完整詵擇過程

的情況。買方會(huì)確定短名單，然后根據(jù)可信度、相關(guān)資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)、專

長領(lǐng)域和參考資料選擇最佳的投標(biāo)人。

?基于質(zhì)量或技術(shù)方案得分：邀請(qǐng)一些組織提交建議書，同時(shí)列明技術(shù)和成本詳

情；如果技術(shù)建議書可以接受，再邀請(qǐng)它們進(jìn)行合同談判。采用此方法，會(huì)先對(duì)

技術(shù)建議書進(jìn)行評(píng)估，考察技術(shù)方案的質(zhì)量。如果經(jīng)過談判，證明它們的財(cái)務(wù)建

議書是可接受的，那么就會(huì)選擇技術(shù)建議書得分最高的賣方。

?基于質(zhì)量和成本：在基于質(zhì)量和成本的方法中，成本也是用于選擇賣方的一個(gè)

考慮因素。一般而言，如果項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和(或)不確定性較高，相對(duì)于成本而言，

質(zhì)量就應(yīng)該是一個(gè)關(guān)鍵因素。

?唯一來源：買方要求特定賣方準(zhǔn)備技術(shù)和財(cái)務(wù)建議書，然后針對(duì)建議書開展談

判。由于沒有競爭，因此僅在有適當(dāng)理由時(shí)才采月此方法，而且應(yīng)將其視為特殊

情況。

?固定預(yù)算：在建議邀請(qǐng)書中向受邀的賣方披露可用預(yù)算，然后在此預(yù)算內(nèi)選擇

技術(shù)建議書得分最高的賣方。因?yàn)橛谐杀鞠拗?，所以賣方會(huì)在建議書中調(diào)整工作

的范圍和質(zhì)量，以適應(yīng)該預(yù)算。買方應(yīng)該確保固定預(yù)算與工作說明書相符，且賣

方能夠在該預(yù)算內(nèi)完成相關(guān)任務(wù)。此方法僅適用于工作說明竹定義精確、預(yù)期不

會(huì)發(fā)生變更，而且預(yù)算固定且不得超出的情況。

5.會(huì)議

僅靠調(diào)研還不能獲得制定采購策略所需的具體信息，會(huì)議可用于確定管理和

監(jiān)督采購的策略。采購方與潛在投標(biāo)人合作，有利于賣方以互惠的方法提供產(chǎn)品

或服務(wù)，從而使采購方從中受益。

16.3.3輸出

1.采購管理計(jì)劃

采購管理計(jì)劃包含要在采購過程中開展的各種活動(dòng)。它應(yīng)該記錄是否要開展

國際競爭性招標(biāo)、國內(nèi)競爭性招標(biāo)和當(dāng)?shù)卣袠?biāo)等。如果項(xiàng)目由外部資助，資金的

來源和可用性應(yīng)符合采購管理計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的規(guī)定。采購管理計(jì)劃可包括

以下內(nèi)容：①如何協(xié)調(diào)采購與項(xiàng)目的其他工作，例如項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制訂和控制；

②開展重要采購活動(dòng)的時(shí)間表；③用于管理合同的采購測(cè)量指標(biāo)；④與采購有關(guān)

的干系人角色和職責(zé)，如果執(zhí)行組織有采購部，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有的職權(quán)和受到的限

制；⑤可能影響采購工作的制約因素和假設(shè)條件；⑥司法管轄權(quán)和付款貨幣；⑦

是否需要編制獨(dú)立估算，以及是否應(yīng)將其作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；⑧風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)，包括

對(duì)履約保函或保險(xiǎn)合同的要求，以減輕某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；⑨擬使用的預(yù)審合格的賣

方(如果有。等。

根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的需要，采購管理計(jì)劃可以是正式或非正式的，也可以是非常

詳細(xì)或高度概括的。

2.采購策略

一旦完成自制或外購分析，并決定從項(xiàng)目外部渠道采購，就應(yīng)制定一套采購

策略。應(yīng)該在采購策略中規(guī)定項(xiàng)目交付方法、具有法律約束力的協(xié)議類型，以及

如何在采購階段推動(dòng)采購進(jìn)展。

(1)交付方法。對(duì)專業(yè)服務(wù)項(xiàng)目和建筑施工項(xiàng)目應(yīng)該采用不同的交付方法。

?專業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的交付方法：主要涉及的項(xiàng)目類型包括：買方或服務(wù)提供方不得

分包、買方或服務(wù)提供方可以分包、買方和服務(wù)提供方設(shè)立合資企業(yè)、買方或服

務(wù)提供方僅充當(dāng)代表。

?工業(yè)或商業(yè)施工項(xiàng)目的交付方法：主要涉及的項(xiàng)目類型包括：交鑰匙式、設(shè)計(jì)

-建造(DB)、設(shè)計(jì)-招標(biāo)-建造(DBB)、設(shè)計(jì)-建造-運(yùn)營(DBO)、建造-擁有-運(yùn)營-

轉(zhuǎn)讓(BOOT)及其他。

(2)合同支付類型。合同支付類型與項(xiàng)目交付方法無關(guān)，需要與采購組織的內(nèi)部

財(cái)務(wù)系統(tǒng)相協(xié)調(diào)。它仁主要包括以下合同類型及其變種：總價(jià)、固定總價(jià)、成本

加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用、成本加激勵(lì)費(fèi)用、工料、目標(biāo)成本及其他。

