項目三WPS文字基本編排、

表格制作及其AI應用

制作《新生報到須知》文檔項目總要求在新學期開始時，A大學需要制作“新生報到須知”文檔，“新生報到須知”文檔將與“錄取通知書”一同寄出?！靶律鷪蟮巾氈蔽臋n里詳細介紹了新生報到時間、報到地點、報到注意事項、報到流程及說明、相關部門聯系電話等相關信息，以方便新生報到?！靶律鷪蟮巾氈蔽臋n文字內容豐富，還含有“繳納費用清單”“公寓化用品清單”等表格，使用WPS文字來制作這份文檔的最終效果如下圖所示。效果展示解決方案本項目可以分解為WPS文字文檔的編排和WPS文字文檔中表格的制作兩部分?！?/p>

文檔編排1、輸入文字內容；2、對文檔進行字體及段落格式設置，包括字體、字號、字符間距、行距、段落縮進、段落間距等；3、為凸顯乘車路線，對乘車路線兩行添加段落邊框并添加底紋；4、聯系電話內容分兩欄，欄寬相等,兩欄間添加一個分隔線；★

創(chuàng)建表格1、按指定行列插入表格“繳納費用清單”，進行表格格式設置后，輸入內容，“合計”數據采用公式域計算方法。2、用文本轉換成表格的方法制作結構比較規(guī)則的“公寓化用品清單”表格。任務一

任務實現一、新建并保存《新生報到須知》文檔二、輸入、編輯文本內容三、格式設置WPS文字文檔編排一、新建并保存《新生報到須知》文檔在Windows桌面，單擊【開始】|【WPSOffice】，也可以單擊桌面上或快速啟動欄的快捷方式（如果存在）來啟動WPSOffice。成功啟動WPSOffice后，進入WPSOffice首頁，單擊最上方的“新建”按鈕，或者單擊左側的“新建”按鈕，彈出“新建”面板，單擊“文字”按鈕，在“新建文檔”窗口單擊“空白文檔”按鈕，即可新建一個名為“文字文稿1”的WPS文字空白文檔。如果WPSOffice程序中已有打開的WPS文字文檔，并且WPS文字文檔為當前窗口，按Ctrl+N組合鍵，此時直接打開WPS文字空白文檔。步驟1：新建WPS文字空白文檔一、新建并保存《新生報到須知》文檔單擊【文件】|【保存】命令，文件第一次被保存時，會打開“另存為”對話框，讓用戶設置文件名稱及保存路徑，如右圖所示。設置保存位置為“D:\示例”，在“文件名稱”文本框中輸入“新生報到須知”，文件類型選擇“WPS文字

文件(*.wps)”或者“MicrosoftWord文件(*.docx)”，單擊“保存”按鈕。步驟2：命名、保存文件一、新建并保存《新生報到須知》文檔步驟2：命名、保存文件說明：①

保存文件的方式：保存文件的方式有多種。a．單擊【文件】|【保存】命令。b．單擊快捷訪問工具欄中的“保存”圖標。c．按Ctrl+S組合鍵。對已命名的文件進行編輯、修改后，需要再次保存，用以上方式可以直接保存文件內容，不再彈出“另存為”對話框。②

需換名或換路徑保存：若需換名或換路徑保存，則單擊【文件】|【另存為】命令，打開“另存為”對話框，換名或換路徑保存為一個新文件，原文件不變。③

保存文件的類型：WPS文字除了可以保存為“*.wps”或“*.docx”類型，還可以保存為“*.doc”“*.pdf”等多種文件類型。一、新建并保存《新生報到須知》文檔WPS文檔保護包括密碼加密、文檔限制編輯、文檔加密保護等多種方式，可以選擇設置其中一種或多種方式進行文檔保護。步驟3：文檔保護①

密碼加密，即設置文檔打開權限或編輯權限的密碼。單擊【文件】|【文件加密】|【密碼加密】命令，打開“密碼加密”對話框，如右圖所示，設置文檔打開權限或編輯權限的密碼后，單擊“應用”按鈕即可。一、新建并保存《新生報到須知》文檔步驟3：文檔保護②

開啟文檔限制編輯權限。單擊【審閱】|【文檔安全】|【限制編輯】命令，打開“限制編輯”窗格，如左圖所示，設置限制編輯的選項后，單擊“啟動保護”按鈕，打開“啟動保護”對話框，如右圖所示，設置密碼后，單擊“確定”按鈕，即可確認限制編輯的設置。如果需要取消限制編輯，在“限制編輯”窗格單擊“停止保護”按鈕，即可恢復。一、新建并保存《新生報到須知》文檔步驟3：文檔保護③

