安保公司辦公用品采購規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范安保公司辦公用品的采購行為，確保公司辦公用品的合理供應(yīng)、有效使用，降低采購成本，提高采購效率，同時契合公司的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，促進(jìn)公司整體運(yùn)營的高效與穩(wěn)定。秉持公司扁平化管理理念，簡化采購流程，加強(qiáng)各層級之間的溝通與協(xié)作。公司始終堅持以客戶為中心，在辦公用品采購中注重質(zhì)量，以更好地為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；同時兼顧社會效益，優(yōu)先選擇環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展的產(chǎn)品。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司全體部門及員工所涉及的辦公用品采購活動。公司客戶如有相關(guān)辦公用品采購需求委托公司辦理，也參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-作為辦公用品采購的核心執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)根據(jù)各部門需求制定采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，開展采購談判，簽訂采購合同，并跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。-定期對市場進(jìn)行調(diào)研，了解辦公用品的最新價格、質(zhì)量和新品信息，為公司提供采購決策建議，以實(shí)現(xiàn)成本控制和產(chǎn)品優(yōu)化。-建立并維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，根據(jù)合作情況進(jìn)行篩選和淘汰，確保與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.需求部門-負(fù)責(zé)定期統(tǒng)計本部門辦公用品的使用情況和需求，填寫辦公用品需求申請表，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并及時提交給采購部門。-對采購回來的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求，如有問題及時與采購部門溝通反饋，協(xié)助采購部門進(jìn)行處理。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核辦公用品采購預(yù)算和費(fèi)用報銷，確保采購資金的合理使用，嚴(yán)格控制采購成本。-對采購合同中的付款條款進(jìn)行審核，按照合同約定安排付款，監(jiān)督采購資金的流向，保障公司資金安全。4.行政部門-協(xié)助采購部門制定辦公用品的采購標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保采購的辦公用品符合公司的整體形象和實(shí)際需求。-負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬物相符。-收集員工對辦公用品的使用反饋，及時向采購部門傳達(dá)，以便采購部門調(diào)整采購策略。四、管理內(nèi)容與流程1.需求申報-各部門每月末根據(jù)實(shí)際工作需求和消耗情況，填寫辦公用品需求申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。對于臨時性、緊急性的辦公用品需求，需求部門應(yīng)及時填寫申請表并說明原因，優(yōu)先提交采購部門處理。-采購部門對各部門提交的需求申請表進(jìn)行匯總和整理，結(jié)合庫存情況，確定最終的采購需求清單。2.采購預(yù)算編制-采購部門根據(jù)采購需求清單，結(jié)合市場價格信息，編制辦公用品采購預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，充分考慮公司的財務(wù)狀況和實(shí)際需求，確保采購資金的有效使用。-采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算情況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，最終報公司管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與管理-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面的情況，確定合格供應(yīng)商名單。-定期與合格供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解其產(chǎn)品供應(yīng)情況和價格變化。每半年對供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。4.采購實(shí)施-采購部門根據(jù)審批通過的采購預(yù)算和需求清單，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。-在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解訂單執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況導(dǎo)致交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況及時反饋給需求部門和公司管理層。5.驗(yàn)收與入庫-辦公用品到貨后，采購部門通知需求部門和行政部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對，確保與訂單一致。-驗(yàn)收合格的辦公用品由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將辦公用品存放于指定的倉庫位置，并更新庫存臺賬。驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，確保公司利益不受損失。6.發(fā)放與使用-員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門按照申請表發(fā)放辦公用品，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況。