?總價(jià)合同適用于工作類型可預(yù)知、需求能清晰定義且不太可能變更的情況。

?成本補(bǔ)償合同適用于工作不斷演進(jìn)、很可能變更或未明確定義的情況。

?激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用可用于協(xié)調(diào)買方和賣方的目標(biāo)。

(3)采購階段。采購策略也可以包括與采購階段有關(guān)的信息，這種信息可能包括：

采購工作的順序安排或階段劃分、每個(gè)階段的描述，以及每個(gè)階段的具體目標(biāo);

用于監(jiān)督的采購績效指標(biāo)和里程碑；從一個(gè)階段過渡到下一個(gè)階段的標(biāo)準(zhǔn)；用于

追蹤采購進(jìn)展的監(jiān)督和評(píng)估計(jì)劃；向后續(xù)階段轉(zhuǎn)移知識(shí)的過程。

3.采購工作說明書

依據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，為每次采購編制工作說明書(SOW),僅對(duì)將要包含在相關(guān)

合同中的那一部分項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義。工作說明書會(huì)充分詳細(xì)地描述擬采購的產(chǎn)

品，服務(wù)或成果，以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產(chǎn)品，服務(wù)或成果。根

據(jù)采購品的性質(zhì)、買方的需求或擬采用的合同形式，工作說明書的詳細(xì)程度會(huì)有

較大不同。工作說明書的內(nèi)容包括：規(guī)格、所需數(shù)量、質(zhì)量水平、績效數(shù)據(jù)、履

約期間、工作地點(diǎn)和其他要求。

采購工作說明書應(yīng)力求清晰、完整和簡練。它需要說明所需的附加服務(wù)，例

如，報(bào)告績效，或?qū)Σ少徠返暮罄m(xù)運(yùn)營支持。在采購過程中，應(yīng)根據(jù)需要對(duì)工作

說明書進(jìn)行修訂，直到它成為所簽協(xié)議的一部分C對(duì)于服務(wù)采購，可能會(huì)用“工

作大綱（TOR）”這個(gè)術(shù)語。與采購工作說明書類似，工作大綱通常包括以下內(nèi)容：

①承包商需要執(zhí)行的任務(wù)，以及所需的協(xié)調(diào)工作;②承包商必須達(dá)到的適用標(biāo)準(zhǔn)；

③需要提交批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)；④由買方提供給承包商的，適用時(shí)，將用于合同履行的

全部數(shù)據(jù)和服務(wù)的詳細(xì)清單；⑤關(guān)于初始成果提交和審查（或?qū)徟┑倪M(jìn)度計(jì)劃。

4.招標(biāo)文件

招標(biāo)文件用于向潛在賣方征求建議書。如果主要依據(jù)價(jià)格來選擇賣方（如購

買商業(yè)或標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品時(shí)），通常就使用標(biāo)書、投標(biāo)或報(bào)價(jià)等術(shù)語；如果其他考慮因素

（如技術(shù)能力或技術(shù)方法）至關(guān)重要，則通常使用建議書之類的術(shù)語。具體使用的

采購術(shù)語也可能因行業(yè)或采購地點(diǎn)而異。取決于所需的貨物或服務(wù)，招標(biāo)文件可

以是信息邀請(qǐng)書、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書、建議邀請(qǐng)書，或其他適當(dāng)?shù)牟少徫募?。使用不?/p>

文件的條件如下：

?信息邀請(qǐng)書（RFD：如果需要賣方提供關(guān)于擬采購貨物和服務(wù)的更多信息，就使

用信息邀請(qǐng)書。隨后一般還會(huì)使用報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書或建議邀請(qǐng)書。

?報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書（RFQ）:如果需要供應(yīng)商提供關(guān)于將如何滿足需求和（或）將需要多

少成本的更多信息，就使用報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書。

?建議邀請(qǐng)書（RFP）:如果項(xiàng)目中出現(xiàn)問題且解決辦法難以確定，就使用建議邀請(qǐng)

書。這是最正式的“邀請(qǐng)書”文件，需要遵守與內(nèi)容、時(shí)間表，以及賣方應(yīng)答有

關(guān)的嚴(yán)格的采購規(guī)則。買方擬定的采購文件不僅應(yīng)便于潛在賣方做出準(zhǔn)確、完整

的應(yīng)答，還要便于買方對(duì)賣方應(yīng)答進(jìn)行評(píng)價(jià)。采購文件會(huì)包括規(guī)定的應(yīng)答格式、

相關(guān)的采購工作說明書，以及所需的合同條款。

采購文件的復(fù)雜和詳細(xì)程度應(yīng)與采購的價(jià)值及相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)相符。采購文件既

需要具備足夠詳細(xì)的信息，以確保賣方做出一致且適當(dāng)?shù)膽?yīng)答，同時(shí)它又要有足

夠的靈活度，讓賣方為滿足相同的要求而提出更好的建議。

5.自制或外購決策

通過自制或外購分析，做出某項(xiàng)特定工作最好由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己完成，還是需

要從外部渠道采購的決策。

6.獨(dú)立成本估算

對(duì)于大型的采購，采購組織可自行準(zhǔn)備獨(dú)立估算，或聘用外部專業(yè)估算師做

出成本估算，并將其作為評(píng)價(jià)賣方報(bào)價(jià)的對(duì)照基準(zhǔn)。如果二者之間存在明顯差異，

則可能表明采購工作說明書存在缺陷或模糊，或者潛在賣方誤解了或未能完全響

應(yīng)采購工作說明書。

7.供方選擇標(biāo)準(zhǔn)