進行文檔加密保護。為了更高級的文檔保護，可以進行文檔加密。單擊【審閱】|【文檔安全】|【文檔加密】命令，打開“文檔加密”對話框，如上圖所示，開啟“文檔加密保護”后，彈出“賬號確認”對話框，如下圖所示，選中“確認為本人賬號，并了解該功能使用”復選框后單擊“開啟保護”按鈕。文檔加密后，僅文檔擁有者的賬號可查看編輯。若需讓指定的人查看或編輯文檔，可以添加指定人并為不同成員設置不同的訪問權限。二、輸入、編輯文本內容單擊文檔編輯區(qū)，輸入新生報到須知文檔的文本內容。步驟1：輸入文本二、輸入、編輯文本內容刪除（Delete鍵、BackSpace鍵）、撤銷（Ctrl+Z組合鍵）、恢復（Ctrl+Y組合鍵）、復制（Ctrl+C組合鍵）、粘貼（Ctrl+V組合鍵）、剪切（Ctrl+X組合鍵）步驟2：修改文本內容二、輸入、編輯文本內容

單擊【開始】|【查找】|【查找替換】命令或者按Ctrl+F組合鍵，打開“查找和替換”對話框，在對話框中選擇“替換”選項卡，輸入查找和替換的內容，如圖所示（如果只查找，可以選擇“查找”選項卡）。單擊“查找下一處”按鈕，此時查找到的內容在文檔中將以灰色底紋形式突出顯示，如果需要替換，單擊“替換”按鈕，不需要替換則再單擊“查找下一處”按鈕，查找下一處。如果需要全文的“計算機學院”文字全部替換為“信息工程學院”，直接單擊“全部替換”按鈕即可。步驟3：查找、替換文本內容

計算機學院目前已改名為信息工程學院，查找文檔中的“計算機學院”文字，并將其替換為“信息工程學院”。二、輸入、編輯文本內容步驟3：查找、替換文本內容說明：①

在“查找和替換”對話框中單擊“格式”“特殊格式”等按鈕，可以查找和替換指定格式的文字，還可以查找和替換特殊的格式標記符，如段落標記、制表符等。②

在“查找和替換”對話框的“定位”選項卡中可以將光標直接定位到指定頁、指定行等。三、格式設置選中文本內容的標題文字“新生報到須知”，單擊“開始”選項卡“字體”組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“字體”對話框，在對話框的“字體”選項卡中設置文本為宋體、三號、加粗、黑色，如左圖所示。再切換到對話框中的“字符間距”選項卡，設置間距為“加寬”，值為“1.5”，單位為“磅”，如右圖所示。設置完成后單擊“確定”按鈕，關閉“字體”對話框。步驟1：文檔標題的格式設置①

標題字體格式設置：宋體、三號、加粗、黑色，字符間距為加寬1.5磅。三、格式設置選中文本內容的第一行標題文字“新生報到須知”，單擊“開始”選項卡“段落”組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“段落”對話框，設置對齊方式為“居中對齊”，段后間距為1行，行距為“單倍行距”，如圖所示。設置完成后單擊“確定”按鈕，關閉“段落”對話框。步驟1：文檔標題的格式設置②

標題段落格式的設置。三、格式設置①正文字體格式設置：宋體、小四、黑色。除了可以采用“步驟1”中介紹的字體格式設置方法，還可以直接使用選項卡中的按鈕進行格式設置。選中正文文本，單擊“開始”選項卡“字體”組中的相應命令，設置文本字體格式為宋體、小四、黑色，如圖所示。②正文段落格式的設置。選中全文，在“步驟1”介紹的“段落”對話框中，設置正文段落的對齊方式為左對齊，特殊格式為首行縮進2個字符，行距設為固定值18磅。步驟2：正文的格式設置三、格式設置步驟2：正文的格式設置說明：段落對齊方式除了可以使用上述“段落”對話框進行設置，還可以使用標尺快速設置。①