-各部門應(yīng)加強(qiáng)對辦公用品使用的管理，教育員工節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。對于一些貴重或耐用的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，員工離職時應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保辦公用品的正常使用和資產(chǎn)安全。7.庫存管理-行政部門定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。每月末編制庫存報表，向采購部門和公司管理層匯報庫存情況，包括庫存數(shù)量、金額、積壓情況等，為采購決策提供依據(jù)。-根據(jù)庫存情況和采購周期，合理設(shè)定安全庫存水平。當(dāng)庫存低于安全庫存時，采購部門應(yīng)及時啟動采購程序，補(bǔ)充庫存，確保辦公用品的正常供應(yīng)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請領(lǐng)取所需的辦公用品，以保障工作的順利開展。-員工有義務(wù)節(jié)約使用辦公用品，愛護(hù)公共財物，不得隨意浪費(fèi)或損壞辦公用品。如因個人原因造成辦公用品損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。-員工有權(quán)對辦公用品的采購質(zhì)量、價格、使用效果等提出意見和建議，公司將認(rèn)真聽取并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)。2.部門權(quán)利與義務(wù)-各部門有權(quán)根據(jù)本部門工作特點(diǎn)和實(shí)際需求，提出辦公用品采購需求，并參與采購標(biāo)準(zhǔn)的制定。-各部門有義務(wù)配合采購部門、行政部門和財務(wù)部門做好辦公用品的采購、驗(yàn)收、庫存管理和費(fèi)用報銷等工作，提供準(zhǔn)確的需求信息和相關(guān)資料。-部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任監(jiān)督本部門員工合理使用辦公用品，控制辦公用品的消耗，降低部門成本。3.采購部門權(quán)利與義務(wù)-采購部門有權(quán)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際需求，自主選擇供應(yīng)商，開展采購談判，簽訂采購合同，確保采購工作的順利進(jìn)行。-采購部門有義務(wù)按照公司要求和采購流程，按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)，為公司提供優(yōu)質(zhì)的辦公用品供應(yīng)服務(wù)。同時，有義務(wù)保守采購過程中的商業(yè)機(jī)密，維護(hù)公司利益。-采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報辦公用品采購情況，包括采購進(jìn)度、成本控制、供應(yīng)商合作等方面的信息，接受公司的監(jiān)督和考核。4.財務(wù)部門權(quán)利與義務(wù)-財務(wù)部門有權(quán)對辦公用品采購預(yù)算和費(fèi)用報銷進(jìn)行審核，對不合理的采購支出提出異議，并要求采購部門進(jìn)行調(diào)整。-財務(wù)部門有義務(wù)按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，及時安排采購資金的支付，確保公司與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系。同時，負(fù)責(zé)對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司提供財務(wù)管理建議。5.行政部門權(quán)利與義務(wù)-行政部門有權(quán)制定辦公用品的庫存管理制度和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，對辦公用品的入庫、保管和發(fā)放進(jìn)行統(tǒng)一管理。-行政部門有義務(wù)做好辦公用品的倉儲管理工作，確保辦公用品的安全存放和完好無損。及時向采購部門反饋庫存情況，協(xié)助采購部門做好采購計劃的調(diào)整。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司成立采購監(jiān)督小組，成員包括公司管理層、財務(wù)部門和員工代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對辦公用品采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購活動的公平、公正、公開，防止違規(guī)行為的發(fā)生。-采購部門應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報采購工作進(jìn)展情況，接受監(jiān)督小組的檢查和指導(dǎo)。監(jiān)督小組有權(quán)對采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)、采購價格等進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-公司鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對于舉報屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎勵，并嚴(yán)格保護(hù)舉報人權(quán)益。2.考核機(jī)制-建立辦公用品采購績效考核制度，對采購部門、需求部門、財務(wù)部門和行政部門在辦公用品采購管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、庫存管理、服務(wù)滿意度等方面。-采購部門的考核重點(diǎn)在于采購成本降低率、供應(yīng)商滿意度、采購任務(wù)完成率等指標(biāo)。需求部門的考核主要關(guān)注需求申報的準(zhǔn)確性、辦公用品使用的合理性等方面。財務(wù)部門的考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行情況、資金支付的及時性和準(zhǔn)確性等。行政部門的考核重點(diǎn)是庫存管理水平、辦公用品發(fā)放的及時性和準(zhǔn)確性等。-根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，如頒發(fā)