在確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，買方要努力確保選出的建議書提供最佳質(zhì)量的所需服務(wù)。

供方選擇標(biāo)準(zhǔn)主要包括：能力和潛能；產(chǎn)品成本和生命周期成本；交付日期；技

術(shù)專長和方法；具體的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)；用于響應(yīng)工作說明書的工作方法和工作計(jì)劃；

關(guān)鍵員工的資質(zhì)、可用性和勝任力；組織的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性；管理經(jīng)驗(yàn)；知識(shí)轉(zhuǎn)移計(jì)

劃，包括培訓(xùn)計(jì)劃等。

針對(duì)國際項(xiàng)目，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)還可包括“本地內(nèi)容”要求，例如，在提議的關(guān)鍵

員工中要有本國人；針對(duì)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以用數(shù)，直分?jǐn)?shù)、顏色代碼或書面描述,

來說明賣方滿足采購組織需求的程度。這些標(biāo)準(zhǔn)是加權(quán)系統(tǒng)的組成部分，可據(jù)此

以加權(quán)打分的方法排列所有建議書的順序，以便確定談判的順序，并與某個(gè)賣方

簽訂合同。

8.變更請(qǐng)求

關(guān)于采購貨物、服務(wù)或資源的決策，可能導(dǎo)致變更請(qǐng)求；規(guī)劃采購期間的其

他決策，也可能導(dǎo)致變更請(qǐng)求。對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃和其他組件的修改都

可能導(dǎo)致會(huì)影響采購行為的變更請(qǐng)求.應(yīng)該通過實(shí)施整體變更控制過程對(duì)變更請(qǐng)

求進(jìn)行審查和處理。

9.項(xiàng)目文件（更新）

可在規(guī)劃采購管理過程更新的項(xiàng)目文件主要包括：

?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)：更新以記錄任何與法規(guī)和合規(guī)性、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)分析和供

方選擇分析相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

?里程碑清單：重要里程碑清單說明賣方需要在何時(shí)交付成果。

?需求文件：可能包括賣方需要滿足的技術(shù)要求：具有合同和法律意義的需求,

如健康、安全、安保、績效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許

可證以及其他非技術(shù)要求。

?需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果。

?風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法、

所選合同類型，以及最終商定的價(jià)格，任何被選中的賣方都會(huì)帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)。

?干系人登記冊(cè)：更新以記錄任何關(guān)于干系人的補(bǔ)充信息，尤其是監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合

同簽署人員，以及法務(wù)人員的信息。

10.組織過程資產(chǎn)（更新）

作為規(guī)劃采購管理過程的結(jié)果，需要更新的組織過程資產(chǎn)主要包括關(guān)于合格

賣方的信息。對(duì)于采購次數(shù)少且相對(duì)簡單的項(xiàng)目，作為本過程輸出的有些文件可

以合并。不過，對(duì)于采購規(guī)模較人、較復(fù)雜，而且人部分工作需由承包商完成的

項(xiàng)目，就需要使用幾種不同類型的文件。表16-2列出了采購中常用的文件類型

及其部分內(nèi)容。鑒于采購的法律性質(zhì)，不應(yīng)把表16-2的內(nèi)容看成規(guī)定性描述，

而只應(yīng)該把它們看成關(guān)于所需文件的類型和內(nèi)容的總體大綱，用于指導(dǎo)實(shí)施采購

工作。組織、環(huán)境和法律規(guī)定會(huì)決定項(xiàng)目具體需要的文件類型和內(nèi)容。

?16-2采購文件內(nèi)容比較

采購管理計(jì)劃采購策略工作說明書招標(biāo)文件

采蹈工作將與其他項(xiàng)目工采購交付方法采購項(xiàng)目描述信息邀請(qǐng)書（RFI）

作協(xié)調(diào)和整合，特別是資報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書（RFQ）

源、進(jìn)度計(jì)劃和算工作建議邀請(qǐng)行（RFP）

關(guān)健采購活動(dòng)的時(shí)間表協(xié)議類型規(guī)格、質(zhì)量要求和績效指標(biāo)

用于管理合同的采購指標(biāo)采購階段所需附加服務(wù)描述

所有干系人的職責(zé)驗(yàn)收方法和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

果旃假設(shè)和制約因素紈效數(shù)據(jù)和其他所需報(bào)告質(zhì)病

法律管轄和支付貨幣履約時(shí)間和地點(diǎn)

獨(dú)立估算信息貨幣：支付進(jìn)度計(jì)劃

風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)擔(dān)保

16.4實(shí)施采購

實(shí)施采購是獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同的過程。本過程的主要作用

是，選定合格賣方并簽署關(guān)于貨物或服務(wù)交付的法律協(xié)議。本過程的最后成果是

簽訂的協(xié)議，包括正式合同。本過程應(yīng)根據(jù)需要在整個(gè)項(xiàng)目期間定期開展。實(shí)施

采購過程的數(shù)據(jù)流向如圖16-2所示。

易求管理計(jì)劃（更新）

債量管理計(jì)劃（更新）

范均均餌理計(jì)劃（史料）

需風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃（更新）J.........1

溝￡明論后；田，史於）,以目管理

制訂項(xiàng)口司風(fēng)技的基準(zhǔn)（更新）1計(jì)劃」P

采進(jìn)度基準(zhǔn)（更新）

理計(jì)劃祖織過程資產(chǎn)

E或本基準(zhǔn)（更新）

選定的賣方＜[^]

:組織過程資產(chǎn);

「R集需求.