標尺的顯示或隱藏：單擊垂直滾動條上方的“標尺”按鈕或在“視圖”選項卡中選中或取消選中“標尺”復選框，可以設置顯示或隱藏標尺。②

標尺的組成與作用：在標尺上有4個縮進滑塊，分別為首行縮進滑塊、懸掛縮進滑塊、左縮進滑塊和右縮進滑塊，如圖

3-23

所示。拖動滑塊可以進行相應調整。通過標尺還可以設置頁邊距，其方法是將鼠標指針放在標尺的左邊距處，當鼠標指針變?yōu)殡p向箭頭時，拖動雙向箭頭即可調節(jié)頁面頁邊距，用同樣的方式可以調節(jié)頁面右邊距和上下邊距。三、格式設置借助格式刷可以快速將選定文字的格式復制并應用到其他文字上，從而減少重復設置格式的工作量。選中第一個小標題“一、報到時間”，單擊【開始】|【字體】|【加粗】命令，設置“一、報到時間”為加粗顯示。單擊【開始】|【剪貼板】|【格式刷】按鈕，此時，鼠標指針會變成刷子形狀，將格式刷移動到要復制格式的文字位置，按住鼠標左鍵拖選文字“二、報到地點”，松開鼠標左鍵，則格式刷拖動經過的文字的格式將被設置成格式刷記錄的格式，實現格式復制。將格式刷依次拖選文字“三、報到注意事項”“四、報到流程及說明”“五、相關部門聯系電話”，這些小標題的格式都被設為加粗顯示，完成后單擊“格式刷”按鈕或按Esc鍵即可取消格式刷狀態(tài)，鼠標指針恢復正常。步驟3：使用格式刷設置小標題加粗單擊“格式刷”按鈕，只能復制一次格式；雙擊“格式刷”按鈕，可以復制多次格式。三、格式設置選中“二、報到地點”后的乘車路線文本，單擊【開始】|【段落】|【邊框】按鈕右側的下拉箭頭，打開下拉列表，選擇“邊框和底紋”命令，打開“邊框和底紋”對話框。選擇“邊框”選項卡，設置邊框樣式、顏色、寬度、應用范圍，即可成功添加段落邊框，如左圖所示。單擊“選項”按鈕，在彈出的“邊框和底紋選項”對話框中設置文本距邊框的距離，如右圖所示。在“邊框和底紋”對話框中，切換到“底紋”選項卡，在“樣式”文本框中為段落添加底紋樣式為“5%”的灰色，在“應用于”下拉列表框中選擇“段落”選項。步驟4：設置邊框與底紋三、格式設置①

添加項目符號。光標定位在“新生請持錄取通知書、準考證按時到校報到?！倍温渲腥我晃恢茫ㄔ凇叭蟮阶⒁馐马棥毕路剑?，單擊【開始】|【段落】|【項目符號】按鈕右側的下拉箭頭，打開下拉列表，選擇“帶填充效果的圓形項目符號”命令，如圖所示。對下面幾個段落重復上面操作，添加項目符號。也可以使用格式刷，復制項目符號格式。步驟5：添加項目符號和項目編號三、格式設置②

添加項目編號。光標定位在“資格審查處……”段落中任一位置（在“四、報到流程及說明”下方），單擊【開始】|【段落】|【項目編號】按鈕右側的下拉箭頭，打開下拉列表，選擇相應編號命令，如圖所示。對下面幾個段落重復上面操作，添加項目編號。也可以使用格式刷，復制項目編號格式。步驟5：添加項目符號和項目編號三、格式設置選中“五、相關部門聯系電話”后的文本內容，單擊【頁面】|【頁面設置】|【分欄】按鈕，彈出下拉列表，選擇“更多分欄”命令，打開“分欄”對話框，設置欄數、寬度和間距，并選中“分隔線”“欄寬相等”復選框，然后在“應用于”下拉列表框中選擇“所選文字”選項，如圖所示。步驟6：設置分欄三、格式設置將光標定位到“您進校按以下流程報到：”段落中，單擊【插入】|【部件】|【首字下沉】按鈕，打開“首字下沉”對話框，在對話框的“位置”中選擇“下沉”，設置“下沉行數”為“2”，如圖所示。完成設置后單擊“確定”按鈕即可。步驟7：設置首字下沉三、格式設置選中落款與日期，單擊【開始】|【段落】|【右對齊】按鈕，設置文本為右對齊。至此，文檔格式設置完畢，按Ctrl+S組合鍵保存文檔。步驟8：設置落款與日期格式任務二