-需求文件:（更新）變更請(qǐng)求11實(shí)用I

“變更控“I

IT制訂制度|i孚目世良蜉制定項(xiàng)目率困

11」劃「

?制訂進(jìn)度計(jì)劃

實(shí)施采峋

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)|卜風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)

■J..J監(jiān)控項(xiàng)目而'

[識(shí)別干系燈.fJfeA?iSJW識(shí)別規(guī)劃

干系人

采購文檔整驗(yàn)教訓(xùn)登記：

事業(yè)環(huán)境因素冊(cè)（更新）：一」結(jié)束項(xiàng)目或

規(guī)劃采購'?父方建議行

帶求文件（更新）階段

監(jiān)求跟蹤矩陣（更新）

管理項(xiàng)目姓驗(yàn)教訓(xùn)瞿記冊(cè)貴源日歷（更新）

無險(xiǎn)壁記冊(cè)（更新）項(xiàng)目文件

知識(shí)

干系人登記冊(cè)（更新》

圖16-2實(shí)旌采照過程的數(shù)據(jù)流向圖

16.4.1輸入

1.項(xiàng)目管理計(jì)劃

可用于實(shí)施采購的項(xiàng)目管理計(jì)劃組件主要包括：

?范圍管理計(jì)劃：描述如何管理工作范圍，包括賣方負(fù)責(zé)的工作范圍。

?需求管理計(jì)劃：描述將如何分析、記錄和管理需求。它可能還包括賣方將如何

管理按協(xié)議規(guī)定應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的需求。

?溝通管理計(jì)劃：描述買方和賣方之間如何開展溝通。

?風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分，描述如何安排和實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

活動(dòng)。

?采購管理計(jì)劃：包含在實(shí)施采購過程中應(yīng)該開展的活動(dòng)。

?配置管理計(jì)劃：定義了哪些是配置項(xiàng)，哪些配置項(xiàng)需要正式變更控制，以及針

對(duì)這些配置項(xiàng)的變更控制過程。它包括賣方開展配置管理的形式和過程，以便與

買方采取的方法保持一致。

?成本基準(zhǔn)：包括用于開展采購的預(yù)算，用于管理采購過程的成本，以及用于管

理賣方的成本。

2.項(xiàng)目文件

可作為實(shí)施采購過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：

?需求文件：可能包括賣方需要滿足的技術(shù)要求：具有合同和法律意義的需求,

如健康、安全、安保、績效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許

可證，以及其他非技術(shù)要求。

?項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃：確定項(xiàng)目活動(dòng)的開始和結(jié)束日期，包括采購活動(dòng)。它還會(huì)規(guī)定

承包商最終的交付日期。

?風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法、

所選合同類型，以及最終商定的價(jià)格。任何被選中的賣方都會(huì)帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)。

?干系人登記冊(cè)：包含與已識(shí)別干系人有關(guān)的所有詳細(xì)信息。

?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)：在項(xiàng)目早期獲取的與實(shí)施采購有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可用于項(xiàng)目

后期階段，以提高本過程的效率。

3.采購文檔

采購文檔是用于達(dá)成法律協(xié)議的各種書面文件，其中可能包括當(dāng)前項(xiàng)目啟動(dòng)

之前的較舊文件。采購文檔可包括：

?招標(biāo)文件：包括發(fā)給賣方的信息邀請(qǐng)書、建議邀請(qǐng)書、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書，或其他文

件，以便賣方編制應(yīng)答文件。

?采購工作說明書：向賣方清晰地說明目標(biāo)、需求及成果，以便賣方據(jù)此做出量

化應(yīng)答。

?獨(dú)立成本估算：可由內(nèi)部或外部人員編制，用于評(píng)價(jià)投標(biāo)人提交的建議書的合

理性。

?供方選擇標(biāo)準(zhǔn)：描述如何評(píng)估投標(biāo)人的建議書，包括評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重。為了減

輕風(fēng)險(xiǎn)，買方可能決定與多個(gè)賣方簽署協(xié)議，以便在單個(gè)賣方出問題并影響整體

項(xiàng)目時(shí)，降低由此導(dǎo)致的損失。

4.賣方建議書

賣方為響應(yīng)采購文件包而編制的建議書，其中包含的基本信息將被評(píng)估團(tuán)隊(duì)

用于選定一個(gè)或多個(gè)投標(biāo)人（賣方）。如果賣方將提交價(jià)格建議書，最好要求他們

將價(jià)格建議書與技術(shù)建議書分開。評(píng)估團(tuán)隊(duì)會(huì)根據(jù)供方選擇標(biāo)準(zhǔn)審查每一份建議

書，然后選出最能滿足采購組織需求的賣方。

5.事業(yè)環(huán)境因素

能夠影響實(shí)施采購過程的事業(yè)環(huán)境因素包括：關(guān)于采購的當(dāng)?shù)胤珊头ㄒ?guī)；

確保主要采購涉及當(dāng)?shù)刭u方的當(dāng)?shù)胤珊头ㄒ?guī)：制約采購過程的外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境：

市場(chǎng)條件；以往與賣方合作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，包括正反兩方面；之前使用的協(xié)議；合

同管理系統(tǒng)等。

6.組織過程資產(chǎn)