任務實現一、表格的創(chuàng)建與編輯二、表格的格式設置及計算表格中的數據三、表格與文本的互相轉換創(chuàng)建與編輯WPS文字表格一、表格的創(chuàng)建與編輯如果“新生報到須知”文檔已經關閉，單擊WPSOffice窗口左上角的首頁標簽進入WPSOffice首頁后，在“最近、常用等列表區(qū)”雙擊最近使用過的“新生報到須知”文檔，即可打開該文檔；或者單擊【文件】|【打開】命令，打開文檔。步驟1：打開“新生報到須知”文檔一、表格的創(chuàng)建與編輯將光標定位在指定位置，再單擊【插入】|【常用對象】|【表格】命令，打開“插入表格”下拉列表，拖曳鼠標指針，插入一個6行4列的表格；或者單擊【插入】|【常用對象】|【表格】命令，在打開的下拉列表中選擇“插入表格”，打開“插入表格”對話框，設置列數為4、行數為6。步驟2：插入“繳納費用清單”表格一、表格的創(chuàng)建與編輯①合并表格的最后一行：將鼠標指針移動到表格最后一行以外的左側，當鼠標指針變?yōu)樾螤顣r單擊，即可選中表格的最后一行。將鼠標指針移到表格的最后一行，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“合并單元格”命令，完成單元格的合并。②合并第五行的后3個單元格：除了可以使用快捷菜單，還可以使用相應選項卡中的命令進行單元格的合并。按住鼠標左鍵拖曳，選中第五行的后3個單元格，單擊【表格工具】|【合并拆分】|【合并單元格】命令，即可完成單元格的合并。合并后的表格效果如圖所示。步驟3：合并單元格二、表格的格式設置及計算表格中的數據輸入表格中各項文本內容步驟1：輸入表格內容二、表格的格式設置及計算表格中的數據將指針移到表格中，表格左上方會出現“全部選中”按鈕，單擊“全部選中”按鈕選中整個表格，單擊“表格工具”臨時選項卡中“左對齊”按鈕

和“垂直居中”按鈕

，單元格中的文本將在水平方向上呈左對齊，在垂直方向上呈居中對齊。步驟2：設置單元格的對齊方式二、表格的格式設置及計算表格中的數據選中第一列帶標題的單元格，之后按住Ctrl鍵選中第三列帶標題的單元格，此時多個單元格被同時選中。單擊【開始】|【段落】|【加粗】命令，可將選中的單元格內容設置為加粗顯示。選中整個表格，單擊“開始”選項卡“段落”組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“段落”對話框，設置行距為“單倍行距”。步驟3：設置單元格內容的格式二、表格的格式設置及計算表格中的數據首先單擊表格中需要計算結果的單元格，此處為“合計”右側的單元格，然后單擊【表格工具】|【數據】|【公式】按鈕，打開“公式”對話框，在“公式”文本框中手動輸入“=SUM(b1:b4,d1:d3)”，也可以使用“粘貼函數”下拉列表框選擇函數，如圖所示，單擊“確定”按鈕即可自動計算出“合計”欄的數值。SUM(b1:b4,d1:d3)表示“第1行第2列到第4行第2列”與“第1行第4列到第3行第4列”共計7個單元格的數值之和。步驟4：使用公式計算“合計”欄的數值二、表格的格式設置及計算表格中的數據選中整個表格，單擊【開始】|【段落】|【邊框】按鈕右側的下拉箭頭，打開下拉列表，選擇“邊框和底紋”命令，打開“邊框和底紋”對話框。選擇“邊框”選項卡，參數設置如圖

所示，此時表格外邊框為

1.5

磅粗實線，內部為細實線。注意觀察對話框右側的預覽效果，還可以單擊預覽圖示調整邊框。步驟5：設置表格邊框二、表格的格式設置及計算表格中的數據將鼠標指針懸停在列邊界處，鼠標指針變?yōu)殡p向箭頭符號

時，按住鼠標左鍵拖動調整列寬。至此，“繳納費用清單”表格的制作完成。步驟6：調整列寬三、表格與文本的互相轉換對于結構比較規(guī)則的表格，如果已經有表格的相關文本內容，可以直接將文本轉換為表格。用文本轉換為表格的方法制作“公寓化用品清單”表格。步驟1：打開“公寓化用品清單”文本文件打開“公寓化用品清單.txt”文件，如圖所示，把表格的相關文本內容復制粘貼到《新生報到須知》文檔中。三、表格與文本的互相轉換先將文本復制到文檔中。選中文本，單擊【插入】|【常用對象】|【表格】命令，在彈出的下拉列表中選擇“文本轉換成表格”，打開“將文字轉換成表格”對話框，進行行數、列數的設置，在“文字分隔位置”中會自動選中文本使用的分隔符，如果自動選中的分隔符不正確，可以手動重新選擇，如圖所示。完成設置后，單擊“確定”按鈕即可完成轉換。步驟2：將文本轉換為表格說明：①

將文本轉換成表格時可使用不同的分隔符。本例中采用逗號作為分隔符，將文本分成若干個單元格。②

將表格轉換成文本的方法：選中表格，單擊【插入】|【常用對象】|【表格】命令，在彈出的下拉列表中選擇“表格轉換成文本”，打開“表格轉換成文本”對話框進行相應設置。三、表格與文本的互相轉換①選中整個表格，打開“邊框和底紋”對話框（方法參照“二、步驟5）。設置表格外框線為1.5磅寬。②選中第三列，打開“邊框和底紋”對話框，在“邊框”選項卡中，線型選擇雙實線，在預覽圖形中單擊左側邊框，第三列左側邊框變?yōu)殡p實線。③

設置列寬。選中整個表格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“表格屬性”命令，在彈出的“表格屬性”對話框中切換到“列”選項卡，設置列寬為3.5厘米?；蛘邔⑹髽酥羔槕彝Ｔ诹羞吔缣?，鼠標指針變?yōu)榉枙r，按住鼠標左鍵拖曳調整列寬。完成后的表格如圖所示。步驟3：設置表格格式任務三

任務實現一、設置紙張大小、頁邊距以及文檔水印二、打印輸出三、加密發(fā)布PDF格式文檔頁面設置、打印輸出、加密發(fā)布PDF格式文檔一、設置紙張大小、頁邊距以及文檔水印單擊“頁面”選項卡“頁面設置”組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”選項卡中設置上下頁邊距為2厘米、左右頁邊距為1.5厘米，紙張方向選擇“縱向”，如左圖所示。然后在“紙張”選項卡中設置紙張大小為“A4”，如右圖所示，單擊“確定”按鈕。步驟1：設置紙張大小、頁邊距一、設置紙張大小、頁邊距以及文檔水印單擊【頁面】|【效果】|【水印】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“插入水印”命令，打開“水印”對話框進行相應設置，如圖所示。步驟2：設置文檔水印說明：單擊【頁面】|【效果】|【背景】命令，在彈出的下拉列表中選擇相應命令，可以為文檔設置圖片背景、圖案背景或者填充背景色。二、打印輸出可以先打印預覽。單擊【文件】|【打印】命令，選擇“打印預覽”子命令，進行預覽，按Esc鍵返回。單擊【文件】|【打印】命令，選擇“打印”子命令，打開“打印”對話框，進行打印頁碼范圍、份數、是否雙面打印等參數設置后即可打印。以上任務還可以單擊快捷訪問工具欄中的相應按鈕完成。三、加密發(fā)布PDF格式文檔單擊快捷訪問工具欄中的“輸出為PDF”按鈕，或者單擊【文件】|【輸出為PDF】命令，可打開“輸出為PDF”對話框，如圖所示，選擇要輸出的文檔，輸出選項選中“PDF”單選按鈕，保存位置選擇“自定義文件夾”，選擇路徑，再單擊“開始輸出”按鈕，即可輸出PDF文檔。步驟1：輸出PDF文檔三、加密發(fā)布PDF格式文檔如果需要對輸出的PDF文檔進行權限限制和加密保護，就在“輸出為PDF”對話框中，單擊“輸出設置”按鈕，打開“輸出設置”對話框，如圖所示。在“輸出設置”對話框中，選中“權限設置”復選框，并輸入權限設置密碼、文件打開密碼，單擊“確定”按鈕，返回“輸出為PDF”對話框，再單擊“開始輸出”按鈕，即可輸出加密的PDF文檔。步驟2：輸出加密PDF文檔任務四

WPS文字的AI應用

任務實現一、使用WPS文字AI起草文檔內容二、使用WPS文字AI排版WPS文字AI幫我寫、AI幫我改、AI排版一、使用WPS文字AI起草“新生報到須知”文檔內容步驟1：新建空白文檔，命名為“新生報到須知.docx”一、使用WPS文字AI起草“新生報到須知”文檔內容步驟2：使用WPS文字AI幫我寫、幫我改單擊選項卡右側的WPSAI按鈕

，在彈出的下拉菜單中選擇“AI幫我寫”命令，打開“AI幫我寫”輸入問題界面，如圖3-46所示。圖3-46“AI幫我寫”輸入問題界面一、使用WPS文字AI起草“新生報到須知”文檔內容步驟2