能夠影響實(shí)施采購過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：預(yù)審合格的優(yōu)先賣方清單;

會(huì)影響賣方選擇的組織政策；組織中關(guān)于協(xié)議起草及簽訂的具體模板或指南；關(guān)

于付款申請(qǐng)和支付過程的財(cái)務(wù)政策和程序等。

16.4.2工具與技術(shù)

1.專家判斷

在實(shí)施采購時(shí)，應(yīng)征求具備如下專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的

意見：建議書評(píng)估；技術(shù)或相關(guān)主題事宜：相關(guān)的職能領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)、工程、設(shè)

計(jì)、開發(fā)、供應(yīng)鏈管理等；行業(yè)監(jiān)管環(huán)境；法律法規(guī)和合規(guī)性要求；談判等。

2.廣告

廣告是就產(chǎn)品、服務(wù)或成果與用戶或潛在用戶進(jìn)行的溝通。在大眾出版物（如

指定的報(bào)紙）或?qū)ｉT行業(yè)出版物上刊登廣告，往往可以擴(kuò)充現(xiàn)有的潛在賣方名單。

大多數(shù)政府機(jī)構(gòu)都要求公開發(fā)布采購廣告，或在網(wǎng)上公布擬簽署的政府合同的信

息。

3.投標(biāo)人會(huì)議

投標(biāo)人會(huì)議（又稱承包商會(huì)議、供應(yīng)商會(huì)議或投標(biāo)前會(huì)議）是在賣方提交建議

書之前，在買方和潛在賣方之間召開的會(huì)議，其目的是確保所有潛在投標(biāo)人對(duì)采

購要求都有清楚且一致的理解，并確保沒有任何投標(biāo)人會(huì)得到特別優(yōu)待。

4.數(shù)據(jù)分析

適用于實(shí)施采購過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要包括建義書評(píng)估。對(duì)建議書進(jìn)行評(píng)估，

確定它們是否對(duì)包含在招標(biāo)文件包中的招標(biāo)文件，采購工作說明書，供方選擇標(biāo)

準(zhǔn)和其他文件，都做出了完整且充分的響應(yīng)。

5.人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能

適用于實(shí)施采購過程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能是談判。談判是為達(dá)成協(xié)議而進(jìn)

行的討論。采購談判是指在合同簽署之前，對(duì)合同的結(jié)構(gòu)、各方的權(quán)利和義務(wù)，

以及其他條款加以澄清，以便雙方達(dá)成共識(shí)。最終的文件措辭應(yīng)該反映雙方達(dá)成

的全部一致意見。談判以簽署買方和賣方均可執(zhí)行的合同文件或其他正式協(xié)議而

結(jié)束。

談判應(yīng)由采購團(tuán)隊(duì)中擁有合同簽署職權(quán)的成員主導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)

隊(duì)的其他成員可以參加談判并提供必要的協(xié)助。

16.4.3輸出

1.選定的賣方

選定的賣方是在建議書評(píng)估或投標(biāo)評(píng)估中被判斷為最有競爭力的投標(biāo)人。對(duì)

于較復(fù)雜、高價(jià)值和高風(fēng)險(xiǎn)的采購，在授予合同前，要把選定賣方報(bào)給組織高級(jí)

管理人員審批。

2.協(xié)議

合同是對(duì)雙方都有約束力的協(xié)議。它強(qiáng)制賣方提供規(guī)定的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,

強(qiáng)制買方向賣方支付相應(yīng)的報(bào)酬。合同建立了受法律保護(hù)的買賣雙方的關(guān)系。協(xié)

議文本的主要內(nèi)容會(huì)有所不同，主要包括：①采購工作說明書或主要的可交付成

果；②進(jìn)度計(jì)劃、里程碑，或進(jìn)度計(jì)劃中規(guī)定的日期；③績效報(bào)告；④定價(jià)和支

付條款；⑤檢查、質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；⑥擔(dān)保和后續(xù)產(chǎn)品支持；⑦激勵(lì)和懲罰；⑧

保險(xiǎn)和履約保函；⑨下屬分包商批準(zhǔn)：⑩一般條款和條件；①變更請(qǐng)求處理；？

終止條款和替代爭議解決方法等。

3.變更請(qǐng)求

通過實(shí)施整體變更控制過程，來審杳和處理對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃和其

他組件的變更請(qǐng)求。

4.項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）

項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請(qǐng)求的形式提出，且通過組織的變更控制

過程進(jìn)行處理?？赡苄枰兏捻?xiàng)目管理計(jì)劃組件主要包括?：

?需求管理計(jì)戈U：項(xiàng)目需求可能因賣方的要求而變更。

?質(zhì)量管理計(jì)劃：賣方可能提出備選質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或備選解決方案，從而影響質(zhì)量管

理計(jì)劃中規(guī)定的質(zhì)量管理方法。

?溝通管理計(jì)劃：選定賣方后，需要更新溝通管理計(jì)劃，記錄賣方溝通需求和方

法。

?風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：每個(gè)協(xié)議和賣方都會(huì)帶來獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)，從而需要更新風(fēng)險(xiǎn)管理

計(jì)劃。具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該記錄到風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)中。

?采購管理計(jì)劃：可能需要基于合同談判和簽署的結(jié)果更新采購管理計(jì)劃。

?范圍基準(zhǔn)：在執(zhí)行采購活動(dòng)時(shí)，需明確考慮范圍基準(zhǔn)中的項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)和

可交付成果。本過程可能導(dǎo)致對(duì)任何?個(gè)或全部可交付成果的變更。

?進(jìn)度基準(zhǔn)：如果賣方交付成果方面的變更影響了項(xiàng)目的整體進(jìn)度績效，則可能

需要更新并審批基準(zhǔn)進(jìn)度計(jì)劃，以反映當(dāng)前的期望。

?成本基準(zhǔn)：在項(xiàng)目交付期間，承包商的材料價(jià)格和人力價(jià)格可能隨外部經(jīng)濟(jì)環(huán)

境而頻繁變動(dòng)。這種變動(dòng)需要反映到成木基準(zhǔn)中.

5.項(xiàng)目文件（更新）

可在實(shí)施采購過程更新的項(xiàng)目文件主要包括：

?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記表：記錄在實(shí)施采購期間所遇到的挑戰(zhàn)、本可采取的規(guī)避方法,

以及有效的方法。

?需求文件：可能包括賣方需要滿足的技術(shù)要求：具有合同和法律意義的需求,

如健康、安全、安保、績效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許

可證，以及其他非技術(shù)要求。

?需求跟蹤矩陣：隨著將賣方納入項(xiàng)目計(jì)劃，可能需要根據(jù)特定賣方的能力，變

更需求登記冊(cè)及跟蹤矩陣。

?資源日歷：可能需要根據(jù)賣方的可用性更新與進(jìn)度計(jì)劃有關(guān)的資源日歷。

?風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法、

所選合同類型，以及最終商定的價(jià)格。每個(gè)被選中的賣方都會(huì)帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)。

在合同簽署過程中，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)進(jìn)行變更，以反映每個(gè)賣方帶來的具體風(fēng)險(xiǎn)。

?干系人登記冊(cè)：包含與已識(shí)別干系人有關(guān)的所有詳細(xì)信息。與具體賣方簽訂協(xié)

議后，需要更新干系人登記冊(cè)。

6.組織過程資產(chǎn)（更新：

可在實(shí)施采購過程更新的組織過程資產(chǎn)包括：潛在和預(yù)審合格的賣方清單;

與賣方合作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，包括正反兩方面等。

16.5控制采購

控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同績效、實(shí)施必要的變更和糾偏，以及關(guān)

閉合同的過程。本過程的主要作用是，確保買賣雙方履行法律協(xié)議，滿足項(xiàng)目需

求。木過程應(yīng)根據(jù)需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展?？刂撇少忂^程的數(shù)據(jù)流向如圖16-3

所示。

買方和賣方都出于相似的目的來管理采購合同，每方都必須確保雙方履行合

同義務(wù)，確保各自的合法權(quán)利得到保護(hù)。合同關(guān)系的法律性質(zhì)，要求項(xiàng)目管理團(tuán)

隊(duì)必須了解在控制采購期間所采取的任何行動(dòng)的法律后果。對(duì)于有多個(gè)供應(yīng)商的

較大項(xiàng)目，合同管理的一個(gè)重要方面就是管理各個(gè)供應(yīng)商之間的溝通。鑒于其法

律意義，很多組織都將合同管理視為獨(dú)立于項(xiàng)目的一種組織職能。雖然采購管理

員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，但通常還應(yīng)向另一部門的合同管理經(jīng)理報(bào)告。

在控制采購過程中，需要把適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理過程應(yīng)用于合同關(guān)系，并且需要

整合這些過程的輸出，以用于對(duì)項(xiàng)目的整體管理。如果涉及多個(gè)賣方，以及多種

產(chǎn)品、服務(wù)或成果，往往需要在多個(gè)層級(jí)上開展這種整合。

制定項(xiàng)目儀設(shè)日志采購關(guān)閉

章程采購文檔（更新）

---------------M

需求管理計(jì)劃采購文件

制訂項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃

管理計(jì)劃采購管理計(jì)劃

編織過程資產(chǎn)

變更管理計(jì)劃

進(jìn)度基準(zhǔn)需求文件

收集需求高求跟蹤矩陣組織過程費(fèi)產(chǎn)

（更新）變更講求；實(shí)施整體

定義精動(dòng)里程碑清單1變更控制

風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)工作績效信息監(jiān)控項(xiàng)目

十系人登記冊(cè)工作

識(shí)別干系人

采購文檔新

戰(zhàn)劃樂明新

目管

實(shí)施采購林議

計(jì)

劃

旭量報(bào)？i

管理質(zhì)量

指導(dǎo)與管理工作績效數(shù)據(jù)

%業(yè)環(huán)境因代

項(xiàng)目工作

實(shí)施整體批準(zhǔn)的變更清求

變更控制

項(xiàng)目文件

管理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教調(diào)登記冊(cè)

知識(shí)I

圖16-3控制采購過程的數(shù)據(jù)流向圖

控制采購的質(zhì)量，包括采購審計(jì)的獨(dú)立性和可信度，是采購系統(tǒng)可靠性的關(guān)

鍵決定因素。組織的道德規(guī)范、內(nèi)部法律顧問和外部法律咨詢，包括持續(xù)的反腐

計(jì)劃，都有助于實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)牟少徔刂?。在控制采購過程中，需要開展財(cái)務(wù)管理工

作，包括監(jiān)督向賣方付款。這是要確保合同中的支付條款得到遵循，確保按合同

規(guī)定，把付款與賣方的工作進(jìn)展聯(lián)系起來。需要重點(diǎn)關(guān)注的一點(diǎn)是，確保向賣方

的付款與賣方實(shí)際己經(jīng)完成的工作量之間有密切的關(guān)系。如果合同規(guī)定了基于項(xiàng)

目輸出及可交付成果來付款，而不是基于項(xiàng)目輸入（如工時(shí)），那么就可以更有效

地開展采購控制。

在合同收尾前，若雙方達(dá)成共識(shí)，可以根據(jù)協(xié)議中的變更控制條款，隨時(shí)對(duì)

協(xié)議進(jìn)行修改。通常要書面記錄對(duì)協(xié)議的修改。

16.5.1輸入

1.項(xiàng)目管理計(jì)劃

可用于控制采購的項(xiàng)目管理計(jì)劃組件主要包括：

?需求管理計(jì)劃：描述將如何分析、記錄和管理承包商需求。

?風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)戈U：描述如何安排和實(shí)施由賣方引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

?采購管理計(jì)劃：規(guī)定了在控制采購過程中需要開展的活動(dòng)。

?變更管理計(jì)劃：包含關(guān)于如何處理由賣方引發(fā)的變更的信息。

?進(jìn)度基準(zhǔn)：如果賣方的進(jìn)度拖后影響了項(xiàng)目的整體進(jìn)度績效，可能需要更新并

審批進(jìn)度計(jì)劃，以反映當(dāng)前的期望。

2.項(xiàng)目文件

可作為控制采購過程輸入的項(xiàng)目文件主要包?亂

?假設(shè)日志：記錄了采購過程中做出的假設(shè)。

?需求文件：可能包括賣方需要滿足的技術(shù)要求：具有合同和法律意義的需求,

如健康、安全、安保、績效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許

可證，以及其他非技術(shù)要求

?需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從來源連接到滿足需求的可交付成果。

?里程碑清單：重要里程碑清單說明賣方需要在何時(shí)交付成果。

?風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法、

所選合同類型，以及最終商定的價(jià)格，每個(gè)被選中的賣方都會(huì)帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)。

?干系人登記冊(cè)：包括關(guān)于已識(shí)別干系人的信息，例如，合同團(tuán)隊(duì)成員、選定的

賣方、簽署合同的專員，以及參與采購的其他干系人。

?質(zhì)量報(bào)告：用于識(shí)別不合規(guī)的賣方過程、程序或產(chǎn)品。

?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)：在項(xiàng)目早期獲取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可供項(xiàng)目未來使用，以改進(jìn)承包

商績效和采購過程。

3.采購文檔

采購文檔包含用于管理采購過程的完整支持性記錄，包括工作說明書、支付

信息、承包商工作績效信息、計(jì)劃、圖紙和其他往來函件。

4.協(xié)議

協(xié)議是雙方達(dá)成的包括對(duì)各方義務(wù)的一致理解。對(duì)照相關(guān)協(xié)議，確認(rèn)其中的

條款和條件的遵守情況。

5.工作績效數(shù)據(jù)

工作績效數(shù)據(jù)包含與項(xiàng)目狀態(tài)有關(guān)的賣方數(shù)據(jù)，例如，技術(shù)績效，已啟動(dòng)、

進(jìn)展中或己結(jié)束的活動(dòng)，己產(chǎn)生或投入的成本。工作績效數(shù)據(jù)還可能包括已向賣

方付款的情況。

6.批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求

批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求可能包括對(duì)合同條款和條件的修改，例如，修改采購工作說

明書、定價(jià)，以及對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)或成果的描述。與采購相關(guān)的任何變更，在通過

控制采購過程實(shí)施之前，都需要以書面形式正式記錄，并取得正式批準(zhǔn)。在復(fù)雜

的項(xiàng)目和項(xiàng)目集中，變更請(qǐng)求可能由參與項(xiàng)目的賣方提出，并對(duì)參與項(xiàng)目的其他

賣方造成影響。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該有能力識(shí)別、溝通和解決會(huì)影響多個(gè)賣方的工作的

變更。

7.事業(yè)環(huán)境因素

能夠影響控制采購過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：合同變更控制系統(tǒng)；市場(chǎng)

條件；財(cái)務(wù)管理和應(yīng)付賬款系統(tǒng)：采購組織的道德規(guī)范等。

8.組織過程資產(chǎn)

能夠影響控制采購過程的組織過程資產(chǎn)主要是采購政策。

16.5.2工具與技術(shù)

1.專家判斷

在控制采購時(shí)，應(yīng)征求具備如下專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的

意見：相關(guān)的職能領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)、工程、設(shè)計(jì)、開發(fā)和供應(yīng)鏈管理等；法律法規(guī)

和合規(guī)性要求；索賠管理等。

2.索賠管理

如果買賣雙方不能就變更補(bǔ)償達(dá)成一致意見，或?qū)ψ兏欠癜l(fā)生存在分歧,

那么被請(qǐng)求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更。此類有爭議的變更稱

為索賠。如果不能妥善解決，它們會(huì)成為爭議并最終引發(fā)申訴。在整個(gè)合同生命

周期中，通常會(huì)按照合同條款對(duì)索賠進(jìn)行記錄、處理、監(jiān)督和管理如果合同雙

方無法自行解決索賠問題，則可能不得不按合同中規(guī)定的程序，用替代爭議解決

方法(ADR)去處理。談判是解決所有索賠和爭議的首選方法。

3.數(shù)據(jù)分析

用于監(jiān)督和控制采購的數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要包存：

?績效審查：對(duì)照協(xié)議，對(duì)質(zhì)量、資源、進(jìn)度和成本績效進(jìn)行測(cè)量、比較和分析，

以審查合同工作的績效。其中包括確定工作包提前或落后于進(jìn)度計(jì)劃、超出或低

于預(yù)算，以及是否存在資源或質(zhì)量問題。

?掙值分析（EVA）:計(jì)算進(jìn)度和成本偏差，以及進(jìn)度和成本績效指數(shù)，以確定偏離

目標(biāo)的程度。

?趨勢(shì)分析：可用于編制關(guān)于成本績效的完工估算（EAC）,以確定績效是正在改善

還是惡化。

4.檢查

檢查是指對(duì)承包商正在執(zhí)行的工作進(jìn)行結(jié)構(gòu)化審查，可能涉及對(duì)可交付成果

的簡單審查或?qū)ぷ鞅旧淼膶?shí)地審查。在施工、工程和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目中，檢

查包括買方和承包商聯(lián)合巡檢現(xiàn)場(chǎng)，以確保雙方對(duì)正在進(jìn)行的工作有共同的認(rèn)識(shí)。

5.審計(jì)

審計(jì)是對(duì)采購過程的結(jié)構(gòu)化審查。應(yīng)該在采購合同中明確規(guī)定與審計(jì)有關(guān)的

權(quán)利和義務(wù)。買賣雙方的項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該關(guān)注審計(jì)結(jié)果，以便對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行必要的

調(diào)整。

16.5.3輸出

1.采購關(guān)閉

買方通常通過其授權(quán)的采購管理員，向賣方發(fā)出合同已經(jīng)完成的正式書面通

知。關(guān)于正式關(guān)閉采購的要求，通常已在合同條款和條件中規(guī)定，包括在采購管

理計(jì)劃中。一般而言，這些要求包括：已按時(shí)按質(zhì)按技術(shù)要求交付全部可交付成

果；沒有未決索賠或發(fā)票，全部最終款項(xiàng)已付清。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在關(guān)閉采購

之前批準(zhǔn)所有的可交付成果。

2.采購文檔（更新）

采購文檔應(yīng)更新，以包括用于支持合同的全部進(jìn)度計(jì)劃、已提出但未批準(zhǔn)的

合同變更，以及已批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求。采購文檔還包括由賣方編制的技術(shù)文件，以

及其他工作績效信息，例如，可交付成果的狀況、賣方績效報(bào)告和擔(dān)保、財(cái)務(wù)文

件（包括發(fā)票和支付記錄），以及與合同相關(guān)的檢查結(jié)果。

3.工作績效信息

工作績以看息是賣方正在履行的工作的績效情況，包括與合同要求相比較的

可交付成果完成情況和技術(shù)績效達(dá)成情況，以及與sow預(yù)算相比較的己完成工作

的成本產(chǎn)生和認(rèn)可情況。

4.變更請(qǐng)求

在控制采購過程中，可能提出對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃和其他組件的變更

請(qǐng)求，例如，成本基準(zhǔn)、進(jìn)度基準(zhǔn)和采購管理計(jì)劃。應(yīng)該通過實(shí)施整體變更控制

過程對(duì)變更請(qǐng)求進(jìn)行審查和處理。

已提出而未解決的變更可能包括買方發(fā)布的指示或賣方采取的行動(dòng)，而對(duì)方

認(rèn)為該指示或行動(dòng)己構(gòu)成對(duì)合同的推定變更。因?yàn)殡p方可能對(duì)推定變更存在爭議,

并可能引起一方向另一方索賠，所以通常應(yīng)該在項(xiàng)目往來函件中對(duì)推定變更進(jìn)行

專門識(shí)別和記錄。

5.項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）

項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請(qǐng)求的形式提出，且通過組織的變更控制

過程進(jìn)行處理?？赡苄枰兏捻?xiàng)目管理計(jì)劃的組件主要包括：

?風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：每個(gè)協(xié)議和賣方都會(huì)帶來獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)，因此可能需要更新風(fēng)險(xiǎn)

管理計(jì)劃。如果在執(zhí)行合同期間發(fā)生重大的意外風(fēng)險(xiǎn)，則風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃可能需要

更新。應(yīng)該把具體的風(fēng)險(xiǎn)記錄到風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)中。

?采購管理計(jì)劃：包含在采購過程中需要開展的活動(dòng)?？赡苄枰谫u方執(zhí)行工

作的績效情況對(duì)采購管理計(jì)劃進(jìn)行更新。

?進(jìn)度基準(zhǔn)：如果賣方的重大進(jìn)度變更影響到了項(xiàng)目的整體進(jìn)度績效，則可能需

要更新并審批基準(zhǔn)進(jìn)度計(jì)劃，以反映當(dāng)前的期望。買方應(yīng)該注意某個(gè)賣方的進(jìn)度

拖延，這可能會(huì)對(duì)其他賣方的工作造成連鎖影響。

?成本基準(zhǔn)：在項(xiàng)目交付期間，承包商的材料價(jià)格和人力價(jià)格可能隨外部經(jīng)濟(jì)環(huán)

境而頻繁變動(dòng)。這種變動(dòng)需要反映到成本基準(zhǔn)中。

6.項(xiàng)目文件（更新）

可在控制采購過程更新的項(xiàng)n文件主要包括：

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